У минулому номері ми детально проаналізували загальний алгоритм нарахування лікарняних. Предметом цієї статті стануть практичні кейси наших передплатників щодо деяких нюансів обліку, оподаткування лікарняних та організаційних питань.
Страховий стаж менше 6 місяців
Страховим стажем є період роботи, протягом якого працівник підлягає страхуванню у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю та за який щомісяця ним та/або роботодавцем сплачено страхові внески у сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок (ч. 1 ст. 21 Закону №1105).
До страхового стажу належать періоди: відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років, перебування на лікарняному, отримання допомоги по вагітності та пологах, допомоги по безробіттю, пенсії по інвалідності тощо.
Страховий стаж обчислюється за даними персоніфікованого обліку відомостей застрахованих осіб Держреєстру соціального страхування, відомості із якого може отримати як страхувальник (за період перебування особи у трудових відносинах зі страхувальником), так і застрахована особа (за весь період). Ця інформація надається у вигляді Iндивідуальних відомостей про застраховану особу за формою ОК-7 (додаток 2 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою ПФУ від 18.06.2014 р. №10-1).
Зверніть увагу: є форма ОК-5 та форма ОК-7. У формі ОК-5 відображаються дані про суму заробітку для нарахування пенсії, кількість днів страхового стажу за місяцями та сплата страхових внесків на загальнодержавне обов'язкове пенсійне страхування. Тимчасом як у формі ОК-7 наводять дані про суму заробітку, з якої сплачено ЄСВ, кількість днів страхового стажу за місяцями та про сплату єдиного внеску.
Обидві ці довідки за попередні періоди (коли працівник ще працював у інших роботодавців) має можливість витребувати лише працівник (він має бути зацікавлений, щоб підтвердити свій страховий стаж у роботодавця) і надати бухгалтеру.
Норми п. 29 Порядку №1266 та ч. 4 ст. 19 Закону №1105 обмежують розмір лікарняних у разі, коли страховий стаж на момент страхового випадку становить менше ніж 6 місяців: матеріальне забезпечення має обраховуватися виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.
Якщо за якийсь окремий місяць сума сплачених страхових внесків є меншою, ніж мінімальний страховий внесок, цей період зараховується до страхового стажу для лікарняних пропорційно до суми сплаченого ЄСВ (ч. 3 ст. 21 Закону №1105). У такому випадку залишається питання щодо календарних днів стажу, бо ОК-7 містить дані щодо календарних днів, а для заповнення страхового стажу на зворотному боці листка непрацездатності дні потрібно перевести в місяці.
Різниця між мінімальною і фактичною зарплатою не є заробітком працівника, тож суми донарахованого розрахунку мінзарплати ЄСВ не включаються до ОК-7.
Приклад 1 1 серпня 2017 року прийнято на роботу нового працівника (основне місце роботи, роботодавцю надано трудову книжку). Він надав форму ОК-7, згідно з якою страховий стаж (включаючи серпень 2017 року) становить 4 роки 7 місяців. У серпні 2017 року була нарахована зарплата в сумі 1400 грн і ЄСВ на неї — 308 грн (1400 грн х 22%) і додатково ЄСВ (3200 - 1400) х 0,22 = 396 грн, у вересні 2017 року була нарахована зарплата в сумі 1000 грн і ЄСВ на неї — 220 грн (1000 грн х 22%), а також нарахований ЄСВ на додаткову базу — 484 грн ((3200 - 1000 грн) х 22%). У жовтні 2017 року працівник захворів (16 — 22 жовтня). Суми нарахованого за серпень — вересень 2017 року ЄСВ сплачено на момент нарахування лікарняного, і звітність за ці місяці подано.
Страховий стаж визначають на дату настання страхового випадку, але період із 1 до 16 жовтня 2017 року ми не можемо зарахувати до страхового стажу, оскільки за цей період ЄСВ ще не нарахований і не сплачений.
Мінімальний страховий внесок у серпні — вересні 2017 року становив: 3200 грн х 22% = 704 грн.
До страхового стажу, згідно з ч. 3 ст. 21 Закону №1105, зараховують пропорційно:
за серпень 2017 року: (308 + 396) : 704 грн = 1 міс.;
за вересень 2016 року: (220 + 484) : 704 грн = 1 міс.
