Основою для розрахунку відпусткових є середньоденна сума заробітної плати, яка розраховується за встановленим порядком. Поговоримо про ключові нюанси обрахунку середньоденної зарплати.
Загальний алгоритм розрахунку середньої зарплати
Статтею 21 Закону про відпустки визначено, що заробітна плата на період щорічної відпустки, додаткових навчальних відпусток, творчої відпустки, відпустки у зв'язку з усиновленням дитини, відпустки для підготовки та участі в змаганнях, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А 1-ї групи, та компенсація за невикористані відпустки розраховуються на підставі Порядку №100.
Розрахунковий період для визначення середньої зарплати у цих випадках становить 12 місяців (абз. 1 п. 2 Порядку №100). Саме за 12 місяців беруться до уваги виплати, які включаються до розрахунку середньої зарплати. Які виплати брати в обрахунок, зазначено в п. 3 Порядку №100, а які суми брати не слід — у п. 4 Порядку №100. Так, до складу виплат, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, включаються основна зарплата, надбавки і доплати, виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії, теплової енергії, винагорода за підсумками року та вислугу років, виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток (зокрема, за час попередньої відпустки), допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.
Сума відпусткових обраховується як добуток суми календарних днів та середньоденної зарплати за розрахунковий період. Якщо на період відпустки припадають святкові та неробочі дні, визначені ст. 73 КЗпП, їх до розрахунку тривалості відпустки включати не треба й оплачувати не слід.
У разі якщо працівник до відпустки пропрацював менше ніж 12 календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи: з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка (абз. 2 п. 2 Порядку №100).
Приклад 1 Працівника прийнято на роботу з 10.01.2017 р. з посадовим окладом у розмірі 7000 грн. Його дружина перебуває у відпустці по вагітності та пологах, у зв'язку з чим йому надається щорічна відпустка повної тривалості (24 к. д.) до закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві згідно з пп. 4 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки. Період відпустки — з 15.05.2017 р. до 08.06.2017 р. включно (4 червня — Трійця). У 2017 році працівникові нараховано заробітну плату за січень у розмірі: 7000,00 грн : 20 х 16 = 5600 грн, за лютий — квітень — по 7000 грн, за травень — 7000,00 : 20 х 7 = 2450,00 грн. Для розрахунку середньої заробітної плати за дні відпустки слід взяти заробітну плату та кількість календарних днів, що припадають лише на повністю відпрацьовані місяці роботи: за лютий, березень та квітень 2017 р. Ті дні та заробітна плата, що припадають на січень та травень, до розрахунку не беруться. Зарплата за повністю відпрацьовані місяці становила: 3 х 7000 грн = 21000 грн. Кількість к. д. за винятком святкових і неробочих днів у лютому — 28 днів, у березні — 30 днів (31 - 1 = 30), у квітні — 29 (30 - 1 = 29 днів), разом: 28 + 30+ 29 = 87 днів. Розраховуємо середньоденну зарплату за розрахунковий період: 21000,00 : 87 = 241,38 грн. У травні оплачується 17 днів відпустки: 17 х 241,38 грн = 4103,46 грн, у червні оплачується 7 днів відпустки: 7 х 241,38 грн = 1689,66 грн.
Окремі випадки обрахунку суми відпусткових
Якщо в розрахунковому періоді були неоплачувані відпустки, то тут є певні нюанси. Відповідно до абзацу 6 п. 2 Порядку №100, час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, вилучається з розрахункового періоду. До речі, сюди відносяться і відпустки без збереження заробітної плати, що надаються працівникам згідно зі ст. 25 та ст. 26 Закону про відпустки.
Приклад 2 Працівнику надається щорічна відпустка з 06.06.2017 р. тривалістю 27 к. д. Розрахунковим періодом є період з червня 2016 р. до травня 2017 р. У січні 2017 р. працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати протягом 15 к. д. Заробітна плата за розрахунковий період з урахуванням індексації становить 83507,38 грн. Кількість календарних днів за мінусом святкових і неробочих днів у розрахунковому періоді — 354 к. д. Оскільки період відпустки без збереження заробітної плати не включається до розрахункового періоду, суму заробітної плати слід поділити на 339 к. д. (354 к. д. - 15 к. д.). Розрахунок оплати відпустки відбувається таким чином: 83507,38 грн : 339 к. д. х 27 к. д. = 6651,03 грн.
За відрядної форми оплати праці також є нюанси. Зокрема, часто трапляється так, що на момент нарахування відпусткових оперативних даних щодо виробленої конкретної кількості продукції (робіт, послуг) чи витраченого працівником часу ще немає. По суті, відпусткові мають бути виплачені ще до отримання даних для розрахунку. В такому разі за відсутності оперативних даних для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду він може замінюватись іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду. Коли дані будуть отримані, жодних перерахунків робити не потрібно (абзац 9 п. 2 Порядку №100).
Приклад 3 Працівник зайнятий у виробництві столів з відрядною оплатою залежно від кількості вироблених конструкцій належної якості. Працівнику надається щорічна відпустка з 01.06.2017 р. тривалістю 28 к. д. Відпусткові слід виплатити не пізніше 26.05.2017 р. Розрахунковий період становить з червня 2016 р. до травня 2017 р., але оперативних даних про кількість та якість столів за травень 2017 р. на момент виплати відпусткових немає, а отже, травень 2017 року не можна включити до розрахункового періоду. Замість нього можна взяти травень 2016 р., бо він передує розрахунковому періоду.
Якщо працівникам виплачувалися премії, то до уваги слід взяти п. 3 та п. 4 Порядку №100. За загальним правилом премії включаються до розрахунку середньої заробітної плати. Крім премій, не пов'язаних з трудовими досягненнями працівника при виконанні робіт, передбачених трудовим договором: за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об'єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності) — пп. «г» п. 4 Порядку №100.
Якщо мова йде про одноразову винагороду за підсумками роботи за рік і за вислугу років, то такі суми включаються до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.
Матеріальна допомога не включається до розрахунку середньої заробітної плати згідно з пп. «б» п. 4 Порядку №100. За своєю суттю матдопомога є одноразовою виплатою, що не пов'язана з показниками трудової діяльності працівника та не залежить від відпрацьованого часу. Те саме можна сказати і про різні компенсаційні виплати працівникам. Наприклад, компенсація за використання автомобіля зі службовою метою не входить до складу заробітної плати, склад якої визначено у ст. 1 Закону про оплату праці.
Час, коли працівниця перебувала у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років, не включається до загальної кількості календарних днів в розрахунковому періоді на підставі абз. 6 п. 2 Порядку №100. Якщо працівниця не мала заробітку не зі своєї вини, обрахунок проводять виходячи зі встановленої їй тарифної ставки (окладу) на день виходу у щорічну відпустку (лист Мінпраці від 22.12.2005 р. №717/018/84-05, див. «ДК» №9/2006). Якщо працівниця, перебуваючи у відпустці по догляду за дитиною, працювала на умовах неповного робочого часу, сума відпусткових обраховується виходячи із фактично нарахованих їй доходів за розрахунковий період.
Приклад 4 Працівниця одразу після виходу із відпустки по догляду за дитиною до 3-х років має намір піти у щорічну відпустку на 18 календарних днів. Їй надано щорічну відпустку із 15 травня 2017 р. Оклад працівниці на момент щорічної відпустки — 7000 грн, розрахунковий період — травень 2016 — квітень 2017 р. Середньоденна зарплата становить (7000 х 12) : (365 - 11) = 237,29 грн. Сума відпусткових — 237,29 грн х 18 днів = 4271,20 грн.
Ті працедавці, хто за останні 12 календарних місяці підвищував зарплату, мають взяти до уваги приписи п. 10 Порядку №100. Цей пункт регламентує коригування виплат, що беруть участь в обрахунку середньої зарплати. Мова йде про підвищення окладів згідно з актами законодавства та/або рішеннями, передбаченими колективним договором.
