Новорічні вечірки

Проведення новорічних вечірок, щиро кажучи, не для всіх свято. Бухгалтери не лише святкують у колі колег, але й обмірковують різні варіанти обліку такого заходу.

Загальні правила

За нормою пп. 139.1.1 ПКУ, організація та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків вважаються витратами, не пов'язаними із провадженням господарської діяльності. А це означає, що всі витрати на проведення таких заходів не відносяться до податкових та оплачуються власним коштом платника податку на прибуток.

Щоправда, у пп. 139.1.1 Кодексу передбачено виняток — є право на витрати, пов'язані із провадженням рекламної діяльності, які регулюються нормами пп. 140.1.5 ПКУ. Як наслідок, якщо підприємство проводить прийом чи свято з придбанням та розповсюдженням подарунків і, головне, може довести, що такий захід проводиться в межах рекламної кампанії — відповідно доведено зв'язок із господарською діяльністю, — є шанс віднести витрати до податкових. Але слід уважно поставитися до оформлення підтвердних документів, адже контролюючі органи пильно перевіряють операції такого виду. Крім того, не слід забувати про норму абз. «а» пп. 138.10.2 ПКУ, за якою до складу адміністративних витрат можна віднести: загальні корпоративні витрати, у т. ч. організаційні витрати, витрати на проведення річних та інших зборів органів управління, представницькі витрати¹.

Отже, для можливості відображення сум, витрачених на проведення свята та придбання подарунків, насамперед потрібно довести зв'язок із госпдіяльністю підприємства. Виходячи із зазначених вище варіантів, до податкових витрат можуть належати: витрати на проведення рекламного заходу, зокрема придбання та розповсюдження подарунків², корпоративні витрати або витрати на проведення річних та інших зборів органів управління та представницькі витрати (докладно про кожну складову — далі). Якщо прийом або свято не належить до перелічених вище заходів або не має підтвердних первинних документів, то, за нормами ПКУ, проведення свят, зокрема новорічних вечірок, не можна відображати у складі податкових витрат платника.

¹ У ВРУ зареєстровано проект закону від 02.07.2013 р. №2488а, в якому передбачено зміни до п. 138.2 ПКУ: «Для визнання витрат, які зазначені у підпункті «а» підпункту 138.10.2, достатньо одного будь-якого первинного документа, що підтверджує здійснення платником податку витрат, лише коли сума витрат, яка враховується для визначення об'єкта оподаткування, не перевищує 1000 гривень за день (без урахування податку). Положення цього абзацу не застосовуються до підприємств, установ, організацій, що фінансуються з державного бюджету». Але якщо закон на підставі цього проекту буде прийнято, у будь-якому разі він набере чинності не раніше дати його опублікування.

² Облік подарунків працівникам та партнерам підприємства див. у наступних номерах «ДК».

Корпоративні витрати

Виходячи з норм абз. «а» пп. 138.10.2 ПКУ, загальні корпоративні витрати, у т. ч. витрати на проведення річних та інших зборів органів управління, можна віднести до адміністративних витрат. Відповідно до ст. 89 ГКУ, управління діяльністю господарського товариства здійснюють його органи та посадові особи, склад і порядок обрання (призначення) яких визначаються залежно від виду товариства, а у визначених законом випадках — учасники товариства. До складу органів управління належать засновники (власники) та члени керівних органів платника податку на прибуток — виконавчий орган (дирекція, правління, ректорат, президія тощо).

Головна умова віднесення будь-яких витрат до податкових — це доведення зв'язку із госпдіяльністю підприємства. А такий зв'язок буде доведено лише підтвердними документами, оформленими належним чином. Для цього орган вищого рівня управління юрособою приймає рішення про проведення річних зборів, що має бути оформлено документально (наприклад, повідомленням або запрошенням, що надсилається усім учасникам особою, яка має право бути ініціатором таких зборів). Слід видати наказ, затверджений керівником підприємства, на проведення зборів органів управління. У цьому документі потрібно передбачити порядок проведення зборів (дата, місце, програма тощо) та осіб, відповідальних за їх організацію та проведення. Наступним документом (або навіть додатком до такого наказу) має бути затверджений кошторис витрат на проведення зборів. Типової форми наказу та кошторису немає, тож її можна скласти у довільній формі, прийнятій на підприємстві. Але від себе рекомендуємо у цих документах докладно прописати складові витрат, що передбачаються.

Збори оформляються протоколом, до якого можна додати виступи його учасників і прийняті на зборах рішення. А відповідальним особам варто оформити звіти про виконання наказу керівника підприємства. Такий звіт можна скласти у довільній формі. У ньому відповідальна особа повинна відзвітувати, що саме за планом заходу вона зробила, а що — ні та з якої причини (якщо будь-яку частину заходу не було проведено). До звіту потрібно додати первинні документи, пов'язані із проведенням заходу. Наприклад: акти послуг, наданих сторонніми організаціями для проведення заходу, договір оренди приміщення (вибір приміщення залишається за підприємством, жодних обмежень немає) тощо.

Зрозуміло, що оплата розважальної програми та алкогольних напоїв не може бути складовою таких витрат. Мало того, такі витрати взагалі не слід згадувати у кошторисі витрат на проведення заходу. Адже проведені збори повинні мати суто діловий характер. За наявності зазначених вище документів витрати на проведення зборів органів управління буде пов'язано із госпдіяльністю підприємства і визнано адміністративними витратами. Датою визнання таких витрат є період понесення згідно з правилами ведення бухгалтерського обліку¹ (п. 138.5 ПКУ).

¹ Нагадаємо, що згідно з пунктами 5 — 7 П(С)БО 16 «Витрати», витрати відображаються в бухобліку одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов'язань. Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому їх було здійснено.

У такому разі у сумі ПДВ, сплаченого у складі витрат на придбання товарів та послуг для проведення такого заходу, підприємство матиме і право на ПК з ПДВ (пп. «а» п. 198.1 ПКУ).

Представницькі витрати

Для розширення кола покупців на святкування можна запросити потенційних покупців або партнерів підприємства для проведення переговорів з метою установлення та підтримання взаємовигідної співпраці. Витрати, понесені на прийом, можуть класифікуватись як представницькі витрати і, відповідно до пп. 138.10.2 ПКУ, належати до адміністративних витрат підприємства.

Але зауважимо, що визначення терміна «представницькі витрати» у ПКУ немає. За нормою п. 5.3 ПКУ, якщо терміни, що застосовуються у Кодексі, не визначаються ним, то вони використовуються у значенні, встановленому іншими законами. Єдиним документом на сьогодні, в якому передбачено норми і порядок витрачання коштів з представницькою метою, є Норми №1026 (документ застосовується бюджетними установами). Але листом від 22.11.2012 р. №5743/0/61-12/15-1415 щодо оподаткування представницьких витрат ДПСУ зазначила: «Вимоги Наказу №1026, тобто норми коштів на представницькі цілі, є обов'язковими виключно для бюджетних установ, інші підприємства даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий)». Тож вважаємо, що витрати, зазначені у Нормах №1026, небюджетні підприємства можуть використовувати для застосування пп. 138.10.2 ПКУ.

Згідно з п. 2 Норм №1026, до представницьких витрат належать витрати, пов'язані із проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час переговорів, оплатою послуг перекладача, який не перебуває у штаті установи, оплатою номерів у готелях. Тобто Норми №1026 містять доволі широке коло витрат, які платник податку на прибуток може відобразити як представницькі.

Але у цьому документі встановлено низку обмежень щодо розміру представницьких витрат, зокрема бронювання номерів у готелях, витрати на прийом та обслуговування іноземних представників і делегацій. Чи поширюються такі обмеження на небюджетні підприємства? Виходячи зі змісту самого документа, де зазначено, що норми коштів і порядок їх витрачання застосовуються бюджетними установами, вважаємо, що для інших підприємств таких обмежень не встановлено. Не обмежено суму представницьких витрат і ПКУ. Головною вимогою для права на витрати є зв'язок із госпдіяльністю та належне оформлення операції первинними документами.

Для цього керівник підприємства насамперед повинен видати наказ на проведення такого заходу, в якому визначити осіб, відповідальних за організацію прийому представників інших підприємств з питань комерційної діяльності. Крім того, для підтвердження здійснених витрат і зв'язку із госпдіяльністю підприємства слід оформити: запрошення представників (делегацій) та їхні відповіді, кошторис витрат, акти виконаних робіт від сторонніх організацій, проведених для здійснення заходу, розрахункові документи, накладні на відпуск товарів (продукції) зі складу, звіт про проведений захід тощо. Для підтвердження ефективності та правомірності використання коштів рекомендуємо долучити протокол про намір у довільній формі, підписаний представниками обох сторін.

Датою визнання таких витрат є період їх понесення згідно з правилами ведення бухобліку (п. 138.5 ПКУ).

Якщо зв'язок із госпдіяльністю було доведено та сторона, що приймає, пов'язує прийом представників з оподатковуваними операціями, то за понесеними витратами буде право на ПК з ПДВ (п. 198.1 ПКУ). Що ж до ПДФО, то зауважимо: за відсутності персоніфікованого обліку (зокрема, роздача подарунків присутнім, наприклад з метою реклами) цей податок не нараховується та не утримується. У такому випадку підприємство не виконує роль податкового агента.

Свято як рекламний захід

Проведення святкової вечірки, у разі належного документального оформлення, можна прирівняти до проведення рекламного заходу. Наприклад, до проведення презентації зразків нової продукції або продажу нової групи товарів. Адже організація та проведення презентацій і свят, пов'язаних із провадженням рекламної діяльності, — це і є витрати платника податку на проведення реклами (пп. 140.1.5 ПКУ). Під час такого заходу важливо дотримуватися суті самого поняття реклами. А це, відповідно до ст. 1 Закону про рекламу, — доведення інформації про особу чи товар, яку розповсюджено в будь-якій формі і призначено сформувати або підтримати обізнаність споживачів реклами та їхній інтерес щодо таких особи чи товару. Це може бути розповсюдження рекламно-вітальних листівок, роздача зразків продукції або товарів із зазначеним логотипом підприємства.

Одним із заходів рекламного характеру є безоплатне розповсюдження зразків товарів, яке, безумовно, має бути оформлено документально. Такі операції, зрозуміло, пов'язані із госпдіяльністю підприємства. Тому воно має право на визнання за абз. «г» пп. 138.10.3 ПКУ такої складової витрат на збут, як витрати на рекламу (документальне оформлення та облік рекламного заходу див. у «ДК» №37/2012, щоправда, з огляду на зміни, внесені до п. 188.1 ПКУ¹).

Довести безпосередній зв'язок таких витрат із госпдіяльністю та суму понесених витрат можна за наявності Положення про проведення рекламної акції (кампанії)² та/або наказу керівника про проведення такого заходу, кошторису витрат, накладних на відпуск продукції, товарів зі складу, звіту про проведений захід тощо.

¹ З 01.09.2013 р. у разі безоплатної роздачі не потрібно нараховувати ПЗ з ПДВ з рівня звичайних цін: такі вимоги поширюються лише на контрольовані операції.

² Офіційно затвердженого типового положення немає, тому його можна розробити самостійно.

Приклад ПП «Дебет» запросило представників компанії «Кредит» з наміром співпраці та на презентацію власної продукції (з метою реклами). Програмою проведення святкування заплановано фуршет. Організацію фуршету проводить стороння організація (вартість становить 3600 грн, у т. ч. ПДВ). Відображення в обліку операцій за умовами прикладу подано у таблиці.

Таблиця

Привітання партнерів

Одним із проявів поваги до партнерів та покупців є увага до них. Тому не виключено, що підприємство вирішить надіслати вітальні листівки. Отже, постає запитання: чи є право на витрати та ПК з ПДВ при замовленні на виготовлення (чи придбання) листівок? Чи не розглянуть податківці такий прояв поваги як постачання товарів (послуг)?

Формально надсилання листівок не підпадає під поняття постачання (реалізації) товарів. Така операція має лише інформативний характер — надсиланням листівки ми ніби нагадуємо партнерам та клієнтам про свята і висловлюємо нашу повагу до них, про що зазвичай зазначається у самій листівці. З іншого боку, відповідно до пп. 14.1.191 ПКУ, під постачанням товарів (згідно з пп. 14.1.244, товар — це матеріальні та нематеріальні активи, тож вітальні листівки теоретично можуть підпадати під це визначення) розуміють і їх дарування. Операції з безоплатної передачі також прирівняно і до операції з продажу товарів (пп. 14.1.202 ПКУ). Тому, справді, є ризик, що навіть привітання листівками контролюючі органи вважатимуть постачанням (реалізацією) товарів.

Але й у цьому випадку податкових наслідків у вигляді доходу та ПЗ з ПДВ немає (враховуючи зміни з 01.09.2013 р.): дохід та база для ПДВ визначаються із договірної вартості, яка у цьому випадку становить нуль. Звісно, якщо операції з певними контрагентами перевіряльники не вважатимуть контрольованими (див. п. 39.2 ПКУ). Але більшості платників податків це обмеження не стосується.

Щодо витрат на придбання і надсилання листівок є два варіанти.

Перший варіант — це віднести такі витрати до адміністративних за нормами абз. «а» пп. 138.10.2 ПКУ як загальні корпоративні витрати. У такому разі доказом зв'язку із госпдіяльністю буде розпорядження керівника на привітання контрагентів (не виключено, що із зазначенням у самому документі мети такого заходу та переліку партнерів та покупців), призначення відповідальних осіб за оформлення та розсилання листівок. А підтвердженням понесених витрат будуть звіти відповідальних осіб і додані до них відповідні первинні документи.

За другим варіантом можна визнати витрати на збут за нормою абз. «г» пп. 138.10.3 ПКУ. Тобто визнати витрати з надсилання листівок як рекламні, щоправда, за виконання певних умов. Щоб визнати такі витрати у складі податкових, що пов'язані з госпдіяльністю платника, у будь-якому разі особливу увагу потрібно приділити підтвердним документам (додатково див. «ДК» №37/2012). Крім того, у Законі про рекламу не встановлено обмежень щодо способів проведення реклами. Таким чином, будь-яка інформація, зокрема письмова, що містить дані про фірму та її господарську діяльність, є рекламою. Наприклад, нанесений на листівку логотип підприємства є нічим іншим, як рекламою, а витрати на виготовлення та замовлення таких листівок відображатимуться у витратах на збут. Для остаточного переконання податківців можна разом із листівками надсилати контрагентам і суто рекламну продукцію про своє підприємство — буклети, каталоги тощо.

Також у підприємства є право на ПК з ПДВ у сумі ПДВ, сплаченого у складі витрат на розсилання таких листівок за нормами ст. 198 ПКУ.

Нормативна база

• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• ГКУ— Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. №436-IV.
• Закон про рекламу — Закон України від 03.07.96 р. №270/96-ВР «Про рекламу».
• П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 31.12.99 р. №318.
• Норми №1026 — Наказ Мінфіну від 14.09.2010 р. №1026 «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання».

Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»