Отже, станом на 01.08.2017 р. працівник мав страховий стаж 4 роки 7 місяців. За серпень — вересень 2017 року страховий стаж становить + 2 міс., а загальний страховий стаж — 4 роки 9 міс., що менше 5-ти років, і, відповідно, розмір виплати за лікарняним становитиме 60% середньої зарплати. А далі можна буде заново визначити страховий стаж на момент настання страхового випадку, і якщо він перевищить 5 років, зробити перерахунок, застосувавши більший відсоток (70%) для оплати лікарняного (лист ФСС з ТВП від 07.05.2015 р. №5.2-32-823).
Якби це було неосновне місце роботи працівника, обов'язку доплачувати ЄСВ як із мінімальної зарплати у цьому разі не було б, тому страховий стаж рахувався б:
за серпень 2017 року: 308 : 704 грн = 0,44 міс.;
за вересень 2016 року: 220 : 704 грн = 0,31 міс.
Тож на 1 жовтня 2017 року у такого працівника-сумісника було б страхового стажу 4 роки 7 міс. + (0,44 + 0,31 міс.) = 4 роки 7,81 міс.
1 7,75 міс. округлюємо до 7,8 міс. за загальновстановленими арифметичними правилами.
У листі від 18.05.2017 р. №254/0/86-17/273 Мінсоцполітики провело аналогію між алгоритмом обрахунку суми лікарняних та суми допомоги по вагітності і пологах, яку воно надало в листі від 23.06.2016 р. №215/18/99-16 щодо випадків, коли середньоденна заробітна плата, розрахована з фактичної заробітної плати, є меншою за середньоденну заробітну плату, розраховану з мінімальної заробітної плати на час настання страхового випадку, а працівник перебував на лікарняному весь місяць за різними страховими випадками.
Тоді Мінсоцполітики пояснювало: «Якщо нарахована сума допомоги з розрахунку на місяць є меншою за розмір мінімальної заробітної плати (у прикладі, наведеному у листі, це червень), то необхідно здійснити у цьому місяці доплату до зазначеної суми та відповідно збільшити загальну суму допомоги по вагітності та пологах». У листі №254/0/86-17/273 міністерство наголосило, що цей висновок можна ретранслювати і в частині лікарняних. Виходить, алгоритм матиме такі ітерації:
1. Розраховується середньоденна зарплата виходячи з фактичного рівня доходу (виплат), з яких сплачуються страхові внески.
2. Розраховуються суми середньоденної максимальної та мінімальної виплати.
3. Сума фактичної середньоденної виплати порівнюється з мінімальною та максимальною середньоденною виплатою (розрахованою з розміру мінімальної заробітної плати та розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ).
4. Якщо сума фактичної середньоденної виплати є більшою ніж мінімальна середньоденна виплата, але не перевищує максимальної середньоденної виплати, ця сума множиться на кількість днів, що підлягають оплаті згідно з листком непрацездатності.
5. Якщо сума фактичної середньоденної виплати перевищує максимальну виплату, то сума допомоги розраховується виходячи з максимальної виплати.
6. Якщо в повному місяці розрахована сума виплати перевищує розмір мінімальної заробітної плати (це, як правило, місяці, у яких 31 календарний день), то сума допомоги по вагітності та пологах в цьому місяці обмежується цією величиною1. Відповідно зменшується загальна сума страхових виплат.
1 Мінсоцполітики у своєму роз'ясненні https://news.dtkt.ua/ua/labor/compensation/45729 пояснило, що в ситуації, коли працівник не має за останні 12 місяців страхового стажу шість і більше місяців, розрахунок лікарняних потрібно здійснювати із застосуванням обмеження (тобто середньоденний розмір допомоги не може бути більшим, ніж: 3200 : 30,44 = 105,12 грн).
Нагадаємо, озвучена позиція — виключно точка зору Мінсоцполітики. Натомість ФСС з ТВП у листі від 21.03.2017 р. №2.4-38-479 висловився щодо цього дещо по-іншому:
1. Розрахувати середньоденну заробітну плату на базі фактичних виплат доходу.
2. Порівняти фактичну середньоденну зарплату із середньоденною зарплатою, обчисленою з розміру мінімальної заробітної плати, встановленого в місяці настання страхового випадку (мінімальна заробітна плата/30,44 — середньомісячна кількість календарних днів).
3. Якщо середньоденна зарплата, розрахована з мінімальної заробітної плати, перевищує фактичну середньоденну зарплату, подальший розрахунок страхової виплати (в листі йдеться про допомогу по вагітності та пологах, але Мінсоцполітики вважає доречним поширити цей алгоритм і на лікарняні) здійснювати із середньоденної, обчисленої з мінімальної заробітної плати.
