Відрядження та аванс — взаємопов'язані речі. Що слід розуміти під словом «аванс», чи роботодавець обов'язково мусить його видавати, якщо так, то як його розрахувати, як, у якій валюті і коли видавати. Які особливості видачі авансу на закордонне відрядження? На усі ці та багато інших запитань відповімо далі.
Видавати аванс: обов'язково чи ні
Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, оплачується вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. Отже, відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями — це гарантія роботодавця. Але ж у ст. 121 КЗпП передбачено лише обов'язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати, а не видавати аванс на відрядження.
Водночас у ст. 13 КЗпП визначено, що в колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема гарантії, компенсації, пільги.
Відповідно до ст. 29 КЗпП, до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець, серед іншого, зобов'язаний роз'яснити працівникові його права й обов'язки та проінформувати під підпис про умови праці, а також його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах на підставі чинного законодавства та колективного договору.
Тож вважаємо, що роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника коштами на відрядження у вигляді авансу в тому разі, якщо такий обов'язок передбачено колективним чи трудовим договором, іншими розпорядчими актами підприємства (зокрема, Положенням про відрядження, і хоча законодавчої вимоги розробляти такий документ для небюджетних підприємств немає, рекомендуємо його розробити, додатково див. «ДК» №11/2017).
Утім, якщо такого обов'язку не передбачено, то в усіх інших випадках видача авансу у зв'язку зі скеруванням працівника у відрядження є правом роботодавця, а не його обов'язком1. Такої думки дотримуються і фахівці Міндоходів у листі від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (див. «ДК» №33-34/2013). Вони роз'яснюють, що працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати відповідні витрати.
1 На відміну від бюджетних підприємств, які перед скеруванням працівників у відрядження обов'язково мають видати їм аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.
Проте радимо у будь-якому разі забезпечити відрядженого працівника авансом (особливо у закордонних відрядженнях), адже працівник їде за дорученням підприємства для виконання завдань від підприємства, а не задля вирішення власних завдань. Тому підприємство має подбати про працівника і не залишити його без грошей.
Відповідальність за невидачу авансу
Яка ж відповідальність очікує на роботодавця за невидачу авансу на відрядження у разі його обов'язкової видачі? Відповідь надали фахівці Мінсоцполітики в листі від 07.11.2013 р. №998/13/155-13, де роз'яснили, що незабезпечення відрядженого працівника авансом є порушенням трудового законодавства, і винні особи згідно зі ст. 265 КЗпП несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.
У листі згадується про адмінштраф за порушення законодавства про працю в розмірі від 510 до 1700 грн відповідно до ст. 41 КУпАП. Крім цього, якщо обов'язок роботодавця з видачі авансу на відрядження ще й зафіксовано у колдоговорі/угоді, то розмір штрафу зросте від 850 до 1700 грн (ст. 41-2 КУпАП).
Разом із тим протоколи про ці правопорушення мають право складати лише уповноважені на те посадові особи органів Мінпраці (ст. 255 КУпАП), а розглядають ці справи районні суди (ст. 221 КУпАП). Відповідно до ч. 2 ст. 38 КУпАП, якщо справи про адмінпорушення є підвідомчими суду, стягнення може бути накладено не пізніш як через три місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніш як через три місяці з дня його виявлення, крім справ, зазначених у ч. 3 ст. 38 КУпАП (у випадку, що розглядається, порушення буде триваючим, якщо на момент перевірки посадовцями Мінпраці працівникові не повернуто кошти).
Отже, можна дійти висновку, що за відсутності скарги працівника ймовірність притягнення до відповідальності у межах установленого законом 3-місячного строку (з моменту вчинення) є досить невеликою.
Утім, за порушення інших вимог трудового законодавства наразі передбачено не лише адмінштраф (як було у 2013 році, коли Мінсоцполітики видало згаданий лист), а за ст. 265 КзпП є ризик накладення штрафу у розмірі 3200 грн. Роз'яснень щодо цього з боку контролюючих органів наразі немає.
Підсумуймо: вважаємо, що роботодавець зобов'язаний видати аванс на відрядження, якщо такий обов'язок передбачено колективним чи трудовим договором, іншими розпорядчими актами підприємства (у Положенні про службове відрядження або наказі про службове відрядження).
