Нещодавні зміни в законодавстві з 08.05.2017 р.1 зобов'язують багатьох СГ проводити розрахункові операції через РРО у разі реалізації товарів за готівку або із застосуванням банківської платіжної картки. Отже, якщо за родом діяльності треба придбати і зареєструвати касовий апарат, — ця стаття саме для вас.
Хто зобов'язаний використовувати РРО
Відповідно до Закону про РРО, при здійсненні готівкових розрахунків, а також розрахунків у безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) використовувати реєстратор розрахункових операцій зобов'язані:
— СГ сфери торгівлі та громадського харчування;
— СГ при наданні послуг;
— платники ЄП 2-ї та 3-ї групи — фізособи, обсяг доходу яких протягом календарного року перевищує 1 млн грн (до уваги береться вся сума доходу відповідно до ст. 292 ПКУ, в т. ч. готівковий та безготівковий дохід);
— платники ЄП усіх груп, які здійснюють реалізацію технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту відповідно до Переліку №231;
— виробники технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту відповідно до Переліку №2312;
1 Тобто поява Переліку №231. У своїх консультаціях Державна регуляторна служба орієнтує на набрання чинності Переліком з 7 травня, з огляду на це радимо все-таки орієнтуватися саме на 7 травня, додатково див. «ДК» №17-18/2017.
2 Наприклад, українські виробники теплових насосів — 8418 61 00 00 (код згідно з УКТЗЕД) або виробники зволожувачів, очищувачів повітря (електричних) — 8421 39 20 00 (код згідно з УКТЗЕД) у разі готівкового продажу (ст. 9 Закону про РРО).
— комерційні агенти банків з приймання готівки для подальшого її переказу.
Зверніть увагу: ст. 9 Закону про РРО передбачено низку операцій, коли при виконанні певних вимог можна здійснювати реалізацію без РРО. Також без РРО можна обійтися, якщо СГ отримуватиме оплату виключно у безготівковій формі, зокрема шляхом унесення покупцями готівки на поточний рахунок через касу банку, — тоді РРО застосовувати не треба і штрафи за його відсутність не накладатимуться.
У решті випадків, коли РРО необхідно застосовувати, накладається штраф за його незастосування. Згідно з п. 1 ст. 17 Закону про РРО, у разі встановлення протягом календарного року під час перевірки факту непроведення розрахункових операцій через РРО з фіскальним режимом роботи (пам'ять про обсяг розрахункових операцій неможливо змінити або знищити без пошкодження самого пристрою) розмір штрафних санкцій становить:
— за порушення, вчинене вперше, — 1 грн;
— за кожне наступне вчинене порушення — 100% вартості проданих із порушеннями товарів (послуг).
Пункт 1 ст. 17 Закону про РРО встановлює й інші види порушень, які можуть повторюватися. Враховуючи підхід податківців, викладений у листі ДФСУ від 31.07.2014 р. №862/7/99-99-22-06-03-17/34, оскільки продаж товару без застосування РРО не є триваючим порушенням і невидача касового чека під час кожного продажу товару визнається окремим порушенням, то кожне наступне незастосування РРО при продажу товарів (наданні послуг) є окремим порушенням. Тож щоразу, коли СГ повинен був застосувати РРО, але цього не зробив, це вважається окремим порушенням.
Застосовувати треба ті РРО, що включені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій, із додержанням установленого порядку їх застосування. З 20 квітня 2017 року діє оновлений Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом ДФСУ від 20.04.2017 р. №275. Для того щоб визначити й обрати в Реєстрі РРО потрібний касовий апарат, може знадобитися кваліфікована допомога. Тож рекомендуємо звернутися до центру сервісного обслуговування (далі — ЦСО) й отримати необхідну інформацію. ЦСО надає послуги щодо введення в експлуатацію, технічного обслуговування, гарантійного, післягарантійного ремонту РРО. Як наслідок, СГ треба укласти угоду про технічне обслуговування РРО з обраним ЦСО.
