За приписами п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону про зайнятість роботодавці зобов'язані подавати інформацію про попит на робочу силу (вакансії) до територіального органу Державної служби зайнятості України у районі, місті, районі у місті незалежно від місцезнаходження.
Форму звітності №3-ПН «Iнформація про попит на робочу силу (вакансії)» та порядок її подання затверджено наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. №316.
Ця звітність може бути подана без прив'язки до місцезнаходження місця реєстрації конкретного підприємства. Тому, якщо потрібні працівники в підрозділі, який розташований в іншому населеному пункті, можна цю форму подати в будь-яке зручне місце.
Коли саме виникає обов'язок подання такої звітності? Треба чітко знати, коли на підприємстві виникає вакансія. Суть вакансії зводиться до наявності на підприємстві вільної посади (робочого місця), на яку може бути працевлаштована особа.
Датою відкриття вакансії може бути:
1) наступний день після створення нового робочого місця;
2) наступний день після припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним;
3) дата, починаючи з якої може бути укладено трудовий договір з найманим працівником (в цьому разі вакансія відкривається автоматично на підставі того, що найманого працівника взято на роботу).
Згідно з п. 5 розділу I Порядку №316, форма №3-ПН подається за наявності у роботодавця попиту на робочу силу (вакансії) не пізніше 3-х робочих днів з дати відкриття вакансії(й).
Відповідальність
Жодним нормативним актом не передбачено відповідальності за неподання цієї звітності чи подання її із порушенням граничних строків. Держрегулятору доводиться покладатися виключно на свідомість роботодавців.
Але є досить цікавий момент у визначенні ролі цієї звітності щодо нормативів працевлаштування інвалідів. По суті, якщо підприємство подало звітність за формою №3-ПН, заповнивши розділ II, воно формально виконало вимоги Закону про інвалідів у частині працевлаштування інвалідів, і байдуже, що фактично інвалід працевлаштований не був, головне — що підприємство заявило про свою потребу шляхом подання звітності (постанова ВСУ від 31.01.2011 р. у справі №21-60а10 та постанова ВАСУ від 21.08.2014 р. №К/800/29264/14).
Факт наявної вільної посади має підтверджуватися інформацією про цю посаду у штатному розписі (лист Мінсоцполітики від 21.08.2013 р. №9370/0/14-13/026).
Практика пішла шляхом подання форми №3-ПН особисто або поштовим відправленням. Заповнити її слід у двох примірниках: один — до центру зайнятості, а другий — собі (з позначками про отримання). Щодо електронного формату подання такої звітності, то на сьогодні ще не реалізовано можливості подання електронної звітності за формою №3-ПН, у тому числі через «Електронний кабінет роботодавця» з накладанням ЕЦП (лист Мінсоцполітики від 25.05.2017 р. №420/0/126-17/243). До речі, роботодавець може надіслати скановану копію форми звітності, але її так чи інакше потрібно підтверджувати паперовим екземпляром, де буде зазначатися підпис керівника, підприємця чи уповноваженої особи, бо у самій формі №3-ПН передбачено підпис роботодавця.
Окремі випадки подання ф. №3-ПН
Часто буває так, що після звільнення одного працівника його функціональні обов'язки «розкидають» на вже наявних працівників із доплатою за їх виконання. В такому разі слід внести зміни до штатного розпису і вивести цю посаду. Якщо вільної вакансії у штатному розписі не буде, це означає, що потреби в окремому працівнику для такого функціонала немає, а отже, і звітність за формою №3-ПН подавати не потрібно.
Фахівці Держслужби зайнятості висловлюють навіть лояльнішу позицію з цього питання:
«За умови прийняття роботодавцем рішення про розподілення між працюючими вчителями годин навантаження звільненого вчителя інформація про вакансії вчителя за формою звітності №3-ПН «Iнформація про попит на робочу силу (вакансії)» не подається»1.
Зверніть увагу: вони не закликають навіть вносити зміни до штатного розпису після звільнення працівника і перерозподілення його функціонала, а радять керуватися суто відповіддю на запитання: «Чи потрібен Вам новий працівник?». Якщо не потрібен, то і форму №3-ПН подавати потреби немає.
Крім того, фахівці Держслужби зайнятості зауважили, що у разі якщо роботодавець планує укомплектувати вакансію самостійно (без допомоги Держслужби зайнятості), він однаково зобов'язаний подати форму №3-ПН, зазначивши в графі 6 розділу I слово «ні».
Якщо звітність подана, а роботодавець знайшов потрібного працівника самостійно, п. 6 р. I Порядку №316 дозволяє подати уточнювальну звітність. Але при цьому не дозволяється змінювати вже зазначені дані щодо кількості вакансій, назви професій (посади). В уточнювальному звіті можна лише уточнити окремі характеристики конкретної вакансії: умови праці, вимоги до претендента, розмір зарплати тощо. Рекомендується сповіщати Держслужбу праці у будь-який зручний для роботодавця спосіб: у письмовій, усній (зокрема, телефонній) формі або через позначку в корінці направлення на працевлаштування безробітного. Після повідомлення роботодавцем про укомплектування вакансії добір претендентів на неї центром зайнятості припиняється.
А ось якщо роботодавець самостійно знайшов потрібного працівника протягом 3 робочих днів із дня відкриття вакансії (строк на подання форми №3-ПН2), Держслужба зайнятості вважає3, що форму №3-ПН подавати немає потреби.
1 http://www.dcz.gov.ua/lviv/control/uk/publish/printable_article?art_id=35101.
2 У роз'ясненні йдеться про 10 днів, але з дати цього роз'яснення сам текст Порядку № 316 зазнав значних змін, тому, очевидно, тепер до уваги слід брати строк у 3 дні.
3 Див. виноску 1.
Заповнення форми №3-ПН
Ця звітність має два розділи.
Розділ I «Основні дані про вакансії» заповнюється і подається до територіального органу всіма роботодавцями. Алгоритм його заповнення складним не назвеш:
у графі 1 слід зазначити найменування професії (посади) відповідно до чинного класифікатора професій;
у графі 2 — кількість вакансій, що відповідають даним, відображеним у графах 1, 3, 4, 5, 6;
у графі 3 — розмір заробітної плати з урахуванням основної заробітної плати, премій, надбавок, інших заохочувальних і компенсаційних виплат;
графа 4 має містити тільки розмір основної заробітної плати;
у графі 5 зазначається місце проведення робіт (область, район, місто, район у місті, селище, село).
У графі 6 робиться запис «так», якщо у розділі II форми №3-ПН надано додаткові коментарі, або запис «ні», якщо таких коментарів не надано.
Розділ II «Характеристики вакансії(й) та вимоги до претендента(ів)» заповнюється і подається лише тими роботодавцями, які відповідно до п. 1 ч. 4 ст. 50 Закону про зайнятість мають намір знайти працівника силами Держслужби праці. Тут слід детально розписати режим роботи, умови праці, характер роботи, яку має виконувати новий працівник, рівень освіти майбутнього кандидата, фах (спеціалізацію), професійну кваліфікацію, додаткові знання чи вміння, які будуть затребувані на цій посаді.
Нормативна база
- Закон про зайнятість — Закон України від 05.07.2012 р. №5067-VI «Про зайнятість населення».
- Закон про інвалідів — Закон України від 21.03.91 р. №875-XII «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні.
- Порядок №316 — Порядок подання форми звітності №3-ПН «Iнформація про попит на робочу силу (вакансії)», затверджений наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. №316.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор