Під час заповнення листка непрацездатності відповідальні особи часом припускаються помилок. Розглянемо у статті всі етапи заповнення листка непрацездатності табельником, відділом кадрів, комісією із соціального страхування та бухгалтерією. Незважаючи на зміни в законодавстві щодо електронного реєстру листків непрацездатності та зміни в порядку обчислення страхових випадків і зміни розрахункового періоду, ми й досі користуємося застарілими паперовими бланками листків непрацездатності. Тож спробуємо максимально полегшити роботу бухгалтерам, надавши рекомендації, як вийти з цієї ситуації.
Порядок і умови видачі, продовження та обліку листків непрацездатності, здійснення контролю за правильністю їх видачі встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері охорони здоров'я (тобто наразі МОЗ), за погодженням із Фондом соціального страхування (частина перша ст. 31 Закону №1105). Але й досі залишаються чинними форма листка непрацездатності, затверджена спільним наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВВ від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406, та Інструкція про порядок його заповнення (Інструкція №532).
Виданий і заповнений лікарем відповідно до Інструкції №532 листок непрацездатності є підставою для оплати періоду тимчасової непрацездатності, призначення допомоги по вагітності та пологах за основним місцем роботи, а в разі роботи за сумісництвом — підставою є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи. Але крім цього, листок непрацездатності як багатофункціональний документ є підставою для звільнення від роботи у зв'язку з непрацездатністю (п. 1 Інструкції №532).
Оплата тимчасової непрацездатності поділяється на дві частини: оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності та допомогу по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується починаючи з шостого дня. Розгляньмо, як оформлюється роботодавцем зворотний бік листка непрацездатності, за яким здійснюється така оплата.
Коротко нагадаємо, що перші 5 днів тимчасової непрацездатності незалежно від її причини оплачує роботодавець, але залежно від причини регулюється така оплата різними підзаконними нормативними документами: Порядком №440 або Порядком №24.
Допомогу з тимчасової непрацездатності, залежно від її причини, оплачують на сьогодні1 або ФСС з ТВП (згідно з Порядком №26), або ФСС від НВВ (згідно з Порядком №24).
1 З дати набрання чинності новим підзаконним актом, затвердженим ФСС, здійснюватиме таку оплату один Фонд — ФСС; наразі такого підзаконного акта не створено.
Механізм обчислення середньої заробітної плати для оплати періоду тимчасової непрацездатності визначає Порядок №1266 (у редакції постанови КМУ від 26.06.2015 р. №439, яка є чинною з 04.07.2015 р.).
Відповідно до норм Інструкції №532, лицьовий бік та корінець листка непрацездатності заповнюються у медичному закладі, а зворотний бік, як правило, — за місцем роботи застрахованої особи.
Та, як бачимо, зміни вносяться, але підзаконні нормативні акти у відповідність до цих змін приводять із запізненням. Те саме відбувається і з листком непрацездатності, зворотний бік якого вже трохи застарів. Чинна форма листка непрацездатності втратила актуальність із внесенням змін до Порядку №1266, що набрали чинності з 04.07.2015 р. У цій статті автор пропонує власний варіант заповнення листка непрацездатності, відповідно до змін у законодавстві. Але при цьому слід врахувати, що листки непрацездатності, видані до 04.07.2015 р., заповнюватимуться по-старому, відповідно до тієї інформації, що міститься в бланках, а ті листки непрацездатності, які видані з 04.07.2015 р., варто заповнювати за таким варіантом, як пропонує автор.
Строки подання листка непрацездатності працівником
Протягом періоду непрацездатності працівник на роботу не з'являється, а після закінчення такого періоду на вимогу роботодавця має пояснити порушення правил трудового розпорядку (див. ст. 149 КЗпП) через поважну причину, доказом якої і буде листок непрацездатності. Як правило, не чекаючи запитань від роботодавця, сумлінний працівник повідомляє (наприклад, по телефону) про тимчасову непрацездатність, а після її закінчення подає роботодавцю листок непрацездатності (пам'ятаючи про право роботодавця звільнити працівника, в разі якщо він був відсутній на роботі через тимчасову непрацездатність більш ніж 4 місяці — див. п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
Після того як питання відсутності на робочому місці буде закрито, виникне питання щодо оплати періоду тимчасової непрацездатності. Якщо причина тимчасової непрацездатності не пов'язана з професійним захворюванням або нещасним випадком на виробництві, слід врахувати, що лікарняні виплачуються, у разі якщо звернення за ними надійшло не пізніше дванадцяти календарних місяців з дня відновлення працездатності (ст. 32 Закону №1105). А ось щодо лікарняних у разі професійного захворювання або нещасного випадку на виробництві Закон №1105 таких обмежень не встановлює (ст. 47 Закону №1105).
Якщо причина тимчасової непрацездатності не пов'язана з професійним захворюванням або нещасним випадком на виробництві, розгляд документів для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності має відбутися не пізніше десяти днів з дня їх надходження (ст. 32 Закону №1105). У ті самі строки, як правило, вирішується питання і щодо оплати перших 5 календарних днів тимчасової непрацездатності. Допомога по тимчасовій непрацездатності, по вагітності і пологах виплачується працівникам у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати. У такі самі строки, як правило, відбувається і виплата лікарняних, обчислених за перші 5 календарних днів тимчасової непрацездатності.
Зверніть увагу: хоча Законом №1105 установлено вищезазначені строки виплати допомоги від ФСС з ТВП, проте при цьому слід враховувати порядок виплати такої допомоги. А саме: після отримання фінансування на окремий поточний рахунок, який має відкрити роботодавець для зарахування коштів від ФСС з ТВП (частина друга ст. 34 Закону №1105).
Якщо причина тимчасової непрацездатності пов'язана з професійним захворюванням або нещасним випадком на виробництві, розгляд листка непрацездатності за місцем роботи відбувається під час розслідування такого нещасного випадку та складання відповідних актів (згідно з Порядком №1232). І оскільки виплата таких лікарняних, згідно з Порядком №24, відбувається за рахунок роботодавця, а потім компенсується ФСС від НВВ, то затримки з такою виплатою, як правило, не виникає, і виплата здійснюється в найближчі строки виплати зарплати.
Заповнення листка непрацездатності табельником, розділ І
Табельник має заповнити верхню частину зворотного боку листка непрацездатнос-ті, назвемо його розділ І, у такій послідовності:
1) «Назва підприємства, установи, організації» — тут зазначається назва підприємства відповідно до установчих документів. Назва на лицьовому боці листка тимчасової непрацездатності (зазначена лікарем зі слів працівника) та зворотному мають збігатися;
2) «Структурний підрозділ» та «посада» — відомості в них відповідають даним у штатному розписі і наказі про прийняття працівника на роботу;
3) «Таб. №» — номер, що відповідає даним у Табелі обліку використання робочого часу (форма №П-5), у наказі про прийняття працівника на роботу тощо;
4) «Робота постійна, тимчасова, сезонна (потрібне підкреслити)» — відповідає даним, зазначеним у наказі про прийняття на роботу працівника;
5) «Не працював з «__»_______20_р. до «__»_______20__р.» — слід звірити з датами, зазначеними на лицьовому боці лікарняного, а також із Табелем обліку використання робочого часу (форма №П-5);
6) «Неробочі дні за період тимчасової непрацездатності» — ставимо прочерки у зв'язку зі змінами, внесеними до Порядку №1266. Згідно з п. 2 Порядку №1266, сума страхових виплат працівнику та оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті. Тобто для обчислення лікарняних треба брати не робочі дні, а календарні, такі зміни набрали чинності з 04.07.2015 р.;
7) «До роботи став з «__»______20__р» — має відповідати даним, зазначеним на лицьовому боці лікарняного, а також у Табелі обліку використання робочого часу (форма №П-5);
8) «Підпис і прізвище табельника або уповноваженої особи» — особа, яка заповнила розділ, засвідчує достовірність даних своїм підписом;
9) «Дата» — зазначаємо дату заповнення розділу.
Далі табельник або уповноважена особа після заповнення розділу передає лікарняний до відділу кадрів.
Заповнення листка непрацездатності відділом кадрів або уповноваженою особою, розділ ІІ
Згідно з нормами ст. 24 Закону №1105, допомога по тимчасовій непрацездатності та оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, яка регулюється Порядком №440, виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу в таких розмірах:
50% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають стаж до трьох років;
60% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п'яти років;
70% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від п'яти до восьми років;
100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років, а також таким категоріям осіб:
— застрахованим особам, віднесеним до 1 — 4 категорій осіб, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи;
— одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи;
— ветеранам війни та особам, на яких поширюється чинність Закону України від 22.10.93 р. №3551 «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
— особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України від 23.03.2000 р. №1548 «Про жертви нацистських переслідувань»;
— донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 10 Закону України від 23.06.95 р. №239/95-ВР «Про донорство крові та її компонентів».
Якщо причиною тимчасової непрацездатності став нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання, то оплата тимчасової непрацездатності відбувається у розмірі 100% середньої зарплати, незалежно від страхового стажу працівника (ч. 3 ст. 42 Закону №1105).
Особливості заповнення рядків листка непрацездатності
1) Якщо працівник має пільгове право на оплату листка непрацездатності у розмірі 100% середньої зарплати, обов'язково слід підтвердити право на пільгу. Документи, що надають право отримання пільги, як правило, надаються працівником у момент його прийняття на роботу.
2) «Страховий стаж на день настання непрацездатності: до 5 років, від 5 до 8, від 8 і більше років (потрібне підкреслити)». Під час заповнення цього рядка слід бути уважним, адже бланки листків непрацездатності застаріли і їх ще не привели у відповідність до чинного законодавства, а саме: стаж у бланках відрізняється від того, що зазначений у Законі №1105. Автор рекомендує рядок закреслити однією лінією, а страховий стаж дописати розбірливим почерком, якщо страховий випадок настав з 04.07.2015 р. (з моменту набрання чинності змінами до Порядку №1266) і страховий стаж працівника менший ніж 3 роки або від 3 до 5 років. Решта варіантів: від 5 до 8 і від 8 і більше років — відповідає встановленому ст. 24 Закону №1105, тож такий стаж можна зазначити підкресленням, без виправлень у листку непрацездатності.
3) «(посада, підпис і прізвище працівника відділу кадрів або уповноважена особа)» — особа, яка заповнила цей розділ, засвідчує достовірність даних своїм підписом.
Відділ кадрів після заповнення розділу ІІ передає листок тимчасової непрацездатності комісії (уповноваженому із соціального страхування) для заповнення розділу ІІІ.
Заповнення листка непрацездатності комісією або уповноваженим на призначення виплати, розділ ІІІ
Якщо причина тимчасової непрацездатності не пов'язана з професійним захворюванням або нещасним випадком на виробництві, цей розділ заповнюється комісією або уповноваженим, призначеним згідно з Положенням №25. В іншому випадку цей розділ заповнюється комісією, яка проводить розслідування нещасного випадку на виробництві (причин виникнення професійного захворювання).
Заповнення рядків:
1) «З тимчасової непрацездатності в розмірі _% за _ робочих (календарних) днів» — розмір виплати у відсотках слід заповнювати згідно з даними попереднього розділу. Зазначаємо кількість календарних днів, які підлягають оплаті за умови ухвалення такого рішення (включаючи святкові та неробочі дні);
2) «З вагітності та пологів у розмірі -% за _ робочих (календарних) днів» — розмір 100% незалежно від страхового стажу. Зазначають кількість календарних днів відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами (включаючи святкові та неробочі дні);
3) «Допомога не надається з причини: __» — слід заповнювати цей рядок у разі прийняття рішення про відмову в призначенні матеріального забезпечення (підставою є протокол засідання комісії);
4) «Акт про нещасний випадок на виробництві, акт розслідування нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання від__ — ______20__р. №__» — заповнюємо, якщо тимчасова непрацездатність настала з причини нещасного випадку на виробництві, та зазначаємо реквізити актів: акт проведення розслідування нещасного випадку за формою №Н-5; акт про нещасний випадок, пов'язаний із виробництвом, за формою №Н-1 (форми затверджені як додатки до Порядку №1232);
5) «(посада, підпис і прізвище уповноваженої особи)» — член комісії (уповноважений), який заповнив цей розділ, засвідчує достовірність даних своїм підписом.
Після заповнення розділу ІІІ комісія (уповноважений) передає листок непрацездатності у бухгалтерію для заповнення розділу ІV (розрахункової частини).
Заповнення листка непрацездатності бухгалтерією, розділ ІV
З 04.07.2015 р. розрахунковим періодом для обчислення середньої заробітної плати для оплати і перших 5 днів тимчасової непрацездатності, і допомоги з тимчасової втрати працездатності, і допомоги по вагітності та пологах є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п. 25 Порядку №1266). Для осіб, у яких через деякий час погіршився стан здоров'я у зв'язку з раніше отриманим ушкодженням здоров'я внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання, — перед настанням тимчасової непрацездатності.
У розділі IV зазначають середньоденну заробітну плату, обчислену згідно з Порядком №1266, на підставі якої визначається загальна сума допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Заповнення рядків підрозділу «Довідка про заробітну плату»:
1) «Місячний оклад __ грн» — відповідає посадовому окладу, зазначеному у штатному розписі та наказі про прийняття на посаду на момент страхового випадку;
2) «Денна тарифна ставка __ грн» — відповідає встановленій працівнику тарифній ставці;
3) далі йде таблична частина, у бланках листків непрацездатності є лише шість рядків для заповнення місяців, суми фактичної заробітної плати. Із вищезазначеного знаємо, що розрахунковий період становить 12 місяців, тож автор рекомендує до листка непрацездатності надавати додаток, у якому сформувати аналогічну таблицю, але з розрахунку 12 місяців. Якщо працівник відпрацював меншу кількість цілих місяців або не відпрацював жодного цілого місяця, заповнювати таблицю слід виходячи з фактично відпрацьованого часу;
Заповнення додатка до листка непрацездатності
У цьому додатку слід зафіксувати:
— «Місяці» — розрахунковий період;
— «Кількість робочих днів (годин) — кількість календарних днів»;
— «Сума фактичної заробітної плати, з якої нараховуються страхові внески» — відповідає даним розрахунково-платіжної відомості працівника (типова форма №П-6) у розрізі розрахункового періоду;
— «Середньоденна (середньогодинна) заробітна плата» — визначаємо шляхом ділення суми фактичної заробітної плати, з якої нараховуються страхові внески, на кількість календарних днів.
Під час заповнення цього додатка бухгалтерам слід бути уважними, адже в ч. 4 ст. 19 Закону №1105 міститься норма: якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування застрахована особа має страховий стаж менший від шести місяців, середня зарплата визначається для розрахунку:
— допомоги по тимчасовій непрацездатності — виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачується ЄСВ, але з розрахунку на місяць не вище від мінімальної заробітної плати, встановлений законом у місяці настання страхового випадку;
— допомоги по вагітності та пологах — виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачується ЄСВ, але з розрахунку на місяць не вище від двократного розміру мінімальної заробітної плати та не менше за розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку.
У такому разі треба створити в довільній формі додаток до листка непрацездатності, в якому навести інформацію про стаж працівника із зазначенням суми допомоги тимчасової непрацездатності виходячи з норм, зазначених у ч. 4 ст. 19 Закону №1105.
4) «При переведенні під час хвороби на іншу роботу з «__»_____20__р. до «__»_____20_ р. заробітна плата за ___ днів становить» — заповнюємо в разі потреби (див. ст. 39 Закону №1105).
Заповнення рядків підрозділу «Належить до виплати»:
1) «З якого часу і до якого» — дата збігається з даними розділу І;
2) «За скільки днів (годин)» — кількість календарних днів збігається з даними розділу ІІІ;
3) «Розмір допомоги в % до заробітної плати» — збігається з даними розділу ІІІ;
4) «Денна (годинна) допомога в грн. і коп. » — інформацію слід узяти з «Довідки про заробітну плату», яка міститься у додатку;
5) «Усього нараховано» — обчислюємо шляхом множення кількості календарних днів за період непрацездатності на середньоденну заробітну плату;
6) «Усього, з урахуванням заробітної плати при переведенні на іншу роботу» — в разі переведення надається в розмірі, який разом із заробітком за тимчасово виконувану роботу не може перевищувати суми повного заробітку до часу переведення (див. ст. 39 Закону №1105);
7) «Усього нараховано — сума словами» — вписуємо суму допомоги словами;
8) «Включено до платіжної відомості за ____ місяць 20__ р.» — зазначаємо місяць, у якому допомога включена до платіжної відомості;
9) «Печатка» — засвідчуємо печаткою підприємства;
10) «Прізвище і підпис керівника» — засвідчуємо прізвищем і підписом керівника підприємства;
11) «Підпис головного (старшого) бухгалтера» — засвідчуємо підписом головного (старшого) бухгалтера підприємства.
Виправлення помилок
На жаль, законодавством не визначено порядку виправлення помилок на зворотному боці листка непрацездатності. Бухгалтерам, як завжди, доводиться самостійно шукати вихід із ситуації. На практиці склався порядок виправлень шляхом закреслення неправильно зазначеної інформації та засвідчення підписом «виправленому вірити» (тобто аналогічно до порядку виправлень, які робляться в листку непрацездатності лікарем, згідно з Інструкцією №532). Також автор рекомендує робити не більше двох виправлень на зворотному боці листка непрацездатності, хоча, знову ж таки, в законодавстві таких обмежень не встановлено.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.99 р. №1105 «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Інструкція №532 — Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВВ від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406.
- Положення №25 — Положення про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджене постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 23.06.2008 р. №25.
- Порядок №24 — Порядок призначення, перерахування та проведення страхових виплат, затверджений постановою ФСС від НВВ від 27.04.2007 р. №24.
- Порядок №26 — Порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою ФСС з ТВП від 22.12.2010 р. №26.
- Порядок №440 — Порядок оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений Постановою КМУ від 26.06.2015 р. №440.
- Порядок №1232 — Порядок проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві, затверджений постановою КМУ від 30.11.2011 р. №1232.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. №1266.
Галина КАЗНАЧЕЙ, консультант з оподаткування та бухгалтерського обліку