Як придбати касовий апарат
Якщо СГ зобов'язаний використовувати касовий апарат відповідно до вимог Закону про РРО, дозволяється застосовувати лише ті, в яких реалізовано фіскальні функції і які призначені для реєстрації розрахункових операцій. Саме тому касові апарати, які пройшли реєстрацію в податкових органах, про що свідчить присвоєння реєстратору власного номера, отримали назву «реєстратор розрахункових операцій» — див. визначення РРО у ст. 2 Закону про РРО.
Персоналізація РРО
Персоналізація РРО — процедура, під час якої на підставі даних щодо індивідуального податкового номера платника ПДВ або податкового номера (якщо СГ не зареєстрований платником податку), фіскального номера РРО, заводського номера РРО, ідентифікаційного номера РРО або ідентифікаційного номера модема (у разі застосування зовнішнього модема) та ідентифікаційного номера спеціалізованого пристрою, призначеного для реалізації функцій захисту інформації від модифікації та перегляду, відбувається ідентифікація РРО в системі обліку даних касового апарата в ДФС.
Реєстрація РРО врегульована Порядком реєстрації РРО, що поширюється на всіх СГ, їх господарські одиниці та представників (уповноважених осіб) суб'єктів господарювання, які використовують РРО для здійснення розрахункових операцій у готівковій та/або безготівковій формі. Реєстрація РРО здійснюється в контролюючому органі за основним місцем обліку СГ як платника податків. РРО за місцезнаходженням відокремлених підрозділів та господарських одиниць юрособи реєструються за кодом ЄДРПОУ юридичної особи. У цьому разі за місцем реєстрації РРО до реєстраційного посвідчення податківці вносять записи щодо назви та адреси господарської одиниці, де використовується РРО, а також найменування контролюючого органу за адресою такої господарської одиниці та дати початку обліку РРО у цьому органі (п. 15 глави 2 розд. II Порядку реєстрації РРО). Адреса господарської одиниці — адреса, зазначена в документі на право власності або користування господарською одиницею, договорі оренди (п. 3 розд. I Порядку реєстрації РРО).
Отже, перед використанням РРО слід:
1) укласти договір на сервісне обслуговування з ЦСО й опломбування РРО;
2) подати пакет документів для реєстрації РРО, що перелічені в п. 4 глави 2 розд. II Порядку реєстрації РРО;
Пакет документів для реєстрації РРО:
— реєстраційна заява за формою №1-РРО (додаток 1 до Порядку реєстрації РРО);
— копія документа, що підтверджує факт купівлі або безоплатного отримання РРО у власність, іншого документа, що підтверджує право власності або користування РРО;
— копія документа на право власності або іншого документа, що дає право на розміщення господарської одиниці, де буде використовуватися РРО;
— копія паспорта (формуляра) РРО та копія паспорта модема (у разі застосування зовнішнього модема);
— копія договору суб'єкта господарювання з ЦСО про технічне обслуговування та ремонт РРО.
3) отримати в податковому органі довідку про резервування фіскального номера РРО;
4) підключити РРО до системи зберігання та збору даних ДФС, опломбувати РРО та ввести його в експлуатацію (це робить представник ЦСО);
5) отримати в територіальному органі фіскальної служби реєстраційне посвідчення РРО.
Документи можна подавати як у паперовому, так і в електронному вигляді. Якщо документи подаються в паперовому вигляді, особа пред'являє оригінали відповідних документів. Копії документів засвідчуються підписом керівника СГ або особистим підписом фізичної особи — підприємця. Оригінали документів, крім реєстраційної заяви, повертаються СГ, копії залишаються в контролюючому органі.
Під час подання реєстраційної заяви в електронному вигляді оригінали таких документів пред'являються контролюючому органу пізніше — разом із довідкою ЦСО про опломбування РРО та актом введення в експлуатацію. Але під час подання реєстраційної заяви про реєстрацію РРО потрібно додати скановані копії документів. А також у разі подання заяви в електронному вигляді зазначити спосіб отримання документів: довідки про резервування фіскального номера РРО та копії реєстраційного посвідчення (в електронному вигляді на електронну пошту, адресу якої зазначено в заяві, або безпосередньо в контролюючому органі).
