Чи потрібно зазначати у довіреності повний перелік, чи варто обмежитися лише тими діями, які потрібно вчинити? Як обрати форму довіреності: нотаріальну чи просту письмову? На ці та інші запитання спробуємо знайти відповідь у цій статті.
Зміст та форма довіреності від фізосіб
Згідно з п. 3 ст. 244 ЦКУ, довіреністю є письмовий документ, що видається особою іншій особі для представництва перед третіми особами.
Громадяни, підприємці та юрособи часто використовують довіреності у різних сферах свого життя — для отримання пенсії чи зарплати, для подання податкових декларацій, іншої звітності, для представництва інтересів у держорганах, у т. ч. судах.
І в кожному випадку довіреність має свій особливий зміст та форму.
Від чого це залежить? Розглянемо це на прикладах залежно від сфери відносин, в яких планується їх застосувати, і поділимо за суб'єктами, які видаватимуть довіреність.
1. Громадяни України, які видають довіреність у цивільних, житлових, податкових та інших відносинах громадського життя.
Насамперед звернемо увагу на ст. 245 ЦКУ, якою встановлені загальні вимоги до форми документа — довіреність повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин. Тож вважаємо, що довіреність має просту письмову форму або письмову нотаріальну.
Нотаріально посвідчена довіреність вимагається на вчинення правочину, який потребує нотаріального посвідчення, у випадках, встановлених законом або домовленістю сторін (ч. 1 ст. 209 ЦКУ). У цьому випадку йдеться про договори (правочини), які закон вимагає посвідчувати у нотаріуса. Або сторони безпосередньо у договорі зазначили про добровільне посвідчення цього договору у нотаріуса. У цьому випадку видавати довіреність на його підписання також слід нотаріальну. Наведемо приклади.
Приклад 1 Фізична особа надає довіреність на управління (користування) транспортним засобом (далі — ТЗ). Така довіреність має просту письмову форму (на сьогодні дозволяється пунктами 2.1 — 2.2 Правил дорожнього руху (постанова КМУ від 10.10.2001 р. №1306) надавати фактично усну «довіреність» на керування ТЗ, але у цьому випадку правильніше говорити про усний договір доручення, на підтвердження виконання якого особі, яка керуватиме цим автомобілем, передається техпаспорт). Якщо йдеться про довіреність (видається власником ТЗ) на підписання договору оренди ТЗ від імені власника, то така довіреність повинна бути нотаріально посвідчена: договір найму ТЗ за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 ЦКУ).
Приклад 2 Фізична особа надає довіреність на отримання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, поштової кореспонденції (переказів, листів, посилок тощо). Така довіреність також має просту письмову форму, але вона може бути посвідчена посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за місцем його проживання (ЖЕК тощо) — ч. 4 ст. 245 ЦКУ.
Приклад 3 Фізична особа не може прибути на збори акціонерів АТ. Вона вважає за необхідне видати довіреність іншій фізособі (представнику) на право участі та голосування на загальних зборах. Така довіреність може посвідчуватися реєстратором, депозитарієм, зберігачем, нотаріусом та іншими посадовими особами, які вчиняють нотаріальні дії, чи в іншому передбаченому законодавством порядку (ч. 3 ст. 39 Закону про АТ).
Слід звернути увагу на те, що аналогічна норма внесена й до ч. 5 ст. 245 ЦКУ. Тому, на нашу думку, такі вимоги щодо довіреності на право участі та голосування на загальних зборах може бути застосовано й до ТзОВ та ПП. Адже іншого порядку жодним законом для них не передбачено.
Приклад 4 Фізична особа надає довіреність на продаж квартири, будинку (його частини), земельної ділянки (паю). Форма такої довіреності має бути письмова нотаріальна, позаяк договори купівлі-продажу нерухомого майна підлягають нотаріальному посвідченню (ст. 657 ЦКУ).
Аналогічне стосується й довіреності на укладення договорів про розподіл нерухомого майна, яке перебуває у спільній сумісній власності подружжя (ч. 4 ст. 372 ЦКУ), договорів найму будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) строком на три роки і більше (ч. 2 ст. 793 ЦКУ).
Щодо змісту довіреностей, про які згадується у наведених вище прикладах, то такі довіреності (крім нотаріальних) мають складатись з урахуванням такого:
а) містити не лише П. І. Б. особи, яка видає довіреність, але й П. І. Б. представника, а також іншу інформацію щодо місця проживання, паспортних даних, реєстраційного номера облікової картки платника податків тощо;
б) містити інші реквізити: місце та дату видачі (довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною відповідно до ч. 3 ст. 247 ЦКУ);
в) зазначати про обсяг повноважень, наданих представникові тим, кого представляють — скажімо, вичерпний перелік дій, які належить вчинити (підписати договір, акт передачі майна, погодитись на відповідну суму в договорі чи зменшити (збільшити) її тощо);
г) строк довіреності — загалом передбачити в довіреності строк — це право, а не обов'язок. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до виконання усіх вказаних у ній дій. Але, якщо, скажімо, довіреність видається на представництво інтересів в державних органах, то варто встановити строк довіреності, із закінченням якого вона втрачає чинність.
Довіреності у податковій сфері
Залежно від обсягу повноважень, що надаються довірителем, виокремлюють два види довіреності:
1) загальна довіреність. Загальна (генеральна) довіреність уповноважує представника на здійснення будь-яких правочинів та інших юридичних дій різного характеру.
2) спеціальна, у тому числі разова, довіреність. Спеціальна довіреність надає повноваження на здійснення юридичних дій або правочинів певного типу (наприклад, укладання та підписання договорів оренди квартири з наймачами на певний період, подобово чи на тривалий строк). Якщо особа, яку представляють, уповноважує представника на здійснення якого-небудь одного правочину, то спеціальна довіреність у цьому випадку буде називатися разовою довіреністю.
У контексті наведеного слід звернути увагу на довіреності, які видаються громадянами, самозайнятими особами та фізособами-підприємцями для вчинення дій, скажімо, щодо подання звітності до податкових органів чи інших держорганів.
За приписами п. 19.2 ПКУ, представниками платника податків визнаються особи, які можуть здійснювати представництво його законних інтересів та ведення справ, пов'язаних із сплатою податків, на підставі закону або довіреності. Довіреність, видана платником податків — фізичною особою на представництво його інтересів та ведення справ, пов'язаних із сплатою податків, має бути засвідчена відповідно до чинного законодавства.
Повертаючись до наведеного вище, слід розібратися спочатку з формою довіреності у відносинах з податковими органами (іншими державними органами) — якою вона має бути: проста письмова чи письмова нотаріальна?
Як ми вже говорили, нотаріальна довіреність має складатися лише у двох випадках: якщо за такою довіреністю вчиняється правочин, який підлягає нотаріальному посвідченню, або якщо сторони домовилися про це між собою.
Що про це сказано у Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами?
Чинний Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Мін'юсту від 22.02.2012 р. №296/5, містить загальні вимоги до змісту довіреності. Зокрема, встановлено, що у довіреності мають бути чітко визначені юридичні дії, які належить вчинити представникові (глава 4 розділу ІІ «Посвідчення довіреностей, припинення та скасування довіреностей»).
Якихось спеціальних вимог щодо змісту довіреності не встановлено. Але нотаріуси можуть також видавати довіреності залежно від обсягу повноважень — загальні (генеральні) або спеціальні, у т. ч. разові.
Враховуючи наведене вище, можна дійти трьох висновків.
Висновок 1. Якщо довіреність видається з вичерпним переліком дій, наприклад, подати податкову декларацію з підтвердженням її приймання, заяви на зміну чи обрання системи оподаткування, постановки на облік, вносити на відповідний рахунок Держказначейства податки, збори (обов'язкові платежі) в сумі, визначеній у декларації особою, що видає довіреність, подавати запити, пов'язані із поданням звітності, виконувати законні вимоги посадових осіб щодо усунення помилок у реквізитах та даних податкової декларації, крім тих, які мають наслідком зміну розміру податку (ПЗ), отримувати запити від органів Міндоходів та іншу кореспонденцію. Така довіреність може бути як разовою, так і загальною. Посвідчувати нотаріально її не потрібно, адже дії, які належить вчинити протягом строку довіреності (на нашу думку, має бути обов'язково), не вчиняються за участю нотаріуса.
Висновок 2. Якщо довіреність, крім наведеного у висновку 1, міститиме вимогу щодо відкриття рахунка в банку чи розпоряджання ним, то без нотаріального посвідчення документа не обійтися (пункти 5.6, 6.6 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492).
Висновок 3. Якщо поряд з діями, наведеними у висновку 1, буде наведено й інші, зокрема щодо розпоряджання майном (рухомим та нерухомим), управління майном, укладання цивільних договорів (або господарських — для здійснення госпдіяльності, якщо довіреність видаватиме підприємець), тобто йдеться про дії, які можуть бути пов'язані з вчиненням правочинів, що за законом повинні бути нотаріально посвідчені, то таку довіреність також слід скласти у нотаріуса.
Увага, підприємці! Усе наведене вище щодо вимог до форми та змісту довіреності у сфері податкових відносин стосується й фізосіб-підприємців. Вони можуть повною мірою скористатися наведеними вище порадами та прикладами.
Довіреність від госпсуб'єкта
Для підприємців! Почнімо з найбільш спірних моментів складання довіреності — для подання документів фізособою на реєстрацію підприємцем та вчинення інших реєстраційних дій.
Незважаючи на Закон про держреєстрацію, Держкомпідприємництва стверджує, що довіреність на подання документів на проведення державної реєстрації має бути нотаріально посвідчена (листи від 23.09.2005 р. №8275 та від 12.11.2004 р. №7900).
Причиною цьому є положення ст. 42 Закону про держреєстрацію, яка допускає подання документів на реєстрацію особисто, поштовим відправленням або в електронній формі. При цьому, якщо йдеться про подання документів поштовим відправленням, то ч. 2 ст. 8 Закону про держреєстрацію встановлює спеціальні вимоги до оформлення документів — підпис на реєстраційній картці має бути нотаріально посвідчений.
Тому цілком можливо прийняти точку зору Держкомпідприємництва щодо нотаріальної форми довіреності. Проте, на нашу думку, це не зовсім відповідає приписам чинного законодавства щодо форми довіреності.
Підпис на реєстраційній картці, навіть за умови посвідчення його у нотаріуса, не пов'язаний з вчиненням дій, що посвідчуються нотаріально (йдеться про реєстраційні дії щодо подання документів держреєстратору на реєстрацію документів чи вчинення інших дій — наприклад, зміна кодів КВЕД). Тим більше, що сам Закон не встановлює вимог щодо документа на повноваження представника (абз. 1 ч. 4 ст. 42 Закону). Натомість ця норма спрямовує нас до загальних норм ЦКУ для форми та змісту довіреності, — а тут усе на користь простої письмової (не нотаріальної) форми довіреності на вчинення реєстраційних дій у сфері відносин з держреєстратором.
Для юросіб! З юридичними особами все значно простіше — довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, та скріплюється печаткою цієї юридичної особи (ст. 246 ЦКУ). Тож, приймаючи нашу викладену вище позицію, якщо довіреність видається на вчинення правочинів (дій), не пов'язаних з нотаріальним посвідченням договорів, що укладатимуться від імені юрособи, то форма довіреності має бути проста письмова з конкретним переліком дій, які належить вчинити. Знову ж таки, довіреність від юрособи може бути як разова, так і загальна (генеральна) зі строком її дії (бажано!).
Аналогічно наведене правило стосується й відносин з податковими та іншими державними органами.
Довіреність на отримання ТМЦ
Чимало фахівців висловлюють позицію щодо особливого статусу довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей. Порядок їх оформлення та видачі передбачено Інструкцією №99.
Подекуди окремі фахівці висловлюють різні позиції щодо статусу таких довіреностей, які переважно зводяться до такого:
1) довіреність на отримання ТМЦ є документом подвійного призначення: як бухгалтерського, так і господарського (цивільно-правового);
2) довіреність на отримання ТМЦ за певних умов може відігравати роль разового письмового правочину, за відсутності укладеного у письмовій формі договору купівлі-продажу, постачання товарів тощо, тож така довіреність видається саме на вчинення юридичних дій та може бути використана для підтвердження господарських зв'язків із контрагентом;
3) довіреність на отримання ТМЦ — це виключно бухгалтерський документ, який не має нічого спільного з довіреностями за ЦКУ (тобто видаються не на вчинення юридичних дій, а тільки з метою бухобліку).
Ми більше схиляємося до першої думки, яка відображає ширшу та дійсну мету їх застосування.
Відповідно до п. 6 Інструкції №99, довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей. При виписуванні довіреності перелік цінностей, які належить отримати за нею (графа «Найменування цінностей» у бланку довіреності), наводиться обов'язково із зазначенням назви і кількості цінностей для одержання, незалежно від того, чи є такі відомості у документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей.
З огляду на саму форму довіреності, порядок та вимоги щодо її оформлення, можна дійти висновку, що дії, які виконуються за цим документом, відповідають фактичному виконанню певного правочину. Тож і не дивно, що за потреби доведення в суді реальності здійсненої госпоперації довіреностям справедливо відводять роль доведення, що підтверджує приймання -передачу (постачання) за витратною накладною сировини , матеріалів, палива, запчастин, ОЗ та інших ТМЦ, а також НМА контрагентами (або від них).
Якщо говорити про підприємців, то для одержання безпосередньо ними ТМЦ довіреність не потрібна, оскільки сама Інструкція №99 поширюється лише на юросіб. Однак за наявності працівників, на нашу думку, все ж варто користуватися довіреностями, хоча й не обов'язково за формою, встановленою Інструкцією №99.
Щодо юросіб, то керівник підприємства діє без довіреності (ст. 62 Закону про госптовариства). Тому довіреність керівник сам на себе не виписує, проте постачальник, як правило, вимагає підтвердити особу паспортом чи іншим документом.
Крім того, довіреність на одержання цінностей видається лише особам, що працюють на даному підприємстві (п. 4 Інструкції №99). На нашу ж думку, якщо ми підтримуємо позицію подвійного призначення довіреності на отримання ТМЦ, ЦКУ не встановлює заборону видавати довіреність будь-яким особам, незалежно від того, працюють вони на підприємстві чи ні.
Нормативна база
- Закон про АТ — Закон України від 17.09.2008 р. №514-VI «Про акціонерні товариства».
- Закон про держреєстрацію — Закон України від 15.05.2003 р. №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців».
- Закон про госптовариства — Закон України від 19.09.91 р. №1576-XII «Про господарські товариства».
- Інструкція №99 — Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Мінфіну від 16.05.96 р. №99.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»