Приклад 2 У жовтні 2017 р. у працівника настав страховий випадок. Страховий стаж за довідкою ОК-7 — 4 місяці (червень — вересень 2017 року). Тому лікарняні будуть нараховуватися у розмірі виходячи з нарахованої зарплати за розрахунковий період (16800 грн), але з розрахунку на місяць не більше за розмір допомоги, обчислений із розміру мінімальної зарплати. Загальний стаж працівника — 10 років.
|
Місяці розрахункового періоду
|
Дні, що входять до розрахунку
|
ЗП, що входить до розрахунку, грн
|
| Червень |
30
|
4200,00
|
| Липень |
31
|
4200,00
|
| Серпень |
31
|
4200,00
|
| Вересень |
30
|
4200,00
|
| Всього |
122
|
16800,00 грн
|
1. Фактична середньоденна зарплата становить: 16800 грн : 122 к. д. = 137,71.
2. Порівнюємо суму фактичної середньоденної зарплати з мінімальною та максимальною середньоденною виплатою.
Середньоденна зарплата на підставі мінімальної працівника становить: 3200,00 грн : 30,44 = 105,12 грн.
Тобто вона менша, ніж фактична середньоденна зарплата. Отже, нараховувати лікарняні потрібно на підставі середньоденної, розрахованої на підставі мінімальної зарплати.
3. Розраховуємо лікарняні за страховим випадком у жовтні 2017 року: 105,12 грн х 31 к. д. х 100% = 3258,72 грн.
4. Оскільки у жовтні — 31 календарний день, то сума розрахованих лікарняних працівника становить 3258,72 грн, що більше ніж розмір мінімальної заробітної плати на місяць (у 2017 році — 3200 грн).
ФСС радить лікарняні розраховувати працівнику у сумі 3258,72 грн, а от Мінсоцполітики вважає, що в такому разі потрібно нарахувати лікарняні за жовтень у сумі 3200,00 грн. Оскільки фінансування лікарняних та подальші перевірки правильності їх нарахування проводить саме ФСС, а не Мінсоцполітики, то в цьому випадку варто прислухатися до думки ФСС.
Неповний розрахунковий період
Часто доводиться обраховувати середню зарплату в межах неповного розрахункового періоду за останнім основним місцем роботи. За приписами п. 26 Порядку №1266, якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше 12 календарних місяців за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьовані повні календарні місяці (з першого до першого числа місяця, в якому має місце страховий випадок). Пам'ятайте: місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин1, вилучаються з розрахункового періоду.
1 Тимчасова непрацездатність, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком, відпустка без збереження заробітної плати (п. 3 Порядку №1266).
Приклад 3 Працівника прийнято на роботу з 01.05.2017 р., посадовий оклад — 7000,00 грн. Листок непрацездатності відкрито 16.10.2017 р. тривалістю 10 к. д.
Проведемо нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності, враховуючи, що працівник має страховий стаж 5 місяців (травень, червень, липень, серпень, вересень) протягом попередніх 12-ти місяців, коли фізособа перебувала у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи, а загальний страховий стаж — до п'яти років.
Розрахунковий період — травень 2017 р. — вересень 2017 р.
Кількість календарних днів у розрахунковому період: 31 к. д. (травень) + 30 к. д. (червень) + 31 к. д. (липень) + 31 к. д. (серпень) + 30 к. д. (вересень) = 153 к. д.
Заробітна плата, що входить до розрахунку: 7000,00 грн х 5 міс. = 35000,00 грн.
Фактична середньоденна заробітна плата: 35000,00 грн : 122 к. д. = 228,76 грн.
Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності: 228,76 грн х 60% х 10 = 1372,55 грн.
У разі коли застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше календарного місяця за останнім основним місцем роботи (але страховий стаж більше шести місяців), розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266).
Приклад 4 Працівника прийнято на роботу з 17.10.2017 р., посадовий оклад — 5000,00 грн. Листок непрацездатності відкрито 23.10.2017 р. тривалістю 5 к. д. Страховий стаж — 4 роки.
Працівник не відпрацював і місяця, до розрахунку слід брати фактично відпрацьований час: кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 6 к. д.
Середньоденна заробітна плата, що входить до розрахунку: 5000 грн : 21 р. д. = 238,10 грн.
Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності: 238,10 х 5 к. д. х 60% = 714,30.
Якби в розрахунковому періоді застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи, середня заробітна плата обчислювалася б виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку шляхом ділення на 30,44 (п. 28 Порядку №1266 та п. 5 Порядку №1266). Якщо тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлюється, розрахунок проводиться виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (або її частини), встановленого законом на день настання страхового випадку.
Якщо підвищувалася зарплата
Нас часто запитують: «Чи є якісь особливості обрахунку лікарняних, якщо в розрахунковому періоді мало місце підвищення окладів? Чи потрібно і до лікарняних застосовувати коефіцієнт коригування?»
Коригування виплат, що враховуються при обрахунку середньої зарплати, проводиться у випадку, якщо в розрахунковому періоді чи протягом періоду, коли зберігався середній заробіток, на підприємстві відбулося підняття тарифів чи окладів згідно з законодавчими актами чи рішеннями, передбаченими колективним договором. Коефіцієнт коригування обраховується діленням нового окладу на суму старого окладу. Як ми розуміємо, жодного єдиного коефіцієнта для всіх працівників тут бути не може. Коефіцієнт обраховується окремо для кожного працівника в розрізі окремих випадків підвищення тарифів (окладів). В обрахунку беруть участь усі виплати, що беруть участь в обрахунку середньої зарплати. Для лікарняних та декретних обрахунок коефіцієнтів коригування не є актуальним. Розрахунок коефіцієнтів коригування передбачений тільки для випадків обрахунку середньої зарплати у режах приписів п. 10 Порядку №100, а обрахунок лікарняних та декретних проводиться на базі Порядку №1266.
Якщо немає заробітку
У житті трапляються ситуації, коли в розрахунковому періоді (протягом усіх 12 місяців перед настанням страхового випадку) немає виплат, з яких було сплачено ЄСВ. Наприклад, коли страховий випадок стався в перший робочий день, якщо заробітку не було через тимчасову непрацездатність, відпустку по вагітності та пологах, відпустку без збереження зарплати або відпуску для догляду за дитиною до 3-х років (або до 6-ти за медичним висновком).
У цьому випадку працюватиме норма п. 28 Порядку №1266: середня зарплата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку. Якщо ж тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлена, розрахунок проводиться виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (або її частини), встановленого законом на день настання страхового випадку.
Тобто середня зарплата в цьому разі — це добуток від тарифу (окладу), поділеного на 30,44 дня. Якщо працівник працює на неповний робочий день чи неповний робочий тиждень, то сума окладу має братися в обрахунок пропорційно до завантаження працівника й обсягу виконуваних ним робіт.
Приклад 5 Працівника прийнято на роботу з 17.10.2017 р., посадовий оклад — 7000,00 грн. Захворів у перший день роботи 17.10.2017 р. На лікарняному перебував 5 к. д.
Страховий стаж — 10 років (обмеження за оновленою з 11.10.2017 р. нормою ч. 4 ст. 19 Закону №1105 не діють).
Страховий випадок настав у перший день роботи, отже, середню заробітну плату обчислюємо виходячи з тарифної ставки (посадового окладу), встановленої на день настання страхового випадку, шляхом ділення на 30,44.
Середньоденна заробітна плата становить: 7000,00 грн : 30,44 = 229,96 грн.
Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності: 229,96 грн х 5 = 1149,80 грн.
Приклад 6 Працівниця (стаж роботи більше 7 років) з жовтня 2014 року перебувала у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років. Вийшовши на роботу після такої відпустки, вона надала в бухгалтерію лікарняний на 18 календарних днів, однак за період перебування нею на лікарняному зарплата їй не нараховувалася, ЄСВ не сплачувався. Оклад працівниці — 4500 грн на місяць.
Обмеження із ч. 4 ст. 19 Закону №1105 тут не працюватиме, бо йдеться про відпустку по догляду за дитиною до 3-х років (ця відпустка враховується в страховий стаж). А от якби лікарняний оплачувався працівниці, яка перед цим у розрахунковому періоді мала відпустку до 6-ти років (така відпустка не зараховується в страховий стаж), то необхідно було б врахувати обмеження за лікарняним — не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.
Отже, середньоденна зарплата становить: 4500 : 30,44 = 147,83 грн.
Розмір лікарняних від ФСС: 147,83 грн х 13 х 100% = 1921,81 грн.
Нормативна база
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страху-вання».
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. №100.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. №1266.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор