Відповідно до ст. 116 КЗпП, у день звільнення працівникові виплачуються всі належні йому від підприємства суми, — тобто проводиться повний розрахунок. За порушення цього правила ст. 117 КЗпП передбачено досить жорсткі санкції. Про складові розрахунку при звільненні та порядок його здійснення поговоримо в цій статті.
Що включає розрахунок
Розрахунок при звільненні включає всі суми, належні працівникові від підприємства.
До таких сум належать:
— заробітна плата в повному обсязі до дня звільнення включно;
— компенсація за всі дні невикористаних відпусток (при наявності), що включає щорічні основні і додаткові відпустки та відпустки працівникам, які мають дітей;
— вихідна допомога (у випадках, якщо причина звільнення працівника згідно зі ст. 44 КЗпП передбачає виплату вихідної допомоги).
Розгляньмо докладно ці виплати.
Зарплата до дня звільнення
Важливо, що зарплата до дня звільнення має виплачуватись працівникові не в строки, передбачені для регулярної виплати зарплати (наприклад 22 та 7 число), а саме в день звільнення. Для цього напередодні або в день звільнення в бухгалтерії запитують табель або інший документ, в якому ведеться облік робочого часу (при необхідності роблять копію, витяг чи виписку з такого документа), і вже на його підставі розраховують зарплату до дня звільнення включно на загальних засадах.
Компенсація за невикористану відпустку
Компенсація за всі дні невикористаної відпустки, відповідно до ст. 24 Закону про відпустки, виплачується працівникам, якщо вони не використали на день звільнення відповідну відпустку. Компенсуються щорічні основна та додаткові відпустки, а також відпустка працівникам, які мають дітей (про це окремо нижче).
Компенсація за невикористану відпустку обчислюється так само, як і звичайні відпусткові (оплата за період оплачуваної відпустки).
Відповідно до Порядку №100, у загальному випадку розрахунковим періодом для обчислення такої компенсації є 12 календарних місяців, що передують місяцю звільнення працівника. I навіть у випадках, якщо компенсуємо невідгуляні відпустки за кілька попередніх років, цей розрахунковий період не змінюється.
Приклад 1 Працівник звільняється 17 липня 2018 р. Станом на день звільнення він має 17 к. д. невикористаної відпустки, у т. ч. 10 днів за період роботи з 10 березня 2017 р. до 9 березня 2018 р. та 7 днів за період роботи з 10 березня 2018 р. до дня звільнення 17 липня 2018 р. Середній заробіток обчислюється за останні 12 календарних місяців (з 1 до 1 числа), тобто за період з 1 липня 2017 р. до 30 червня 2018 р. Приміром, загальна сума заробітку за цей період становила 63500 грн. Ця сума ділиться на кількість календарних днів року за мінусом святкових і неробочих днів (їх було 11). Відповідно середньоденний заробіток становить 63500 грн : (365 - 11 к. д.) = 179,38 грн/день.
Сума компенсації за невикористану відпустку при звільненні становить 17 днів х 179,38 грн/день = 3049,46 грн.
Компенсація «дитячої» відпустки
Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, належить до тих відпусток, компенсація за які також виплачується при звільненні. Причому ця відпустка надається за календарні (а не за робочі) роки.
Хоча логіки в цьому немає, законодавство передбачає саме такий порядок надання цієї відпустки. Тому прийнято вважати, що при звільненні ця відпустка компенсується обов'язково, навіть якщо працівник звільняється на початку року. Наприклад, якщо працівник звільняється в січні 2019 року, то йому компенсують таку відпустку за 2019 р. повної тривалості (10 або 17 к. д.).
На нашу думку, це порушує право працівника на відпустку, адже він може мати бажання використати цю відпустку за новим місцем роботи. Тому вбачається, що для виплати цієї компенсації також необхідно отримати заяву працівника, що звільняється.
Про цей порядок надання такої відпустки йшлося у листі Мінсоцполітики від 25.02.2015 р. №76/13/116-15: зазначена відпустка є соціальною і надається в будь-який час календарного року, незалежно від відпрацьованого часу та часу народження дитини, до чи після.
