Приводом для написання цієї статті стало практичне запитання про те, чи обов'язково слід використовувати типові форми документів для фіксування господарських операцій з нарахування та виплати зарплати? Які реквізити обов'язково мають бути в цих документах, а які — ні? Чи мають право підприємства розробляти власні форми цих документів?
Обов'язкові реквізити
Традиційно первинним документом для фіксування господарської операції з нарахування заробітної плати є розрахункова відомість, а для фіксування операції з виплати заробітної плати у готівковій формі — платіжна відомість (відомість на виплату грошей або видаткова відомість)1. Вони є підставою для бухгалтерського обліку відповідних операцій — нарахування та виплати заробітної плати (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік), і саме про них ми розповімо далі.
Частиною 2 ст. 9 Закону про бухоблік визначено перелік обов'язкових реквізитів, які у випадку розрахункової та платіжної відомості будуть такими:
— назва документа: розрахункова відомість, відомість на виплату грошей;
— дата і місце складання: для розрахункової відомості це буде остання дата періоду, за який проводиться нарахування (найчастіше це остання дата місяця або дата звільнення працівника); для відомості на виплату грошей — останній день строку виплати заробітної плати, що зазначений у відомості. Саме цією датою відомість проводиться в обліку: після закінчення встановленого строку виплати заробітної плати касир складає реєстр депонованих сум, визначається фактично виплачена сума, і на неї складається видатковий касовий ордер згідно з п. 3.9 Положення №637;
— назва підприємства-роботодавця, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції. Зміст господарських операцій з нарахування та виплати заробітної плати випливає із загального змісту цих документів (у розрахунковій відомості наводиться розрахунок сум заробітної плати в розрізі працівників, а у відомості на виплату грошей — інформація про виплату заробітної плати також в розрізі працівників). Обсяг господарських операцій — це суми нарахованої та виплаченої заробітної плати;
— одиниця виміру господарської операції — це гривня;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. Розрахункова відомість складається і підписується працівником, який уповноважений керівником підприємства на нарахування заробітної плати. Повноваження працівника на виконання цих дій має фіксуватися у трудовому договорі з ним (ст. 21 КЗпП), воно також може оформлятися окремим наказом керівника підприємства або зазначатися у посадовій інструкції працівника. Платіжна відомість підписується керівником (дозвільний напис керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені), головним бухгалтером та працівником, який видав гроші (найчастіше це касир), — див. форму відомості у додатку 1 до Положення №637;
— особистий підпис, що дає змогу ідентифікувати посадову особу роботодавця, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Щодо реквізиту «підпис», то він містить зазначення посади особи, яка підписує документ, її підпис та розшифрування, в якому зазначаються ініціали та прізвище2. Ця вимога не стосується власне працівників, які отримують зарплату, бо вони не є посадовими особами, що беруть участь у госпоперації, але підпис про одержання готівки працівником, з огляду на вимогу п. 3.5 Положення №637, повинен бути (це робиться в межах трудових відносин працівників із роботодавцем).
1 Іноді (наприклад, при розрахунку при звільненні) виплата належних працівникові сум відбувається за окремим видатковим касовим ордером. Але його оформлення в цій статті ми не розглядаємо.
2 Пункт 1.8 Системи організаційно-розпорядчої документації ГОСТ 6.38-90, затвердженої Державним комітетом СРСР з управління якістю продукції та стандартів від 27.03.90 р. №622.
Такий самий набір обов'язкових для первинних документів реквізитів вимагає і п. 2.4 Положення №88, у якому також прямо вказано на те, що у документах мають бути прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. Отже, за наявності та за умови правильного оформлення вищезазначених реквізитів первинні документи з нарахування та виплати заробітної плати можна вважати складеними правильно.
Розрахункові відомості
Згідно з п. 2.7 Положення №88, первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Разом з тим для документування господарських операцій можна використовувати виготовлені самостійно бланки документів, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. Зміст цієї норми полягає в тому, що підприємства мають право затвердити власні форми первинних документів виходячи з власних потреб та особливостей.
Типові форми документів для нарахування заробітної плати затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489 (далі — Наказ №489), який набрав чинності з 01.01.2009 р. Це форми №п-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та №п-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)». Аналізуючи їх, можна побачити, що вони надто перевантажені показниками, які більшість підприємств не використовують у своїй діяльності. Зокрема, в цих формах передбачено 48 позицій для відображення різних нарахувань. Очевидно, що більшість підприємств не потребує такої кількості, тому що вони не здійснюють усі ці нарахування, а тільки деякі з них.
Звертаємо увагу, що в Наказі №489 вже немає форм зведених розрахункових відомостей, які передбачали б надання докладної інформації про нарахування заробітної плати в одному документі, але в розрізі окремих працівників (як, наприклад, це було у формі №п-51, затвердженій наказом Мінстату від 22.05.96 р. №144, що втратив чинність з 01.01.2009 р.). Це пов'язано з тим, що використання зведених відомостей на кшталт форми №п-51 може спричинити несанкціонований доступ до інформації про фізичних осіб. Цим самим порушуються норми статей 14, 15, 16 Закону про персональні дані, оскільки використання персональних даних одного з працівників, включених до відомості, автоматично спричиняє такі самі дії і щодо персональних даних інших працівників, включених до цієї самої відомості, себто доступ до персональних даних.
