Наприкінці року саме час перевірити стан розрахунків підприємства з його контрагентами та бюджетом. Як це зробити правильно, розповімо в статті.
У які строки проводиться інвентаризація розрахунків?
Як передбачає п. 10 розділу I Положення №879, інвентаризація активів та зобов'язань перед складанням річної фінансової звітності в частині розрахунків з бюджетом та відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування проводиться до дати балансу в період двох місяців. Тобто перевірку стану цих розрахунків можна починати вже тепер.
А ось решту розрахунків з працівниками (зокрема, і з підзвітними особами) та з контрагентами доцільно проводити вже наприкінці грудня. Та відкладати їх на останній момент теж не варто, адже інвентаризація має бути закінчена до складання річної фінансової звітності.
Iнвентаризація розрахунків з бюджетом (у тому числі з ЄСВ)
Під час інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюється правильність розрахунків з контролюючими органами (п. 7.4 розділу III Положення №879). Це, власне, і все, що говорить про проведення такої інвентаризації порядок її проведення.
А що на практиці?
Спочатку треба провести цю документальну перевірку. Тобто порахувати на підставі первинних документів, звітності суму податків, зборів та ЄСВ, яку треба було нарахувати і сплатити у податковому році. Потім перевірити, яка ж сума була сплачена. Усе це робиться, звісно, в розрізі кожного податку, збору та ЄСВ окремо.
Після цього, вже маючи на руках точні дані, можна отримувати інформацію від ДПС (або ФСС чи іншого контролюючого органу) і порівнювати її з даними документальної перевірки.
Але як отримати цю інформацію від контролерів?
Як консультувала свого часу ДФС, тим, хто листується з податківцями в електронній формі (а серед юросіб на сьогодні це більшість), в цьому допоможе Електронний кабінет платника податків.
Електронне листування з податківцями
Меню «Листування з ДФС» приватної частини Електронного кабінету дозволяє надіслати лист (запит тощо) до відповідного органу ДПС. Форма підготовки такої кореспонденції передбачає заповнення або вибір із таких запропонованих реквізитів:
— регіон, в якому знаходиться орган ДПС;
— орган ДПС, до якого відправляється лист;
— тип документа;
— тематика звернення;
— короткий зміст листа;
— сканований документ, який необхідно завантажити (файл повинен бути у форматі pdf із обмеженням розміру не більше ніж 2 МБ).
Електронний кабінет забезпечує можливість реалізації платниками податків прав та обов'язків, визначених ПКУ та нормативно-правовими актами, що прийняті на підставі та на виконання ПКУ, законами з питань митної справи, в тому числі шляхом, зокрема, проведення звірки розрахунків платників податків з державним та місцевими бюджетами, а також одержання документа, що підтверджує стан розрахунків, який формується автоматизовано шляхом вивантаження відповідної інформації з Електронного кабінету із накладенням електронного підпису посадової особи контролюючого органу та печатки контролюючого органу.
Створений проект листа зберегти, натиснувши кнопку «Зберегти». Збережену чернетку можна підписати та надіслати до органу ДПС у меню «Вхідні/вихідні документи» у вкладці «Відправлені документи», натиснувши кнопки «Підписати» та «Відправити». Протягом одного робочого дня після надсилання листа до органу ДПС автора електронного листа буде повідомлено про вхідний реєстраційний номер та дату реєстрації запиту в органі ДПС, до якого цей запит надіслано.
Робота у приватній частині Електронного кабінету здійснюється з використанням електронного цифрового підпису, отриманого у будь-якому Акредитованому центрі сертифікації ключів.
Вхід до Електронного кабінету здійснюється за адресою https://cabinet.tax.gov.ua/login, а також через офіційний веб-портал ДПС.
Отже, платник податків має право надіслати запит щодо звіряння стану розрахунків з державним та місцевим бюджетами, цільовими фондами за податками, зборами та ЄСВ у довільній формі через меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету.
Відповідь на запит, в якому суб'єкт господарювання зазначив платежі і період, щодо яких здійснюється звіряння стану розрахунків з бюджетами з урахуванням строків давності, надсилається платнику у довільній формі поштою не пізніше 15 робочих днів з дня отримання податківцями запиту. У відповіді відображаються нараховані і сплачені суми за зазначеними в запиті платежами.
Що робити, якщо внаслідок інвентаризації виникли розбіжності?
По-перше, слід ще раз ретельно перевірити дані власної документальної перевірки. Можливо, помилились саме ви, а не податківці. Якщо це так, то дані бухгалтерського обліку треба відкоригувати: ненараховану суму податку (штрафу, пені тощо) нарахувати, а списану податківцями — списати. Звісно, що такі операції вплинуть на фінансовий результат підприємства, а отже, і на суму його нерозподіленого прибутку. Тому виправляти таку помилку доведеться відповідно до П(С)БО 6 залежно від того, у якому році (поточному чи минулому) вона виникла.
Тобто якщо йдеться про суму податку, збору чи ЄСВ, який слід донарахувати у поточному році, то це робиться шляхом визнання витрат у певному місяці такого року (Д-т 92 К-т 64, 65). Нарахування штрафів та пені, застосованих контролерами, відображають за дебетом субрахунку 948. Якщо це сума минулого року, то витрати не визнаються, а зменшується сума залишку нерозподіленого прибутку на початок поточного року (Д-т 441 К-т 64,65).
Якщо ви визначили певну суму податку до сплати, а у податківців вона чомусь не відображається, факт узгодження такої суми слід підтвердити копією поданої декларації (та квитанції №2). Якщо ви, навпаки, зменшили суму податку шляхом подання уточнюючого розрахунку, а в даних податківців це не враховано, варто зробити те саме.
А от якщо розбіжність виникла щодо штрафом, стосовно якого ви не отримували ППР, то про це слід повідомити податківців обов'язково! Адже такий штраф має ще й строки сплати, порушення яких призводить до нового штрафу та пені. Фізосіб про це попереджають самі податківці, але і юрособам варто скористатися їхньою порадою.
Якщо все ж таки ви впевнені, що помиляються саме податківці, про це варто їм повідомити. Позаяк на сьогодні звіряння розрахунків відбувається шляхом листування, то можна надіслати податківцям лист, у якому навести виявлену розбіжність. До листа можна додати документи, які підтверджують розрахунки.
А якщо податківці не погодяться з даними?
Тоді не виключено, що єдиним способом поставити крапку в цьому питанні і вийти на однакову суму залишків розрахунків буде проведення документальної перевірки з відповідного податку, збору, ЄСВ. Її має право ініціювати і саме підприємство за власною заявою. Але при цьому слід враховувати, що таке запрошення податківців на позапланову податкову перевірку не означає їх обов'язку таку перевірку призначити. Тож цілком можливо, що сторони звіряння залишаться кожна при своїй думці, а істина буде встановлена вже під час перевірки (коли вона буде проводитися). Або ж і не буде встановлена, якщо мине строк давності, передбачений ст. 102 ПКУ, а перевірка відповідного звітного періоду не буде проведена вчасно.
Iнвентаризація розрахунків з працівниками
Під час інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки також установлюється правильність розрахунків (п. 7.4 розділу III Положення №879) із:
— працівниками з оплати праці та громадянами (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, визначеними законодавством, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами;
— підзвітними особами, а також правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками.
Тобто під таку інвентаризацію підпадає перевірка всього спектра розрахунків із працівниками. Алгоритм дій тут зрозумілий: звіряємо дані, наведені в бухобліку, із даними первинних документів.
Але це ще не все! Якщо на дату балансу є сальдо за такими розрахунками, треба перевірити й те, коли цей борг буде погашено. I в разі якщо заплановані строки розрахунків порушено, слід подбати про усунення цього порушення.
Якщо усунути порушення сам бухгалтер не може, то він має повідомити про такий факт керівника. Адже таке порушення може мати істотні негативні наслідки.
Зокрема, несвоєчасна виплата заробітної плати тим працівникам, які ще перебувають із підприємством у трудових відносинах, загрожує штрафом за ст. 265 КЗпП. Якщо строк боргу до одного місяця, то це так зване інше порушення, і штраф буде в розмірі 1 мінімальної зарплати. А ось якщо строк боргу більший, то підприємству загрожує штраф у 3 мінімальні зарплати.
Ще гірші наслідки, якщо розрахунок проведено несвоєчасно із працівником, який вже звільнився. Адже відповідно до ст. 117 КЗпП у разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку. I в такому разі право працівника на звернення до суду з позовом про стягнення заробітної плати, яка йому належиться, не обмежується жодним строком.
Iнвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей полягає у перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання у встановленому порядку.
Якщо йдеться про борг за матеріальну шкоду, що її працівник завдав підприємству, то тут теж варто не відкладати справу з його відшкодування. Адже, навіть якщо винну особу знайдено, щодо такої заборгованості є строк давності. Відповідно до ч. 3 ст. 233 КЗпП для звернення власника або уповноваженого ним органу до суду щодо стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди. Тобто, якщо підприємство своєчасно не подбало про стягнення такої суми, заборгованість з відшкодування треба буде списати — і це теж один з наслідків інвентаризації. Нагадаємо, що при визнанні такої заборгованості робиться проведення Д-т 375 К-т 719 (746). Відповідно при її списанні у зв'язку із закінченням строку давності робиться проведення Д-т 944 (947) К-т 375.
Щодо розрахунків із підзвітними особами слід врахувати таке. Якщо працівник заборгував підприємству кошти, отримані під звіт, вони відображаються за дебетом субрахунку 372. Але така заборгованість має запланований строк погашення, встановлений пп. 170.9.2 ПКУ, і це строк подання авансового звіту. Тобто, якщо було видано аванс, то працівник має або надати авансовий звіт на всю суму авансу (з документами, які підтверджують понесені витрати, крім добових), або повернути невикористану суму до каси або на поточний рахунок підприємства до або під час подання зазначеного звіту.
Порушення цього правила робить отриманий аванс оподатковуваним доходом підзвітної особи. Тобто щодо нього слід нарахувати ПДФО та ВЗ і сплатити до бюджету. Якщо цього не було зроблено вчасно, це треба зробити за наслідками інвентаризації. Зверніть увагу: утримати ПДФО та ВЗ слід з інших доходів працівника. При розрахунку ПДФО треба застосовувати «натуральний» коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ.
А що ж далі? А далі слід подбати про те, щоб цей борг все ж таки був погашений. При цьому видати наказ про відрахування суми боргу зі зарплати працівника можна лише протягом місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу (ст. 127 КЗпП). Якщо цього не зробити, то далі доведеться або домовлятися із працівником, або йти до суду. I для цього теж є строк давності, встановлений ст. 233 КЗпП, протягом одного року з дня виникнення права на відрахування відповідних сум (постанова Пленуму ВСУ №13).
Якщо ж, навпаки, роботодавець винен працівникові суму відшкодування понесених ним витрат (на підставі затвердженого авансового звіту), тут, на нашу думку, діють звичайні строки давності — три роки (ст. 257 ЦКУ).
Пам'ятайте!
Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Таким чином, за наслідками інвентаризації розрахунків із працівниками можуть виникнути:
— коригування бухобліку щодо відображення в ньому коштів, які належать до виплати або які були раніше виплачені;
— визнання дебіторської заборгованості за шкодою, яку має погасити працівник;
— списання тих сум заборгованості, які були погашені або щодо яких закінчився строк давності. Може бути прийняте рішення і щодо прощення боргу.
Якщо відповідні операції були здійснені до проведення інвентаризації, але помилково не були відображені в бухобліку, це треба виправити відповідно до П(С)БО 6. Принципи такого виправлення ми наводили вище.
Iнвентаризація розрахунків із контрагентами
Про таку інвентаризацію в п. 7.4 розділу III Положення №879 сказано таке. Під час інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюються:
— правильність розрахунків із банками, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
— правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув.
Що це означає на практиці?
Знову ж таки, спочатку перевіряємо власні цифри — звіряємо дані бухобліку із первинними документами, договорами тощо. Раптом щодо якогось боргу строк давності вже минув або є додаткова угода про прощення боргу, а ви цього в обліку не відобразили? Виправлення таких помилок — теж наслідок інвентаризації.
Потім було б добре звірити ці цифри з даними контрагентів. Раніше Iнструкція №69 наполягала на тому, що під час інвентаризації розрахунків підприємство-кредитор мало надіслати або передати дебіторам підприємства скріплені підписом та печаткою виписки з регістрів аналітичного обліку у формі акта звіряння розрахунків, в яких зазначаються номер договору, дата і сума перерахування коштів тощо. Тепер такої вимоги немає, тому звірятися з контрагентами чи вірити даним власного обліку — кожне підприємство вирішує самостійно. Зокрема, вимогу до бухгалтерії складати, надсилати такі акти і контролювати отримання відповіді за ними можна передбачити в обліковій політиці підприємства або в наказі про проведення інвентаризації.
Пам'ятайте: акти звірки (навіть якщо ви їх отримаєте) не є первинним документом у розумінні Закону про бухоблік, а тому не призводять до обов'язку відображення їх даних в бухобліку підприємства. Відображати певну заборгованість або її списання слід лише на підставі накладних, актів приймання-передачі, банківських виписок, бухгалтерських довідок, складених на підставі договорів тощо.
Якщо внаслідок інвентаризації виявиться, що якась сума заборгованості стала безнадійною, її слід списати.
П(С)БО про списання заборгованості
Згідно з п. 11 П(С)БО 10 поточна дебіторська заборгованість, щодо якої створення резерву сумнівних боргів не передбачено, у разі визнання її безнадійною списується з балансу. У разі якщо на підприємстві було створено резерв сумнівних боргів, вилучення безнадійної дебіторської заборгованості з активів відбувається за рахунок такого резерву. А у разі недостатності суми нарахованого резерву (або його відсутності) безнадійна дебіторська списується з активів до складу інших операційних витрат (дебет субрахунку 944).
Кредиторську заборгованість також може бути списано з балансу, якщо вона не підлягає погашенню (п. 5 П(С)БО 11). При цьому якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання визначається як таке, що не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду (кредит субрахунку 717).
Документальне оформлення інвентаризації
Підприємству обов'язково треба скласти акт інвентаризації розрахунків. Типова форма такого акта затверджена для бюджетників наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. №572. Небюджетні юрособи можуть скористатися як зразком або цією формою, або формою, затвердженою наказом Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. №241. Вони досить схожі, але форма від Мінфіну складена державною мовою (що важливо).
В акті інвентаризації зазначають найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув.
До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ — листи до установ вищого рівня щодо виділення коштів для погашення такої заборгованості).
В акті інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків зазначаються прізвище боржника, за що і коли виник борг, дата прийняття рішення суду або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди, а якщо таке рішення не прийняте, то зазначаються дата поданого підприємством позову і сума заборгованості на дату інвентаризації.
Окремо складається акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання. У бюджетних установах такий акт затверджується керівником бюджетної установи.
Не забудьте про дисконтування!
Нагадуємо, що з 29 жовтня 2019 року почали діяти нові правила обліку довгострокової кредиторської та дебіторської заборгованості. А от щодо вже визнаної заборгованості (тобто тієї, яка була до цієї дати), то внаслідок внесення змін змінюється облікова оцінка стосовно раніше визнаної заборгованості.
Дисконтування заборгованості в бухобліку проводиться для того, щоб у фінзвітності показати реальну вартість грошей на теперішній час: яку суму слід віддати (кредиторська заборгованість) або яку суму ми отримаємо (дебіторська заборгованість). Тобто дисконтування — це приведення вартості майбутніх платежів до значення на теперішній момент.
Позаяк зміни набрали чинності до кінця 2019 року, то перед складанням фінансової звітності за цей рік під час інвентаризації усієї заборгованості (дебіторської та кредиторської) слід вирішити такі питання:
— якщо строк заборгованості становить менше року, перевести її у поточну, й відповідно не потрібно її дисконтувати;
— якщо строк заборгованості на 31.12.2019 р. й надалі становить понад 1 рік, її слід відобразити вже за продисконтованою вартістю станом на 31.12.2019 р. При цьому минулі періоди не слід чіпати. Тобто продисконтувати заборгованість такою, якою вона була станом на 31.12.2019 р., а всі необхідні проведення (із визнання дисконту, амортизації дисконту) зробити також станом на 31.12.2019 р.
Як проводиться таке дисконтування, докладно описано у статі К. Калашян «Дисконтування заборгованості» («ДК» №44/2019).
Нормативная база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Положення №879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. №879.
- Постанова Пленуму ВСУ №13 — Постанова Пленуму Верховного Суду України від 24.12.99 р. №13 «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці».
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»