Але право на неї має лише особа, яка працює. Тому реалізувати своє право на грошову компенсацію цієї відпустки працівниця може за умови, якщо на день початку відпустки має стаж роботи в рахунок року, за який вона просить надати їй відпустку, тривалістю хоча б один день.
Право відгуляти відпустку
Кожен працівник відповідно до ст. 3 Закону про відпустки має право перед звільненням відгуляти відпустку. Ця стаття передбачає можливість надання невикористаної відпустки з наступним звільненням. Iз цього права є єдиний виняток — вона не надається, якщо працівник звільняється за порушення трудової дисципліни (п. 3, 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
Працівник має право на відпустку з наступним звільненням навіть і тоді, коли йдеться про строковий трудовий договір і строк відпустки перевищує строк трудового договору повністю або частково. Причина звільнення (закінчення строку трудового договору (п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП) при цьому не змінюється.
Оскільки право відгуляти відпустку є альтернативним до виплати грошової компенсації за невикористану відпустку, на деяких підприємствах прийнято від працівників, що звільняються, отримувати заяву на виплату згаданої компенсації. Такою заявою працівник нібито висловлює своє бажання саме отримати компенсацію, а не використати відпустку. Щоправда, надання такої заяви законом не передбачене, однак вона може уберегти роботодавця від необґрунтованих скарг працівника на порушення його права використати відпустку перед звільненням.
Зверніть увагу, що сама відпустка перед звільненням збільшує стаж, що надає право на відпустку (за сам час відпустки, в разі її використання, набігає ще кілька днів відпустки), тому якщо йдеться про тривалі залишки відпусток, це може бути вигідніше працівникові і щодо грошей (див. приклад 2).
Якщо працівникові надається невикористана відпустка з наступним звільненням, датою звільнення є останній день відпустки.
Приклад 2 Працівник, тривалість відпустки якого становить 24 к. д., працює з 1 липня 2016 р. і в липні 2018 р. вирішив звільнитися. Протягом строку роботи він брав частину відпустки лише за перший робочий рік на 14 к. д. Якщо, приміром, працівник звільниться 16 липня 2018 р., він одержить компенсацію за 35 к. д. відпустки (10 — за перший робочий рік із 1 липня 2016 р. до 30 червня 2017 р., 24 — за другий робочий рік із 1 липня 2017 р. до 30 червня 2018 р., 1 — за період третього робочого року із 1 липня 2018 р. до 16 липня 2018 р.
Водночас якщо працівник напише заяву на відпустку з 16 липня 2018 р. із наступним звільненням, то він матиме право на 37 днів відпустки (відпустка за третій робочий рік становитиме 3 к. д. за період роботи з 1 липня 2018 р. до 21 серпня 2018 р.).
Останню дату (день закінчення відпустки, що буде відповідно днем звільнення) при проведенні розрахунків слід вибирати емпіричним шляхом, тобто перерахувати кілька разів: скільки додаткових днів відпустки з'являється за сам період відпустки (який входить до «відпусткового» стажу).
Фактично при наданні невикористаної відпустки з наступним звільненням одразу слід передбачити його відпустку на 37 к. д. з 16 липня 2018 р. до 21 серпня 2018 р. Відповідно днем звільнення буде 21 серпня 2018 р.
Як бачимо, у разі одержання компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівник отримав би її за 35 к. д., а у разі використання відпустки перед звільненням він отримає 37 к. д. оплачуваної відпустки.
Переведення на інше підприємство
Якщо працівник звільняється за переведенням за його згодою на інше підприємство, організацію, установу (п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП), законодавство (ч. 3 ст. 83 КЗпП, ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки) передбачає його право на перерахування за його бажанням грошової компенсації за невикористані дні щорічних відпусток на рахунок підприємства — нового роботодавця.
Звичайно, це право надається у разі, якщо працівник не використав відпустку і не одержав за неї грошової компенсації. Тому в заяві про звільнення за переведенням треба зазначати, чи бажає працівник отримати компенсацію за невикористану відпустку.