Коригувати потрібно не тільки сам оклад чи тарифну ставку, але й інші виплати, що були нараховані в розрахунковому періоді і враховуються при обчисленні зарплати за проміжок часу до підвищення. Коригуванню мають підлягати суми нарахованих премій, допомоги з непрацездатності, індексації. Коефіцієнт коригування розраховується для кожного працівника окремо за кожним випадком підвищення окладу. Обрахований коефіцієнт множиться на суми виплат за період до підвищення і далі вже відкориговані суми беруть участь в обрахунку середнього заробітку. Госпрозрахункові підприємства проводять коригування з урахуванням їхніх фінансових можливостей (абз. 1 п. 10 Порядку №100), тобто у разі коли особливих можливостей підвищити суму відпусткових немає, обрахований коефіцієнт можна зменшувати (оформляється відповідний наказ, розпорядження керівника і погоджується із профспілкою чи іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом, див. листи Мінпраці від 05.12.2005 р. №06-4/165, від 15.10.2007 р. №250/06/186-07, див. «ДК» №4/2008). А от не проводити коригування взагалі, навіть виходячи зі скрутного фінансового становища, не можна (лист Мінпраці від 24.10.2008 р. №696/13/84-08, див. «ДК» №46/2008).
Зверніть увагу!
Незастосування коригуючих коефіцієнтів може призвести до заниження суми відпусткових, суми зарплати за дні відрядження, вихідної допомоги.
За порушення у вигляді невиплати у повному обсязі відпусткових та інших виплат, які розраховуються на підставі Порядку №100, підприємству загрожує штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення (у 2017 році — це 9600 грн (ст. 265 КЗпП), а його посадовим особам — адмінштраф від 510 до 1700 грн (ст. 41 КУпАП).
Щодо практичного застосування коригуючого коефіцієнта у бухгалтерів під час обрахунку відпусткових виникає чимало запитань, тож спинимося докладніше.
Обраховувати середню зарплату слід із коефіцієнтом як у розрахунковому періоді, так і в періоді, впродовж якого за працівником зберігається середній заробіток. А в разі якщо підвищення відбулося в періоді, коли за працівником зберігався середній заробіток, його коригують у частині, що стосується днів збереження заробітної плати з дня підвищення тарифних ставок (посадових окладів) (абз. 2 п. 10 Порядку №100).
Зверніть увагу!
До речі, коригуючий коефіцієнт при визначенні середньої зарплати слід застосовувати не лише за розрахунковий період 12 місяців (наприклад, для розрахунку відпусткових), а й 2 місяці (наприклад, для розрахунку середньої зарплати за дні відрядження, для розрахунку вихідної допомоги). Про це сказано у листі Мінпраці від 02.04.2004 р. №024-57 та у спільному листі Мінпраці та Мінфіну від 21.05.2001 р. №03-3/2286-018-2, №041-5/11-3198. На жаль, у Порядку №100 не прописано, як саме проводити коригування при неодноразовому підвищенні окладів. У такому разі треба керуватися алгоритмом, наданим фахівцями Мінпраці у листі від 05.12.2005 р. №06-4/165.
Розрахований коефіцієнт (або ж кілька коефіцієнтів, якщо зарплата за розрахунковий період підвищувалася декілька разів) множиться на суми виплат за період до підвищення або після підвищення. Коригуванню підлягають не тільки тарифні ставки (оклади), а й усі виплати, які беруть участь в обчисленні середнього заробітку згідно з Порядком №100.
Якщо замінити відпустку грішми
Якщо працівник не хоче йти у відпустку, можливо, є сенс не накопичувати дні відпустки, а виплатити грошову компенсацію? Не припиняючи трудових відносин, компенсувати грошима можна тільки частину щорічної відпустки (основну та додаткову, ст. 24 Закону про відпустки). Як варіант, коли днів відпустки аж надто багато, можна звільнити працівника і одразу прийняти, при цьому звільнення супроводжуватиметься виплатою компенсації за відпустку. Зверніть увагу: при прийнятті потрібно буде подати повідомлення податківцям як на нового працівника, тому у працівника дати звільнення та прийняття можуть мати розрив у декілька днів. Робочий рік, за який працівник отримуватиме нову відпустку, обчислюватиметься з дня укладення нового трудового договору — це слід уважно і чітко пояснити працівнику, який має намір отримати грошову компенсацію і погоджується на варіант звільнення і наступного прийняття на роботу.
На відміну від оплати попередньої відпустки (відпусткових), яка була фактично використана працівником, грошова компенсація частини попередньої відпустки (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки) до розрахунку оплати поточної відпустки не потрапить (пп. «б» п. 4 Порядку №100), бо грошова компенсація частини відпустки є одноразовою виплатою, виплачується за бажанням працівника і, на відміну від оплати часу використаної відпустки, не є оплатою за певний час.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. №100.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор