Серед підприємців — платників єдиного податку поширеною є думка, що зберігати первинні документи: накладні, чеки, акти, розрахункові документи тощо — не обов'язково. Чи так це насправді? Які саме документи потрібно мати і чим загрожує їх відсутність?
Корінь проблеми полягає в тому, що більшість «спрощенців», організовуючи документообіг, зосереджують свою увагу не на фактичних правилах, яким повинен підпорядковуватися платник єдиного податку, а на задекларованій ідеї створення спрощеної системи, на її призначенні.
Так, спрощену систему було запроваджено, зокрема, задля зменшення податкового навантаження, забезпечення можливості ведення підприємницької діяльності без додаткової спеціальної економічної та бухгалтерської освіти, спрощення системи адміністрування податків та зменшення небезпеки несвідомого порушення правил. Проте на практиці «спрощення» обліку виглядає не таким простим, і дбати про наявність первинних документів у більшості випадків підприємець — платник єдиного податку повинен не менше, аніж підприємці на загальній системі оподаткування. I насамперед тому, що «спрощенці» підпорядковуються не лише правилам, прописаним у главі 1 «Спрощена система оподаткування, обліку та звітності» розділу XIV ПКУ. Вимоги до організації їхньої діяльності та обліку містять також інші розділи кодексу й інші законодавчі та нормативно-правові акти. I добре, якщо підприємець приведе документообіг у порядок, перш ніж до нього прийде перевірка.
Отже, розглянемо, які ділянки господарської діяльності яких підтвердних документів потребують.
Єдиний податок — підтвердження доходів
У консультаціях, розміщених в ЄБПЗ, податківці наполягають на необхідності «зберігати первинні документи, на підставі яких заповнювалася Книга обліку доходів і витрат і складалася декларація з єдиного податку. До таких документів належать, зокрема, виписка банку, квитанція, чек або документ довільної форми про готівкову оплату товарів, робіт або послуг, якщо вони отримувалися у фізичних осіб. Також слід зберігати інші первинні документи, використовувані для складання звітності з інших податків і зборів». У випадку незберігання первинних документів ДПС загрожує штрафом у розмірі 510 і 1020 грн (за повторне порушення протягом року) (згідно ст. 121 ПКУ).
За загальним правилом, передбаченим п. 44.1 ПКУ, «платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством».
Разом з тим є спеціальна норма п. 44.2 ПКУ, яка говорить, що «...платники єдиного податку... ведуть спрощений бухгалтерський облік доходів та витрат з метою обрахунку об'єкта оподаткування». Саме такий спрощений облік передбачено пп. 296.1.1 ПКУ1 та Порядком ведення Книги обліку доходів платників єдиного податку першої і другої груп та платників єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість2 (далі — Порядок та Книга). Згідно із зазначеними документами, такі підприємці ведуть Книгу обліку доходів шляхом щоденного, за підсумками робочого дня, відображення отриманих доходів (пп. 296.1.1 ПКУ, п. 1 Порядку). Записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід — зокрема кошти, що надійшли на поточний рахунок платника податку та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, фактично безоплатно отримані товари (роботи, послуги) (п. 5 Порядку). Саме ці дані, занесені до Книги, використовують для заповнення податкової декларації платника єдиного податку (п. 7 Порядку). I що характерно — жодного слова про необхідність заповнення Книги відповідно до первинних документів, а тим більше про зберігання таких документів на підтвердження записів у Книзі.
Заборона формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених документами, згаданими в абз. 1 п. 44.1 (див. вище), встановлена абзацом другим п. 44.1 ПКУ, проте, не означає, що платник єдиного податку повинен виписувати первинні документи на кожен факт реалізації товару, надання послуги, виконання роботи. Адже:
1) порядок ведення обліку платниками єдиного податку насамперед регулюється підпунктами 296.1.1 — 296.1.3 ПКУ, єдиною вимогою яких для підприємців є вимога вести Книгу обліку. Стосовно визначення порядку ведення Книги ці норми ПКУ відсилають до Порядку №1637;
2) відповідно до Порядку, для складання Декларації платника єдиного податку мають використовуватися дані Книги як єдиного регістра обліку, передбаченого для підприємців — платників ЄП.
