Бухгалтерські документи і звітність підлягають зберіганню протягом встановленого строку. Отже, що це за строк і як він визначається?
Строки зберігання бухгалтерських документів
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, в яких фіксуються факти здійснення таких операцій. Для забезпечення достовірності інформації первинні документи мають бути складені під час здійснення госпоперації, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення (ч.1 ст. 9 Закону про бухоблік1). Згідно з ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік, підприємство має вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, забезпечувати їх зберігання2 протягом встановленого строку. Для виконання першої вимоги потрібно забезпечити відповідну технологію ведення записів у документах, що забезпечує збереження записів протягом встановленого строку зберігання документів, а також неможливість непомітного знищення таких записів. Для зберігання документів також потрібно створити відповідні умови: зберігати документи у приміщеннях з обмеженим доступом, протипожежним захистом, із забезпеченням необхідних кліматичних умов тощо.
Згідно з ч. 2 ст. 3 Закону про бухоблік основним та обов'язковим видом обліку, який здійснюють підприємства, є бухгалтерський облік. Податкова звітність ґрунтується на його даних, а отже, і на даних первинних бухгалтерських документів. Які саме документи використовуються з метою податкового обліку, зазначено у п. 44.1 ПКУ. Це первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність, інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством. Пунктом 44.1 ПКУ прямо заборонено формувати показники податкової звітності без підтвердження їх документами, зазначеними у цьому пункті.
Строки зберігання бухгалтерських документів встановлено Переліком №578/53. Ці строки є мінімальними згідно з п. 1.7 Переліку №578/5.
1 Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».
2 Докладніше про питання зберігання документів читайте у статті О. Кравчука «Зберігання та знищення документів госпдіяльності» у «ДК» №44/2011.
3 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності держорганів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств і організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
Згідно з п. 2.10 Переліку №578/5, строки зберігання документів відлічуються з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання бухгалтерських документів за всі місяці 2012 р., з січня до грудня почнеться з 1 січня 2013 р. Зберігати їх потрібно буде до 31.12.2015 р. Таким чином, документи за січень 2012 р. зберігатимуться майже чотири роки.
Документи з бухгалтерського обліку та звітності перераховано в п. 4.2 розділу I Переліку №578/5. Строки їх зберігання варіюються від одного року до 75-ти. Наприклад, більша частина бухгалтерських документів зберігається 3 роки; якщо документи містять інформацію про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу, — 5 років; розрахунково-платіжні відомості — 75 років. Кадрові документи і відомості нарахування зарплати підлягають здаванню до архівів після закриття підприємства і зберігаються протягом встановленого строку — 75 років. Такі тривалі строки зберігання пов'язані з тим, що зазначені документи можуть стати у пригоді під час визначення розміру пенсії або перегляду величини вже призначеної пенсії.
Проте деякі строки зберігання документів застосовуються із застереженнями згідно з п. 2.11 Переліку №578/5. Застереження «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства... У разі виникнення спорів, порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до прийняття остаточного рішення» конкретніше визначає строки зберігання документів. Такі примітки, як «після закінчення строку дії договору», «після твердження», «після заміни новими», «після введення об'єкта в експлуатацію» тощо, означають, що саме з цієї миті починається відлік строку зберігання документів.
Строки зберігання документів з метою податкового обліку
Такі строки встановлено пунктом 44.3 ПКУ — це 1095 днів з дня фактичного подання податкової звітності, для складання якої використовувалися такі документи. Якщо податкову звітність не було подано у встановлені терміни, то строк 1095 днів відлічується з граничного терміну подання податкової звітності, передбаченого ПКУ. При цьому враховується сам день подання звітності або останній день строку її подання.
У разі ліквідації платника податків всі документи, зазначені у п. 44.1 ПКУ, передаються до архіву у встановленому законодавством порядку. До архіву передаються документи за період не менше 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків. Зверніть увагу, що у цьому випадку період може відрізнятися від періоду, зазначеного в абзаці першому п. 44.3 ПКУ: період 1095 днів з дня подання податкової звітності (або з останнього дня строку її подання) може відрізнятися від періоду 1095 днів перед датою ліквідації платника податків. Це пов'язано з тим, що у разі ліквідації платника податків його знімають з обліку в органі Міндоходів згідно зі ст. 67 ПКУ.
Якщо на підприємстві здійснюється перевірка або ж воно проводить процедуру оскарження податкового повідомлення-рішення, прийнятого за результатами перевірки, а також перебуває у стані судового розгляду, то всі документи, пов'язані з цими процесами, повинні зберігатися до їх закінчення. Звісно, строк зберігання таких документів не має бути меншим від строку, встановленого у п. 44.3 ПКУ, — або 1095 днів після подання декларації, або 1095 днів перед датою ліквідації.
За порушення норм ст. 44 ПКУ, тобто за незабезпечення строків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, передбачено штраф у розмірі 510 грн, якщо таке порушення було виявлено вперше, і 1020 грн — якщо його виявлено повторно протягом року (п. 121.1 ПКУ).
Строки зберігання документів на підприємстві
З огляду на те, що загальним законодавством (Перелік №578/5) і ПКУ встановлено різні правила відліку строків зберігання документів, кожне підприємство може розробити власні строки з урахуванням норм обох зазначених документів. Такі строки встановлюються наказом по підприємству. Це робиться під час затвердження номенклатури справ, у наказі про облікову політику або про організацію документообігу.
При розробці власних строків зберігання документів необхідно враховувати, що законодавством встановлено мінімальні строки їх зберігання. Кожне підприємство може встановлювати і триваліші строки.
Наприклад, для розрахунково-платіжних відомостей Переліком №578/5 встановлено строк зберігання 75 років, а пунктом 44.3 ПКУ — 1095 днів з дня фактичного подання податкової звітності, для складання якої було використано ці відомості. У цьому випадку підприємство має встановити для таких документів строк зберігання 75 років починаючи з 1 січня року, наступного за звітним.
Загальний строк у три роки з 1 січня року, наступного за звітним (згідно з Переліком №578/5), може виявитися коротшим, ніж строк 1095 днів з дня фактичного подання податкової звітності. Наприклад, для документів за грудень 2013 р., на підставі яких було складено річну декларацію з податку на прибуток, «податковий» строк зберігання мине 02.03.2017 р. (1095 днів після подання декларації, яку може бути подано до 03.03.2014 р. включно), а «стандартний» строк мине 31.12.2016 р. — через три роки починаючи з 01.01.2014 р. I на це теж слід зважати під час затвердження строків зберігання документів. Наприклад, строк зберігання прибуткових накладних можна встановити у розмірі 1521 день з дня виписки документа: 365 днів поточного року + 1095 днів + 1 день високосного року + 60 днів строку подання декларації.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»