Нещодавно опубліковано Закон №1982, яким до чинних нормативних документів унесено чергові зміни стосовно використання печаток. Що це — ще одна спроба навести лад у сфері госпдіяльності чи чергові зміни до законів, про які забули минулого разу (Закон №1206)? Спробуймо з’ясувати це.
Перша невдала спроба...
У нашій країні якось так повелося, що ділові звичаї та усні домовленості мають вагоміше значення та реальні наслідки для бізнесу, аніж виконання вимог закону. Адже робота українського парламенту нагадує гру в дартс — один раз влучили в «яблучко», а далі — процес закінчуватимуть згодом, а можливо, і депутати наступного скликання. Наразі ми говоримо саме про печатки, процес скасування яких триває з 2014 року. Запитань виникає лише два: чому не відразу? Чи закінчився?
Нагадаємо, що процес скасування печаток розпочався прийняттям Закону №1206, яким ГКУ доповнено статтею 58-1 та встановлено, що суб'єкт господарювання може мати печатки, для виготовлення яких одержання будь-яких документів дозвільного характеру не передбачається. Цим самим законом було внесено зміни до численних нормативних документів, суть яких зведена до добровільності використання печаток на документах, що їх складають госпсуб'єкти.
Зміни, внесені до ЦКУ, зокрема, встановили, що правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Обов'язковість скріплення правочину печаткою може бути визначена за письмовою домовленістю сторін (ч. 2 ст. 207).
Зміни стосувалися й процесуального законодавства.
Бізнес, зі свого боку, приймаючи такі правила гри, відразу визначив, що згадка про печатки (використовувати чи ні) має бути або у статуті, або в договорі. А ми, зі свого боку, все-таки наполягали на тому, що будь-які юридичні особи приватного права (ТзОВ, ПП, ТзДВ, АТ, інші види господарських товариств) мають визначити у статуті: або вони використовують печатки при веденні госпдіяльності, або позбавляються печаток та забувають про них.
Звісно, у будь-якому разі є перехідний період, коли треба прийняти рішення і щодо печатки, і щодо документів, які оформлялися до цього та мали печатку. Тим більше що підприємства укладають як одноразові, так і довгострокові договори. I відкидаючи потребу у печатках, слід розуміти, що контрагенти мають бути попереджені про це (йдеться про внесення змін до договорів, що зробити іноді буває не так просто через їх значну кількість).
Виникали питання й у разі податкових перевірок: яким чином, наприклад, подавати засвідчені копії документів перевіряльникам, якщо такі вимагалися на виконання ПКУ? При цьому щоразу керівники підприємств подавали пояснення, надавали копії статутів про відмову від печаток. Не кажучи вже про те, що вся електронна звітність подавалася з печатками, якщо підприємства не встигли або не бажали зв'язуватися з податковими органами та вносити зміни до договорів про ЕЦП і про визнання електронних документів.
Та й чи варта вся ця мишача метушня таких зусиль?
Наслідки для держорганів та судів
Звісно, кожен приймав рішення самостійно, але, як виявилося, все не так просто.
Державні органи, органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, органи, які провадять реєстраційні дії, видають дозволи, ліцензії тощо, переважно наполягали на обов'язковому затвердженні копій документів, а також довіреності та інших документів, які подавалися госпсуб'єктами, відбитком печатки. Такий підхід створював багато негативних прецедентів, адже добровільність використання печаток бізнесом не гарантувала прийняття цього посадовими особами органів державної влади та місцевого самоврядування.
У цьому сенсі коментований закон до певної міри висвітлив ситуацію — ним передбачена адміністративна відповідальність за незаконні вимоги до документа, що подається госпсуб'єктом до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, про наявність відбитка печатки, якщо це прямо не передбачено законом (КУпАП доповнено ст. 166-24). Наразі посадові особи цих органів нестимуть адмінвідповідальність у вигляді штрафу від 850 грн до 1700 грн.
Увага!
Протоколи за такими адмінправопорушеннями складатимуть посадові особи Державної регуляторної служби, а штраф накладатиме суд (зміни, внесені до ст. 221, 255 КУпАП).
Стаття 189-2 КУпАП, яка передбачала відповідальність за порушення правил виготовлення та порядку обліку і зберігання печаток та штампів, а також виготовлення, ввезення, реалізації та використання самонабірних печаток, вилучена.
Щодо судів, то згідно з ЦПКУ, ГПКУ та КАСУ в частині вимог до оформлення довіреностей представникам органу, підприємства, установи, організації, — тепер такі документи видаються лише за підписом керівника або іншої уповноваженої на те законом, положенням, статутом особи без печатки.
Наступний крок — реакція бізнесу
На початку статті ми звернули увагу на те, що у 2014 році Законом №1206 ГКУ було доповнено статтею 58-1, яка говорила про можливість мати печатки без будь-яких дозвільних документів. Коментованим Законом №1982 положення цієї статті викладені в новій редакції та свідчать про таке:
1. Про юридичні наслідки.
Як і протягом останніх трьох років, госпсуб'єкт і надалі не позбавлений права вибору — він може мати печатки або відмовитися від них уже під час здійснення госпдіяльності. Причому це можна зробити відразу при створенні юрособи, зазначивши про це у статуті. Хоча наразі, з 19.07.2017 р., ми не бачимо потреби взагалі згадувати про це у правовстановлюючих документах при створенні юрособи. Адже використання госпсуб'єктом печатки визнано необов'язковим за законом, а наявність чи відсутність відбитка печатки госпсуб'єкта на документі не створює юридичних наслідків (ч. 1, 3 ст. 58-1 ГКУ).
2. Про печатку як необов'язковий реквізит документа.
Коментованими змінами визнано, що відбиток печатки не може бути обов'язковим реквізитом будь-якого документа, що його госпсуб'єкт подає до органу державної влади або органу місцевого самоврядування (ч. 2 ст. 58-1 ГКУ). У цій частині слід звернути увагу на те, що попередній Закон №1206 був покликаний боротися насамперед із рейдерськими схемами через ризик підробки як підписів на документах, так і відбитка печатки. Але бізнес сприйняв нововведення доволі песимістично, і деякі підприємства почали використовувати спеціальні бланки з кількома ступенями захисту. Втім, незважаючи на те що ступені захисту бланка підприємства й ускладнюють підробку, враховуючи сьогоднішній рівень технічного прогресу, особливо сподіватися навіть на такі заходи не варто.
Слід також нагадати, що в господарських відносинах відбиток печатки часто помилково сприймається як доказ наявності повноважень в особи, яка підписала документ.
А суди вважають, що наявність печатки на спірному договорі є свідченням скріплення не підпису особи, а самого документа (постанова ВГСУ від 01.11.2011 р. у справі №21/235-09). Тож коментований Закон №1982 має вирішити і цей спірний момент.
3. Про засвідчення копій документів.
Копія документа, що її госпсуб'єкт подає до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого госпсуб'єкта або особистий підпис фізособи-підприємця. Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не має права вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом (ч. 2 ст. 58-1 ГКУ).
У контексті наведеного варто нагадати, що вимоги до засвідчення копій документів наведені у п. 5.27 Національного стандарту України Державної уніфікованої системи документації, Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. №55. Чинний від 01.09.2003 р.
Так, позначку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче підпису (див. зразок).
Зразок
До речі, цей стандарт (ДСТУ 4163-2003) поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі — документи) — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
— органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
— підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі — організацій).
I головне — що робити бізнесу? Якщо розглядати коментовані нами зміни як остаточне скасування печаток, то підприємства, які з 2014 року і до сьогодні не відмовилися від печаток, можуть від них відмовитися або і надалі їх використовувати.
На нашу думку, як у 2014 році, так і сьогодні поспішати не варто. Свого часу ми писали в «ДК» №9/2017, про плани органів ДФС замінити письмовий договір про визнання електронних документів на договір приєднання. Нагадаємо, що проектом Порядку обміну електронними документами уточнено: від імені автора заяву про приєднання має підписати особа, яка відповідно до Єдиного реєстру юросіб є керівником, ЕЦП якого є першим підписом, а електронна печатка — другим. На нашу думку, варто дочекатися прийняття цього документа, адже тоді відразу можна буде внести зміни до Договору про ЕЦП та відмовитися від печатки і підписати електронний договір приєднання. Тим більше що коментований Закон №1982 набирає чинності лише з 19.07.2017 р. — доти доля цього електронного договору може бути вже вирішена.
Не варто бігти та вносити зміни до статуту — якщо відсутність чи наявність печатки не має юридичних наслідків, то умови статуту про використання печатки підприємством не змінюють та не скасовують вимог закону.
Песимізм автора
Незважаючи на всі вищенаведені позитивні риси коментованого Закону, зроблено для скасування печаток та запобігання зайвому бюрократизму і рейдерству аж ніяк не все.
