Корпоративна картка або картка-ключ

Про корпоративні картки і картки-ключі ми вже писали не раз¹. Але у щоденній роботі у бухгалтерів все ще виникають запитання щодо використання платіжних карток у різних ситуаціях. У цій статті ми зібрали деякі з них.

Картка-ключ і платіжна картка — різні назви однієї речі

Насамперед нагадаємо, що терміни «корпоративна картка», «картка-ключ до рахунку», «платіжна картка» означають одне й те саме: це електронний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою оплати вартості товарів і послуг, перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб, отримання коштів у готівковій формі в касах банків через банківські автомати, а також здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором (п. 1.27 ст. 1 Закону про платіжні системи).

¹ Див, наприклад, статті «Корпоративні картки у відрядженні» в «ДК» №29/2014, «Нецільове використання корпоративної картки» в «ДК» №28/2016, «Картковий підзвіт — усе, що потрібно знати» в «ДК» №37/2018, «Розрахунки корпоративною карткою» в «ДК» №47/2018, консультацію «Використання картки-ключа для зняття готівки з рахунку підприємства» в «ДК» №10/2019.

Такі картки емітуються (тобто створюються і видаються) за рахунками як фізичних, так і юридичних осіб. При цьому фізособи на сьогодні мають можливість відкривати окремі рахунки для здійснення підприємницької діяльності. Мета такої картки — спрощення доступу до коштів на таких рахунках. Отже, електронні платіжні засоби активно використовуються як з особистою, так і бізнес-метою. Але назва «корпоративна картка» використовується саме для того, щоб підкреслити: йдеться про картку, емітовану до підприємницького рахунку або рахунку юрособи.

Нацбанк постановою від 11.09.2017 р. №79 затвердив зміни до плану рахунків банків, а також зобов'язав банки забезпечити до 1 січня 2019 року перехід на здійснення операцій з використанням платіжних карток із застосуванням балансових рахунків 2600 «Кошти на вимогу суб'єктів господарювання», 2620 «Кошти на вимогу фізичних осіб».

Тобто з 1 січня 2019 року вже немає окремих «карткових» рахунків, до яких випускалися платіжні картки. Тепер всі картки випускаються безпосередньо до поточних рахунків фізичних та юридичних осіб. До цієї дати «картка-ключ» саме тим і відрізнялася від решти «корпоративних карток», що під неї не відкривався окремий картковий рахунок, тобто вона відкривалася безпосередньо до поточного рахунку СГ, номер якого починався з цифр 2600.

Тепер ця невизначеність статусу «картки-ключа» вже ліквідована та решта платіжних карток отримали такий самий статус, як і «картка-ключ».

Кожна платіжна картка має свого держателя — особу, яка на законних підставах використовує електронний платіжний засіб для ініціювання переказу коштів з відповідного рахунку в банку або здійснює інші операції із застосуванням зазначеного електронного платіжного засобу (пп. 1.4 ст. 1 Закону про платіжні системи).

Відповідно до п. 2 розділу VI Положення №705, користувач (тобто держатель картки) зобов'язаний надійно зберігати та не передавати іншим особам картку, ПIН та інші засоби, які дають змогу користуватися нею. Таким чином, держатель картки відповідає за готівку, зняту з рахунку за допомогою картки, та за витрати, понесені за допомогою картки.

Та не слід забувати і про бухгалтерський аспект. Адже якщо з рахунку за допомогою картки будуть зняті/витрачені кошти, вони отримають статус підзвітних. А це потребує від держателя картки складання авансового звіту.

Виплата з/п з корпоративної картки

Що як за допомогою платіжної картки в касі відділення банку або у банкоматі знімаються з рахунку кошти на виплату заробітної плати? Чи не є це порушенням порядку використання платіжної картки?

З 4 квітня 2019 р. діє нова редакція Iнструкції №492, з якої вилучено п. 8.3, який забороняв, зокрема, використовувати кошти, зняті за допомогою електронного платіжного засобу, для одержання заробітної плати та інших виплат соціального характеру. Тож тепер можна знімати готівку за допомогою картки для виплати зарплати (причому як з банкомата, так і з каси банку).

Зверніть увагу!

Банки зобов'язані контролювати при видачі коштів на зарплату сплату власником рахунку ПДФО, ВЗ та ЄСВ щодо такої зарплати. А якщо кошти зняти з банкомата, то виконати цей обов'язок банк не може.