Фактично це означає, що розрахункові відомості мають складатися окремо на кожного працівника, хоч якими б зручними не були зведені відомості на групу працівників.
Отже, роботодавці можуть розробляти власні форми розрахункових відомостей з обов'язковим дотриманням таких умов:
— наявність та правильність усіх обов'язкових реквізитів згідно із Законом про бухоблік, Положенням №88 та п. 119.3 ПКУ;
— відповідність форм відомостей вимогам Закону про інформацію та Закону про персональні дані.
Водночас роботодавці можуть включати до розрахункових відомостей будь-які додаткові реквізити, які застосовуються ними для автоматизації облікових процесів та систематизації облікової інформації (дані про підрозділ, у якому працює працівник, статті витрат, інші аналітичні ознаки тощо), а також вони можуть скорочувати кількість реквізитів типових форм, якщо вони їм не потрібні (крім обов'язкових!).
Під час розроблення форми розрахункової відомості слід врахувати норму п. 119.3 ПКУ, яка передбачає штраф у розмірі 170 грн за «оформлення документів, які містять інформацію про об'єкти оподаткування фізичних осіб або про сплату податків без зазначення реєстраційного номера облікової картки платника податків, або з використанням недостовірного реєстраційного номера облікової картки платника податків». Розрахункова відомість містить інформацію про нараховану заробітну плату, яка є об'єктом оподаткування ПДФО згідно зі ст. 163 ПКУ, пп. 164.2.1 ПКУ та військовим збором згідно з п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ, отже, вона обов'язково має включати й ІПН1. Типова форма №п-6 вже містить цей реквізит. Слід також пам'ятати, що кожна помилка в ІПН коштуватиме роботодавцю 170 грн, так само як і відсутність цього реквізиту в розрахунковій відомості.
1 Так званий індивідуальний податковий номер, тобто реєстраційний номер облікової картки платника податків.
Платіжна відомість
Власне, тепер така відомість називається «відомість на виплату грошей» згідно з додатком 1 до Положення №637, однак багато хто й досі називає її платіжною відомістю. Щодо форми відомості на виплату грошей не діють висновки, які ми зробили у попередньому розділі для форми розрахункової відомості, бо це первинний документ про касові операції. Згідно з п. 2.8 Положення №88 додаткові вимоги до порядку створення таких документів передбачені іншими нормативно-правовими актами, і для нашого випадку це Положення №637. Саме тому форма документа про виплату заробітної плати готівкою у гривнях має точно відповідати формі, затвердженій у додатку 1 до Положення №637. Усі касові операції, зокрема виплата заробітної плати у готівковій формі, повинні оформлятися касовими документами, що підтверджують видачу готівки з каси.
Винятком є лише операція з виплати зарплати в інвалюті (що можливо для працівників-іноземців), для якої не затверджено типових форм. З цією метою підприємства можуть використовувати власні форми документів. Так, Держкомстат у листі від 24.11.2006 р. №04/4-6/191 (на прохання НБУ, про яке йшлося у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954, див. «ДК» №51/2006, «ДК» №51/2006) повідомив, що облік касових операцій з надходження або видачі готівкової іноземної валюти може здійснюватися у самостійно розроблених підприємством первинних документах, але з наведенням у них обов'язкових реквізитів таких документів. На практиці і касова книга, і касові ордери/платіжні відомості щодо іноземної валюти складаються окремо в розрізі кожної такої валюти, а для зазначення суми валюти та її гривневого еквівалента (а також курсу НБУ на дату здійснення господарської операції) у формах таких документів підприємство самостійно додає спеціальні реквізити (графи, рядки).
Використання іншої форми відомості на виплату грошей у гривнях може призвести до того, що під час перевірки касових операцій податківці не визнають операції з виплати заробітної плати. Це матиме наслідком збільшення залишку готівки в касі та, можливо, перевищення ліміту такого залишку. Перевищення ліміту залишку готівки в касі тягне за собою штраф у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день згідно з Указом №436.
Як видно з форми відомості на виплату грошей, вона не містить ІПН працівників. Чи треба його зазначати на виконання вимог п. 119.3 ПКУ? Ні, не треба, тому що відомість на виплату грошей не містить ані інформації про об'єкти оподаткування фізичних осіб, ані інформації про сплату податків. Грошові суми, що виплачуються з каси, не є об'єктом оподаткування, оскільки вони вже оподатковані під час їх нарахування. Але слід дотримувати вимог, установлених у п. 3.6, 3.8, 3.9 та 3.10 Положення №637.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Закон про інформацію — Закон України від 02.10.92 р. №2657-XII «Про інформацію».
- Закон про персональні дані — Закон України від 01.06.2010 р. №2297-VI «Про захист персональних даних».
- Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»