Двадцять перше століття — продовжувач століття двадцятого, століття швидкостей, як його називали від самого початку. Справді, ми пересуваємося планетою дедалі швидше і за день непомітно долаємо величезні відстані. Часто навіть у межах одного міста. I хоч друга назва нашого століття — це «століття інформації», і дедалі частіше вирішити купу питань можна не полишаючи робочого місця, все ж таки подеколи працівникам доводиться здійснювати службові поїздки. Службові поїздки до іншого населеного пункту називаються відрядженнями. Але в цій статті ми поговоримо про службові поїздки в межах одного міста.
Службові — не службові?
Почнемо з найголовнішого — як визначити, чи є поїздка службовою. З відрядженнями простіше, адже на них оформляється наказ керівника, в якому зазначаються всі деталі: місце, куди працівник скеровується, терміни поїздки та виконання службового доручення. Часто зазначається навіть маршрут, за яким працівник їде до місця відрядження і назад.
А рух працівників у робочий час хоч і контролюється керівництвом, проте часто не документується. Тим часом у робочий час відповідальність за своїх працівників несуть саме працедавці. I якщо в цей час із працівником що-небудь станеться, наприклад нещасний випадок, розслідувати його доведеться працедавцю.
А працівникові незайве буде нагадати, що службова поїздка — це поїздка, пов'язана з трудовими обов'язками. Тобто або передбачена трудовими інструкціями, або за розпорядженням керівника. А без доказів наявності таких інструкцій чи розпорядження довести, що тривала1 відсутність на робочому місці була пов'язана з виконанням трудових обов'язків, досить складно.
1 Нагадаємо, що відсутність на робочому місці понад 3 години без поважної причини вважається прогулом і є підставою для звільнення працівника за ініціативою працедавця (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
Чи буде оподатковуваний дохід?
З одного боку, є норми п. «а» пп. 164.2.17 ПКУ, що говорить: вартість майна, яке належить працедавцю та надане працівникові для виконання ним трудових функцій, не є додатковим благом. За аналогією з цією нормою можна й оплату поїздок працівника містом, якщо вони службові, не визнавати додатковим благом.
З іншого боку, прямо прописаних пільг для таких поїздок ПКУ теж не містить (на відміну від оплати проїзду у відрядженнях).
Отже, єдиний надійний спосіб уникнути проблем — це наполягати, що поїздка була справді «по роботі», пов'язаній з безпосереднім виконанням працівником його трудових обов'язків. А згідно зі ст. 29 КЗпП саме на працедавця покладається обов'язок забезпечити працівника необхідними для роботи коштами.
Як оформляти документально?
Кожен варіант документального оформлення службових поїздок працівників містом залежить від того, які обов'язки при цьому працівник виконує. Тобто фіксувати службові поїздки працівників треба в документах, визначених правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Якщо самі службові обов'язки передбачають їх виконання з пересуванням містом (наприклад, водії, кур'єри та ін.), то цей момент обов'язково слід прописати в посадових інструкціях, правилах внутрішнього трудового розпорядку, або ж в окремому наказі про організацію їх роботи. У цих самих документах обов'язково треба прописати (і ознайомити з цим працівника, зокрема, під час приймання на роботу), як саме і на підставі яких підтвердних документів працедавець фінансуватиме витрати працівника з його проїзду містом. Якщо такий працівник пересувається службовим транспортом, то не зайвим у цьому разі відразу ж буде обумовити письмово і те, як компенсуватимуться працівникові його витрати на придбання палива або проїзд громадським транспортом. Наприклад, у листі від 07.04.2004 р. №2635/6/17-3116 ДПАУ колись висловлювала таку точку зору: «Якщо специфіка роботи підприємства вимагає для виконання службових обов'язків переміщення працівників від одного об'єкта до іншого, що засвідчується відповідними документами (фактичними маршрутами такого переміщення працівників, платіжними документами та авансовими звітами), вартість придбаних підприємством проїзних квитків, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у міру потреби для виконання виробничих завдань (у зв'язку зі специфікою роботи), а також суми, відшкодовані працівникам за проїзд під час виконання ними службових обов'язків, які за специфікою виконуваної роботи вимагають переміщення цих працівників від одного об'єкта до іншого,... не є об'єктом оподаткування податком з доходів фізичних осіб».
Лист хоча і застарілий у юридичній частині, але такий підхід до документального оформлення понесених працедавцем і відшкодованих працівникам витрат є актуальним і на сьогодні.
Тому якщо на підприємстві поїздки здійснюються не щодня, але досить часто, а свого службового транспорту немає, то працедавець може, наприклад, придбати проїзні документи для громадського транспорту (метро, трамвай, тролейбус тощо) — як для окремих працівників, так і для їх використання різними працівниками в міру потреби. В цьому разі на підприємстві варто видати наказ про регулярне або тимчасове придбання таких проїзних документів, а також затвердити (у довільній формі) правила їх службового використання. Прикладом такого наказу, а також форм для обліку використання проїзних документів, є наказ Міністерства вугільної промисловості України від 03.12.2008 р. №627 «Про службові поїздки працівників».
