Найближчим часом нам обіцяють нову форму звіту з ЄСВ. Бухгалтери не раз відчували на собі зміни форм звітів. Ще більше це стає відчутним, коли йдеться про виправлення помилок за минулі періоди, тобто до нової звітності. Тож, аби полегшити собі життя, рекомендуємо бухгалтерам перевірити додаток 4 та внести виправлення вже тепер.
Загальні норми виправлення помилок у звіті з ЄСВ
Де можна помилитися при заповненні звіту з ЄСВ?
1. У таблиці 5, неправильно зазначивши IПН працівника чи дату звільнення/прийняття.
2. У таблиці 6, переплутавши працівників та їхні доходи, неправильно зазначивши IПН, місяці нарахування доходу та власне суми ЄСВ.
Помилялися? Тож будемо виправлятися.
У розділі V Порядку №4351 визначено порядок виправлення помилок.
1 Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. №435.
Помилки бувають таких видів:
— пов'язані з виправленням сум доходів або сум ЄСВ;
— не пов'язані з виправленням сум.
До граничного терміну подання звіту з ЄСВ можна виправити всі без винятку помилки шляхом подання нових звітів, адже кожен наступний звіт скасовує попередній і поданим вважається той, який подавався останнім (у народі кажуть, що звіти перезаписуються один на один і при цьому немає подвоєнь показників).
Коли застосовується знак «мінус»
Внесення сум зі знаком «мінус» може бути лише в таких випадках:
— при відображенні сторнованих сум відпусткових, допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах;
— коли відображаються суми перерахунків заробітку (доходу), пов'язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв'язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, допомоги по вагітності та пологах, нараховані у попередніх періодах (п. 9 розділу IV Порядку №435).
Тож якщо треба зменшити або збільшити суми відпусткових, допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах через неправильно визначені суми або через помилки в кількості оплачених днів, їх суми і кількість днів та суми зарплати, які у зв'язку з цим можуть зменшуватися, можна відкоригувати у бік зменшення зі знаком «мінус», який зазначається перед сумами доходу в реквізитах 17, 18, 19, 20.
Виправляємо сумові помилки (таблиця 6)
Код типу нарахувань «2» та «3»
Якщо страхувальник донараховує або зменшує суму ЄСВ у зв'язку з виправленням помилки, допущеної в попередньому періоді, застосовуються коди типу нарахувань «2» та «3» (п. 9 розділу IV Порядку №435).
Код типу нарахувань «2» — це сума заробітної плати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких нараховують (обчислюють) зарплату (дохід), на яку страхувальник самостійно донарахував ЄСВ.
Код типу нарахувань «3» — сума заробітної плати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах згідно з бухгалтерськими та іншими документами, за якими нараховують (обчислюють) зарплату (дохід), на яку страхувальником самостійно зменшено ЄСВ.
Тобто якщо ЄСВ нараховано більше, ніж треба, або менше, ніж треба, — тоді застосовуємо для коригування коди типу нарахувань «2» та «3». Але, щоправда, за автоматичного заповнення звітності таких помилок припуститися майже неможливо. Помилитися можна, якщо звіт заповнюється повністю вручну й не застосовуються засоби автоматичного контролю при поданні звітів через електронні сервіси. Або за неправильного застосування коду типу нарахувань «13», тобто «дотяжку» ЄСВ зроблено там, де її не треба було застосовувати.
Виправлення через «згортання» сум
Часто помилки полягають у зайвому нарахуванні доходів працівників або недонарахуванні доходів (індексація, премія, доплата тощо).
Якщо заробітна плата нараховується за попередній період, суми донарахованої заробітної плати включаються до зарплати того місяця, в якому були здійснені такі донарахування. У такому випадку донараховані (зменшені) суми «згортаються» з нарахуваннями поточного місяця та зазначаються в таблиці 6 звіту з ЄСВ однією сумою в одному рядку (п. 9 розділу IV Порядку №435).
Виправлення несумових помилок
Таблиця 6
Якщо є необхідність скасувати відомості, зазначені в таблиці 6, слід подати лише скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.
