Пояснювати, що таке відрядження і які витрати несе підприємство у зв'язку зі службовою поїздкою працівника, не потрібно. Проте у бухгалтерів часто виникають запитання, пов'язані з оформленням відряджень та відображенням понесених підприємством витрат на відрядження в обліку. Розглянемо найцікавіші з них.
Як правильно документально оформити поїздку працівника, щоб вона була визнана відрядженням? Як документально підтвердити зв'язок з госпдіяльністю підприємства?
Відрядженням є службова поїздка працівника за розпорядженням працедавця на визначений термін до населеного пункту (міста, селища тощо), розташованого поза місцем його праці1. Отже, для того щоб поїздку працівника визнали відрядженням, вона повинна:
— бути за скеруванням працедавця, яке оформляється наказом керівника підприємства. При цьому обов'язковими реквізитами такого наказу є місце, куди працівник відряджається (зазначене максимально конкретно), та чіткі терміни такої поїздки;
1 Такий висновок можна зробити з п. 1 розділу «Загальні положення» Iнструкції про службові відрядження у межах України та за кордон, затвердженій наказом МФУ від 13.03.98 р. №59 (далі — Iнструкція №59). Оскільки для підприємств, що фінансуються за рахунок бюджету, більшість питань, пов'язаних з оформленням відряджень, чітко регламентовано цією Iнструкцією, а для всіх інших працедавців вона має лише рекомендаційний характер (про що сказано, наприклад, у листах ДПАУ від 07.09.2011 р. №10077/5/15-1216 та ДПСУ від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415, див. «ДК» №25/2012), посилатися на неї ми будемо лише у тих випадках, якщо в інших нормативних документах немає відповідей на запитання, що розглядаються у статті.
— мати службову мету. При цьому для обґрунтування права на податкові витрати потрібно ще на стадії складання наказу про відрядження вирішити, як пов'язати таку поїздку з госпдіяльністю підприємства. Нагадаємо, що, згідно з пп. 14.1.36 ПКУ, госпдіяльність підприємства — це діяльність, спрямована на отримання доходу. Тож до складу податкових витрат потраплять витрати на відрядження, яке мало на меті отримання підприємством доходів, нехай і в майбутньому. Таку мету найкраще сформулювати у наказі на відрядження. Наприклад, якщо працівник вирушає до іншого міста для ведення переговорів про укладення контракту або участі у виставці, на якій з рекламною метою будуть представлені зразки товарів, що їх виробляє підприємство, про це обов'язково слід зазначати у наказі.
Iнші документи, що оформляються у зв'язку з відрядженням, крім наказу про нього, також можуть підтвердити зв'язок із госпдіяльністю такого відрядження. Прикладами таких документів можуть бути:
— листування з підприємством, на яке відряджається працівник, про намір укласти контракт (що є метою відрядження);
— сам договір (контракт), укладений із контрагентом під час відрядження;
— документи, що підтверджують перебування працівника під час відрядження на конференціях, виставках та інших заходах, пов'язаних із госпдіяльністю працедавця. Такими документами можуть бути запрошення (перепустка) на такі заходи, акти наданих виставкових послуг (якщо участь у виставці була платною) тощо.
Безумовно, обов'язковою умовою є і документальне підтвердження того, що працівник перебував у відрядженні, повернувся з нього, і того, які витрати під час відрядження працедавець та працівник (за рахунок власних коштів) понесли. Для цього працівник подає працедавцеві у терміни, встановлені пп. 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ, звіт про використання коштів, отриманих на відрядження, за формою, затвердженою наказом МФУ від 05.12.2012 р. №1276. Це дозволить не лише підтвердити суму податкових витрат, установлених пп. 140.1.7 ПКУ, а й відшкодувати працівникові витрати на таке відрядження. У разі потреби (про яку також потрібно зазначити у наказі про відрядження) працівник зобов'язаний подати звіт про роботу, виконану під час відрядження, та про її результати (у формі, встановленій працедавцем).
Чи обов'язково забезпечувати працівників, що скеровуються у відрядження, авансом? У якій формі такий аванс може надаватися?
З погляду Міндоходів, викладеного у листі від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (див. «ДК» №33-34/2013), недержавним підприємствам надавати працівникам аванс на відрядження не обов'язково (бо це прямо не зазначено у ст. 121 КЗпП). Проте, з погляду автора, таке трактування ст. 121 КЗпП є неправильним, бо у ній сказано, що визначеними виплатами повинні забезпечуватися працівники, які направляються у відрядження (а не після повернення з нього). А отже, такі виплати повинні здійснюватися авансом. Невиплата авансу є невиконанням обов'язків працедавця, встановлених ст. 21 КЗпП: забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи. Якщо працедавець скеровує працівника у відрядження, виконання такого наказу є для працівника роботою. А тому працедавець повинен подбати, причому заздалегідь, про витрати працівника на проїзд до місця відрядження і назад, на проживання працівника за місцем відрядження, про добові (оскільки вони покликані профінансувати витрати працівника на харчування та інші особисті потреби під час відрядження) й інші витрати, які можуть виникнути у працівника виходячи з мети відрядження.
Надати аванс працівникові можна у будь-якій формі: як готівкою з каси, так і шляхом перерахування коштів на особисту картку працівника. Один із варіантів забезпечення працівника коштами на відрядження — надання йому корпоративної картки, що дає доступ до коштів підприємства на рахунку, до якого видана така картка. Якщо працівник скеровується у закордонне відрядження, небюджетні підприємства можуть видати йому аванс у готівковій іноземній валюті. Порядок отримання готівки в іноземній валюті на забезпечення витрат працівника під час відрядження встановлено постановою НБУ від 30.05.2007 р. №200.
I, нарешті, частину витрат, пов'язаних із відрядженням, працедавець може сплатити самостійно: наприклад придбати квитки на транспорт до місця відрядження і назад, оплатити за безготівковим розрахунком проживання у готелі тощо. У такому разі, зрозуміло, забезпечувати працівника авансом на проїзд (до місця відрядження і назад) та проживання у відрядженні не потрібно, а слід видати аванс лише у вигляді добових, а також інших витрат, якщо їх можна запланувати виходячи з мети відрядження, зазначеної у наказі.
Перенесення, продовження та відкликання з відрядження — в яких випадках застосовується і як документально оформляється? Як зміна термінів відрядження впливає на її відображення в обліку?
Як зазначено вище, терміни відрядження встановлюються працедавцем. I саме він може такі терміни змінити за власним рішенням. Унаслідок цього відрядження може бути перенесено на більш пізній або ранній термін, продовжено, якщо це потрібно для виконання мети відрядження, або перервано, якщо працівник більше потрібен на своєму робочому місці. Оформляється така зміна термінів тим самим способом, яким встановлювалися попередні терміни відрядження, — наказом керівника підприємства.
Перенесення відрядження ніяк не змінить відображення його у бухгалтерському та податковому обліку — зміниться лише період, в якому витрати на відрядження будуть фактично понесені. А ось продовження або, навпаки, відкликання з відрядження відповідно збільшать або зменшать заплановану суму витрат на нього. Але у будь-якому разі фактичні витрати на відрядження як у податковому (пп. 140.1.7 ПКУ), так і бухгалтерському (п. 7, 8 П(С)БО 161) обліку визнаються лише після повернення працівника з нього. Тож зміна термінів відрядження не призведе до коригування даних, відображених у бухгалтерському та податковому обліку.
1 Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом МФУ від 31.12.99 р. №318.
Підприємство понесло витрати з підготовки відрядження працівника: оформило візу, забронювало квитки та житло. Але відрядження скасували. Як відобразити в обліку витрати на відрядження, що не відбулося?
У такій ситуації у податковому обліку відобразити витрати не вдасться. Адже відрядження не відбулося, а отже, і витрати на його підготовку не мають зв'язку з госпдіяльністю підприємства. А немає такого зв'язку — немає і податкових витрат. Та і в бухгалтерському обліку визнати такі витрати збутовими чи, наприклад, адміністративними, з погляду автора, неможливо. Тож у бухгалтерському обліку вони будуть списані на інші операційні витрати.