Отримання довідки про резервування фіскального номера РРО. У разі відсутності підстав для відмови в реєстрації РРО (причини відмови зазначені у п. 8 глави 2 розд. II Порядку реєстрації РРО) протягом 2 р. д. резервується фіскальний номер РРО, і СГ отримує довідку про резервування фіскального номера РРО (форма №2-РРО, додаток 2). Тепер важливо не зволікати, тому що довідка про резервування фіскального номера РРО дійсна протягом 5 р. д. з дати її видачі або надсилання на адресу електронної пошти СГ. Якщо в цей період СГ не надасть до ДПI довідку про опломбування РРО та акт введення в експлуатацію (ці документи видає ЦСО), довідка про резервування фіскального номера вважається недійсною. У разі одночасної реєстрації кількох РРО може видаватись одна довідка, в якій будуть зазначені фіскальні номери для всіх РРО.
Опломбування РРО. Протягом 5 р. д. з дати видачі довідки про резервування фіскального номера СГ повинен забезпечити: занесення фіскального номера до фіскальної пам'яті РРО, персоналізацію та опломбування РРО в ЦСО. Всі роботи з введення РРО в експлуатацію ЦСО виконує у строк, що не перевищує трьох діб від дати інформування СГ щодо отримання довідки згідно з Порядком опломбування РРО1.
Введення РРО в експлуатацію означає введення обов'язкових реквізитів чека, фіскального номера користувача (фіскальний номер РРО, на кожному чеку друкуються великі літери «ФН» та цей номер), персоналізацію РРО та переведення РРО у фіскальний режим роботи. Після персоналізації РРО перед його реєстрацією в податковому органі ЦСО опломбовує РРО. Переведення РРО у фіскальний режим роботи ЦСО підтверджує довідкою про опломбування РРО (форма №1-ЦСО, додаток 1 до Порядку опломбування РРО). Довідка, а також акт введення РРО в експлуатацію складаються у трьох примірниках, перший з яких надається СГ, другий передається до контролюючого органу, яким зареєстровано РРО, третій залишається в ЦСО.
Отримання реєстраційного посвідчення. До закінчення терміну дії довідки СГ повинен за місцем реєстрації РРО надати копію довідки про опломбування РРО та акт введення в експлуатацію РРО. Не пізніше наступного робочого дня посадова особа ДПI реєструє РРО шляхом унесення даних до інформаційної системи ДФС та надає СГ реєстраційне посвідчення РРО (за формою №3-РРО (додаток 3 до Порядку реєстрації РРО). На цьому процедура реєстрації РРО вважається завершеною1.
Останнім етапом перед початком використання РРО є реєстрація книги ОРО, яка реєструється на кожен РРО (відповідно до розділу II Порядку реєстрації КОРО). Це прошнурована, послідовно пронумерована книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг). Титульна сторінка книги має містити дані про СГ, кількість аркушів, номер установленого засобу контролю та дані про РРО (модифікація, заводський і фіскальний номери, версія програмного забезпечення). Перед початком використання книги ОРО на її титульній сторінці слід зазначити дату початку використання.
Під час реєстрації книги в ДПI їй присвоюється фіскальний номер, який складається з фіскального номера РРО та літери «р». Перша книга на РРО реєструється одночасно з реєстрацією РРО. Для реєстрації першої та наступних КОРО слід подати реєстраційну заяву затвердженої форми (форма №1-КОРО, додаток 3 до Порядку реєстрації КОРО), копію документа на право власності або іншого документа, що дає право на розміщення господарської одиниці, де використовуватиметься книга ОРО (також пред'являється оригінал документа), та саму книгу ОРО. Датою реєстрації першої книги ОРО на РРО є дата реєстрації РРО. Порядок ведення книг ОРО передбачено підрозділом 4 розділу II Порядку реєстрації КОРО.
Практика роботи з РРО
Порядок проведення розрахунків із застосуванням РРО та обов'язки СГ установлено ст. 3 Закону про РРО, основні з яких:
1) усі розрахункові операції проводяться через РРО2;
2) покупцю, який отримує або повертає товар (послугу)3, в обов'язковому порядку видається розрахунковий документ — касовий чек на повну суму проведеної операції;
3) щодня друкуються на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг) фіскальні звітні чеки — Z-звіт у разі здійснення розрахункових операцій. Z-звіт містить дані всіх X-звітів, що були зроблені протягом зміни, під час друкування якого інформація про обсяг виконаних розрахункових операцій заноситься до фіскальної пам'яті. X-звіт містить інформацію про денні підсумки розрахункових операцій (такий звіт друкується для самоперевірки, адже потрібно дотримуватися відповідності сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті). Формується X-звіт без обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам'яті;
4) проводяться розрахункові операції через РРО з використанням режиму попереднього програмування найменування, цін товарів (послуг) та обліку їх кількості (програмування здійснюють ЦСО);
5) підклеюються фіскальні звітні чеки — Z-звіт до відповідних сторінок книги ОРО;
6) подається до ДПI звітність (Звіт про використання реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій за формою № зВР-1)4 не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця у разі, якщо не передбачено подання дротовими або бездротовими каналами зв'язку електронних копій розрахункових документів і фіскальних звітних чеків.
1 Для інформування суб'єктів господарювання ДФС щодекади оприлюднює на своєму веб-сайті дані щодо фіскальних номерів РРО із зазначенням найменування суб'єкта господарювання, дати реєстрації РРО.
2 Додатково див. статтю «Оплата карткою», «ДК» №15/2017.
3 Додатково див. статтю «Повернення коштів за товар із використанням РРО», «ДК» №31/2016.
4 При поданні звітності одночасно надавати книги ОРО не треба, порядок подання звітності встановлено наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. №13 «Порядок подання звітності, пов'язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)».
Проте якщо СГ не зобов'язаний подавати Звіт, це не звільняє його від щоденного друкування та зберігання фіскальних звітних чеків — Z-звітів.
Насамкінець маленькі ремарки. Підприємства, відповідно до п. 2.13 Положення №637, які здійснюють розрахунки зі споживачами за готівку, зобов'язані забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі решти. Але внесення розмінної монети не повинно призвести до невідповідності сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків. Розмінну монету не можна просто внести до скриньки РРО без виконання відповідної операції. Тому сума коштів, яка зазначена в денному звіті (X-звіт), повинна відповідати фактичній сумі коштів на місці проведення розрахунків (водночас це штрафонебезпечна ситуація). Якщо внесення готівки не пов'язане з проведенням розрахункових операцій, таке внесення (для видачі решти) слід реєструвати через РРО з використанням операції «службове внесення». Крім того, операцію «службове внесення» використовують для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту. X-звіт додатково містить такі дані, як суми готівки за операціями «службове внесення».
Якщо РРО в автоматичному режимі переносить (відображає) залишок коштів з кінця робочої зміни дня на початок робочої зміни дня, операцію «службове внесення» повторювати не треба (щоб не задвоїти суму внесення).
Якщо СГ припустився помилки, її слід виправити до закінчення робочого дня (механізму виправлення помилково проведеної через РРО суми наступного дня не передбачено). Порядок виправлення помилок передбачено у п. 7 та 8 розділу III Порядку реєстрації РРО. Скасовують помилково проведену через РРО суму шляхом реєстрації від'ємної суми.
Якщо алгоритм роботи РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам'яті від'ємних сум розрахунків, дозволяється реєструвати скасування помилкової суми за допомогою операції «службова видача». Увага: забороняється реєструвати через РРО від'ємні суми з використанням операції «сторно».
У надрукованому чеку в разі скасування операції перед скасованою сумою може друкуватися знак «-» (мінус).
Після того як помилка буде виправлена, необхідно скласти акт про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку, де зазначити дані про помилкову суму і реквізити розрахункового документа. Цей акт передається до бухгалтерії і зберігається протягом трьох років. У разі відсутності у СГ бухгалтерії акт підклеюють до останньої сторінки книги ОРО. При скасуванні помилково проведеної через РРО розрахункової операції така сума в графах 5 — 8 книги не відображається.
Нормативна база
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Перелік №231 — Перелік груп технічно складних побутових товарів, які підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) або гарантійній заміні, в цілях застосування реєстраторів розрахункових операцій, затверджений постановою КМУ від 16.03.2017 р. №231.
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
- Порядок №13 — Порядок подання звітності, пов'язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), затверджений наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. №13.
- Порядок опломбування РРО — Порядок опломбування реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.
- Порядок реєстрації РРО — Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.
- Порядок реєстрації КОРО — Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»