Якщо необхідно змінити відомості в таблиці 6, слід подати:
— титульний аркуш (перелік таблиць звіту) із позначкою «скасовуюча»;
— таблицю 6 із позначкою «скасовуюча» за звітний період, яка містить помилкові дані за кожною особою;
— титульний аркуш (перелік таблиць звіту) з позначкою «початкова»;
— таблицю 6 із позначкою «початкова» за звітний період, яка містить правильні дані. Таблиці 1 — 4 не формуємо й не подаємо (п. 2 розділу 5 Порядку №435).
Таблиця 5
Якщо є необхідність у скасуванні відомостей, зазначених у таблиці 5, треба подати лише скасовуючі документи щодо недостовірних відомостей про застраховану особу.
Якщо необхідна зміна даних, зазначених у таблиці 5, треба подати:
— титульний аркуш (перелік таблиць звіту) із позначкою «скасовуюча»;
— таблицю 5 із позначкою «скасовуюча» за звітний період, яка містить помилкові дані за кожною особою;
— титульний аркуш (перелік таблиць звіту) з позначкою «початкова»;
— таблицю 5 із позначкою «початкова» за звітний період, яка містить правильні дані. Таблиці 1 — 4 не формуємо й не подаємо.
Якщо в таблиці 5 не відобразили інформацію про працівника (наприклад, забули зафіксувати прийняття працівника чи звільнення), необхідно подати звіт за попередній період, а саме (п. 2 розділу 5 Порядку №435):
— титульний аркуш (перелік таблиць звіту) із позначкою «додаткова»;
— таблицю 5 з позначкою «додаткова», яка містить дані про застраховану особу.
Тепер від теорії перейдімо до практики й розгляньмо тему докладно на практичних ситуаціях.
Ситуація 1. Як у звіті з ЄСВ відобразити, що працівниця повинна була вийти з відпустки для догляду за дитиною до трьох років, але не вийшла і через 10 днів написала заяву на звільнення? Дата звільнення припала на наступний звітний місяць.
У такому разі спочатку зазначаємо в таблиці 5 звіту дату закінчення відпустки для догляду за дитиною — відповідно до наказу, за яким така відпустка надавалася і (якщо у наказі немає конкретної дати закінчення відпустки) дані зі свідоцтва про народження дитини, що його працівниця мала надати для отримання такої відпустки. Звісно, зазначити таку дату слід у звіті з ЄСВ за місяць, у якому відпустка закінчилася.
Дані про звільнення працівниці показуємо в місяці звільнення — як у таблиці 5, так і в таблиці 6 (де відображаються не лише кількість днів перебування у звітному місяці в трудових відносинах, а і суми, нараховані такій працівниці при звільненні).
Зверніть увагу!
Для найманих працівників у таблиці 5 передбачено різні категорії, код яких проставляється у графі 7. Так, коди 1 — наймані працівники (з трудовою книжкою) або 2 — наймані працівники (без трудової книжки) ви застосовуватимете під час відображення даних про звільнення цієї працівниці. А про закінчення відпустки для догляду за дитиною до трьох років ви будете наводити інформацію про працівницю з кодом 6.
Ситуація 2. Якщо помилка виникла в табл. 6, а саме неправильно відображено суму відпусткових та заробітної плати з кодами 1 та 10 (переплутано суми заробітної плати та відпусткових між собою), помилка не призводить до донарахування ЄСВ. Яким чином виправити?
У разі виявлення страхувальником у звіті з ЄСВ після закінчення звітного періоду помилки в реквізитах (крім сум доходів та ЄСВ), що стосується страхувальника або застрахованої особи, вони виправляються таким чином.
За період, у якому припустився помилки, страхувальник формує та подає звіт, що містить: перелік таблиць звіту, таблицю 6 із зазначенням типу форми «скасовуюча» з відомостями, які були помилковими, на одну чи (в разі необхідності) декількох застрахованих осіб та відповідну таблицю із зазначенням типу форми «початкова» та перелік таблиць звіту із зазначеними правильними відомостями на одну або декількох застрахованих осіб.
Звіт, сформований для виправлення таких помилок за попередні звітні періоди, не повинен містити таблиць 1 — 4. Внесення змін до сум нарахованої заробітної плати або доходу та у зв'язку з цим до нарахованих сум єдиного внеску за звітний місяць при такому виправлені помилок не допускається.
Ситуація 3. Бухгалтер нарахував у жовтні 2017 р. працівнику зарплату (з 1 до 22 жовтня) та відпусткові (з 23 жовтня на 24 к. д.). У звіті з ЄСВ за жовтень 2017 р. відобразили зарплату з кодом типу нарахувань «1» та відпусткові з кодом «10». Суму відпусткових зазначили за жовтень — листопад 2017 р. в одному рядку за жовтень. У звіті за листопад 2017 р. відобразили зарплату за листопад 2017 р., і сума виявилась меншою, ніж МЗП. Доплати ЄСВ до мінімального рівня не було. Як зробити виправлення у звіті з ЄСВ, який подається за березень 2018 р.?
Порядок №435 не містить механізму виправлення помилок у таких випадках, а лише загальні правила.
У п. 9 розд. IV Порядку №435 зазначається про можливість внесення від'ємних значень лише при відображенні:
— сум перерахунків заробітку (доходу), пов'язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв'язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю і допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;
— сторнованих сум відпусткових і допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами.
Відобразимо виправлення покроково:
1) коригування суми відпусткових, помилково відображених у жовтні за листопад;
2) відображення уточненої суми відпусткових за листопад;
3) донарахування ЄСВ за листопад.
Таким чином, щоб виправити помилку щодо сум відпусткових за листопад 2017 року, відображених у жовтні 2017 р., слід відобразити у березні 2018 р. у таблиці 6 звіту з ЄСВ так:
1) рядок із сумою відпусткових, що припадають на листопад, але помилково відображені за жовтень:
— у графі 10 зазначається код типу нарахувань «10»;
— у графі 11 — місяць та рік, за які нарахували відпусткові («10.2017»);
— у графах 17 та 18 — сума відпусткових зі знаком «мінус» (тут проставляється саме сума відпусткових, що припадає на листопад);
— у графі 21 — сума ЄСВ, нарахованого на суму відпусткових, зі знаком «мінус»;
2) рядок із сумою відпусткових за листопад:
— у графі 10 зазначається код типу нарахувань «10»;
— у графі 11 — місяць і рік, за які нараховано відпусткові, тобто листопад — «11.2017»;
— у графах 17 та 18 — сума відпусткових за листопад;
— у графі 21 — сума ЄСВ, нарахованого на суму відпусткових.
Щодо доплати ЄСВ до рівня мінімальної заробітної плати за минулий період (так звана дотяжка ЄСВ), то її слід зазначити у звіті з ЄСВ за січень 2018 р. так:
— у графі 10 — «Код типу нарахувань» — код 2. Код типу нарахувань «13» при нарахуваннях за минулі періоди не застосовується;
— у графі 11 — «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — місяць і рік, за які проводимо виправлення (у зазначеному у запитанні випадку — це листопад 2017 р.);
— у графі 17 — «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу» та сума доходу, щодо якого збільшуємо суму ЄСВ;
— у графі 18 — «Сума нарахованої заробітної плати/доходу в межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» та сума доходу, щодо якого збільшуємо суму ЄСВ;
— у графі 21 — «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума нарахованого ЄСВ на суму, зазначену у графі 18.
Ситуація 4. У вересні 2017 р. у працівниці закінчилась відпустка по вагітності та пологах. У таблиці 5 звіту за вересень бухгалтер відобразила початок відпустки для догляду за дитиною до трьох років, а у таблиці 6 — «дотяжку» ЄСВ з кодом типу нарахувань «13». Згодом лікарняний продовжили на 14 к. д., і виявилося, що робити донарахування ЄСВ не треба було. Як виправити ситуацію?
Код типу нарахувань «3» — це сума зарплати (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах згідно з бухгалтерськими та іншими документами, за якими здійснюється нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку страхувальник самостійно зменшив зайво нараховану суму ЄСВ.
Застосування коду типу нарахувань «3» тягне за собою обов'язкове заповнення реквізитів таблиці 6 звіту з ЄСВ, зокрема:
— 10 — «Код типу нарахувань» — код 3;
— 11 — «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — місяць і рік, за які здійснюємо виправлення (у зазначеному у запитанні випадку це вересень 2017 р.);
— 17 — «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу» та сума доходу, щодо якого зменшуємо суму ЄСВ;
— 18 — «Сума нарахованої заробітної плати/доходу в межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» та сума доходу, щодо якого зменшуємо суму ЄСВ;
— 21 — «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума нарахованого ЄСВ на суму, зазначену у графі 18.
Ситуація 5. У таблиці 6 звіту з ЄСВ за січень 2018 р. неправильно зазначили ідентифікаційний номер працівника. Як виправляється така помилка?
Необхідно сформувати звіт за січень 2018 р., а саме:
— перелік таблиць звіту з позначкою «скасовуюча»;
— таблицю 6 із позначкою «скасовуюча» (зазначаються всі відомості з раніше поданої таблиці 6, разом із неправильним ідентифікаційним кодом);
— перелік таблиць звіту з позначкою «початкова»;
— таблицю 6 з позначкою «початкова» (наводяться всі відомості з раніше поданої таблиці 6, із зазначенням правильного ідентифікаційного коду).
Ситуація 6. З працівником укладено трудовий договір з 22.02.2018 р. Під час складання звіту з ЄСВ відобразили помилкову інформацію по цьому працівнику. У таблиці 5 зазначили дату початку трудового договору 01.02.2018. У таблиці 6 у реквізиті 15 (кількість днів перебування у трудових відносинах) 28 замість 7.
Виправлення в таблиці 5
Необхідно сформувати звіт за лютий 2018 р., а саме:
— перелік таблиць звіту з позначкою «скасовуюча»;
— таблицю 5 із позначкою «скасовуюча» (з неправильною датою прийняття 01.02.2018 р.);
— перелік таблиць звіту з позначкою «початкова»;
— таблиця 5 із позначкою «початкова» (з правильною датою прийняття 22.02.2018 р.).
Виправлення в таблиці 6
Помилку, якої припустилися в таблиці 6, слід виправляти в поточному місяці.
У таблиці 6 за цим працівником слід заповнити окремий рядок без наведення сум і зазначити:
— у реквізиті 11 (місяць та рік, за який проведено нарахування) — лютий 2018 р.;
— у реквізиті 15 (кількість днів перебування у трудових відносинах) — «-21» (28 к. д. — 7 к. д. = 21) зайві календарні дні перебування у трудових відносинах.
Ситуація 7. Працівнику не нараховувалася індексація протягом усього 2017 року. Сума індексації донараховується в березні 2018 р. Як виправити помилку у звіті з ЄСВ?
У цій ситуації виправлення не застосовуються. Сума донарахованої індексації відображається в таблицях 1 і 6 звіту з ЄСВ за березень 2018 р. у складі зарплати за березень 2018 р. Тобто відбувається «згортання» сум.
Ситуація 8. Працівника звільнили у грудні 2017 р. У січні 2018 р. йому помилково нарахували зарплату й відобразили у звіті. Помилку виявили в березні 2018 р. Як виправити її?
У таблиці 6 звіту з ЄСВ за березень 2018 р. слід заповнити дані щодо цього працівника, а саме:
— у реквізиті 10 зазначається код типу нарахувань 1;
— у реквізиті 11 зазначається 01.2018 (місяць, за який помилково нарахували зарплату);
— у реквізитах 17 та 18 відображається помилково нарахована зарплата зі знаком «мінус»;
— у реквізиті 21 — помилково нарахований на неї ЄСВ зі знаком «мінус».
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»