Випадки щодо надання копій первинних та інших документів господарської діяльності податківцям, можна розподілити на два види: 1) на запит, надісланий у встановлених законом випадках; 2) під час перевірки. Надання та ненадання копій документів у цих випадках тягне за собою різні юридичні наслідки.
Перший випадок — це запит податкового органу про надання пояснень та документальних підтверджень у випадках, передбачених пп. 78.1.1, 78.1.4, 78.1.9 ПКУ, коли податківці вимагають копії документів у вигляді документального підтвердження відносин із контрагентами. Ці питання неодноразово розглядалися на сторінках «ДК». Змінами, внесеними Законом від 28.12.2014 р. №71-VIII до пп. 78.1.1 ПКУ, передбачено жорсткіші вимоги до запиту за цим пунктом — у ньому мають бути зазначені не потенційні («можливі») порушення податкового законодавства, а конкретні.
При ненаданні пояснень та документальних підтверджень на запит єдиний наслідок, який можна вважати негативним, — це виникнення підстав для позапланової виїзної документальної перевірки (зокрема, і якщо документи надані не в повному обсязі) за згаданою ст. 78 ПКУ. Проте самі документи (копії) податківці запитують теж не з цікавості. У разі їх надання щодо підприємства, як правило, проводиться позапланова невиїзна документальна перевірка — на підставі наданих документів та іншої податкової інформації.
Тому деякі, зокрема великі, підприємства взяли собі за правило не надавати копій документів податковим органам на запит, бо в обох випадках призначення перевірки (виїзної чи невиїзної) результат є приблизно однаковим. Проте при виїзній перевірці все відбувається на підприємстві і виглядає більш формалізовано, ніж при невиїзній.
Слід при цьому зважати на те, що законодавство встановлює право контролюючих органів вимагати копії документів і під час перевірки.
Так, п. 85.2 ПКУ встановлено, що після початку перевірки у платника податків виникає обов'язок надати у повному обсязі всі документи, що стосуються предмета перевірки або пов'язані з ним. Проте це щодо оригіналів. Далі в ст. 85 ПКУ йдеться про право податківців отримувати завірені платником копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.
А п. 85.8 ПКУ говорить про їхнє право отримувати від платника податків або його законних представників засвідчені копії документів, «що належать до предмета перевірки» — щоправда, із зауваженням, що ці копії надаються у випадках, передбачених ПКУ. Одним із таких випадків і є їх надання, у разі коли ці документи засвідчують порушення (п. 85.2 ПКУ).
Наголосимо, що закон не дає права вимагати під час перевірки копій усіх документів, а лише тих, що засвідчують порушення. Проте платник може у принципі бути не згоден із тим, що це порушення, і на цій підставі він цілком має право заперечувати саме право вимагати копій конкретних документів. Адже на момент проведення перевірки акта з фіксацією порушень ще немає, рішення за ним не прийнято, тож щодо будь-якого документа можна поставити запитання: чи він свідчить про порушення? А вже після завершення перевірки право вимагати копії не діє.
Якщо платник податків відмовляється надати копії документів, податківці, як правило, надсилають письмове прохання надати їх. Далі, згідно з п. 85.6 — 85.7 ПКУ, факт відмови засвідчується актом довільної форми.
За ненадання копій документів при здійсненні податкового контролю статтею 121 ПКУ передбачено таку саму відповідальність, як і за ненадання для перевірки оригіналів документів, зокрема при порушенні строків їх зберігання, — 510 грн, або 1020 грн у разі повторного правопорушення протягом року. За таке правопорушення відповідає саме підприємство (або підприємець), а не посадові особи, і штраф накладається окремим податковим повідомленням-рішенням податкового органу, яке можна буде оскаржувати окремо або одночасно з оскарженням інших рішень, прийнятих за результатами перевірки.
Водночас, якщо в акті перевірки буде зафіксовано ненадання не копій, а оригіналів документів, то алгоритм дій платника прописано у п. 44.7 ПКУ — це надання копій документів безпосередньо до податкового органу. Якщо надалі такі документи «спливуть» під час судового оскарження, не виключено, що суд не візьме їх до уваги. Адже тут діє встановлена п. 44.6 ПКУ презумпція: якщо платник податків не надає документів на підтвердження показників податкової звітності до закінчення перевірки або згідно з п. 44.7, вважається, що таких документів він не мав на час складення такої звітності (наприклад, ухвала ВАСУ від 13.10.2014 р.1). Якщо ж було листування податківців із платником під час перевірки про надання копій якихось конкретних документів, які не були надані, це вже не дасть їм можливості зазначити ці документи як відсутні.
Посилання платника податків на те, що документи містять інформацію, яка становить комерційну таємницю, і внутрішніми стандартами з охорони такої таємниці забороняється робити з них копії, не позбавляє податковий орган права вимагати копій. Як, наприклад, зазначав щодо документів, які становлять комерційну таємницю, Харківський апеляційний адміністративний суд у постанові від 24.10.2011 р., залишеній в силі ухвалою ВАСУ від 13.08.2014 р.2, норми ПКУ не містять винятку для надання копій цього виду документів податковому органу. Право підприємства на нерозголошення працівниками податкового органу відомостей про такого платника без його письмової згоди та відомостей, зокрема комерційної таємниці, що стали відомі під час виконання посадовими особами службових обов'язків, передбачено пп. 17.1.9 ПКУ.
Згідно з п. 85.3 ПКУ, документи, що містять комерційну таємницю або є конфіденційними, передаються під час перевірки окремо із зазначенням посадової (службової) особи, яка їх отримала. За законом, передачу таких документів для їх огляду, вивчення та повернення оформляють актом у довільній формі, який підписують податковий інспектор та платник податків (його представник).
Деякі підприємства принципово не бажають давати копії і, щоб уникнути зазначення в акті перевірки певних документів як відсутніх, всі документи щодо взаємовідносин із контрагентами визначають як такі, що містять комерційну таємницю. На цій підставі начебто виникає обов'язок передавати оригінали для перевірки і назад за описом (підписавши опис, податковий інспектор уже не зможе назвати документи відсутніми). Водночас ВАСУ в ухвалі від 19.06.2014 р.3 наголошував, що за змістом Постанови КМУ від 09.08.93 р. №611 «Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці» дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів, та документи про сплату податків і обов'язкових платежів комерційної таємниці не становлять.
1 http://reyestr.court.gov.ua/Review/41173945.
Отже, під час перевірки платник податків зобов'язаний надавати податковому органу на його вимогу засвідчені копії документів, що стосуються предмета перевірки і засвідчують порушення законодавства. Засвідчення копій здійснюється підписом платника податків або його посадової особи, скріпленим печаткою (за наявності). При цьому податковий орган має низку засобів для того, щоб змусити платника податків надавати йому копії документів, що стосуються предмета перевірки: це власне штраф і зазначення оригіналів цих документів як відсутніх (і тоді платнику нічого не залишиться, як надати копії до податкового органу).
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор