Часто з тих чи інших причин працівникам доводиться їхати у відрядження власним коштом із подальшим відшкодуванням їм понесених витрат. Поговоримо про нюанси таких операцій.
Стаття 121 КЗпП зобов'язує відшкодовувати витрати та надавати працівникам інші компенсації у зв'язку зі службовими відрядженнями.
Аванс не є обов'язковим
Виплата авансу на відрядження була передбачена Інструкцією №59. А оскільки для небюджетних підприємств вона вже не є обов'язковою, можна зробити висновок, що обов'язкової виплати авансу на відрядження на сьогодні для небюджетних підприємств законодавством не передбачено. Тобто працівника за домовленістю сторін цілком законно можна скерувати у відрядження без виплати авансу. Звичайно ж, у випадках, коли виплата таких авансів передбачена внутрішніми положеннями підприємства (зокрема, нормами колективного чи трудового договору), такі дії можуть бути кваліфіковані як порушення законодавства про працю.
Звітування
Спершу слід відзвітувати про витрачені кошти. Причому з оригіналами підтвердних документів. У загальному випадку норми пп. 170.9.2 ПКУ регламентують подання звіту до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, коли платник податку завершив своє відрядження. Але увага: ці строки прописані саме для вчасного звітування про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (не повернуті в строк суми авансу є підставою для нарахування ПДФО та військового збору). Отже, якщо підприємство не авансувало відрядження працівника, виходить, строків на подання звіту немає?
Проте на практиці такого строку зазвичай намагаються дотримати і при невидачі авансу, бо в разі його недотримання можуть виникнути зайві запитання під час перевірки. Податківці, не роблячи різниці між авансом та витраченими працівником власними коштами, доходять висновку, що граничний строк тут єдиний — 5 робочих днів (див. лист ДФСУ від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169, «ДК» №33-34/2013). Про штрафи у розмірі 25% виданих під звіт сум (ч. 1 Указу №436) за прострочення строків звітування тут не може бути мови, адже видачі авансу фактично не було (відповідно, немає бази для нарахування штрафу). Тобто, навіть якщо і не подати вчасно такий звіт, жодних штрафних санкцій ні для підприємства, ні для самого працівника не передбачено.
Строки давності
Норми ст. 233 КЗпП дають право працівнику звернутися із заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права. Чи належить спір про невідшкодування понесених працівником у відрядженні витрат до категорії трудових спорів? Так, адже відрядження на те й відрядження, щоби працівник виконував в іншій місцевості для суб'єкта господарювання свої функціональні обов'язки.
Якщо у відрядженні було придбано певні матеріальні цінності або ж понесено витрати на окремі доручення, строк давності у 3 місяці стосовно таких витрат не застосовуватиметься, адже предметом такого спору є не трудові відносини, а цивільні, а отже, працюватиме загальний строк давності — 3 роки (ст. 257 ЦКУ).
Відшкодування
Видача готівки під звіт із каси або перерахування на банківський рахунок працівника провадиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. Це означає (п. 2.11 Положення №637), що підприємство не має права відшкодовувати працівникові витрати за звітом за наявності у нього заборгованості за попередньо виданими йому під звіт коштами.
У які строки слід погасити заборгованість перед працівником? Пунктом 11 р. ІІ Інструкції №59 регламентовано остаточний розрахунок із працівником протягом трьох робочих днів після затвердження авансового звіту керівником підприємства. На нашу думку, такий строк можна застосувати і в тому разі, коли аванс на відрядження не видавався. Але, як уже зазначалося, для небюджетних підприємств Інструкція №59 не є обов'язковою, тож відповідні кошти можна видати й пізніше.
Ця сума не оподатковується ні ПДФО, ні військовим збором. Пам'ятайте, що при відшкодуванні працівникам понесених витрат на відрядження 10-тисячне обмеження не діє.
Готівкові обмеження
Відповідно до ч. 3 ст. 1087 ЦКУ, п. 2.3 Положення №637 і п. 1 Постанови №210, готівкові розрахунки одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством обмежені 10 тис. грн протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Ці обмеження, а також санкції за їх порушення поширюються і на випадки, коли працівник у відрядженні придбаває товари (роботи, послуги) для підприємства з використанням власних готівкових коштів (додатково див. лист НБУ від 30.01.2014 р. №27-011/3958).
А от добові та відряджально-компенсаційні платежі, гарантовані ст. 121 КЗпП та Інструкцією №59, під 10-тисячне обмеження не потрапляють: воно не поширюється на використання коштів, виданих на відрядження (п. 2.3 Положення №637).
Також слід пам'ятати, що компенсація працівнику витрат на закордонне відрядження проводиться тільки у гривнях. Повернути працівнику витрачені ним у закордонному відрядженні свої гроші саме у валюті підприємство не зможе. Правила такі: відшкодувати працівнику-резиденту, який прибув із закордонного відрядження, витрати власних коштів в інвалюті слід у гривнях за курсом НБУ на день погашення заборгованості (п. 2.5 Правил №200).
Приклад Працівник, перебуваючи у відрядженні, придбав канцтовари на 240 грн з ПДВ. Проведення у зв'язку з погашенням такої заборгованості перед працівником або її списанням див. у таблиці.
Таблиця
Відображення в обліку покриття заборгованості перед працівником за придбані канцтовари та її списання
|
№
з/п |
Зміст господарської операції
|
Бухгалтерський облік
|
Сума, грн
|
|
|
Д-т
|
К-т
|
|||
|
1.
|
Затверджено звіт про використання коштів Оприбутковано канцтовари |
209
|
372
|
200
|
|
2.
|
Відображено ПДВ |
641/ПДВ
|
372
|
40
|
|
3А.
|
Видано за ВКО кошти з каси підприємства (перераховано на картку працівника) |
372
(372) |
301
(311) |
240
240 |
|
3Б.
|
Після закінчення строку позовної давності списано заборгованість перед працівником за куплені ним ТМЦ |
372
|
717
|
240
|
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
- Указ №436 — Указ Президента від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
- Постанова №210 — Постанова НБУ від 06.06.2013 р. №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою».
- Правила №200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою НБУ від 30.05.2007 р. №200.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор