Директор підприємства розрахувався готівкою (4000 грн) за кур'єрські послуги (пересилання продукції за кордон). Від кур'єра (фізособа-підприємець) отримано: акт, корінець від прибуткового ордера про отримання коштів та копію виписки про реєстрацію підприємця.
Як провести в обліку цю операцію (є право на збутові витрати)? Чи маємо ми право проводити авансовий звіт на таку немаленьку суму готівкою?
Зауважимо: фізособа, яка придбаває товари (роботи, послуги) за готівку на користь підприємства, діє як представник цього підприємства. Саме від цього слід відштовхуватись далі.
Готівкові розрахунки
Під час готівкових розрахунків особам, які здійснюють таку операцію, слід враховувати норми п. 2.3 Положення №637 та п. 1 Постанови №210.
Підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум, установлених Постановою №210 (додатково про обмеження готівкових розрахунків, зокрема про відповідальність, див. «ДК» №10/2017). Слід врахувати, що директор підприємства, який придбаває послуги за готівку (навіть за власні кошти), діє від імені підприємства. Отже, слід дотримуватися граничної суми розрахунків саме між підприємствами (підприємцями)1, додатково див. лист НБУ від 21.06.2016 р. №50-0004/51974.
1 До речі, документи на послуги має бути виписано на ім'я підприємства.
Гранична сума розрахунків готівкою між підприємствами (підприємцями) протягом одного дня становить 10000 грн. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується. Це означає, що підприємство може здійснити кілька готівкових операцій на загальну суму, яка є більшою за 10000 грн, проте сума розрахунків із кожним окремим підприємством (підприємцем) не може перевищувати 10000 грн. Платежі понад установлені граничні суми проводяться виключно шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок.
Висновок: директор підприємства має право розрахуватися готівкою у сумі 4000 грн за кур'єрські послуги. Це не буде порушенням навіть у разі розрахунків за власні готівкові кошти з подальшим відшкодуванням витраченої готівки (додатково див. ст. 1159 та 1160 ЦКУ).
Видача готівки
Видача готівкових коштів під звіт на виробничі (господарські) потреби дозволяється на строк не більше 2 р. д., уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт (п. 2.11 Положення №637). Якщо кошти не використано у цей період, їх слід повернути до каси підприємства.
Зверніть увагу!
Якщо працівник, отримавши гроші з каси підприємства, не зміг виконати доручення підприємства з якихось об'єктивних причин, то Звіт подавати не треба. Адже факту використання коштів немає, отже, немає і підстав для звітування. У цьому разі фізособа не пізніше наступного дня просто повертає отриману готівку до каси підприємства.
Уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися. Готівка оприбутковується на підставі прибуткових касових ордерів та відображення у касовій книзі. I, на наш погляд, саме оформлення прибуткового касового ордера у цьому випадку (із зазначенням у реквізиті «Підстава», що повертаються невитрачені кошти, видані на господарські потреби) є звітуванням за одержані під звіт та не витрачені готівкові кошти.
Видавати готівку під звіт дозволяється за умови звітування працівником за раніше отримані під звіт суми. Але, згідно з Указом №436, за видачу готівкових коштів без повного звітування щодо раніше виданих коштів під час перевірки застосовується санкція у розмірі 25% виданих під звіт сум.
Касові операції оформляють касовими ордерами. Видають готівку з кас за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до Положення №637). Приймають готівку в разі наявності залишку після виконання доручення — за прибутковими касовими ордерами (додаток 2 до Положення №637). Такі операції відображають у касовій книзі підприємства (додаток 5 до Положення №637). Записи у книзі проводять за кожним касовим ордером у день надходження та видачі готівки.
Ліміт каси
Коли підприємство має справу з готівкою, слід особливу увагу звернути на встановлений ліміт каси. Увага: якщо підприємство ліміт каси не встановило, то ліміт каси вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана підприємством до банку для зарахування на поточний рахунок, вважається понадлімітною.
Часом трапляється, що працівник здійснює розрахунки за дорученням підприємства власним коштом. Зрозуміло, що в цьому разі у підприємства виникає кредиторська заборгованість перед фізособою.
У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) він звітує за витрачені кошти у визначеному законодавством порядку з пред'явленням при цьому документів (товарних або касових чеків тощо), що підтверджують здійснені витрати. Підтвердженням того, що підприємство приймає витрати, здійснені працівником, як такі, що були здійснені за його дорученням і з його згоди, є затверджений Звіт про використання коштів. Адже працівник, який придбаває для підприємства та від його імені товари (послуги, роботи), діє за дорученням цього підприємства.
Відповідно до ст. 1007 ЦКУ, якщо працівник підприємства на підставі доручення придбаває у власність підприємства товари (послуги, роботи) за власні готівкові кошти з оформленням відповідних документів від імені підприємства, то підприємство зобов'язане відшкодувати працівникові витрачені ним власні кошти. Тому для відшкодування понесених працівником витрат останній подає до бухгалтерії Звіт із підтвердними документами. Порядку та строків відшкодування цих коштів законодавство не містить. До таких вимог застосовуватиметься загальний строк позовної давності — три роки.
Дата, зазначена у документах (товарних або касових чеках тощо), є датою відображення таких сум у бухобліку. Як наслідок, бухгалтерія підприємства повинна отримати документи й оформити операцію в обліку.
Висновок: у будь-якому разі оплату кур'єрських послуг слід оформити Звітом про використання коштів (форму затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841).
Оформлення авансового звіту
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує виконання доручення підприємства (пп. 170.9.2 ПКУ).
За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання Звіту.
Якщо за видані кошти під звіт не відзвітувати у зазначений термін або якщо працівник не повернув залишок готівки, підприємство зобов'язане оподаткувати такі суми ПДФО та військовим збором. У цьому разі такі суми вважаються надміру витраченими коштами.
Зверніть увагу: згідно з п. 164.5 ПКУ, база оподаткування для ПДФО визначається із застосуванням коефіцієнта (у 2017 році це 1,219512). А військовий збір утримується зі своєчасно не повернутої суми коштів, яка на коефіцієнт не збільшується.
Документальне оформлення
Iз умов запитання стає зрозумілим, що кур'єр-підприємець неправильно оформив готівкову операцію. Згідно з п. 4.2 Положення №637, підприємці касової книги не ведуть, відповідно, не оформляють касових ордерів (додатково див. лист НБУ від 16.04.2015 р. №50-01015/25464).
А це означає, що підтвердити отримання готівки корінцем від прибуткового ордера не можна. У цьому разі отримана готівка повинна підтверджуватися розрахунковим документом, касовим чеком (якщо підприємець застосовує РРО) або товарним чеком (імовірно, що платник ЄП не застосовує РРО). Підтверджувати факт надання послуг при цьому будуть акт наданих кур'єрських послуг (а також квитанція про експрес-відправлення, в якій зазначаються підприємство-відправник та прізвище підзвітної особи) і товарний чек як розрахунковий документ.
Затвердженої форми товарного чека немає. Проте оскільки такий документ виконує функцію підтвердного і в світлі Закону про РРО є розрахунковим, слід дотримуватися наявності обов'язкових реквізитів. На практиці під час перевірок податкові органи звертають увагу на їх наявність (додатково див. лист ДПАУ від 27.04.2011 р. №7966/6/23-7015/515, «ДК» №28/2011). Але оскільки типової форми цього документа не затверджено, то немає й документа, який визначав би перелік його обов'язкових реквізитів. Тому в цьому разі слід дотримуватися переліку реквізитів касового чека, наведеного у п. 2 розділу II Положення №13.
Для уникнення функцій податкового агента1 при виплаті коштів фізособі підприємство повинне отримати підтвердження статусу особи як підприємця. Достатньо отримати копію документа, що підтверджує державну реєстрацію кур'єра як суб'єкта підприємницької діяльності.
1 Визначення терміна «податковий агент» наведено у пп. 14.1.180 ПКУ. Пам'ятайте: на погляд ДФСУ, виплати підприємцям слід відображати у формі №1ДФ з ознакою доходу «157».
За пп. 165.1.36 ПКУ, дохід підприємця, з якого сплачується єдиний податок за спрощеною системою оподаткування, не є оподатковуваним ПДФО та військовим збором доходом. Тому підприємству слід переконатися, що фізособа, з якою відбуваються розрахунки, має статус підприємця. Тут може допомогти інформація з реєстрів платників ЄП, яку можна отримати на офіційному сайті ДФСУ (електронний кабінет платника). Хоча у нормах ПКУ такий варіант не згадується, проте на практиці вимагають копію витягу з реєстру платників ЄП або копію виписки з ЄДР.
Якщо операція з придбання кур'єрських послуг підтверджена документально й отримані послуги пов'язані з господарською діяльністю підприємства, ніщо не забороняє відобразити витрачені суми у складі витрат. Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені (п. 7 П(С)БО 16). Витрати на транспортування продукції (товарів) є витратами на збут. Тож у періоді затвердження Звіту, який підтверджуватиметься первинними документами, у підприємства виникає право на витрати (роблять проведення Д-т 93 К-т 372).
Висновок: за належного документального оформлення операція відображається у витратах підприємства.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №13 — Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. №13.
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління Національного банку України від 15.12.2004 р. №637.
- Постанова №210 — Постанова НБУ від 06.06.2013 р. №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою».
- П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 31.12.99 р. №318.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»