У цій статті ми продовжуємо відповідати на актуальні запитання щодо надання відпусток працівникам (попередню статтю див. у «ДК» №22/2013).
Працівник пішов у чергову щорічну відпустку і захворів. Чи оплачується такий лікарняний і як бути з відпусткою? Чи потрібно переривати таку відпустку або продовжувати її на кількість днів тимчасової непрацездатності?
Відповідно до ст. 11 Закону про відпустки1, щорічну відпустку має бути перенесено на інший період або продовжено у разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку. Засвідчується тимчасова непрацездатність лікарняним листком, зразок якого та інструкцію із заповнення затверджено Наказом №5322. Таким чином, якщо тимчасова непрацездатність працівника настала під час його перебування у щорічній відпустці, таку відпустку має бути продовжено на кількість календарних днів хвороби (що визначається за лікарняним листком) або перенесено на інший період. А лікарняний листок при цьому підлягає оплаті у порядку, встановленому законодавством.
1 Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
2 Наказ МОЗ України, Мінпраці України, ФСС з ТВП, ФСС НВВ від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406.
Зауважимо, що рішення про продовження відпустки або перенесення її на інший період має прийматися за згодою між працедавцем і працівником. Як правило, оформляється таке рішення заявою працівника і наказом керівника підприємства (див. лист Мінсоцполітики України від 31.01.2012 р. №30/13/133-12). Але є і своєрідний правовий звичай — за відсутності заяви працівника про перенесення відпустки (наприклад, якщо працівник перебуває в іншому місті або навіть країні і не може подати відповідну заяву) у разі його хвороби продовжувати відпустку автоматично без видання наказу.
Оскільки хвороба настала не до відпустки, а під час її, то коли мова іде про перенесення відпустки на інший період, йдеться тільки про ту частину відпустки, яка припадає на період, зазначений у лікарняному листку (а не про всю відпустку). Тому у разі перенесення відпустки працедавець і працівник стикаються з поділом щорічної відпустки на частини, що потребує дотримання норм ст. 12 Закону про відпустки. А згідно з цією статтею невикористану частину щорічної відпустки потрібно надати працівникові, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12-ти місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Iнакше перевірка від Держпраці може визнати, що працедавець порушує трудове законодавство.
Подібним порушенням є і ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд (ст. 11 Закону про відпустки). Втім працедавці нечасто не пускають працівників у відпустки — буває, що самі працівники не поспішають скористатися правом на відпочинок (з різних причин). Але, як зазначало Мінсоцполітики України у листі від 21.06.2012 р. №207/13/116-12, якщо працівник відмовляється використати надане йому право на відпочинок (щорічну відпустку), зважаючи на те, що роботодавець несе відповідальність за ненадання відпустки, такий роботодавець має право в межах, установлених графіком, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки. А працівникові доведеться тільки підкоритися, адже за ст. 139 КЗпП він зобов'язаний виконувати розпорядження (накази) роботодавця.
Зверніть увагу: ст. 21 Закону про відпустки встановлено, що зарплату за період відпустки має бути виплачено працівникові не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки. А отже, працівник, який захворів під час відпустки, вже отримав суму відпусткових за весь період відпустки, зокрема невикористаний. Що потрібно зробити з сумою відпусткових такого працівника?
Те, що зміну періоду відпустки має бути відображено в обліку працедавця, є очевидним. Адже у разі перенесення відпустки на пізніший період працівникові було надміру нараховано відпусткові. Слід враховувати і той факт, що у разі перенесення відпустки суму відпусткових має бути розраховано заново — виходячи із заново розрахованої середньоденної зарплати і кількості днів нової відпустки, наданої працівникові. У разі продовження відпустки новий розрахунок відпусткових не здійснюється: адже нової відпустки немає, є продовження старої, а відпусткові працівникові видали виходячи з кількості днів відпустки, яка не збільшилася. Таким чином, у разі продовження відпустки слід лише перевірити, за який період було нараховано відпусткові, та правильність їх оподаткування.
Наприклад, якщо працівник перебував у відпустці з 15.05.2013 р. 14 календарних днів, то відпусткові йому спочатку мало би бути нараховано тільки у травні 2013 р. Але якщо працівник захворів під час відпустки (10 календарних днів непрацездатності) і відпустку було продовжено на 10 календарних днів відповідно, то частину відпусткових за період з 01.06.2013 р. по 07.06.2013 р. має бути нараховано вже за червень. При цьому загальна сума нарахованих працівникові відпусткових не зміниться, але згідно з ПКУ і Законом про ЄСВ1 цю суму має бути поділено між травневим і червневим доходом працівника (докладніше про перехідні відпусткові читайте нижче).
Якщо працівник був у такій самій ситуації — відпустку йому не продовжили, а перенесли на вересень 2013 р., то з працівника слід утримати суму надміру нарахованих відпусткових за 10 календарних днів. Відбувається таке утримання сторнуванням проведення, яким такі відпусткові було нараховано. Так само сторнуються і суми ПДФО та ЄСВ, які було нараховано з суми таких відпусткових.
Працівник йде у щорічну відпустку 20.05.2013 р. на 30 календарних днів. Відпусткові йому виплачуються за 3 дні до початку відпустки (17.05.2013 р.). Як обкладаються такі відпусткові ПДФО та ЄСВ і як відображати такі відпусткові у податковому і бухгалтерському обліку?
У цій ситуації працедавець стикається з так званими перехідними відпустковими. Тобто відпустковими, які відповідно до ст. 21 Закону про відпустки виплачуються за 3 дні до початку відпустки, що триває частину травня і червня, переходячи з одного місяця на іншій.
Відображення таких відпусткових у бухобліку залежить від облікової політики підприємства. Річ у тім, що на сьогодні в Україні чимало фахівців вважають, що нараховувати такі відпусткові потрібно датою їх виплати, тоді як інші дотримуються думки, що суму розрахованих відпусткових потрібно відображати в місяці, за який їх нараховують, пропорційно до кількості календарних днів відпустки, що припадають на такий місяць. На жаль, чітких вказівок з боку контролюючих органів з цього питання немає2.
1 Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір і облік єдиного внеску на обов'язкове державне соціальне страхування».
2 Докладніше про бухгалтерський і податковий облік перехідних відпусток читайте у «ДК» №25/2012.
Податок на доходи фізичних осіб. Згідно з пп. 168.1.2 ПКУ, ПДФО сплачується при виплаті доходу. Уточнімо, що мається на увазі виплата відпусткових, що здійснюється на банківський рахунок працівника. Якщо для виплати відпусткових працедавцеві необхідно зняти гроші зі свого рахунка за чеком, то банк не оплатить такий чек без платіжного доручення на сплату ПДФО, поданого до або одночасно з таким чеком. Якщо виплата відпусткових проводилася готівкою із каси (наприклад, з суми виручки), то пп. 168.1.4 ПКУ дозволяє перерахувати ПДФО на наступний банківський день після виплати.
Відповідно до пп. 169.4.1 ПКУ, якщо платник ПДФО отримує доходи у вигляді зарплати (у т. ч. у вигляді відпусткових), то з метою визначення граничної суми доходу, яка дає право на отримання податкової соціальної пільги, та в інших випадках їх оподаткування такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування. На практиці ця норма використовується так: з метою оподаткування сума відпусткових працівника ділиться пропорційно до календарних днів відпустки на суми, що відносяться до доходу того місяця, за який їх нараховано. Таким чином, працедавець — податковий агент повинен включити до доходу травня суму нарахованих відпусткових за травень, а до доходу червня — суму нарахованих відпусткових за червень.
Звісно, згідно з п. 163.1 ПКУ об'єктом оподаткування ПДФО за травень 2013 р. (і за будь-який інший місяць) буде не тільки сума відпусткових, але і вся сума нарахованого податковим агентом у травні 2013 р. оподатковуваного доходу (крім відпусткових за червень).
Єдиний соціальний внесок. Відповідно до пп. 4.3.2 Iнструкцій №21-51, максимальна величина доходу, виходячи з якого розраховується сума ЄСВ2, визначається окремо за кожен місяць. ПФУ в листі від 18.02.2011 р. №3116/03-30 (див. «ДК» №16/2011, коментар) роз'яснив, як на практиці застосовується ця норма. I в цьому випадку слід враховувати те, за який період його було нараховано. Наприклад, якщо працівникові за травень 2013 р. було нараховано зарплату у розмірі 8000,00 грн і відпусткові у сумі 7000,00 грн, то загальним доходом травня буде сума 15000,00 грн. Нагадаємо, що максимальна сума доходу, за яким обчислюється сума ЄСВ, у травні 2013 р. дорівнювала 1147,00 х 17 = 19449 грн. А отже, вся сума травневого доходу обкладається ЄСВ. Якщо працівникові за червень 2013 р. було нараховано заробітну плату у розмірі 6000,00 грн і відпусткові, частина яких належиться за червень, у сумі 8500,00 грн, то загальним доходом червня буде сума 14500,00 грн. Оскільки розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб у червні такий самий, як і в травні 2013 р., то максимальна величина бази нарахування ЄСВ у червні буде така сама, як і в травні 2013 р. А отже, вся сума червневого доходу обкладатиметься ЄСВ. При цьому не має значення, коли було нараховано суму відпусткових — у травні загальною сумою чи у травні і в червні частинами, що припадають на травень і червень.
1 Iнструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на обов'язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою правління ПФУ від 27.09.2010 р. №21-5.
2 Пункт 4 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ.
Працівниця вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3-х років 31.05.2013 р., щоб звільнитися. Її було прийнято на роботу 01.04.2009 р. У черговій щорічній відпустці жодного разу не була. У періоді з 01.06.2010 р. до 30.05.2013 р. вона перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років, а перед цим з 01.02.2010 р. до 31.05.2010 р. — у відпустці з вагітності та пологів. На грошову компенсацію якої кількості днів щорічної чергової відпустки має право працівниця при звільненні?
Кількість днів щорічної основної відпустки, на яку має право працівник, визначається згідно із заробленим ним стажем. Своєю чергою, стаж роботи, що дає право на відпустку, визначається ст. 9 Закону про відпустки (див. таблицю).
Таблиця
Стаж роботи, що дає право на щорічну основну відпустку* (ст. 9 Закону про відпустки)
|
Період, що включається до стажу
|
Підстава для включення до стажу
|
| Час фактичної роботи (у т. ч. на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка | Наказ про прийняття на роботу і звільнення з роботи (для визначення періоду перебування у трудових відносинах), табель обліку робочого часу (для підтвердження періоду фактичної роботи у межах встановленого працівникові робочого графіка) |
| Час, коли працівник фактично не працював, але за ним відповідно до законодавства зберігалися місце роботи (посада) і заробітна плата, повністю або частково (у т. ч. час оплаченого вимушеного прогулу, викликаного незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу) | Документи, що підтверджують період, протягом якого за працівником зберігалися місце роботи (посада) і заробітна плата, повністю або частково. Наприклад, таким періодом є період відпустки або тимчасової непрацездатності. Отже, підтвердними документами будуть, крім документів, що визначають період перебування у трудових відносинах, і табеля обліку робочого часу, в якому фіксується час відпусток і тимчасової непрацездатності, наказ про надання відпустки, лікарняний листок |
| Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога з державного соціального страхування, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку | До такого періоду на цей момент належить період перебування у відпустці з вагітності та пологів (за який працівниця отримує відповідну допомогу від ФСС з ТВП). Крім документів, що визначають період перебування у трудових відносинах і табеля обліку робочого часу, в якому фіксується час такої відпустки, підтвердними документами будуть наказ про надання відпустки, лікарняний листок, виписка банку, що підтверджує факт отримання фінансування від ФСС з ТВП і виплату допомоги працівниці, видатковий касовий ордер |
| Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата в порядку, встановленому ст. 25 — 26 Закону про відпустки, за винятком відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею 6-ти років, а у випадку, якщо дитина є хворою на цукровий діабет 1-го типу (інсулінозалежний) — до досягнення нею 16-ти років | До цього періоду включаються всі види відпусток без збереження заробітної плати, передбачені ст. 25 — 26 Закону про відпустки, крім спеціально обумовлених ст. 9 Закону. Крім документів, що визначають період перебування у трудових відносинах, і табеля обліку робочого часу, в якому фіксується час такої відпустки, підтвердним документом буде наказ про надання відпустки |
| Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10-ти місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів | На зазначене навчання працівника скеровує працедавець. Перелік гарантій і компенсацій, що надаються такому працівникові, встановлено постановою КМУ від 28.06.97 р. №695. Крім документів, що визначають період перебування у трудових відносинах, і табеля обліку робочого часу, в якому фіксується час такого навчання, підтвердними документами будуть наказ — скерування на навчання, документи, що підтверджують факт навчання (наприклад, диплом) |
| Час навчання нових професій (спеціальностей) осіб, звільнених у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці, у т. ч. у зв'язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням кількості або штату працівників | Йдеться, звісно, про період навчання працівників, що вже перебувають у трудових відносинах з особою, яка розраховує стаж, що дає право на відпустку. Отже, цей період включається до стажу тих працівників, які були звільнені із зазначених причин попереднім працедавцем, прийняті на нове місце роботи, але потребують попереднього навчання нової професії (спеціальності). Крім документів, що визначають період перебування у трудових відносинах, і табеля обліку робочого часу, в якому фіксується час такого навчання, підтвердним документом буде наказ про проходження такого навчання |
| Iнші періоди роботи, встановлені законодавством | Крім документів, що визначають період перебування у трудових відносинах, і табеля обліку робочого часу, в якому фіксуються ці періоди, підтвердні документи залежать від встановленої законодавством причини включення періоду до стажу (на цей момент не встановлено) |
| * Також якщо працівник був переведений на роботу на інше підприємство (тобто звільнений з попереднього місця роботи згідно з ч. 5 ст. 36 КЗпП) і не використав повністю або частково щорічну основну відпустку і не отримав за неї грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на відпустку, включається період, за який він не використав цю відпустку за попереднім місцем роботи. | |
Розглянемо викладену у запитанні ситуацію виходячи з даних таблиці. Оскільки не зазначене інше, то виходить, що до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, входить період з 01.04.2009 р. до 31.05.2010 р. (тобто весь період фактичної роботи з 01.04.2009 р. до 31.05.2013 р. за вирахуванням періоду відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років з 01.06.2010 р. до 30.05.2013 р.). Оскільки кількість днів щорічної основної відпустки, на яку має право працівник, визначається пропорційно до такого стажу, то розрахувати таку кількість можна за умовною формулою:
Кв = Вр : 365 х Кс ,
де: Кв — кількість днів відпустки;
Вр — кількість днів відпустки, встановленої за календарний рік;
365 — кількість календарних днів у році, умовно;
Кс — кількість календарних днів стажу, що дає право на відпустку.
Якщо припустити, що працівниці встановлено мінімальну кількість днів щорічної основної відпустки — 24 календарні дні, то кількість днів відпустки, за яку вона має право отримати компенсацію під час звільнення, становить 24 к. д. : 365 х 426 к. д. = 28 к. д.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»