Якщо ж такого обов'язку не передбачено вищезазначеними документами, то видача авансу є правом роботодавця, а не його обов'язком. Але радимо по змозі не ігнорувати видачу авансу.
Коли аванс не видається
Аванс не видається, якщо працівник не відзвітував про використання коштів у попередньому відрядженні або за раніше отримані під звіт суми (абз. 4 п. 2.11 Положення №637). Iнакше до СГ застосовується штраф, що становить 25% виданих під звіт сум (абз. 5 ст. 1 Указу №436).
Коли видавати аванс
Чинним законодавством не встановлено, за скільки днів до початку відрядження працівнику має бути видано аванс на відрядження. Про це говорять фахівці Мінфіну у листі від 18.10.2006 р. №31-18030-07-25/21780. Тому певні строки встановлює підприємство самостійно у відповідному внутрішньому документі (Положенні про відрядження, наказі про відрядження тощо).
Але в будь-якому разі слід зважати на роз'яснення щодо цього фахівців Мінсоцполітики у листі від 07.11.2013 р. №998/13/155-13, Мінфіну в листі від 18.10.2006 р. №31-18030-07-25/21780, НБУ в листі від 08.07.2004 р. №11-113/2295-6866 — аванс видається до початку поїздки, але не раніше дати видання наказу про відрядження. Зрозуміло, що саме цей документ говорить бухгалтеру про розпорядження скерувати працівника у відрядження й обов'язок забезпечити його авансом.
Форми авансу
Аванс видається у готівковій або безготівковій формі на поточні витрати відрядженого.
Підприємство вирішує самостійно, яким чином надавати аванс (про це йдеться також у п. 4 р. I Iнструкції №59):
1) шляхом перерахування на корпоративну або особисту/зарплатну картку працівника;
Аванс через картку
Згідно з п. 2.12 Положення №637, фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.
Пам'ятайте: відряджена особа подає до бухгалтерії підприємства документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом із невитраченим залишком готівки.
Наразі у законодавстві немає норми, яка б передбачала штрафну санкцію за порушення п. 2.12 Постанови №637 в частині ненадання працівником документа про одержання готівки з поточного рахунку. Хоча подекуди при перевірках податківці намагаються застосувати штраф у розмірі 25% від виданих готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів (абз. 5 ст. 1 Указу №436).
Замість того щоб сперечатися з податківцями про повне і неповне звітування про раніше видані кошти, радимо звернутися до ЗIР, підкатегорія 109.21*, де міститься лояльне для роботодавців та працівників роз'яснення.
У разі недодання до звіту вищезазначених документів бухгалтерія повинна прийняти такий звіт від довіреної особи, а за потреби посадова особа (бухгалтер) може взяти виписку з банку про рух коштів на рахунку та зобов'язана вжити відповідних заходів щодо підтвердження факту одержання готівкових коштів з поточного рахунку підприємства.
* Відповідь на запитання: «Чи може бухгалтерія не прийняти звіт від довіреної особи про використання коштів, виданих під звіт, разом із невитраченим залишком готівки, у разі якщо така довірена особа не подала документів про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо)?».
2) шляхом видачі готівкових коштів.
Підтвердженням видачі авансу готівкою є видатковий касовий ордер, а безготівкового — банківська виписка (про це докладніше далі).
Як розрахувати й оформити видачу авансу
Як правило, сума авансу розраховується виходячи з добових за час перебування у відрядженні, вартості проїзду до місця призначення і назад та витрат з найму житлового приміщення, тобто під поняття авансу підпадають усі гарантії, перераховані у ст. 121 КЗпП. Але до таких складових за рішенням керівництва можуть додаватися й інші види витрат працівника.
Згідно з п. 6 р. I Iнструкції №59, підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат, а також із вимогами нормативно-правових актів щодо звітності про використання коштів, виданих на відрядження. Саме у такому кошторисі й розраховується аванс. Хоча Iнструкція №59 для госпрозрахункових підприємств є лише довідковою (інформаційною), радимо розраховувати суму витрат на відрядження (авансу) за допомогою такого кошторису витрат на відрядження, адже це дуже зручно. Наведемо зразок оформлення такого кошторису.
Зразок
* Розмір добових витрат кожне госпрозрахункове підприємство встановлює самостійно. Проте розмір добових, які не будуть оподатковуватися ПДФО та військовим збором, установлює ПКУ. З 01.01.2017 р. неоподатковувана згідно з п. 170.9 ПКУ сума добових для відряджень по Україні становить не більше 320 грн (0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року).
Сума, розрахована в такому кошторисі, є приблизною, а тому фактичні витрати відрядженого працівника можуть відрізняються від неї. Тому після повернення з відрядження працівник має повернути невикористаний аванс разом із поданням авансового звіту1 або роботодавець має компенсувати працівникові додатково понесені витрати, наведені у такому звіті та підтверджені документально.
Щодо оформлення видачі авансу зазначимо таке.
При видачі авансу в гривнях, та й взагалі будь-яких коштів із каси підприємства, треба керуватися п. 3.4 Положення №637 і використовувати:
— відомість на виплату грошей (додаток 1 до Положення про касові операції), якщо видаєте готівку одночасно кільком працівникам;
— видатковий касовий ордер (ф. №КО-2) на кожну виплату окремо.
Що ж до видачі авансу в інвалюті, то питання документального оформлення руху інвалюти в касі законодавством не врегульовано. Проте, згідно з листом Держкомстату від 24.11.2006 р. №04/4-6/191, з цією метою можна застосовувати бланки для гривневої готівки.
Тому отриману з банку інвалюту, поряд із національною, зберігають у касі підприємства. Для її оприбуткування підійде прибутковий касовий ордер (ф. №КО-1). Також слід не забути зареєструвати його в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. №КО-3), який ведуть окремо за кожною валютою, а також окремо за прибутковими та видатковими документами.
Видавати готівкову інвалюту працівникові, що відряджається, слід за видатковим касовим ордером (ф. №КО-2). Його також треба записати в Журнал. Якщо інвалютні кошти видають кільком працівникам, то можна оформити відомість на виплату грошей (додаток 1 до Положення про касові операції), а вже до неї виписати і ВКО.
Готівкові валютні операції треба ще й відобразити у касовій книзі (ф. №КО-4). У касовій книзі зазначають дані про операцію одночасно у валюті, а також перераховують її у гривні, скориставшись рекомендацією НБУ, викладеною у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954 (див. «ДК» №51/2006). У цьому самому листі дозволяється вести окремі касові книги для обліку інвалютної готівки, в яких відповідні суми можуть відображатися як у гривнях, так і в іноземній валюті.
Для повернутого валютного залишку правила аналогічні. Iнвалюту оприбутковують у касі за допомогою ПКО, який, своєю чергою, записують до Журналу. При передачі інвалюти з каси до банку обов'язково оформляють ВКО з його занесенням до того самого Журналу. I, звичайно, занесіть усі записи до касової книги для інвалюти.
Аванс на закордонне відрядження
Сума авансу в частині добових, які не оподатковуються ПДФО та військовим збором, з 01.01.2017 р. прив'язана до курсу євро (раніше цього не було) і має становити не більше як 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день.
Тож виходить, щоб визначити суму неоподатковуваних добових, треба:
— за кожен день закордонного відрядження визначати еквівалент у гривнях для неоподатковуваної суми 80 євро за офіційним курсом НБУ в цей день;
— якщо сума добових виявиться більшою за граничну суму в еквіваленті 80 євро, то сума перевищення включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо.
Така сама оподатковувана сума може виникнути і внаслідок іншого порядку відображення авансу на відрядження або відшкодування добових після нього в обліку (в разі видачі авансу або відшкодування у національній валюті). Наприклад, добові, видані авансом, обліковують за одним курсом (на дату його видачі), а з метою оподаткування треба брати до уваги різні курси кожного окремого дня, і під час відрядження такий курс може стати меншим. У такому разі у працівника може виникнути оподатковуваний дохід у сумі курсової різниці.
Щоб уникнути такої ситуації, треба або встановлювати розмір добових, еквівалентний до євро, у меншій сумі, або прописувати в наказі, що сума добових за кожен день закордонного відрядження встановлюється в еквіваленті у гривнях для неоподатковуваної суми 80 євро за офіційним курсом НБУ в цей день, або видавати аванс в євро.
Проте на момент написання цієї статті офіційних роз'яснень щодо застосування норм пп. 170.9.1 ПКУ стосовно добових у валюті не було оприлюднено. Тож не виключено, що податківці рекомендуватимуть робити таке порівняння в інший спосіб. Щойно такі роз'яснення з'являться, ми про це обов'язково зазначимо.
Як бачимо, в оновленому пп. 170.9.1 ПКУ нічого не сказано про обов'язок видавати аванс саме у валюті. Тож залишається дотримуватися Положення про відрядження (це ще один аргумент, для чого слід розробити цей внутрішній документ), а також можна врахувати порядок видачі авансу у закордонному відрядження згідно з Iнструкцією №59.
Згідно з п. 5 р. III Iнструкції №59 підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом):
— або в національній валюті держави, до якої відряджається працівник;
— або у вільно конвертованій валюті (долари США, євро тощо).
Iз цієї норми випливає, що видача авансу на поїздки за кордон у гривнях чинним законодавством не передбачена. Утім, як ми вище зауважили, Iнструкція №59 є обов'язковою для виконання лише бюджетниками. Для госпрозрахункових вона має лише рекомендаційний характер.
На запитання щодо правомірності видачі авансу на відрядження за кордон у валюті України фахівці Мінфіну у листі від 21.05.2014 р. №31-07250-06-29/12181 та НБУ у листі від 23.05.2007 р. №13-122/1897-5244 (відповіді базуються на нормах Iнструкції №59) відповіли: працівник, що відряджається за кордон, повинен забезпечуватися авансом згідно з наведеними в кошторисі витратами:
у гривнях — для здійснення витрат за час проїзду територією України;
в іноземній валюті — для здійснення необхідних витрат за кордоном.
З огляду на це, оскільки прямої заборони надавати аванс на закордонне відрядження лише в гривнях немає для госпрозрахункового підприємства (хоча, на нашу думку, це зменшує трудові гарантії працівника, адже в результаті йому доведеться займатися обміном гривні на іноземну валюту), вважаємо, що в якій валюті видаватиметься аванс, госпрозрахункове підприємство вирішує самостійно.
Отже, підприємство має право забезпечувати працівника гривнями для відрядження за кордон, проте особливості такої ситуації варто закріпити у Положенні про відрядження.
Готівковий аванс.
Якщо у гривнях. Якщо підприємство забезпечить працівника виключно гривневим авансом, то у разі якщо працівник за такі кошти купить валюту в Україні, можуть виникнути ризики порушення норм Декрету №15-93.
Так, згідно з п. 1 ст. 6 Декрету №15-93, юридичні особи — резиденти мають право здійснювати торгівлю іноземною валютою на території України виключно на міжбанківському валютному ринку України через уповноважені банки й інші фінансові установи, що одержали відповідну ліцензію НБУ.
Нагадаємо, що пункти обміну валют мають право здійснювати операції купівлі-продажу іноземної валюти тільки з фізособами згідно з постановою НБУ від 12.12.2002 р. №502.
Зважаючи на це, не виключено, що контролюючі органи говоритимуть про порушення норми ст. 6 Декрету №15-93, адже працівник, який є підзвітною особою, що виїжджає у відрядження, тобто є представником підприємства, яке його відряджає, для свого закордонного відрядження обмінює нацвалюту на іноземну в пункті обміну валют. Таким чином, відряджений працівник від імені підприємства обмінює валюту не в уповноважених банках, а в обміннику. Таке порушення тягне за собою фінансові санкції відповідно до п. 2 ст. 16 Декрету №15-93, а саме: штраф у сумі, еквівалентній сумі (вартості) зазначених операцій, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день їх здійснення.
Разом з тим зазначимо, що жоден нормативний акт не забороняє підзвітній особі обмінювати національну валюту за кордоном для забезпечення витрат на таке закордонне відрядження. Здійснюючи обмін валют за кордоном, працівнику бажано забезпечити наявність підтвердного документа (квитанції тощо): це б виключало здійснення працівником такого обміну на території України.
Крім цього, Iнструкція №59, а саме п. 19 р. III, передбачає можливість відсутності підтвердних документів про обмін валюти (щоправда, в Iнструкції мається на увазі вільно конвертована валюта, що видавалася). У такому разі Iнструкція радить здійснювати перерахунок витрат, понесених у відрядженні, виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним курсом, установленим НБУ на день затвердження звіту.
Відповідно, якщо документ про обмін валюти є, то відображати обміняну суму авансу все-таки доведеться за курсом валюти, зазначеним у цьому документі.
На нашу думку, аналогічний порядок можна використати і для госпрозрахункових підприємств. Проте радимо закріпити у Положенні про відрядження норми щодо видачі авансу в гривнях для відрядження за кордон, а саме норми щодо обміну таких гривень у валюту країни, до якої відряджено працівника, за наявності підтвердних документів про обмін валюти, повернення невикористаної суми авансу, інші особливості. Адже Iнструкція №59 для небюджетних підприємств має рекомендаційний характер.
Таким чином, на думку автора, якщо працівник має підтвердні документи про обмін гривні за кордоном (квитанції тощо), то для обліку таких коштів слід використовувати курс валюти, зазначений у таких документах на дату їх складання; якщо ж документів про обмін немає (а це ризиковано в розрізі виконання норм Декрету №15-93), — слід використовувати курс на дату затвердження авансового звіту. Докладніше про особливості перерахунку валютних курсів далі.
Якщо в інвалюті. Якщо роботодавець вирішить видати готівковий аванс в іноземній валюті, то йому доведеться дотримуватись умов, установлених Правилами №200. Згідно з п. 2.1 Правил №200, резиденти-юрособи та фізособи-підприємці й іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном).
Зверніть увагу!
Отримання підзвітними особами готівки в іноземній валюті на відрядження безпосередньо в установі банку, минаючи касу юридичної особи, не передбачено чинним законодавством (ЗIР, підкатегорія 109.19*).
* Відповідь на запитання: «Чи може підзвітна особа отримувати готівку в іноземній валюті на відрядження безпосередньо в установі банку, минаючи касу ЮО?».
При цьому під витратами на відрядження працівників за кордон п. 1.3 Правил №200 розуміє оплату дозволів на в'їзд (віз), добових, витрат, пов'язаних із найманням житлового приміщення, транспортних та інших витрат за кордоном.
Для того щоб отримати з уповноваженого банку готівку в іноземній валюті на відрядження, згідно з п. 2.2 Правил №200, роботодавець надає банку:
— заяву на видачу готівки (форма якої затверджена додатком 10 до Iнструкції про касові операції);
— довіреність представнику на отримання готівки;
— лист-розрахунок, який містить прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон, та розрахунок витрат у довільній формі.
Або ж, щоб забезпечити готівковим авансом в інвалюті, підприємство самостійно придбаває валюту на міжбанку для видачі відрядженому працівнику згідно з п. 1 ст. 6 Декрету №15-93 (наприклад, у ситуації, коли підприємство не має валютного рахунку).
Проте якою б не була сума очікуваних витрат у відрядженні, слід враховувати, що за п. 2.4 Правил №200 одному працівникові може бути видано іноземну валюту готівкою на загальну суму, що не перевищує норм вивезення іноземної валюти через митний кордон України чинним законодавством. Згідно з п. 2 гл. 2 Iнструкції №148, фізособа-резидент має право вивозити за межі України готівку в сумі, що перевищує в еквіваленті 10000 євро, за умови письмового декларування митному органу в повному обсязі та за наявності документів, що підтверджують зняття готівки з рахунків у банках (фінансових установах), виключно на ту суму, що перевищує в еквіваленті 10000 євро. Строк дії таких документів — 30 календарних днів починаючи з дня видачі.
Спинимося на ще одному нюансі. Наприклад, працівник повернувся із закордонного відрядження, де, згідно з поданим авансовим звітом, поніс витрати в сумі, яка перевищує отриманий ним аванс. У якій валюті працівник має право отримати від роботодавця відшкодування понесених ним витрат?
Відповідно до п. 2.5 Правил №200, працівникові-резиденту, який перебував у відрядженні за кордоном, витрати власних коштів в іноземній валюті відшкодовуються згідно із законодавством України у валюті України за офіційним курсом гривні (розуміємо курсом НБУ) до іноземних валют, установленим НБУ на день виплати зазначених коштів, а працівникові-нерезиденту, на його бажання, — як в іноземній валюті, так і у валюті України. Звичайно, у разі погашення власних витрат працівника-нерезидента готівковою іноземною валютою роботодавцю доведеться звернутися до уповноваженого банку за отриманням такої валюти у порядку, зазначеному вище.
Безготівковий аванс
Згідно з п. 8.3 Iнструкції №492 кошти з поточного рахунку юридичної особи та фізичної особи — підприємця не можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу для одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.
Кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юридичної особи та фізичної особи — підприємця можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу виключно для:
— одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
— здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов'язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру1.
1 А також на оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства України, Повітряного кодексу України, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Міжнародної конвенції про дорожній рух.
Отже, відряджений працівник може спокійно використовувати аванс, отриманий як на гривневу картку, так і на валютну, для понесення витрат на відрядження.
Особливості визначення курсів валют
Під час видачі працівникові інвалютного авансу на закордонне відрядження виникає дебіторська заборгованість — немонетарна стаття. А за такими статтями курсові різниці не визначають згідно з п. 7 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів».
Якщо працівник був змушений перевитратити кошти
Доки роботодавець не розрахувався з працівником за понесені ним перевитрати у відряджені, бухгалтер матиме справу з кредиторською заборгованістю, тобто монетарною статтею, за якою показують курсові різниці на дати балансу та погашення (звісно, якщо курс НБУ змінювався) (п. 8 П(С)БО 21):
1) якщо курс НБУ зростає, відображають витрати проведенням Д-т 945 К-т 372;
2) якщо він знижується — дохід кореспонденцією Д-т 372 К-т 714.
У такому разі курс НБУ слід порівнювати з курсом у день затвердження авансового звіту.
Деякі бухгалтери вважають, що оскільки перевитрачені кошти працівникові повертатимуться у гривнях, хоча за курсом на дату повернення, то говорити саме про курсові різниці з погляду П(С)БО 21 некоректно. Тому різниці, які виникають у зв'язку зі зміною курсу НБУ, вони пропонують відображати у складі інших операційних доходів (а саме на субрахунку 719 «Iнші доходи від операційної діяльності») або у складі інших операційних витрат (на субрахунку 949 «Iнші витрати операційної діяльності»).
Вважаємо, що не буде помилкою й використання таких субрахунків, адже в будь-якому разі така різниця має позначитися на фінрезультаті.
Відповідно до п. 5 та п. 6 П(С)БО 21 витрачені кошти в межах виданого інвалютного авансу показують за курсом НБУ на дату його видачі, у решті суми — на дату затвердження авансового звіту. Таке саме роз'яснення міститься у листі Мінфіну від 03.06.2004 р. №31-04200-30-16/9596.
А яка дата вважається датою видачі авансу, якщо він перераховується на картку (корпоративну або особисту)?
Аванс, перерахований на корпоративну картку, вважається коштами, виданими під звіт, у момент використання працівником корпоративної картки (оплата за товари, зняття готівки у банкоматі тощо).
Якщо ж аванс на відрядження перераховано на особисту/зарплатну картку відрядженого, то в такому разі відлік терміну, протягом якого треба відзвітувати, починається з моменту, коли гроші зараховані на таку картку.
Пояснюється це тим, що перерахування коштів на корпоративну картку ще не означає видачу їх під звіт, незважаючи на те що у довіреної особи буде доступ до цих грошей. Адже доки ці кошти перебувають на такому рахунку підприємства, вони належать самому підприємству, і в будь-який момент воно може надати доручення уповноваженому банку заблокувати рахунок або повернути кошти, які перебувають на ньому, на поточний рахунок.
Чого не скажеш про особисту/зарплатну картку працівника, адже особиста/зарплатна картка перебуває в особистому користуванні фізособи-працівника, вона ніяк не пов'язана з діяльністю підприємства, а отже, кошти, перераховані на таку картку, вважаються виданими під звіт на момент зарахування їх на картковий рахунок особи.
Приклад 1 Витрачено більше коштів, аніж отримано авансу.
Перед відрядженням працівнику було видано аванс на особисту картку у сумі 1000 євро. За час відрядження працівник поніс витрати на 1500 євро. Перевитрачену суму в розмірі 500 євро працівникові повернули протягом 2-х днів після затвердження авансового звіту.