Але виплата зарплати готівкою — це касова операція, вона має проводитись лише уповноваженими на це особами (касиром або іншою особою за розпорядженням керівника) і оформлюватися касовими документами. За п. 5 розділу II Положення №148 СГ здійснюють облік операцій з готівкою у відповідних книгах обліку, тому після отримання таких коштів потрібно здати їх до каси підприємства і проводити виплату вже звідти. Тому що за п. 29 розділу III Положення №148 приймання одержаної з банку готівки в касу оформляється ПКО з відображенням такої касової операції в касовій книзі.

Звісно, що і свою зарплату держатель картки таким чином отримувати не може, адже така картка хоч і надана йому, але емітована до рахунку підприємства. Тому будь-яка сума коштів, яку держатель зніме з цього рахунку, стає його підзвітними коштами, які треба або повернути, або витратити на користь підприємства. Тобто зарплату потрібно перераховувати на його особистий рахунок (у тому числі «зарплатну картку») або видавати через касу.

Фіндопомога з корпоративної картки

Також поширені ситуації, коли держатель картки (як правило, це директор або інший працівник з числа керівників) вирішує «надати» собі поворотну фінансову допомогу. Для цього він знімає готівку з рахунку за допомогою картки і вважає, що все гаразд.

По-перше, для надання поворотної фіндопомоги потрібно спочатку укласти відповідний договір у письмовій формі. В договорі слід обов'язково прописати, яким чином ПФД буде надаватися і повертатися. Порушення шляху надання чи повернення ПФД може мати негативні наслідки.

По-друге, кошти, зняті за допомогою картки до рахунку підприємства, мають статус підзвітних, за ними треба складати авансовий звіт і пояснювати, на що вони були витрачені.

Тому і в цьому випадку безпечніше після зняття таких коштів за допомогою картки здати їх до каси підприємства й отримати ПФД вже звідти (звісно, не забуваючи про граничну суму розрахунків між підприємством і фізособою — 50000 грн протягом одного дня).

Коли оприбутковувати зняту готівку в касі?

У п. 20 Положення №148 зазначено один випадок, коли зняту з картки готівку не потрібно оприбутковувати в касі — це коли держатель картки одержав готівку з поточного рахунку зі застосуванням платіжної картки на господарчі витрати або на відрядження і використав її за призначенням. Про це свідчать авансовий звіт і розрахункові документи (чеки РРО, розрахункові квитанції тощо).

Тому робимо висновок: у всіх інших випадках готівку слід оприбуткувати в касі від підзвітної особи як невикористані підзвітні кошти.

Щодо зняття готівки за допомогою картки у касі банку ми вважаємо, що ця операція тотожна зняттю готівки у банкоматі, адже касир банку не видасть готівку іншій особі, ніж держатель картки, і при видачі готівки в касі для доступу до коштів застосовується саме платіжна картка, а не грошовий чек, як це було раніше.

Бухгалтерські проведення за операціями з готівкою, знятою з картки, показано в таблиці.

Таблиця

Бухоблік операцій з готівкою, що знята з рахунку держателем платіжної картки

Що робити, якщо у виписці з рахунку операція відображена з затримкою?

Трапляються випадки, коли готівка з картки знімається або здійснюються платежі в один день, а списання коштів з рахунку відбувається наступного банківського дня.

Приклад 1 Працівник придбав будматеріали з оплатою карткою 31 жовтня та цього самого дня надав авансовий звіт разом із чеком РРО, що був затверджений керівником теж 31 жовтня. Відповідна сума була списана банком з рахунку лише наступного дня — 1 листопада.

У бухобліку спочатку проводиться авансовий звіт 31 жовтня: Д-т 205 К-т 372, а наступного дня відображається рух коштів за рахунком: Д-т 372 К-т 311.

Приклад 2 Директор зняв готівку з картки в банкоматі для виплати заробітної плати. Готівку було знято 31 жовтня о 17:40 і цього ж дня здано у касу з оформленням прибуткового касового ордера. Банк списав зняті кошти наступного дня — 1 листопада.

У цьому випадку здійснюються такі записи:

— 31 жовтня — надходження готівки в касу від підзвітної особи: Д-т 301 К-т 372;

— 1 листопада — списання коштів з поточного рахунку: Д-т 372 К-т 311.

У наступному прикладі покажемо ситуацію, коли готівка знімається з банкомата в іншому населеному пункті. У цьому разі може виникати часовий розрив між зняттям готівки та оприбуткуванням її в касу. На нашу думку, тут не буде перевищення ліміту каси протягом цього періоду, адже фактично готівка перебуває не в касі, а у директора.

Приклад 3 Директор, перебуваючи у відрядженні, 31 жовтня зняв готівку з картки в банкоматі для виплати заробітної плати. Директор повернувся з відрядження 6 листопада і цього самого дня здав готівку у касу з оформленням прибуткового касового ордера. Банк списав зняті кошти 1 листопада.

У цьому випадку здійснюються такі записи:

— 1 листопада — списання коштів з поточного рахунку: Д-т 372 К-т 311;

— 6 листопада — надходження готівки в касу від підзвітної особи: Д-т 301 К-т 372.

Факт зняття коштів 31 жовтня взагалі не відображається в бухобліку.

Деякі банки можуть проводити списання коштів з рахунку негайно, у день їх зняття або використання, і може виникнути така ситуація: держатель картки (як правило, директор) знімає або витрачає кошти з картки у вихідні дні, і списання коштів з рахунку теж відбувається у ці дні. Ми не вбачаємо тут проблеми з погляду бухобліку коштів на рахунку і розрахунків з підзвітними особами. Так само, як у наведених прикладах, у вихідний день кошти списуються з рахунку у підзвіт держателя картки на підставі банківської виписки: Д-т 372 К-т 311. Закривається цей підзвіт або авансовим звітом про використання коштів, або поверненням невикористаних коштів у касу (але вже у робочий день).

Iнша річ, що такою ситуацією може зацікавитися інспектор з праці щодо «роботи» держателя картки у вихідні дні, але це вже зовсім інша історія…

Що робити, якщо кошти з картки витрачено на особисті цілі її держателем?

Легкість використання платіжних карток, спрощення інтерфейсу банківських сервісів нерідко призводить до того, що держателі корпоративних платіжних карток помилково (а то й свідомо) витрачають кошти підприємства на свої особисті потреби, «переплутавши картки».

Бухгалтер побачить ці операції вже у виписці банку за рахунком, до якого відкрито картку. Важливо оперативно узгодити з держателем картки, як саме буде врегульована ця ситуація:

— помилково витрачені кошти будуть повернуті держателем картки — тоді в обліку здійснюються записи: Д-т 372 К-т 311 (витрачання коштів) та Д-т 311, 301 К-т 372 (повернення коштів на рахунок або у касу), а ПДФО та військовий збір не утримуються, якщо строки звітування не пропущено (п. 170.9 ПКУ);

— помилково витрачені кошти не будуть повернуті держателем картки або будуть повернуті з порушенням строку, встановленого п. 170.9 ПКУ, — тоді їх треба оподаткувати ПДФО із застосуванням п. 164.5 ПКУ (коефіцієнт) та військовим збором як надміру витрачені підзвітні кошти. При цьому неповернуті кошти списуються до витрат підприємства: Д-т 949 К-т 311. Фінансовий результат на цю суму з метою оподаткування податком на прибуток не коригується.

Чи можна здійснювати з картки оплату за товари чи послуги нерезиденту?

До 4 квітня 2019 р. не можна було провести розрахунки з нерезидентами за послуги чи товари з території України за допомогою банківських карток.

На той час був чинним п. 8.3 Iнструкції №492, згідно з яким кошти з поточного рахунку юрособи не може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу, зокрема, для здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі. Тепер цієї заборони вже немає. Отже, юридичні особи можуть використовувати платіжні картки для розрахунків з нерезидентами.

Проте на сьогодні діє п. 16 Положення №5, відповідно до якого розрахунки за зовнішньоекономічними операціями здійснюються виключно через рахунки в банках. Позаяк розрахунки з нерезидентами за допомогою платіжних карток не є готівковими, то їх можна вважати розрахунками через рахунки в банках, і це означає, що вимоги п. 16 Положення №5 не порушуються.

Оплата валютою з гривневої картки

Оплачувати товари/послуги нерезидентів можна як з валютної картки у валюті рахунку, до якого відкрито картку, так і з гривневої картки. В останньому випадку банк сам конвертує потрібну суму гривень у валюту платежу і спише з рахунку суму в гривнях, утримавши окремо комісію за конвертацію.

Тож якщо платежі нерезиденту, здійснені за допомогою платіжної картки, будуть підтверджені належними первинними документами, то такі операції проводяться як звичайний підзвіт, що ми розглядали вище. Якщо ж такого підтвердження не буде, то витрачені суми будуть надміру витраченими підзвітними коштами з відповідним оподаткуванням.

Нормативна база

• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• Закон про платіжні системи — Закон України від 05.04.2001 р. №2346-III «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні».
• Iнструкція №492 — Iнструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.
• Положення №5 — Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затверджене постановою НБУ від 02.01.2019 р. №5.
• Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
• Положення №705 — Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою НБУ від 05.11.2014 р. №705.

Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»