Підпункт 20.1.6 ПКУ уповноважує податківців запитувати і вивчати під час перевірок первинні документи. А що як документи вже старші за 1095 днів?
Відповідно до ст. 32 Закону №38141, приватні підприємства, установи й організації, об'єднання громадян та релігійні організації зобов'язані забезпечити збереженість документів, які накопичилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності. Нормами п. 6 Порядку №10042 заборонено знищувати документи без такої попередньої експертизи. Строки збереження конкретних документів регламентовано Переліком №578/53. Отже, документи, щодо яких закінчився строк такого зберігання, підприємство має право знищувати лише після експертизи цінності. До речі, за нормою п. 9 Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи.
1 Закон України від 24.12.93 р. №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
2 Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. №1004.
3 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
У листі від 19.09.2016 р. №20303/6/99-99-15-02-02-15 (див. «ДК» №42/2016) податківці нагадують, що збереження документів прямо визначає успішність проходження перевірки і «закриття періоду» в плані можливого донарахування штрафів за конкретні правопорушення. За загальним правилом п. 102.1 контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 ПКУ, має право самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, встановлених ПКУ, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до ст. 39 ПКУ).
Але момент початку обчислення цього строку визначається не з дати складання документа, а спеціальним способом:
— за загальним правилом: з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються відповідні документи;
— з передбаченого ПКУ граничного терміну подання податкової звітності — якщо така звітність не була подана;
— з моменту подання уточнюючого розрахунку (закон прямо цього не встановлює, проте строк давності донарахування податків та фінансових санкцій, установлений у п. 102.1 ПКУ, передбачає фактично переривання цього строку давності в момент подання УР і зумовлює необхідність тривалішого збереження документів).
По суті, цей строк не залежить від того, чи було проведено перевірку. А у разі перевірки термін не скорочується, а навпаки, — якщо перевірка ще триває, строки збереження продовжуються до закінчення строків адміноскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом (п. 44.4 ПКУ).
Як ми знаємо, у випадках, визначених п. 102.2 ПКУ, грошове зобов'язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абз. 1 п. 102.1 ПКУ.
Згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого терміну несе керівник підприємства. До речі, чинне законодавство не містить жодної вказівки, де мають зберігатися документи: в архіві (звідки їх можна затребувати) чи безпосередньо на підприємстві.
А от за незабезпечення зберігання документів та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю пунктом 121.1 ПКУ передбачено відповідальність платника податків у вигляді штрафу в сумі 510 грн (1020 грн у разі повторного вчинення протягом року після накладення штрафу). Якщо ж документи передані до архіву, звідки можуть бути вилучені та надані під час перевірки, то про жодний штраф говорити недоречно.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор