Трудове законодавство встановило значні особливості документального оформлення працевлаштування у фізосіб-роботодавців. Причому ці особливості не залежать від статусу такого роботодавця: чи є він підприємцем або іншою самозайнятою особою, чи перебуває на тій чи іншій системі оподаткування. Тобто найняти працівника для роботи може будь-яка людина (фізособа) — для надання послуг чи виконання робіт.
Основними особливостями працевлаштування у фізособи є:
1) обов'язковість письмового трудового договору;
2) обов'язкова реєстрація такого трудового договору в державній службі зайнятості;
3) засвідчення запису в трудовій книжці працівника у державній службі зайнятості.
Письмова форма трудового договору
КЗпП встановлює у ст. 24 обов'язковість укладення письмового трудового договору при працевлаштуванні у фізособи-роботодавця. Причому цей письмовий трудовий договір укладається у формі окремого спеціально підготовленого документа — трудового договору між працівником та фізособою, яка використовує найману працю, форма якого затверджена наказом Мінпраці України від 08.06.2001 р. №260. На нашу думку, ця форма є обов'язковою.
Ця форма договору передбачає визначення основних умов праці: характеру виконуваної роботи (змісту посадових обов'язків), оплати праці, робочого часу та часу відпочинку. Трудовий договір складається у трьох примірниках: для роботодавця, працівника та державного центру зайнятості, який реєструє його.
Сфера дії Порядку №260
Порядок №260 говорить про його поширення на фізосіб-підприємців та фізичних осіб, «які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо)». Це «тощо», з одного боку, робить сферу застосування Порядку відкритою, а з другого — залишає питання, чи поширюється він на фізосіб, що не використовують саме «послуги» працівників, а в яких працівники працюють на конкретних посадах (наприклад помічник адвоката, нотаріуса). Так чи інакше, відповідно до КЗпП, з працівниками у таких фізосіб слід укладати письмовий трудовий договір та реєструвати його у службі зайнятості, і при цьому Порядок №260 та відповідну форму договору можна використовувати за аналогією.
Реєстрація договору
Обов'язковість реєстрації трудового договору, укладеного у фізособи-роботодавця, у державній службі зайнятості також передбачено КЗпП — у ст. 24-1. Цією самою статтею КЗпП визначено, що такий трудовий договір підлягає реєстрації у тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи.
Трудовий договір реєструється у державному центрі зайнятості за місцем проживання фізособи-роботодавця.
Присутність під час реєстрації договору
Незважаючи на те що КЗпП покладає обов'язок з реєстрації договору на фізособу-роботодавця, з п. 3 Порядку №260 послідовно випливає загальне правило щодо обов'язкової присутності під час його реєстрації для обох сторін трудового договору (тобто працівника та роботодавця), які при поданні його на реєстрацію повинні пред'явити паспорти.
Подання договору на реєстрацію за відсутності працівника
Проте з цього загального правила є винятки. Порядком №260 передбачено можливість подання договору на реєстрацію за відсутності працівника або навіть за відсутності роботодавця. Якщо працівник відсутній, його підпис на трьох примірниках договору підлягає нотаріальному посвідченню (це передбачено п. 7 Порядку №260 та п. 2 Постанови №1168).
Зазначимо, проте, що насправді засвідчити підпис на такому договорі у нотаріуса навряд чи вдасться — адже згідно зі ст. 78 Закону від 02.09.93 р. №3425-ХII «Про нотаріат» нотаріальна дія щодо засвідчення справжності підпису вчиняється для документів, що не мають характеру угод (а трудові договори, безперечно, мають характер угод). Тож сторонам доведеться або укладати договір із нотаріальним посвідченням (що вчиняється на відповідних бланках), а це, як правило, є доволі недешевою процедурою, або забезпечити присутність працівника під час реєстрації договору.
Крім того, якщо працівник не присутній під час реєстрації договору, то фізособі-роботодавцю видаються обидва примірники договору (по одному для неї та працівника). Роботодавець зобов'язаний вручити працівникові його примірник договору протягом 3-х робочих днів з дня надходження договору, а також повернути йому трудову книжку із записом про прийняття на роботу. Таке вручення має бути здійснено під підпис, на підставі якого робиться відповідний запис у книзі реєстрації таких трудових договорів у центрі зайнятості.