Якщо на підприємстві є службовий транспорт, який періодично возить тих чи інших працівників у службових справах, порядок використання такого транспорту варто прописати в розпорядчому документі (наказі). Наприклад, у ньому можна зазначити дані автомобіля, на якому касира підприємства регулярно возять до банку. Або директора підприємства — з роботи і на роботу.
До речі, щодо останнього виду поїздок: обов'язку оплачувати проїзд до місця роботи і назад законодавство на працедавця не покладає. Тож саме в цьому разі ризик визнання вартості таких поїздок оподатковуваним доходом директора чи інших осіб, а витрат на них — не пов'язаними з господарською діяльністю підприємства, є особливо великим. Тому такі автомобілі мають використовуватися лише зі службовою метою.
Крім розпорядчих документів на оплату працедавцем витрат на проїзд працівників містом, такі витрати оформляють первинними документами:
— чеками на придбання ПММ та подорожніми листами (або іншими первинними документами, що підтверджують витрату ПММ);
— проїзними документами та розрахунковими документами про їх оплату (до речі, квитанції, чеки тощо суб'єкти, які торгують проїзними документами, дають фізособам украй рідко. А тому таку покупку краще здійснювати за безготівковим розрахунком за попередньою домовленістю1) тощо.
1 Наприклад, дані про те, як можна купити проїзні квитки в Київському метрополітені за безготівковим розрахунком, можна знайти на сторінці самого метрополітену http://www.metro.kiev.ua/node/106.
Як списувати витрати і чи буде ПК з ПДВ?
Якщо діяльність працедавця — це організація перевезень вантажів або пасажирів, витрати на службові поїздки водіїв-перевізників включаються до собівартості наданих ними послуг з перевезення (дебет рахунку 23). Те саме стосується і поїздок експедиторів або кур'єрів у такій сфері діяльності. А ось якщо сфера діяльності працедавця — торгівля або громадське харчування, а кур'єри лише доставляють товари і продукцію покупцям, то витрати на їх проїзд — це витрати на збут (дебет рахунку 93).
Якщо службові поїздки пов'язані з такими важливими для організації діяльності підприємства речами, як банківське обслуговування, здавання податкової та бухгалтерської звітності тощо, витрати на них визнаються адміністративними (дебет рахунку 92).
А, наприклад, перевезення працівників підприємства автобусом з однієї частини міста до іншої, до місця роботи, на жаль, якщо воно не є обов'язковим, наприклад не передбачено колективним або трудовим договором, доведеться віднести на інші витрати (як правило, за дебетом субрахунку 949). Саме на такому документальному підтвердженні зв'язку перевезень працівників до місця роботи і назад в минулому наполягали податківці.
Консультація з питання про зв'язок із госпдіяльністю витрат на перевезення працівників (фрагмент)
Враховуючи, що в колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема режиму роботи, умов праці (ст. 7 Закону України від 1 липня 1993 року №3356-XII «Про колективні договори і угоди»), перевезення до місця роботи працівників службовим автотранспортом платника податку має бути встановлено колективним договором. Тобто якщо перевезення працівників до місця роботи здійснюється службовим автотранспортом платника податку, то підтвердними документами мають бути відповідний наказ керівництва підприємства, подорожні листи тощо.
Якщо перевезення працівників до місця роботи здійснюється сторонньою особою — перевізником на підставі договору про надання таких послуг, то підтвердними документами про надання послуг з перевезення працівників до місця роботи мають бути договір про надання послуг з перевезення, акт прийняття-передачі послуг або будь-який інший документ, що підтверджує фактичне надання послуг.
Сайт ДФСУ
Нагадаємо, що з 2015 року, у зв'язку з новою редакцією розділу III ПКУ, доводити зв'язок із господарською діяльністю тих чи інших витрат платникові податку на прибуток уже не треба. Усі витрати за правилами бухгалтерського обліку беруть участь у визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток — фінансового результату.
А ось щодо ПДВ правила оподаткування залишилися тими самими — якщо платник ПДВ придбаває товари (ПММ), послуги (оренда транспорту, послуги з перевезення), необоротні активи (транспортні засоби тощо), але використовує їх у діяльності, що не є господарською, то він зобов'язаний не лише визнати ПК з ПДВ (згідно з п. 198.1 ПКУ), а й ПЗ з ПДВ (згідно з п. 198.5 ПКУ).
Отже, якщо платник податків не хоче сперечатися з податківцями, він або повинен включити зобов'язання з перевезення працівників до місця роботи і назад до колективного договору чи трудових договорів із ними, або ж відображати такі витрати за дебетом субрахунку 949 і визнавати ПЗ з ПДВ, сплаченого у зв'язку з витратами на такі перевезення.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»