Хоча тема відряджень розглядається досить часто, зокрема й нами1, вона залишається актуальною, і запитання щодо нюансів обліку витрат на відрядження продовжують надходити. Розгляньмо докладно деякі з них.
Приклад 1 Працівникові було видано аванс на відрядження у розмірі 1000 грн. Звіт про відрядження подано вчасно, але на меншу суму — на 950 грн. Залишок коштів працівник не повернув. Як оподатковуються такі кошти?
Сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернутих у встановлені законодавством терміни, оподатковується ПДФО за ставкою 18% (пп. 164.2.11 ПКУ) і військовим збором за ставкою 1,5%.
Для розрахунку суми, що підлягає оподаткуванню, слід керуватися п. 170.9 ПКУ. Зверніть увагу, що підзвітна особа звітує шляхом подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №8412. До моменту подання авансового звіту або одночасно з його поданням підзвітна особа повертає надміру витрачені кошти (за їх наявності) до каси або на банківський рахунок роботодавця, який видав такі кошти (останній абзац пп. 170.9.2 ПКУ).
Якщо платник податку не повертає надміру витрачених сум у граничний строк3, то така сума, збільшена на натуральний коефіцієнт згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО. Згідно з пп. 168.1.1 ПКУ податковий агент повинен утримати ПДФО за рахунок працівника, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 ПКУ, — 18%. Таке утримання ПДФО проводиться з будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітної особи за відповідний місяць (наприклад, із зарплати до виплати). У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку (п. 4 Порядку №841)4. А інформація про суму надміру витрачених коштів, а також розрахунок суми ПДФО, завірений підписом відповідальної особи, заноситься до відповідних рядків авансового звіту.
1 Див. наприклад, статті «Роз'їзний характер роботи» і «Відрядження: акценти для бухгалтера» у «ДК» №50/2015.
2 З 19.04.2016 р. у редакції згідно з наказом Мінфіну від 10.03.2016 р. №350.
3 До закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого або двадцятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок податкового агента платника податку, який надав кошти під звіт.
4 Див. додатково роз'яснення податківців: http://dp.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/print-224222.html.
I не забудьте про військовий збір. Адже відповідно до пп. 1.1 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ платниками військового збору є особи, визначені пунктом 162.1 ПКУ, зокрема фізособа-резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні. Об'єктом оподаткування військовим збором є доходи, визначені ст. 163 ПКУ, зокрема загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід. Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника, зобов'язаний утримати військовий збір зі суми такого доходу за його рахунок за ставкою 1,5% (пп. 168.1.1 ПКУ).
Для нашого запитання-прикладу необхідно буде зробити такий розрахунок:
1. Сума витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством терміни: 1000 грн - 950 грн = 50 грн.
2. ПДФО: 50,00 х 1,219512 х 18% = 10,98 грн.
3. Військовий збір: 50,00 х 1,5% = 0,75 грн.
Надміру витрачені у відрядженні кошти відображаються у формі №1ДФ за ознакою доходу «118».
Приклад 2 Працівник після повернення з відрядження подав авансовий звіт, у якому сума, витрачена на придбання квитків, підтверджувалася електронним квитком і квитанцією про його оплату (сума 3500 грн). Посадковий талон не додавався. Чи можна компенсувати таку суму працівникові без нарахування й утримання ПДФО і військового збору?
На жаль, ні. Якщо працівник не надає посадкового талона, то сума відшкодованих йому витрат на придбання електронного квитка є об'єктом оподаткування ПДФО згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.
Згідно з пп. 165.1.11 ПКУ, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані ним на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ.
Підпунктом 170.9.1 ПКУ визначено, що не є доходом платника податку — фізособи, що перебуває в трудових відносинах зі своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат у межах фактичних витрат, а саме на проїзд до місця відрядження і назад, — але тільки за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), зокрема електронних квитків за наявності посадкового талона і документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.
Роботодавець, як правило, компенсує працівникові такі витрати на проїзд і без наявності посадкового талона. У такому разі компенсація таких витрат буде для працівника додатковим благом за пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ. При цьому базою для утримання ПДФО буде вартість квитка, збільшена на натуральний коефіцієнт. З цієї бази ПДФО утримується за ставкою, встановленою п. 167.1 ПКУ (18%). Не забуваймо і про військовий збір, який також доведеться утримати за ставкою 1,5%, але з вартості квитка.
Для нашого запитання-прикладу необхідно буде зробити такий розрахунок:
1. ПДФО: 3500,00 х 1,219512 х 18% = 768,29 грн.
2. Військовий збір: 3500,00 х 1,5% = 52,50 грн.
3. Компенсації підлягають 2679,21 грн (3500 грн - 768,29 грн - 52,5 грн).
Компенсація вартості квитка відображатиметься у формі №1ДФ за ознакою доходу «126».
Приклад 3 Працівник після повернення з відрядження подав авансовий звіт у сумі 5000 грн. Аванс на відрядження працівникові не надавався. На суму авансового звіту у підприємства утворилася заборгованість перед працівником. У який термін вона повинна бути погашена?
Порядок надання готівкових коштів під звіт або на відрядження і терміни подання авансового звіту визначені п. 170.9 ПКУ і п. 2.11 Положення №637.
Якщо разом із поданим авансовим звітом за встановленою формою працівник надав і необхідні підтвердні документи про використання коштів, підприємство має відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.1
1 Докладніше див. у статті «Витрати працівника на господарські потреби».
Проте нормами ПКУ і Положення №637 терміни відшкодування витрат, понесених працівником у відрядженні за власні кошти, не встановлені.
Як правило, вирішення таких питань між підприємством і працівником регламентується внутрішніми правилами підприємства. А в разі небажання підприємства відшкодувати всі понесені у відрядженні витрати, підтверджені документально, працівник може звернутися до суду, оскільки ці відносини належать до майнових і регулюються ЦКУ, а гарантія виплати таких компенсацій установлена ст. 121 КЗпП.
Нормативна база
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
- Порядок №841 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841.
Олександра ОЛЕФІРЕНКО, «Дебет-Кредит»