Сільгосппідприємство відвантажує покупцеві сільгосппродукцію безпосередньо з поля, комбайнами, відразу після збирання. Яким чином визначати кількість зібраної продукції для заповнення накладних на передачу продукції покупцеві?
Бункерна маса
Точну кількість зібраної продукції можна визначити тільки зважуванням. Але ж у полі ваг немає. В полі є комбайн. Складовою його частиною є бункер. Знаючи об'єм бункера і приблизну об'ємну вагу зерна, можна визначити й його орієнтовну вагу. Визначена таким чином вага зерна називається бункерною масою. Нині є прилади, що дають змогу визначати вагу зерна при його вивантаженні з комбайна в автомобіль з похибкою близько 2%. У будь-якому разі і бункерна маса, і визначена за даними електронних приладів маса зерна буде орієнтовною.
Фактична маса
Ми вже вище сказали, що точну (фактичну) кількість зібраної продукції можна визначити тільки зважуванням. Зважують у тому місці, де є ваги. Ваги є на складі, на току, в іншому місці зберігання. Отже, при прибутті автомобіля з поля до місця зберігання в останньому продукцію зважать і запишуть фактичні показники кількості до спеціалізованих документів.
Які документи застосовуються під час відвантаження продукції з поля?
Традиційно в нашій країні застосовують такі документи (див. форми, затверджені наказом Мінсільгоспу СРСР від 24.11.72 р. №269-2):
— путівки на вивезення продукції з поля (сільгоспоблік, ф. №77а);
— реєстри відправки зерна (сільгоспоблік, ф. №77);
— талони:
- талон комбайнера (сільгоспоблік, ф. №77в);
- талон водія (сільгоспоблік, ф. №77б);
- реєстр приймання зерна від водія (сільгоспоблік, ф. №71а);
- реєстр приймання зерна вагарем (сільгоспоблік, ф. №78а).
Таким чином, у документах буде зазначена як орієнтовна (бункерна), так і фактична (визначена зважуванням) маса зерна.
Важливо розуміти: в бухобліку відображається не бункерна вага, а точна вага за даними зважування на складі.
Особливість документування при продажу з поля покупцеві
Якщо сільгосппідприємство відвантажує продукцію покупцеві безпосередньо з поля, поряд з наведеними вище документами (або навіть без них) госпоперацію транспортування продукції доведеться оформляти ТТН, бо ТТН названа як необхідний документ у п. 1 Переліку №2071. Тобто оформлення ТТН у цій ситуації є обов'язковим, оформлення спеціалізованих документів — ні.
1 Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, додаток до постанови КМУ від 25.02.2009 р. №207.
Чи потрібно в ТТН зазначати бункерну (орієнтовну) вагу зерна?
Тут маємо певну проблему, яка полягає у технології виписування ТТН, яку часто застосовують на практиці. Відповідно до п. 11.4 Правил №363, ТТН виписує замовник (вантажовідправник). З цього роблять висновок, що коли замовником перевезення виступає покупець, то саме він і є вантажовідправником і саме він виписує ТТН. Але щоб виписати ТТН і стати вантажовідправником, покупець спершу повинен отримати вантаж (у нас — зерно). Тож на практиці подеколи роблять таким чином: сільгосппідприємство-продавець виписує покупцеві звичайну накладну на передачу зерна, потім покупець на підставі цієї накладної виписує ТТН і передає її водієві для перевезення.
Проте наша ситуація ускладнюється тим, що на момент передачі на полі зерна перевізнику ще не відома точна кількість зерна. Тож на цей момент сільгосппідприємство ще не може виписати накладну із зазначенням фактичної кількості зерна. Отже, на цей момент і покупець не може виписати ТТН і зазначити в ній фактичну кількість зерна: адже така кількість стане відомою тільки на складі, де зерно зважать і матимуть дані про фактичну кількість.
Тому на практиці всі ці документи оформляють заднім числом. Тобто на момент передачі зерна на полі сільгосппідприємство не виписує накладну покупцеві. Покупець оформляє два комплекти ТТН і надає їх водієві. Один так званий тимчасовий з орієнтовною (бункерною) кількістю зерна. Цей комплект використовують тільки для перевезення. Потім під час приймання на складі зерно зважують і фактичну кількість прийнятого на складі зерна записують у другому комплекті ТТН. А початковий комплект ТТН, який виписували на перевезення, знищують, бо він вже нікому не потрібен. Потім фактичну кількість покупець повідомляє сільгосппідприємству, й останнє вже заднім числом виписує звичайну накладну на фактичну кількість зерна. У підсумку покупець матиме ТТН з зазначенням фактичної кількості зерна, прийнятого на складі, плюс один з примірників накладної від сільгосппідприємства також із зазначенням цієї кількості зерна.
А в сільгосппідприємства залишиться свій примірник накладної із зазначенням фактичної кількості зерна, визначеного зважуванням на складі. Окрім того, може бути внутрішній документ із зазначенням бункерної орієнтовної ваги. Такий внутрішній документ можуть передати до бухгалтерії, яка на його підставі оприбуткує зібраний урожай, а продаж цього урожаю відобразить в обліку за накладною. Через те що ці кількості різняться, така різниця в обліку, що називається, «зависне» (якщо бункерна маса більша від фактичної), або в обліку вилізе нестача (якщо фактична маса більша від бункерної).
Усі ці неприємні наслідки виникають унаслідок некоректного трактування п. 11.4 Правил №363 і через це неправильного документування. Ми б сказали навіть радикальніше — це профанація документування. Адже документування має гармонійно і точно відображати фактично здійснені підприємством господарські операції. Документи, як фотографія, відображають у собі господарську реальність. А за наведеного варіанта оформлення документи вже не фотографія, а якась фантазія на вільну тему.
Жодних накладних у такій ситуації сільгосппідприємству виписувати не треба. Відповідно до п. 1 Правил №3631, ТТН — єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, призначений для списання ТМЦ, обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи. На додачу до ТТН покупцеві можуть надаватися другі примірники спеціалізованих документів, наведених вище (путівки, реєстри, талони). Хоча це зовсім і не обов'язково. Спеціалізовані документи, якщо вони й будуть складатися сільгосппідприємством, у будь-якому разі залишаться у нього.
1 Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. №363.
Отже, сільгосппідприємству досить оформити і надати покупцеві ТТН. Послідовність і порядок документування ТТН приблизно такі.
На полі. Сільгосппідприємство, як справжній вантажовідправник (адже воно відправляє вантаж зерна з поля, а не покупець), повинне виписати ТТН у такій кількості примірників, щоб вистачило всім сторонам. Наприклад, якщо покупець замовив стороннього автоперевізника і зерно доставляється на сторонній склад на зберігання, то ТТН потрібно виписати в кількості не менше 5 примірників — один залишиться у комбайнера сільгосппідприємства, а чотири передадуть перевізникові. У всіх п'яти примірниках ТТН зазначать бункерну вагу зерна. Це варто прописувати у договорах купівлі-продажу зерна та договорах на перевезення цього зерна.
На складі. Перевізник, маючи на руках чотири примірники ТТН, доставляє зерно на склад. На складі зерно зважують, у чотири примірники ТТН записують фактичну вагу зерна. По одному примірнику залишиться: складу, перевізнику, покупцеві і сільгосппідприємству.
Який документ залишиться у сільгосппідприємства?
У сільгосппідприємства залишиться один з примірників ТТН, який йому поверне покупець і в якому буде зазначено бункерну і фактичну кількість зерна. Цей примірник буде документом, на підставі якого сільгосппідприємство одночасно відобразить у бухобліку дві госпоперації:
1) оприбуткування зібраного урожаю;
2) продаж цього урожаю.
Додатково складати накладні на продаж не треба.
Олександр ЗОЛОТУХІН, консультант