Компанія користується Facebook для розміщення реклами. Залежно від кількості переглядів кошти за цю рекламу списуються з корпоративної картки компанії, виданої на директора. Facebook надсилає звіт у вигляді електронного листа з сумами в доларах США. Чи має право компанія визнавати такий електронний лист достатнім для підтвердження витрат? Чи потрібно нараховувати ПДФО та ВЗ?
Статус електронного листа від Facebook
Нормами ч. 2 ст. 11 Закону про е-комерцію передбачено, що електронний договір, крім визначених ЦКУ істотних умов для відповідного виду договору, може містити інформацію, зокрема, про:
— порядок обміну електронними повідомленнями та інформацією між сторонами під час виконання ними своїх зобов'язань;
— умови виготовлення та отримання паперових копій електронних документів.
Нагадаємо, що електронний договір укладається та виконується в порядку, передбаченому ЦКУ та ГКУ, а також іншими актами законодавства (ч. 7 ст. 11 Закону про е-комерцію).
Відповідно до ч. 13 ст. 11 Закону про е-комерцію, електронні документи (повідомлення), пов'язані з електронним правочином, можуть бути подані як докази сторонами та іншими особами, які беруть участь у судовому розгляді справи. Для цілей Закону про е-комерцію термін «електронний документ» вживається у значенні, наведеному в Законі про електронні документи — див. ч. 3 ст. 3 Закону про е-комерцію.
Відповідно до ст. 5 Закону про електронні документи, електронний документ — документ, інформація у якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Як зазначено у ст. 7 цього Закону, оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронний цифровий підпис».
З огляду на це звіт, надісланий Facebook у вигляді електронного листа з сумами в доларах США, є достатнім первинним документом для підтвердження послуг з розміщення реклами лише за наявності в ньому ЕЦП автора або підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону про ЕЦП. Проте наразі немає встановленого законом порядку визнання в Україні чинності іноземних сертифікатів ключів ЕЦП.
Тож якщо нерезидент (Facebook) не має українського ЕЦП, електронний документ від такого нерезидента не буде визнаватися як підтвердження витрат на оплату послуг Facebook.
Державні органи — про ЗЕД-договори
Мінекономіки у листі від 25.05.2017 р. №2402-05/17433-02 повідомляє, що суб'єкти ЗЕД мають право укладати будь-які види зовнішньоекономічних договорів з обов'язковим погодженням предмета, ціни та строку дії договору, самостійно без обмежень здійснювати господарську діяльність, яку не заборонено законом, на власний ризик з метою досягнення економічних і соціальних результатів та одержання прибутку.
ДФС у Харківській області у листі від 20.10.2016 р. №3345/В/20-40-13-04-14 повідомляє, що акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у валюті, в якій мають здійснюватися розрахунки відповідно до контракту, та одночасно в національній валюті.
Можливість розрахунків з Facebook за допомогою корпоративної картки
В Україні розрахунки з корпоративних карток у сфері ЗЕД заборонені. Відповідно до п. 8.3 Iнструкції №492, кошти з поточного рахунку юрособи не може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу для одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.
Крім цього, відповідно до ст. 7 Декрету №15-93, розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту здійснюються лише через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ.
За порушення резидентами порядку розрахунків, установленого ст. 7 Декрету №15-93, у ст. 16 Декрету №15-93 передбачено відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день здійснення таких розрахунків.
Отже, розрахунки з корпоративної картки за послуги Facebook загрожують підприємству штрафом за порушення валютного законодавства.
ПДФО та військовий збір з надміру витрачених коштів
Оскільки надання нерезидентом послуг не підтверджено первинним документом, незважаючи на те що сама оплата підтверджена банківською випискою, є великий ризик, що податківці при документальній перевірці нарахують ПДФО та військовий збір на суму витрат, що були здійснені з корпоративної картки директора. З їхньої точки зору, це будуть надміру витрачені кошти, видані під звіт директору, які оподатковуються відповідно до п. 170.9 ПКУ. Суми ПДФО та військового збору утримуються із зарплати директора, при цьому ПДФО нараховується з урахуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ).
Якщо кошти, сплачені з корпоративної картки за послуги Facebook, директор не буде повертати підприємству, то їх треба списати до складу інших операційних витрат.
Загалом схема бухгалтерських записів буде така:
Д-т 372 К-т 311 — списання коштів з картки на оплату послуг Facebook;
Д-т 949 К-т 372 — списання витрачених коштів до складу інших операційних витрат, якщо вони не повертаються підприємству;
або Д-т 301, 311 К-т 372 — повернення надміру витрачених підзвітних коштів держателем корпоративної картки — в касу або на рахунок.
Якщо підприємство з обережності утримає ПДФО та ВЗ з директора, не дочекавшись податкової перевірки, то у нього буде ще одне проведення:
Д-т 661 К-т 641, 642 — утримання із заробітної плати ПДФО та військового збору.
Висновки
Отже, розраховуватися з Facebook за допомогою корпоративної картки підприємства наразі не дозволяє українське законодавство, а також те, що електронний лист від Facebook не відповідає вимогам законодавства України до електронних документів. Тому витрати на рекламу у Facebook, що були оплачені з картки директора, не можна провести в обліку підприємства як витрати на рекламу.
Натомість із зарплати директора, на думку автора, доведеться утримати ПДФО (з натуральним коефіцієнтом) та військовий збір на суми, що були оплачені з корпоративної картки.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Декрет №15-93 — Декрет КМУ від 19.02.93 р. №15-93 «Про систему валютного регулювання і валютного контролю».
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Закон про ЕЦП — Закон України від 22.05.2003 р. №852-IV «Про електронний цифровий підпис».
- Закон про е-комерцію — Закон України від 03.09.2015 р. №675-VIII «Про електронну комерцію».
- Iнструкція №492 — Iнструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»