Курс НБУ на дату видачі авансу становив 28,80 грн/євро, на дату затвердження звіту — 28,90 грн/євро, а на дату виплати перевитрачених сум працівнику — 28,95 грн/євро (умовні курси).
Відображення в обліку показано в таблиці 1.
Таблиця 1
Видано інвалютний аванс — авансу забракло (до прикладу 1)
|
№
з/п |
Зміст господарської операції
|
Бухгалтерський облік
|
Сума
|
|
|
Д-т
|
К-т
|
|||
|
1.
|
Видано аванс на особисту картку в євро (1000 євро х 28,80 грн/євро) |
372
|
312
|
1000 євро
28800 грн |
|
2.
|
Затверджено авансовий звіт ((1000 євро х 28,80 грн/євро) + 500 х 28,90 грн/євро) |
92
|
372
|
1500 євро
43250 грн |
|
3.
|
Виплачено працівникові з каси перевитрачену суму у відрядженні (500 євро х 28,95 грн/євро) |
372
|
301
|
14475 грн
|
|
4.
|
Відображено курсову різницю на дату виплати заборгованості перед працівником (500 євро х 28,95 грн/євро) - (500 євро х 28,90 грн/євро) |
945/949
|
372
|
25 грн
|
Приклад 2 Витрачено менше коштів, аніж отримано авансу.
Перед відрядженням працівникові було видано аванс на особисту картку в сумі 1000 євро. За час відрядження працівник поніс витрати на 500 євро. Після повернення він відзвітував і того самого дня повернув не використану під час відрядження суму — 500 євро.
Курс НБУ на дату видачі авансу становив 28,80 грн/євро, а на дату повернення невикористаної суми — 29,00 грн/євро (умовні курси).
Відображення в обліку показано в таблиці 2.
Таблиця 2
Видано інвалютний аванс — аванс залишився (до прикладу 2)
|
№
з/п |
Зміст господарської операції
|
Бухгалтерський облік
|
Сума
|
|
|
Д-т
|
К-т
|
|||
|
1.
|
Видано аванс на особисту картку в євро (1000 євро х 28,80 грн/євро) |
372
|
312
|
1000 євро
28800 грн |
|
2.
|
Затверджено авансовий звіт (500 євро х 28,80 грн) |
92
|
372
|
500 євро
14400 грн |
|
3.
|
Повернуто до каси не використану під час відрядження частину авансу в інвалюті (500 євро х 29,00 грн/євро) |
302
|
372
|
500 євро
14500 грн |
|
4.
|
Відображено курсову різницю на дату повернення коштів (500 євро х 29,00 грн/євро) - (500 євро х 28,80 грн/євро) |
302
|
714/719
|
100 грн
|
Насамкінець наголосимо: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс (ЗIР, підкатегорія 103.171). Днем скасування відрядження вважають день підписання відповідного розпорядження керівника підприємства.
1 Відповідь на запитання: «В який термін працівник має повернути кошти, видані на відрядження або під звіт, за умови що відрядження не відбулося внаслідок захворювання такого працівника?» (діяло до 01.01.2017 р.).
Такий строк повернення коштів установлено у п. 11 розд. II Iнструкції №59, норми якої не поширюються на підприємства небюджетної сфери. Тому підприємствам небюджетної сфери порядок та строки повернення коштів, виданих на відрядження, яке скасовано, слід включити до розробленого Положення про відрядження. Проте якщо дотримуватися загальних строків видачі коштів під звіт за п. 2.11 Положення №637, то краще дотримуватися строку не більше двох робочих днів.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Декрет №15-93 — Декрет КМУ від 19.02.93 р. №15-93 «Про систему валютного регулювання і валютного контролю».
- Iнструкція про касові операції — Iнструкція про ведення касових операцій банками в Україні, затверджена постановою НБУ від 01.06.2011 р. №174.
- Iнструкція №59 — Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
- Iнструкція №148 — Iнструкція про переміщення готівки і банківських металів через митний кордон України, затверджена постановою НБУ від 27.05.2008 р. №148.
- Iнструкція №492 — Iнструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. №637.
- Правила №200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою НБУ від 30.05.2007 р. №200.
- П(С)БО 21 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затверджене наказом Мінфіну від 10.08.2000 р. №193.
Катерина КАЛАШЯН, «Дебет-Кредит»