Пропонуємо з'ясувати, що таке організація обліку касових чеків, які дають право платнику ПДВ на врахування цих сум у складі ПК. Які є обмеження, чи треба вести облік за такими документами і як ці суми відобразяться у формулі єдиного реєстру податкових накладних?
Критерії та обмеження
Насправді відображення суми ПДВ у складі ПК за касовими чеками не спричинює спірних питань. Єдина умова для платника ПДВ — це дотримуватися певного порядку обліку і врахувати низку обмежень.
Згідно з п. 198.6 ПКУ, не відносять до податкового кредиту суми податку, сплаченого у зв'язку з придбанням товарів (послуг), не підтверджені не тільки зареєстрованими в ЄРПН податковими накладними, а й іншими документами, передбаченими п. 201.11 Кодексу. Серед документів, які є підставою для нарахування сум податку, що їх відносять до ПК без отримання ПН, є, зокрема, касові чеки. Якщо платник ПДВ хоче врахувати суми податку за касовими чеками у складі ПК, йому слід зважати на умови п. 201.11, який висуває певні обмеження, та п. 201.11-1 ПКУ, який зобов'язує вести реєстр обліку таких документів.
Оформлення касового чека
У цьому документі зазначають:
— суму отриманих товарів (послуг);
— суму нарахованого ПДВ (з визначенням фіскального номера — унікального номера реєстратора розрахункових операцій, який надається органом ДФС при реєстрації РРО, та податкового номера постачальника — індивідуального податкового номера платника ПДВ). До речі, з 11.03.2016 р. затверджено нове Положення про форму та зміст розрахункових документів1, а нову форму касового чека затверджено додатком 1 до цього положення. Хоча істотно обов'язкові реквізити касового чека не змінилися.
1 Наказ Мінфіну від 21.01.2016 р. №13, додатково див. «ДК» №11/2016.
Обмеження в сумі
Загальна сума отриманих товарів (послуг) за касовими чеками за день не може перевищувати 240,00 грн з ПДВ. Це означає, що платник ПДВ за касовим чеком протягом дня має право відобразити суму податку в складі ПК лише у граничній сумі, що не перевищує 40,00 грн. Фактично критерій у 240,00 грн встановлює ліміт цього документа для податкового кредиту без наявності зареєстрованої ПН. Обмеження щодо суми розрахунків стосується всіх проведених готівкових розрахунків протягом дня, тому для відображення повної суми ПДВ за всіма касовими чеками, якщо вони перевищують ліміт, слід отримувати ПН.
Це варто знати
Яка кількість касових чеків, що додаються до звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, включається до складу податкового кредиту?
До податкового кредиту включаються касові чеки, за якими сума отриманих товарів/послуг за кожен день перебування особи у відрядженні сукупно не перевищує 200 гривень (без урахування податку).
ЗІР, підкатегорія 101.14
На практиці трапляються хибні твердження, що обмеження суми ПДВ у розмірі 40,00 грн є важливим для відображення ПК, проте сума у касовому чеку може бути й більшою. Це кардинально помилкове твердження. Наприклад, якщо сума касового чека дорівнює 360,00 грн, у т. ч. ПДВ — 60,00 грн, збільшити ПК на цю суму за касовим чеком не можна, але якщо на суму придбання отримати ПН, є всі підстави відобразити ПДВ у складі ПК.
Дата відображення у ПК
Щодо дати відображення суми податку у складі ПК, то це дата, зазначена у касовому чеку незалежно від дати звітування працівником (додатково див. лист ДПСУ від 21.03.2013 р. №116/4/15-33-13, «ДК» №19/2013). Хоча у листі від 09.06.2015 р. №11999/6/99-99-19-01-01-15 (див. «ДК» №27/2015, коментар «ДК») щодо ситуації з відображенням ПК за транспортними квитками ДФСУ зауважила, що ПК виникає за датою подання авансового звіту. Уявіть ситуацію: працівники підприємства в один день за придбані ТМЦ розрахувалися готівкою і кожен касовий чек — на суму близько 200,00 грн; як наслідок, денний ліміт перевищено. У цьому разі буде помилкою затверджувати авансові звіти у різні дні задля збереження ПК з ПДВ. Під час перевірки такі суми податку слушно знімуть зі складу ПК. Проте якщо зазначені чеки будуть датовані різними датами, то право на ПК у межах ліміту виникає за кожним чеком, навіть якщо авансовий звіт за всіма чеками буде датовано одним днем. Адже обмеження у 240,00 грн встановлено саме за день.
Отже, враховуючи неоднозначний підхід щодо дати виникнення ПК за касовими чеками з різними датами за складеним одним авансовим звітом, рекомендуємо складати окремі авансові звіти.
Зверніть увагу!
До таких документів не застосовується правило 365 днів. За п. 198.6 ПКУ, збереження права на ПК із запізненням стосується лише податкових накладних (за умови їх реєстрації в ЄРПН). Отже, нескладно зробити висновок: якщо касовий чек датований 3 червня 2016 р., то, відповідно до ПКУ, суми ПДВ є складовою податкового кредиту платника тільки за червень 2016 р.
Відображення в обліку
На вимогу п. 201.11-1 ПКУ, платник податку веде реєстр документів, на підставі яких суми податку відображаються у складі податкового кредиту без підтвердження суми ПДВ податковою накладною. Затвердженої форми реєстру немає, як немає й окремих вимог щодо порядку ведення такого реєстру. Хоча платник податку може за власним бажанням обліковувати зазначені документи, використовуючи форму Реєстру виданих та отриманих податкових накладних, яка діяла до 01.01.2015 р. (наказ Мінфіну від 22.09.2014 р. №958). До органів ДПІ такий реєстр не подається, він ведеться виключно для внутрішнього обліку сум ПДВ, які відображаються у складі податкового кредиту без податкових накладних.
Логічно постає запитання: яка відповідальність встановлена за неведення цього реєстру? Фактично п. 198.6 ПКУ встановлює заборону на відображення ПК, лише коли суми податку не будуть підтверджені документами — замінниками ПН. Теоретично зняти суми ПДВ зі складу ПК підстав немає. Водночас вважаємо, що при відображенні ПК за документами-замінниками слід враховувати п. 201.11 та п. 201.11-1 ПКУ в комплексі і не ігнорувати вимоги Кодексу. Мало того, посадові особи згідно зі ст. 163-1 КпАП за порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку несуть відповідальність. Застосовується накладення штрафу у розмірі від 5 до 10 н. м. д. г. (від 85,00 грн до 170,00 грн).
При складанні декларації з ПДВ дані за касовими чеками знайдуть своє відображення у рядку 10.1 колонок А та Б декларації. У додатку 5 до декларації з ПДВ у розділі ІІ таблиці 2 дані за касовими чеками відображають так:
— у графі 2 зазначають ІПН продавця;
— у графі 3 — період складання (наприклад, якщо чек складено у червні 2016 р., вписують 06.2016);
— графу 4 не заповнюють;
— у графі 5 проставляють вартість товарів (послуг) без урахування ПДВ;
— у графі 6 — суму ПДВ (за ставкою 20%).
І вже суми із граф 5 та 6 є складовою рядка 10.1 декларації з ПДВ.
Насамкінець зауважимо, що сума податку за касовими чеками, яка відображається у декларації з ПДВ, не бере участі у ПДВ-формулі щодо електронного адміністрування податку. Касові чеки (або інші документи — замінники ПН) продавець товарів (послуг) не реєструє, а точніше, у продавця суми ПЗ з ПДВ будуть зареєстровані за ПН, які складаються за щоденними підсумками операцій і не в розрізі окремих покупців.
Відповідно до п. 200-1.1 ПКУ, дані за касовими чеками не враховуються під час обрахунку суми податку за формулою, яка дає право на реєстрацію ПН та РК в ЄРПН.
Тому, якщо покупець товарів (послуг) бажає збільшити свій ліміт у ПДВ-формулі на такі незначні суми податку, єдиний варіант — це отримати ПН від продавця.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»