Подання договору на реєстрацію представником роботодавця
На відміну від працівника, фізособа-роботодавець може скерувати замість себе до служби зайнятості представника (п. 3 Порядку №260). Такому представникові видається нотаріальна довіреність. При цьому службі зайнятості має бути пред'явлено паспорт представника, а також оригінал довіреності та залишено відповідним чином засвідчену копію. Ким саме має бути завірена копія, Порядок не визначає. Тому, завіряючи довіреність в нотаріуса, можливо, варто подбати також про завірення додаткових нотаріальних копій.
Реєстрація у день подання
Реєструється трудовий договір у службі зайнятості у день його подання. При цьому на всіх примірниках договору робиться запис встановленого п. 6 Порядку №260 зразка. Трудовому договору присвоюється номер, за яким він зареєстрований у книзі реєстрації трудових договорів у центрі зайнятості, і ставиться дата його реєстрації. Один примірник договору залишається у центрі зайнятості, решта — у працівника та працедавця.
Відповідно до п. 13 Порядку №206, у разі якщо документи, що подаються для реєстрації трудового договору, не відповідають встановленим вимогам, центр зайнятості повертає їх без вчинення будь-яких дій із зазначенням причини.
Які документи надаються
Для реєстрації трудового договору подаються:
— підписаний трудовий договір у трьох примірниках;
— довідка про присвоєння ідентифікаційного номера роботодавця і копія такої довідки, наданої працівником (за наявності);
— для підприємця-роботодавця — свідоцтво про державну реєстрацію фізичної особи — підприємця (або витяг, виписку з держреєстру);
— трудова книжка працівника (крім випадків, коли особа вперше шукає роботу і не має трудової книжки).
Крім цих документів, не подаються, а пред'являються паспорти роботодавця (якщо замість нього діє представник — паспорт представника, оригінал та копія довіреності) та працівника (якщо його підпис на договорі не засвідчено нотаріально).
Реєстрація трудового договору в центрі зайнятості дає підстави для внесення запису до трудової книжки працівника (про що далі).
Чи потрібен наказ?
На роботодавця-фізособу поширюється дія ч. 3 ст. 24 КЗпП, відповідно до якої укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу. Тому, на нашу думку, навіть при підписанні трудового договору з найманим працівником фізособа-роботодавець зобов'язана видати наказ про зарахування на роботу й ознайомити з ним працівника. При цьому може використовуватися типова форма, затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. №489, або, на думку автора, будь-яка інша форма наказу, зручна для фізособи-роботодавця.
У майбутньому при звільненні працівникові на його вимогу видається копія наказу про звільнення (а в разі звільнення з ініціативи роботодавця така копія видається обов'язково, тобто незалежно від вимоги працівника).
Проте, як сказано нижче, у трудовій книжці як підстава для внесення запису про прийняття на роботу та звільнення — зазначається не наказ, а зареєстрований у центрі зайнятості трудовий договір.
Що треба зробити при допуску працівника до роботи
Як видно з наведеного, трудовий договір може бути зареєстрований вже після допуску працівника до роботи. При цьому фізична особа, як і роботодавці — юридичні особи, зобов'язана до початку роботи (тобто до фактичного допуску працівника до роботи) здійснити кілька організаційно-правових заходів відповідно до ст. 29 КЗпП.
Обов'язки роботодавця перед допуском працівника до роботи
- Роз'яснити працівникові його права й обов'язки та поінформувати під підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їхнього впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства.
- Ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (колективний договір з найманими працівниками фізособа не укладає).
- Визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами.
- Проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.
Звернімо увагу на те, що фізособа-роботодавець має у трудових відносинах ті самі права і на неї покладаються ті самі обов'язки, що й на роботодавців — юридичних осіб. Тож зазначені інструктажі й ознайомлення, а також власне забезпечення належних умов праці (що передбачає, зокрема, і здійснення всіх передбачених законодавством заходів з охорони праці) при найманні працівників також є дуже важливими. Iнструктажі й ознайомлення у більшості випадків слід проводити під підпис.
Зняття з реєстрації договору
Звернімо увагу, що вчинення якихось дій щодо зняття з реєстрації договору в службі зайнятості КЗпП не передбачено. Ці дії передбачені лише Порядком №260, а також Постановою №1168. Необхідність зняття з реєстрації договору пов'язана з потребою у засвідченні центром зайнятості записів у трудовій книжці працівника, а також необхідністю уникнення майбутніх претензій від працівника та контролюючих органів.
Згідно з п. 8 Порядку №260, у разі закінчення строку трудового договору або припинення його дії достроково у трудовому договорі фізособа робить запис про підстави його припинення з посиланням на відповідні статті КЗпП, про що сторони сповіщають центр зайнятості, який зареєстрував трудовий договір. Для цього формою договору передбачено відповідний пункт 17. Передбачено засвідчення цього запису підписами сторін. Яким чином слід сповістити про такий запис центр зайнятості, у разі коли строк дії трудового договору закінчився або він розривається з ініціативи працівника, у Порядку не сказано. Не передбачено і переліку документів, що подаються для зняття договору з реєстрації, та обов'язкової присутності працівника.
Чомусь Порядок №2560 докладніше врегульовує порядок зняття з реєстрації трудового договору при звільненні з ініціативи роботодавця (що також передбачено зазначеною Постановою №1168). Названі нормативні акти передбачають чіткий перелік документів і дій, що мають учинятися при звільненні у такому разі. Зверніть увагу, що пунктом 9 Порядку №260 встановлено: відповідальна особа центру зайнятості протягом трьох робочих днів знімає трудовий договір з реєстрації, про що робить відповідний запис у книзі реєстрації трудових договорів. Запис про зняття договору з реєстрації передбачено формою договору (пункт 18). У разі відсутності працівника під час процедури подання документів для зняття трудового договору з реєстрації центр зайнятості повідомляє працівника про зняття з реєстрації трудового договору самостійно.
Запис у трудовій книжці
Звернемо увагу на те, що процедура запису в трудовій книжці працівника, працевлаштованого у фізособи, має свої особливості. Пункт 3 Постанови №1168 передбачає, що у разі відсутності працівника при реєстрації трудового договору в центрі зайнятості і підтвердженні посадовою особою центру зайнятості запису у його трудовій книжці передати таку трудову книжку працівникові повинна фізособа-роботодавець. Тобто трудові книжки працівників у фізосіб-роботодавців не зберігаються. Це підтверджує і пункт 2.20-1 Iнструкції №58, який визначає, що трудові книжки таких працівників зберігаються безпосередньо у працівників.
Згідно з пп. 14-15 Порядку №260, записи про прийняття на роботу або звільнення до трудової книжки працівника здійснюються фізособою-роботодавцем згідно із зареєстрованим (чи знятим з реєстрації) у службі зайнятості трудовим договором. Засвідчуються записи печаткою та підписом відповідальної особи державної служби занятості, а тому вчиняти їх слід у суворій відповідності до зразка, наведеного в Iнструкції №58.
Звернімо увагу на те, що проставлення підпису чи печатки підприємця, іншої самозайнятої особи (адвоката, нотаріуса) у трудовій книжці чинним законодавством не передбачено.
Iнструкція №58 наводить такий зразок запису в трудовій книжці при прийнятті на роботу: «Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначаються дата та номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)».
При звільненні Iнструкція №58 наводить такий зразок запису в трудовій книжці: «Звільнений з роботи (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України)».
У графі 4 (на підставі чого внесено запис) зазначається не номер наказу про прийняття на роботу, а дата реєстрації договору. При прийнятті на роботу: «трудовий договір (номер), зареєстрований (дата)»), а при звільненні — запис: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)».
Наприкінці зауважимо, що відмітка про реєстрацію робиться на всіх примірниках договору, а про зняття з реєстрації — тільки тих, які було подано до центру зайнятості. Адже, нагадаємо, що обов'язок повідомлення центру зайнятості про закінчення трудових відносин покладено саме на роботодавця. Тож роботодавець свою відмітку про зняття трудового договору з реєстрації у центрі зайнятості має отримати обов'язково. А працівник — за бажанням, якщо подасть свій примірник трудового договору для зняття з реєстрації разом із працедавцем. Також, згідно з п. 7 Постанови №1168 та п. 12 Порядку №260, за зверненням працівника, який не був присутній під час зняття трудового договору з реєстрації, посадова особа центру зайнятості протягом трьох робочих днів з дня такого звернення робить відповідну відмітку у виданому йому примірнику трудового договору та засвідчує у трудовій книжці запис про звільнення з роботи, внесений фізособою-роботодавцем.
Нормативна база
- Постанова №1168 — Постанова КМУ від 29.10.2009 р. №1168 «Деякі питання застосування законодавства про працю фізичною особою, яка використовує найману працю».
- Порядок №260 — Порядок реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджений наказом Міністерства праці від 08.06.2001 р. №260.
- Iнструкція №58 — Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. №58.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор