У разі настання тимчасової непрацездатності працівника роботодавець виплачує йому лікарняні за період хвороби1. Крім того, роботодавець зобов'язаний вести облік коштів соціального страхування і своєчасно надавати ФСС з ТВП звітність щодо цих коштів. Саме про звітність і піде мова далі.
Загальні норми
Звітність згідно зі ст. 15 Закону №1105 щодо коштів загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням (форми Ф4-ФСС з ТВП та Ф14-ФСС з ТВП згідно з додатками 1 та 2 до Порядку №4), подають страхувальники за місцем свого обліку2. Щоправда, тепер, згідно з п. 4 ч. 1 ст. 20 Закону №1105, фінансуються лише путівки для інвалідів безпосередньо Фондом, а не підприємствами, тож форма №Ф14-ФСС з ТВП вже не є актуальною, хоча її і не скасовано.
Якщо страхувальник у звітному періоді змінює місцезнаходження або місце проживання (для підприємців) (за межами територіального обслуговування органу Фонду, в якому він перебував на обліку), звіти за цей звітний період подаються до органу Фонду за новим місцем взяття на облік.
Звітність подається не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним кварталом3. Відповідно, за 2017 рік або IV квартал страхувальники звітують не пізніше 22 січня 2018 року (20 січня 2018 р. — субота). Увага: підприємці, які використовують найману працю, є страхувальниками.
За несвоєчасне подання або неподання звітності, подання недостовірної звітності щодо використання страхових коштів на посадових осіб накладається адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн). Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне із правопорушень, зазначених у ч. 1 ст. 165-5 КУпАП, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 н. м. д. г. (170 — 340 грн).
Звіти (а точніше, звіт) не подаються:
1) звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП4, якщо:
— у страхувальника немає зобов'язань перед ФСС з ТВП щодо рахунків, на яких ведеться облік розрахунків з Фондом на початок кожного звітного кварталу, та оборотів за цими рахунками у звітному кварталі;
Буде нова форма звітності
Наразі виконавчою дирекцією Фонду здійснюється розроблення єдиної форми звітності страхувальників по коштах Фонду (планується об'єднати форми Ф4-ФСС з ТВП та Звіт ФСС від нещасних випадків).
Лист ФСС України від 12.10.2017 р. №2.4-38-803
Відображення допомоги в бухобліку
Нарахування допомоги від ФСС з ТВП — Д-т 378 К-т 663;
отримання допомоги від ФСС з ТВП — Д-т 313 К-т 378;
виплата допомоги працівникові — Д-т 663 К-т 313.
— немає зобов'язань Фонду перед страхувальником на початок року та немає оборотів за субрахунками, на яких ведеться облік розрахунків з Фондом у звітному кварталі;
2) звіт за формою Ф14-ФСС з ТВП, якщо у звітному кварталі страхувальник не отримував від Фонду та не видавав найманим працівникам путівок для інвалідів.5
1 Оплата тимчасової непрацездатності має дві складові: оплата перших п'яти днів, яка здійснюється коштом роботодавця, та допомога з тимчасової непрацездатності, яка виплачується починаючи з шостого дня за рахунок ФСС з ТВП, див. «ДК» №44/2017.
2 Місце обліку страхувальника зазначається у Державному реєстрі: https://usr.minjust.gov.ua.
3 У разі надсилання поштою здійснити таке відправлення потрібно не пізніше ніж за десять днів до закінчення строку подання (п. 3.2 розділу III Порядку №4).
4 Звіт складається страхувальником наростаючим підсумком з початку року.
5 Враховуючи, що тепер путівки надаються за рахунок коштів Фонду, цей звіт не подається (див. https://consulting.dtkt.ua/labor/labor-relations/7891).
Отже, звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП подається не тільки в разі заборгованості зі сплати страхових внесків, але й коли роботодавець:
— виплачував допомогу з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною або хворим членом сім'ї, ця допомога виплачується за рахунок коштів Фонду з першого дня непрацездатності);
— виплачував допомогу по вагітності та пологах;
— виплачував допомогу на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві).
Підставою для отримання коштів з Фонду є заява-розрахунок (додаток до Порядку №26), що містить інформацію про нараховані працівникам суми матеріального забезпечення за їх видами.
Нагадаємо, роботодавець для зарахування коштів від ФСС з ТВП має відкрити окремий рахунок у банку, номер якого починається з цифр 2604. Кошти Фонду, що надходять на цей рахунок, і в обліку роботодавця-юрособи обліковуються на окремому субрахунку 313. Використовуються ці кошти виключно на виплату лікарняних. Якщо сума отриманих коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані суми потрібно повернути до Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів, згідно зі ст. 34 Закону №1105.
У разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовують Фонду в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів і сплачують штраф у розмірі 50% такої суми.
За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів Фонду накладається штраф у розмірі 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів.
Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожен день прострочення платежу (ч. 6 ст. 15 Закону №1105).
Звіти до ФСС з ТВП — практика
Формування звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП передбачено розділом V Порядку №4. Зверніть увагу:
1) якщо протягом року у будь-якому кварталі були розрахунки з Фондом, то річний звіт за ф. Ф4-ФСС з ТВП потрібно подати. Це пояснюється тим, що звітність складається наростаючим підсумком з початку року;
2) у разі неподання за будь-який квартал звітного року звіту до зведеного звіту включається звіт страхувальника за попередній звітний період (у разі звіту за I квартал — залишки коштів цього страхувальника на початок звітного року). Протягом поточного року дані в рядку 1 ф. Ф4-ФСС з ТВП залишаються без змін;
3) враховуючи, що звіт складають наростаючим підсумком з початку року, на кінець року дані про заборгованість (рядки 10 або 23) не зникають. Відомості про заборгованість підприємства перед Фондом або за Фондом переходять до наступного звітного року (рядки 1 або 12). Зникнути заборгованість може тільки внаслідок списання, зокрема ліквідації страхувальника. Тому протягом поточного року дані в рядку 1 або 12 залишаються без змін.
Таблиця I «Розрахунки по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування» та таблиця II «Розшифровка витрат за рахунок страхових коштів» (це розшифрування рядка 21 таблиці I1) заповнюються у гривнях з копійками. У таблиці II наводиться інформація про витрати, проведені страхувальником на матеріальне забезпечення, за їх видами.
1 Показник рядка 21 таблиці I має дорівнювати показнику рядка 8 таблиці II звіту.
У таблиці II рядок 1 у колонці 3 містить дані про кількість робочих днів, щодо лікарняних працівника. У колонці 4 — суму нарахованої допомоги за рахунок коштів Фонду (нарахована допомога з шостого календарного дня непрацездатності). Якщо це лікарняні для догляду за хворою дитиною або хворим членом сім'ї, рядок 2 у колонці 3 показує кількість робочих днів, а в колонці 4 — нараховану Фондом суму (виплачується з першого дня непрацездатності).
Якщо це допомога по вагітності та пологах, рядок 3 у колонці 3 містить кількість календарних днів відпустки по вагітності та пологах відповідно до листка непрацездатності, а в колонці 4 — суму нарахованої допомоги, що надається за рахунок коштів Фонду.
У рядку 4 проставляються дані про суми виплаченої допомоги на поховання.
У колонках 5 та 6 зазначаються дані за лікарняними, виплаченими на пільгових умовах (постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи).
Рядок 6 не заповнюється, оскільки надання таких путівок Фондом наразі не фінансується.
У разі заповнення рядка 7 до звіту додається пояснювальна записка.
На практиці часто запитують про відображення у звітності коштів від Фонду, коли Фонд здійснює фінансування у наступному кварталі, який передує кварталу, в якому подано заяву-розрахунок. А також як показати у звіті надміру отримані кошти від Фонду у разі перевищення нарахованих сум лікарняних.
Приклад 1 Заяву роботодавцем подано 29 вересня, а кошти на рахунок надійшли 6 жовтня. За який звітний період слід відобразити це у звіті?
У формі Ф4-ФСС з ТВП за 9 місяців у рядку 6 таблиці 1 не буде відображено суму лікарняних, які є у заяві-розрахунку, адже у звітному періоді їх не отримано. Але такі кошти буде відображено у рядку 21 звіту щодо витрат Фонду. Адже у цьому рядку відображається загальна сума нарахованих страхувальником у звітному періоді витрат за рахунок коштів Фонду.
Далі у звіті за 2017 рік у рядку 6 таблиці 1 буде відображено суму отриманих 6 жовтня коштів, а от у рядку 21 цю суму вже показано.
Приклад 2 Страхувальник зайво нарахував лікарняні, але цю суму отримано від Фонду. Як наслідок, отримані кошти перевищують відкориговані в обліку фактичні витрати. Невикористані кошти повертаються до Фонду протягом трьох робочих днів у межах одного кварталу. Як відобразити це у звіті, якщо у звітному періоді відбулося повернення коштів Фонду?
Рекомендуємо скористатися роз'ясненням із листа ФСС з ТВП від 21.11.2016 р. №2.4-16-2037. Отже, повернення коштів слід відобразити так:
— рядок 14 — відображається сума перерахованих до Фонду коштів;
— рядок 21 — відкоригована сума витрат за рахунок коштів Фонду, при цьому необхідно також відкоригувати відповідні рядки таблиці II;
— рядок 6 — сума коштів, отриманих від Фонду;
— рядки 9 та 22 збігаються, а рядки 10 та 23 не заповнюються.
Приклад 2 (продовження). Нараховану суму лікарняних відкориговано в обліку страхувальника, але кошти до Фонду в межах одного кварталу не повернено. Як відобразити такий випадок у звіті?
У цьому випадку (враховуючи роз'яснення ФСС з ТВП):
— рядок 21 — відображається відкоригована сума витрат за рахунок коштів Фонду, при цьому необхідно також відкоригувати відповідні рядки таблиці II;
— рядок 6 — сума коштів, отриманих від Фонду. У такому випадку показники рядків 9 та 22 не збігаються;
— рядок 23 — сума зобов'язань за страховими коштами, яку не перераховано страхувальником на кінець звітного періоду.
Під час заповнення звіту необхідно враховувати, що зобов'язання страхувальника або Фонду не можуть мати від'ємного значення.
Виправленню помилок присвячено розділ VII Порядку №4. У разі виявлення помилки у звіті за ф. Ф4-ФСС з ТВП страхувальник має право до кінцевого терміну подання цієї звітності повторно сформувати та подати звіт до Фонду за місцем обліку. Такого поняття, як подання уточнюючого звіту, за аналогією до інших звітів, немає.
Помилки у звітах поділяються на методологічні або арифметичні (відмінність показників у різних таблицях звіту щодо витрат за рахунок коштів Фонду, невідображення або неправильне відображення суми коштів, отриманих від органу Фонду на надання матеріального забезпечення застрахованим особам, невідображення сум донарахованих страхових внесків, пені, штрафів та неправомірно витрачених страхових коштів, які страхувальником не оскаржуються або процедура оскарження завершена) та помилки, які стосуються правильності нарахування суми страхових внесків та витрат.
За наявності методологічних або арифметичних помилок страхувальнику пропонується самостійно виправити виявлені помилки. Ці пропозиції не можуть бути підставою для неприймання звіту. За відмови страхувальника виправити помилки орган Фонду зобов'язаний самостійно визначити відповідні показники, врахувати їх під час складання зведених звітів, після чого, за потреби, проводиться перевірка цього страхувальника.
У разі самостійного виявлення помилок, які містяться у раніше поданому звіті і стосуються правильності нарахування сум, страхувальник повинен подати письмове повідомлення про факт та зміст помилок. У такому повідомленні потрібно відобразити причини виникнення помилок та надати розрахунок донарахованої (зменшеної) суми страхових внесків або витрат, здійснених за рахунок коштів Фонду.
Таке повідомлення складається у двох примірниках та надсилається (копія зберігається у страхувальника) до Фонду. Безпосередньо в органі Фонду це повідомлення буде зберігатися разом зі звітом страхувальника за той квартал, в якому воно було отримане.
Письмове повідомлення повинно містити таку інформацію
— найменування страхувальника;
— реєстраційний код страхувальника в органі Фонду або його номер у Державному реєстрі (для зареєстрованих після 01.01.2011 г.) та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ;
— період виявлення помилки;
— зміст помилки з посиланням на чинне законодавство, згідно з яким робляться виправлення;
— суму відкоригованих внесків або витрат;
— суму донарахованої пені;
— дату складання повідомлення.
У майбутньому відповідно до п. 7.9 Порядку №4 страхувальник під час подання звітності повинен відобразити у ній помилки минулих кварталів звітного року шляхом коригування відповідних показників звітності.
Якщо помилка у заборгованості перед Фондом, страхувальник має донарахувати та сплатити суму пені, розраховану на суму недоплати. Пеню обчислюють відповідно до ч. 6 ст. 15 Закону №1105.
Надміру перерахована сума пені за невчасну сплату внесків підлягає поверненню роботодавцеві за його письмовою заявою.
Помилки минулих років щодо фінансових показників (про донараховані або нараховані помилково суми страхових внесків, страхові внески, донараховані внаслідок надміру нарахованих раніше сум допомоги), відображаються в рядку 3 таблиці I звіту за ф. Ф4-ФСС з ТВП.
Додатково нараховані суми допомоги з тимчасової непрацездатності, у тому числі для догляду за хворим членом сім'ї, по вагітності та пологах, а також збільшення кількості днів за листками непрацездатності, оплаченими в минулих роках, відображаються в рядках 1, 2, 3 таблиці II звіту за ф. Ф4-ФСС з ТВП (додатково див. лист ФСС з ТВП від 21.11.2016 р. №2.4-16-2037).
Якщо помилку, яка спричинила наявність заборгованості страхувальника перед Фондом, буде виявлено Фондом, страхувальник повинен здійснити відповідний розрахунок з Фондом шляхом перерахування належної до сплати суми страхових коштів. За неповну сплату страхових внесків, несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальника накладається штраф відповідно до ст. 15 Закону №1105.
Нормативна база
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Порядок №4 — Порядок формування та подання страхувальниками звітності по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.01.2011 р. №4.
- Порядок №26 — Порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 22.12.2010 р. №26.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»