Проте у деяких роз'ясненнях ДПСУ висловлює іншу, лояльнішу до платників податків точку зору. Так, у листі від 06.03.2012 р. №3268/5/15-1416 ДПСУ говорить про те, що: «підприємство може відносити до складу витрат витрати, понесені особою, що відряджається: на оплату користування послугами камери схову, послугами платного залу очікування, на оплату послуг сервісних центрів з придбання квитків для відрядження, витрати на оплату комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа у разі рішення про скасування відрядження, якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмежень щодо цих витрат». Але навіть сміливим платникам податків автор рекомендує отримати у ДПС за місцем обліку індивідуальну податкову консультацію з таким самим лояльним висновком, бо лише такий документ, згідно зі ст. 53 ПКУ, може захистити платника податків, що скористався викладеним у ній роз'ясненням, під час податкової перевірки.
Працівник виїхав у відрядження по Україні на власному автомобілі. Чи можна відшкодувати йому витрати на ПММ? Як оплачуються добові такому працівникові — за якими документами визначають терміни перебування у відрядженні?
Відшкодувати витрати на ПММ такому працівникові, безумовно, можна, але якщо даний автомобіль не є службовим для підприємства, то лише за рахунок прибутку підприємства (без права на податкові витрати). А у такому разі, незважаючи на те що витрати були понесені працівником у зв'язку з відрядженням, їх компенсація потрапить до складу оподатковуваного доходу працівника (пп. 165.1.11 і п. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).
Якщо автомобіль належить працівникові, то для того щоб він був визнаний службовим, має бути оформлено, наприклад, договір оренди такого автомобіля між працедавцем та працівником. Такий договір має бути посвідчений нотаріально згідно зі ст. 799 ЦКУ.
У такому разі витрати на заправляння автомобіля під час відрядження будуть визнані витратами на відрядження та на підставі авансового звіту працівника профінансовані підприємством (із правом віднесення витрат у сумі вартості використаних на відрядження ПММ до податкових витрат на підставі, наприклад, подорожніх листів1).
1 Хоча Держкомстат України і скасував типову форму подорожніх листів (див. наказ від 19.03.2013 р. №95), чимало підприємств продовжують використовувати їх для обліку та списання витрачених ПММ. Також див. лист Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. №4492/25/10-13 у «ДК» №27/2013.
Якщо працівник виїхав у відрядження по Україні, не використовуючи громадський транспорт, а отже, не надаючи працедавцю проїзних документів, що дозволяють точно та достовірно визначити період перебування працівника у відрядженні, згідно з абз. 11 пп. 140.1.7 ПКУ, терміни відрядження визначаються на підставі наказу керівника про його проведення та відповідних первинних документів (наприклад, авансового звіту працівника, а у разі якщо автомобіль був службовим, — і подорожніх листів).
Згідно з наказом керівника працівник був скерований у відрядження на два тижні, до термінів відрядження входять субота та неділя (вихідні дні на підприємстві — місці праці такого працівника). Як оплачуються такі вихідні у період перебування у відрядженні?
Як роз'яснювало Мінсоцполітики у листі від 26.04.2013 р. №478/13/84-13 (див. «ДК» №37/2013), замість днів відпочинку (вихідні), не використаних під час відрядження, нові дні відпочинку після повернення працівникові не надаються. Якщо працівник скерований у відрядження спеціально для роботи у вихідні дні, то робота у такі дні оплачується згідно з чинним законодавством (у подвійному розмірі згідно зі ст. 107 КЗпП).
Проте ці правила, як зазначає у листі Мінсоцполітики, є обов'язковими для виконання лише для державних підприємств (бо вони прописані Iнструкцією №59). Недержавні підприємства можуть врегулювати питання надання вихідних замість відпрацьованих у відрядженні або оплати у подвійному розмірі таких вихідних днів у колективному договорі, а за його відсутності — у трудових договорах із працівниками, у положенні про відрядження або наказі про відрядження. У будь-якому разі керуватися при цьому підприємство мусить ст. 72 і ст. 107 КЗпП.
Чи є обмеження щодо термінів відрядження у межах України та за кордон?
Для небюджетних підприємств такі терміни законодавчо не встановлені. Тож терміни відряджень можуть бути встановлені на такому підприємстві колективним договором, положенням про відрядження, трудовими договорами з працівниками або наказом про відрядження. При цьому можна орієнтуватися на обмеження, встановлені для таких відряджень на державних підприємствах Iнструкцією №59: 30 календарних днів у межах України (п. 1 розділу II) та 60 календарних днів за кордоном (п. 1 розділу III). Для працівників, які вирушають у відрядження для виконання у межах України будівельних, монтажних, ремонтних та налагоджувальних робіт, термін відрядження обмежений термінами такого будівництва. А якщо будівництво ведеться за кордоном, то термін відрядження не може перевищувати 1 рік.
Чи є відрядженням поїздка працівника на навчання за кордон за скеруванням підприємства? Які гарантії у такого працівника згідно з чинним законодавством?
Як роз'яснював МФУ в листі від 20.05.2013 р. №31-07230-16-27/15177 (див. «ДК» №30/2013), скерування працівника на навчання не є службовим відрядженням. А тому гарантії, встановлені ст. 121 КЗпП, на нього не поширюються.
Як свідчить п. 2 розділу III Iнструкції №59, матеріальне забезпечення осіб, скерованих на навчання за кордон, здійснюється згідно з чинним законодавством (Положення №2871). Зокрема, згідно з п. 3 Положення №287, за такими працівниками зберігаються робоче місце (посада) та середня зарплата. Добові за час проїзду від місця праці в Україні до місця навчання за кордоном та повернення до місця праці виплачуються відповідно до законодавства України про службові відрядження, якщо сторона, яка приймає, не здійснює таких виплат (п. 7 Положення №287). Крім того, такому працівникові оплачуються проїзд до місця навчання та назад і витрати на винаймання житла (за наявності підтвердних документів), якщо така оплата не здійснюється стороною, що приймає (п. 8 — 10 Положення №287). Також, згідно з п. 11 Положення №287, працедавець, який скеровує працівника на навчання за кордон, зобов'язаний забезпечити (і в першу чергу оплатити) необхідну медичну допомогу такому працівникові (якщо цього не зробить сторона, що приймає).
Працівник вирушав у відрядження, при цьому квитки до місця відрядження та назад, до місця роботи, купувало підприємство заздалегідь. Квитки були видані працівникові перед відрядженням, але після повернення він їх не здав разом з авансовим звітом — загубив. Як бути з такими квитками? Чи є вони неповерненим авансом, чи обкладаються ПДФО?
Відповідно до Iнструкції №2912, транспортний квиток, придбаний працедавцем для працівника перед відрядженням, є грошовим документом і повинен бути оприбуткований за дебетом субрахунку 333 «Грошові документи у національній валюті». При видачі квитка працівникові перед відрядженням мало бути зроблене проведення Д-т 375 «Розрахунки з підзвітними особами» К-т 333 на суму вартості квитка. Для того щоб зняти такий квиток з-під звіту й одночасно списати його вартість на витрати підприємства, працівник зобов'язаний подати після повернення з відрядження авансовий звіт. До такого авансового звіту він зобов'язаний додати документи, що підтверджують використання ним підзвітних коштів. Отже, без повернення використаного квитка працівник не може підтвердити його цільове використання (а підприємство не може відобразити витрати з його придбання у складі витрат на відрядження, як у бухгалтерському, так і в податковому обліку). Тож або працівник повертає підприємству вартість квитка, або за розпорядженням працедавця ця вартість списується за рахунок власного прибутку підприємства. В останньому випадку вартість квитка буде коштами, надміру витраченими працівником під час відрядження, та оподатковуватиметься ПДФО згідно з п. 170.9 ПКУ, із застосуванням «натурального» коефіцієнта згідно з п. 164.5 ПКУ.
1 Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання або стажування, затверджене постановою КМУ від 04.03.96 р. №287.
2 Iнструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом МФУ від 30.11.99 р. №291.
У службову поїздку скеровується член наглядової ради — контролюючого органу підприємства. У трудових відносинах із підприємством він не перебуває (підпорядковується безпосередньо засновникам). Чи має така фізособа право на гарантії, передбачені для працівників, що скеровуються у відрядження? I якщо так, то хто зобов'язаний йому такі гарантії надати (оплатити їх надання)? Якщо витрати з оплати витрат на таку поїздку понесе підприємство, то чи матиме воно право на податкові витрати?
Гарантії, встановлені ст. 121 КЗпП, поширюються тільки на працівників, тобто на осіб, які перебувають з підприємством у трудових відносинах. Якщо такий член наглядової ради підпорядковується безпосередньо засновникам і скеровується ними у відрядження, всі гарантії, на які він претендує, повинні надати йому саме вони — на підставі трудового або цивільно-правового договору, укладеного між такою особою та засновниками.
Але пп. 140.1.7 ПКУ дозволяє відносити до складу податкових витрати на оплату відряджень членів керівних органів платника податку на прибуток (до яких можуть належати і члени наглядової ради підприємства, якщо це прописано установчими документами). I в цьому разі право на такі податкові витрати, з погляду автора, є сумнівним, бо зазначену поїздку не можна визнати відрядженням — службовою поїздкою працівника підприємства. Проте оскільки така норма в ПКУ є, то за роз'ясненням того, як її використовувати на практиці, автор рекомендує звернутися за індивідуальною податковою консультацією до ДПI за місцем обліку. I якщо ДПI дасть позитивну відповідь, сміливо відносити такі витрати до складу податкових витрат на підставі податкової консультації.
Працівник повернувся з відрядження і привіз квитанцію від фізособи-підприємця на ЄП про надані послуги проживання за місцем відрядження. Квитанція написана від руки, засвідчена підписом фізособи, навіть без печатки. Чи є така квитанція первинним документом, що підтверджує понесені працівником витрати?
Проблема у тому, що фізособи-підприємці, за нормами чинного законодавства, не зобов'язані вести бухгалтерський облік, а отже, і складати первинні документи зі встановленими обов'язковими реквізитами. Хоча й зобов'язані видавати розрахункові документи, перераховані у ст. 2 Закону про РРО1 (касовий чек або розрахункову квитанцію у цьому випадку, бо йдеться про послуги), щодо прийнятої ними оплати готівкою за відвантажені товари, надані послуги, виконані роботи. Форма розрахункової квитанції (РК-1) є додатком 3 до Положення про форму і зміст розрахункових документів, затвердженого наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. №614. Порядок її заповнення встановлено розділом 5 цього Положення. Зокрема, сказано, що бланк розрахункової квитанції повинен виготовлятися друкованим способом. Від руки можуть заповнюватися лише окремі реквізити квитанції. Отже, якщо працівники надали квитанцію, що відповідає формі РК-1, в якій від руки були заповнені тільки реквізити (наприклад, найменування послуг, їх ціна, загальна сума, що підлягає сплаті, тощо), то тільки у цьому разі така квитанція є первинним та розрахунковим документом.
1 Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
Щодо печатки, то частина фізосіб-підприємців, справді, працює без неї, та й печатка не належить до обов'язкових реквізитів первинних документів (і, зокрема, форми РК-1). Але для того щоб довести, що працівник не сам виготовив такий документ для підтвердження понесених ним витрат, він може взяти у такої фізособи-підприємця копію витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців та копію свідоцтва платника ЄП. Дані цих документів повинні збігатися з даними про підприємця, зазначеними у розрахунковій квитанції. Ці документи, до речі, допоможуть працедавцю уникнути сплати ПДФО та ЄСВ, розрахованого зі суми доходу, виплаченого такому підприємцю.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»