Перерахування компенсації на рахунок іншого підприємства може бути вигідним працівникові, адже на новому робочому місці він матиме право використати дні відпустки, які він заробив на попередньому місці роботи (ч. 3 ст. 9, п. 8 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).
Зверніть увагу!
Перерахування можливе лише для компенсації за невикористані відпустки. Зарплата до дня звільнення як складова розрахунку при звільненні виплачується безпосередньо працівникові.
Законодавство не встановлює порядку перерахування сум, їх оподаткування та виплат. Спеціалісти не дійшли згоди, чи слід оподатковувати компенсацію і нараховувати на неї ЄСВ за старим місцем роботи при її нарахуванні і чи слід за новим місцем роботи оподатковувати відповідні відпусткові і нараховувати на них ЄСВ при їх виплаті за період стажу, накопиченого за старим місцем роботи.
З одного боку, за старим місцем роботи сума компенсації нараховується, а з іншого, — працівникові вона не виплачується (це вочевидь не є його доходом). З іншого боку, якщо оподаткувати ці виплати і нарахувати на них ЄСВ за старим місцем роботи, то на новому місці роботи постане питання виплати відпусткових без оподаткування і ЄСВ. I довідки зі старого місця роботи про те, що суми оподатковані, на нашу думку, буде недостатньо.
Також законодавством не визначено, із якої суми в подальшому слід обчислювати відпусткові за новим місцем роботи — за новою зарплатою чи за старою? Відповідні суми можуть бути меншими або більшими (залежно від розмірів зарплати за попереднім і новим місцем роботи) і призвести до конфлікту з працівником. На практиці діють за різними схемами. Водночас, зважаючи на явну прогалину в законодавстві, перерахування компенсації на практиці застосовується вкрай рідко. Звичайно, і саме звільнення за переведенням застосовується досить рідко — переважно у державному секторі.
На думку автора, перерахування компенсації у цьому випадку є розрахунком суто між підприємствами. Старе підприємство нібито відшкодовує новому витрати на виплату майбутніх відпусткових за відпустки, зароблені на старому місці роботи. Для нового підприємства ці суми є доходом, і водночас може бути створений резерв на оплату цих відпусток. Проте підстав для виплати відпусткових за новим місцем роботи за розміром зарплати, що був на старому місці роботи, на наш погляд, немає.
У листі від 25.11.2015 р. № 1531/13/84-15 Мінсоцполітики (щоправда, без обґрунтування конкретними нормами закону) висловлює позицію, що оподаткування відповідних сум і нарахування на них ЄСВ при перерахуванні компенсації на нове місце роботи здійснюється за попереднім місцем роботи. А надалі при наданні відпустки на новому місці роботи дні щорічної відпустки, яка надається за період роботи на попередньому місці роботи, оплачуються із суми компенсації, яка перерахована на нове місце роботи.
Вихідна допомога
Вихідна допомога виплачується в окремих випадках, зазначених у ст. 44 КЗпП. Це підстави, передбачені в п. 6 ст. 36, п. 1, 2, 6 ст. 40, п. 5 ст. 41 КЗпП. Зокрема, вихідна допомога на практиці найчастіше виплачується у разі звільнення з ініціативи адміністрації, наприклад при змінах в організації виробництва й праці, скороченні чисельності, штату працівників — п. 1 ст. 40 КЗпП. Виплата вихідної допомоги є лише однією з численних державних гарантій, передбачених законом для випадків звільнення працівника з ініціативи адміністрації. Для законного звільнення необхідно повною мірою дотриматися всіх передбачених гарантій.
Вихідна допомога обчислюється по-іншому, ніж відпусткові. Середній заробіток для її обчислення, відповідно до пп. «є» п. 1 та абз. 3 п. 2 Порядку №100, визначається виходячи з виплат за останні два календарні місяці, але за відпрацьовані дні (див. приклад 3).
Приклад 3 Працівник звільняється у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці внаслідок скорочення штату із 20 серпня 2018 р. Сума заробітку за відпрацьовані дні в червні становила 5700 грн за 20 р. д., у липні — 5800 грн за 22 р. д.
Середньоденний заробіток становить (5700 грн + 5800 грн) : (20 днів + 22 дні) = 273,81 грн/день. Суму належної працівникові до виплати вихідної допомоги одержимо, помноживши цю суму на середню кількість робочих днів у розрахунковому періоді: (20 днів + 22 дні) : 2 міс. = 21 день. Сума вихідної допомоги становитиме 273,81 грн х 21 день = 5750,01 грн.
Строки виплати розрахунку
Розрахунок згідно зі ст. 116 КЗпП повинен бути виплачений працівникові в день звільнення. У разі звільнення за власним бажанням чи через закінчення строку трудового договору розрахунок нерідко виплачують трохи раніше (наприклад, у день виплати зарплати). Це не є порушенням, адже більш ранньою виплатою права працівника не порушуються. Однак, виплачуючи раніше, слід мати на увазі, що до моменту звільнення можуть з'явитися обставини, що впливають на суму розрахунку — як у бік збільшення, так і в бік зменшення. Це можуть бути хвороба, прогул, відпустка, у т. ч. відпустка без збереження заробітної плати тощо. За таких обставин у разі збільшення суми її належатиме доплатити в день звільнення. А от у разі зменшення суми може виникнути трудовий спір, який потрібно вирішувати на загальних засадах. Тому виплачувати суму розрахунку занадто заздалегідь не варто.
Також не слід забувати про те, що працівник при звільненні за власним бажанням може передумати звільнятися. Це його право відповідно до ст. 38 КЗпП. Тому якщо компенсацію за невикористані відпустки вже було виплачено, необхідно, щоби працівник її повернув (якщо він не відгуляв по 24 календарні дні відпустки за кожен робочий рік). Заміну відпустки грошовою компенсацією без звільнення заборонено законом (ч. 3 ст. 2 Закону про відпустки).
Протизаконна практика
Деякі підприємства та організації, і особливо часто бюджетні установи, практикують виплату розрахунку при звільненні не в день звільнення, а пізніше — в чергову зарплату. Такі дії є протизаконними і тягнуть за собою відповідальність у розмірі середнього заробітку до дня фактичного розрахунку (див. нижче). Загалом до трудового спору в таких випадках доходить рідко, адже, як правило, строк затримки зазвичай не перевищує двох тижнів. Проте у разі його виникнення такий спір майже завжди є програшним для роботодавця. Крім того, не слід виключати можливості накладення штрафів під час перевірки Держпраці.
Якщо працівник відсутній
Стаття 116 КЗпП встановлює виняток, згідно з яким якщо працівник у день звільнення не працював, то всі належні йому суми (розрахунок при звільненні) мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.
Також слід мати на увазі, що в разі звільнення працівника за наявності конфлікту він може провокувати порушення роботодавцем трудового законодавства — не з'явитися за розрахунком, не отримати трудову книжку тощо.
Працівник може чинити так для того, щоб отримати можливість звернутися до Держпраці зі скаргою та до суду з позовом та отримати компенсацію за затримку розрахунку при звільненні (див. про це нижче). Тому роботодавець сам зацікавлений у тому, щоби провести розрахунок з працівником, який звільняється, своєчасно та в повному обсязі.
Якщо працівник, із яким виник або можливий конфлікт, у день звільнення не з'явився за розрахунком чи трудовою книжкою, необхідно подбати про наявність документальних доказів вжиття роботодавцем заходів із проведення розрахунку. Насамперед на день звільнення має бути складено розрахункову відомість із зарплати, отримано суму розрахунку в банку або забезпечено наявність в касі підприємства необхідної суми готівки (невидані суми, в разі неявки працівника, мають депонуватися), має бути сплачено належні податки і ЄСВ зі сум розрахунку при звільненні. Все наведене може бути доказом того, що розрахунок було підготовлено своєчасно і гроші не отримано з вини працівника, а не підприємства.
Далі Iнструкція №58 у п. 4.2 передбачає, що в разі якщо працівник відсутній у день звільнення на роботі, йому рекомендованим листом надсилається повідомлення про необхідність отримання трудової книжки. У такому повідомленні, на нашу думку, слід зазначити і необхідність отримання розрахунку.
Для підприємств та підприємців, які сплачують зарплату безготівково (на картки), питання присутності працівника на роботі для одержання компенсації не виникає, адже розрахунок може бути перераховано на карту працівника навіть і тоді, коли він у день звільнення не працював (щоправда, таких вимог до роботодавців, що сплачують зарплату безготівково, закон не висуває).
Повідомлення про розміри сум
Частина 1 ст. 116 КЗпП встановлює вимогу щодо письмового повідомлення роботодавцем працівника, який звільняється, про нараховані суми, належні йому при звільненні, перед їх виплатою. На практиці роботодавці часто нехтують цим правилом, зводячи його до надання звичайного розрахункового листка із зарплати. Справді, у ст. 110 КЗпП передбачено повідомлення про розміри нарахувань та утримань при кожній виплаті зарплати (щоправда, там не йдеться про письмове повідомлення).
Закон, справді, не вимагає, щоб письмове повідомлення про суми, належні працівникові, який звільняється, обов'язково було зроблене під розписку. Водночас за наявності будь-якого спору зафіксувати письмове повідомлення про належні суми для роботодавця буде дуже бажаним.
Борги і обхідні листки
Наявність конфліктних ситуацій, борги працівника перед підприємством з різних причин, незавершення якоїсь роботи, непідписання обхідного листка тощо не можуть висуватися роботодавцем як вимога для проведення розрахунку та видачі трудової книжки працівникові, який звільняється.
За наявності будь-яких спорів, що не стосуються розмірів самого розрахунку при звільненні (наприклад, щодо матеріальної відповідальності працівника), вирішувати їх слід окремо і за потреби — у судовому порядку.
Якщо є спір
У частині 2 ст. 116 КЗпП є ще один важливий виняток, згідно з яким за наявності спору про розмір сум, належних працівникові при звільненні, власник або уповноважений ним орган в будь-якому випадку повинен у день звільнення виплатити не оспорювану ним суму.
Надалі, якщо згідно зі ст. 117 КЗпП піде мова про відповідальність за затримку розрахунку при звільненні, за наявності спору запрацює також особлива норма із ч. 2 ст. 117. Згідно з нею компенсація за затримку розрахунку при звільненні у разі виникнення спору про розміри сум виплачується, якщо спір вирішено на користь працівника. При цьому орган, що розглядає спір, визначає розмір відшкодування.
Затримка виплати розрахунку
Згідно зі ст. 117 КЗпП, в разі невиплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в статті 116 (тобто в день звільнення, а якщо працівник не працював, то наступного дня після пред'явлення вимоги про розрахунок), за відсутності спору про їх розмір, роботодавець повинен виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку.
Закон не встановлює вимог щодо сплати цієї компенсації виключно за рішенням суду. По суті, якщо працівник звертається з вимогою щодо виплати, роботодавець може виплатити її самостійно. Проте строків виплати цієї компенсації закон не встановлює. Вона не є заробітною платою, і за затримку її виплати не передбачено компенсацій (як і за затримку виплати зарплати)1.
Тому найчастіше виплата такої компенсації здійснюється за рішенням суду, і суд вимагає в роботодавця довідку про заробітну плату працівника для того, щоб визначити розмір середнього заробітку.
Згідно з Порядком №100, для виплати компенсації за затримку розрахунку при звільненні, як в інших випадках збереження зарплати, обчислення проводиться виходячи із зарплати за останні два календарні (з 1 числа до 1 числа) місяці роботи за відпрацьовані дні. Тобто алгоритм розрахунку компенсації буде точно такий самий, як і в прикладі 3 для визначення вихідної допомоги.
Зменшення розміру виплат
Як зазначалося вище, в певних випадках суд може зменшити розмір компенсації за затримку розрахунку при звільненні. У постанові Верховного суду України від 13.03.2017 р. у справі №205/4041/14-ц2 ідеться про право застосування судом принципу співмірності при визначенні розміру відшкодування працівникові середнього заробітку за час затримки розрахунку при звільненні.
1 Постанова Верховного суду від 04.07.2018 р. у справі №569/10725/17, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/75099535.
Право суду зменшити розмір середнього заробітку, що його має сплатити роботодавець працівникові за час затримки виплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум у строки, визначені ст. 116 КЗпП, залежить від таких чинників: наявність спору між працівником та роботодавцем з приводу розміру належних до виплати працівникові сум за трудовим договором на день звільнення; виникнення спору між роботодавцем та працівником після того, коли належні до виплати працівникові суми за трудовим договором у зв'язку з його звільненням повинні бути сплачені роботодавцем; прийняття судом рішення щодо часткового задоволення вимог працівника про виплату належних йому при звільненні сум у строки, визначені ст. 116 КЗпП; розмір недоплаченої суми, істотність цієї частки порівняно із середнім заробітком працівника; обставини, за яких було встановлено наявність заборгованості; дії відповідача щодо її виплати1.
Звільнення колишнього директора
Трапляються випадки, коли конфліктні ситуації виникають унаслідок звільнення директора. У таких випадках також необхідно виплатити розрахунок при звільненні, однак новий директор (та, можливо, новий бухгалтер) може не мати інформації про своєчасність та повноту проведення розрахунку зі звільненим директором. Незважаючи на те що директор і є тим самим «уповноваженим власником органом», який у розумінні КЗпП повинен проводити розрахунок, у такому випадку він виступає як найманий працівник, і за виплати йому відповідальний сам власник (по суті, підприємство).
Посилання на те, що колишній директор сам не виплатив собі розрахунок або виплатив його не в повному обсязі (тобто невиплата розрахунку сталася з вини працівника), надалі, найімовірніше, не дозволять підприємству виграти судовий спір2.
В аналогічній справі Верховний суд також зазначив, що за змістом статті 117 КЗпП відсутність коштів у роботодавця сама по собі не позбавляє його відповідальності за несвоєчасний розрахунок з працівником при його звільненні3.
1 Постанова Верховного суду України від 27.04.2016 р. у справі №6-113цс16, http://reyestr.court.gov.ua/Review/57463790, постанова Верховного суду від 07.03.2018 р. у справі №456/2853/11-ц, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/72727577.
2 Див., наприклад, постанову Верховного суду від 16.01.2018 р. у справі №127/12474/16-ц, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/71666990.
3 Постанова Верховного суду від 30.01.2018 р. у справі №585/3446/15-ц, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/72044126.
Оподаткування виплат та ЄСВ
Усі складові розрахунку при звільненні (зарплата до дня звільнення включно, компенсація за невикористані відпустки та вихідна допомога) оподатковуються ПДФО і військовим збором на загальних засадах.
Зверніть увагу: зарплата та компенсація за невикористані відпустки з метою оподаткування ПДФО та ВЗ вважаються одним видом доходу. Тому в податковому розрахунку за формою №1ДФ вони відображаються одним рядком, з однаковою ознакою доходу — «101».
Натомість вихідну допомогу податківці вважають іншим видом доходу, до неї не застосовується податкова соцпільга (лист ДПАУ від 09.03.2011 р. №4628/6/17-0715). Тому в формі №1ДФ вона відображатиметься з ознакою доходу «127».
Що ж до ЄСВ, то він нараховується на зарплату до дня звільнення та компенсацію за невикористані відпустки. На вихідну допомогу (у разі її виплати при звільненні) ЄСВ не нараховується (п. 4 Переліку №1170). Відповідно, у Звіті з ЄСВ (додаток 4 до Порядку №435) вихідна допомога не відображатиметься.
ЄСВ на донарахування звільненому працівникові — позиція ДФС
Є також досить стала позиція* контролюючих органів щодо того, що в разі якщо нарахування виплат звільненому працівникові за невідпрацьований час проводиться вже після його звільнення (наприклад, помилково не нарахована компенсація за невикористану відпустку донараховується за рішенням суду), на такі виплати не нараховується ЄСВ. Якщо ж донараховувані виплати здійснюються за відпрацьований час (наприклад, донарахування зарплати), ЄСВ на них нараховується на загальних засадах.
Олексій КРАВЧУК, д. ю. н., доцент, аудитор