Скажімо, відсутність юридичних наслідків наявності чи відсутності печатки на документі ще не мінімізує ризиків шахрайства та не рятує від підробок документів. Адже кримінальна відповідальність (ст. 358 ККУ) за підроблення документів, бланків, збут чи використання підроблених документів навряд чи когось сильно злякає — цей злочин карається штрафом до 1700 грн, або арештом до шести місяців, або обмеженням волі на строк до двох років. Аналогічне покарання встановлено й у разі використання завідомо підроблених документів.
У цій частині наші законотворці не подбали про значне посилення кримінального покарання за такі злочини.
До того ж, на нашу думку, це лише другий, проте не останній етап скасування печаток для бізнесу — ані в Законі №1206, ані в Законі №1982 взагалі не згадується про Податковий кодекс України. Наприклад, відповідно до приписів п. 85.4 ПКУ, під час перевірок посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином засвідчені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). Аналогічні вимоги наведені й у пп. 20.1.2, п. 44.7, 85.8 ПКУ.
Враховуючи семирічну практику фіскального підходу до застосування норм ПКУ податківцями, спорів щодо цього не уникнути. I роботи ні для бухгалтерів, ні для керівників не поменшає з набранням чинності коментованим Законом №1982.
Щоправда, є й позитивні моменти.
Скажімо, якщо говорити про подання платниками податків скарг до органів ДФС, то вимоги щодо печатки у розділі IV Порядку оформлення і подання скарг платниками податків та їх розгляду контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 21.10.2015 р. №916, не передбачено. Але якщо скаргу підписує не керівник, то довіреність оформляється відповідно до вимог чинного законодавства. Вимоги до форми довіреності від імені юрособи печатки не передбачають (ст. 246 ЦКУ зі змінами, внесеними Законом №1206).
Податкові повідомлення-рішення, запити, направлення, накази на перевірку, інші документи, які видаватимуться органами ДФС, мають обов'язково містити печатку. Хоча це питання наразі також відкрите, адже вислів «використання суб'єктом господарювання печатки не є обов'язковим» стосується й державних органів (за визначенням терміна «суб'єкт господарювання» у ст. 55 ГКУ).
Тому, враховуючи наш доволі короткий огляд змін, що вносяться Законом №1982, та його наслідків, все вказує на те, що процес скасування печаток ще триває.
Якщо госпсуб'єкт відмовляється від печаток...
Нагадаємо, що у листі від 14.08.2014 р. №6820-0-4-14/8.1 Мін'юст наголошує: оскільки «...підприємство самостійно визначає порядок організації своєї діяльності, при вирішенні питання подальшого використання печаток, на нашу думку, слід керуватися статутом, що є основним документом, який регулює діяльність юридичної особи, а також внутрішніми документами юридичної особи, що відповідно до компетенції прийняті органами управління юридичної особи».
Насправді на практиці статути не містять порядку знищення печаток та штампів. Це пов'язано з тим, що свого часу, точніше, до 2011 року, виготовленням та знищенням печаток займались органи МВС.
На сьогодні підприємство у разі прийняття такого рішення має самостійно вирішити, в якому порядку знищувати печатки. I тоді, звісно, слід виходити з положень статуту, але в частині прийняття такого рішення засновниками (власником) підприємства. Логіка тут проста — статут у чинній редакції затверджувався засновниками (власником), тож якщо вони прийняли рішення використовувати печатки, то саме вони й мають право від них відмовитися.
Як бути підприємцям?
Iз юрособами все більш-менш зрозуміло. Щодо фізосіб-підприємців — тут питання відкрите. На нашу думку, фізособи-підприємці можуть здати печатки в майстерню, де їх замовляють, з отриманням акта (іншого документа) про їх знищення.
Отже, на нашу думку, слід вчинити так:
1) протоколом загальних зборів (після 19.07.2017 р.) визначити: оскільки чинне законодавство при створенні документів фінансово-господарської діяльності не визнає обов'язковості використання печаток, засновники вирішили відмовитися від печатки підприємства;
2) у протоколі визначити порядок відмови від печатки або покласти це на відповідальну особу, скажімо керівника. Адже саме він відповідає за ведення госпдіяльності підприємства;
3) на виконання протоколу засновників керівник може винести наказ про знищення печатки та за аналогією з колишнім порядком знищення печаток органами МВС визначити склад комісії, яка й має скласти акт про знищення печатки з її відбитком.
Нормативна база
- Закон №1206 — Закон України від 15.04.2014 р. №1206-VII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу».
- Закон №1982 — Закон України від 23.03.2017 р. №1982-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами — підприємцями» (чинний з 19.07.2017 р.).
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»