Отже, як бачимо, вимоги контролюючих органів надати документи, що свідчать про продаж товарів, робіт, послуг, про виручку, отриману «спрощенцем», є неправомірними.
Але є одне «але». Підприємець, який реалізує товари, роботи, послуги кінцевим споживачам, повинен дотримуватися вимог Закону про захист прав споживачів3:
— виконавець залежно від характеру і специфіки виконаної роботи (наданої послуги) зобов'язаний видати споживачеві розрахунковий документ, що засвідчує факт виконання роботи (надання послуги) (п. 8 ст. 10 Закону про захист прав споживачів);
1 Тут говоримо про «спрощенців» — неплатників ПДВ. Про «спрощенців» — платників ПДВ 3-ї і 5-ї груп йдеться нижче.
2 Форму Книги та Порядок її ведення затверджено наказом Мінфіну від 15.12.2011 р. №1637.
3 Закон України від 12.05.91 р. №1023-XII «Про захист прав споживачів» (зі змінами та доповненнями).
— продавець товару повинен надати споживачу розрахунковий документ (квитанцію, товарний чи касовий чек, квиток, талон або інший документ), який підтверджує реалізацію продукції (п. 7 ст. 1, п. 8 ст. 21 Закону про захист прав споживачів).
Отже, неоформлення та ненадання таких документів споживачу є порушенням Закону. Але податкові органи не мають жодного стосунку до контролю за виконанням Закону про захист прав споживачів. Отже, і застосувати санкції за його порушення вони не мають права.
Крім цього, обов'язок надати на вимогу покупця чек, накладну чи інший письмовий документ, що засвідчує передання права власності на товар від продавця до покупця, встановлено п. 15 статті 3 Закону про РРО. Але ця вимога не може бути підставою для застосування до порушника адміністративних чи фінансових санкцій, передбачених законодавством з питань оподаткування.
Документи, що підтверджують витрати
Наявність і обсяг витрат платника ЄП жодним чином не впливають ані на визначення виручки, ані на сплату єдиного податку. Отже, на перший погляд, підприємець — платник ЄП не зобов'язаний зберігати первинні документи про понесені витрати. Проте на практиці податкові органи роблять спроби застосувати санкції в разі відсутності первинних документів про витрати. А саме: санкції застосовують згідно з п. 121 ПКУ за порушення п. 44.1 ПКУ:
1) 510 грн за перше порушення протягом року;
2) 1020 грн — за ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення.
Проте з огляду на згадані вище норми ПКУ та Порядку, платники єдиного податку не відображають витрати ні у Книзі обліку, ні у Декларації. Отже, застосування санкцій за цими нормами ПКУ буде неправомірним.
Але, на нашу думку, зберігати первинні документи все ж таки корисно. I тут уже йдеться не про підтвердження витрат. Відсутність документів може свідчити для ДПС про:
1) безоплатне надходження товарів — а вартість безоплатно отриманих товарів робіт, послуг платники ЄП мають включити до доходів;
2) купівлю у фізосіб-непідприємців, а при виплаті доходу (коштів) громадянам, не зареєстрованим суб'єктами підприємницької діяльності, підприємець зобов'язаний утримати ПДФО та показати виплату в формі №1ДФ.
Частка здорового глузду в цих вимогах є.
Насправді до суми доходу платника єдиного податку включається вартість безоплатно отриманих протягом звітного періоду товарів (робіт, послуг). Але згідно з п. 292.3 та п. 292.6 ПКУ:
1) безоплатно отриманими вважаються виключно товари (роботи, послуги), отримані згідно з письмовими договорами дарування та іншими письмовими договорами, укладеними згідно із законодавством, за якими не передбачено грошової або іншої компенсації вартості таких товарів (робіт, послуг) чи їх повернення1;
1 А також товари, передані платнику єдиного податку на відповідальне зберігання і використані таким платником єдиного податку.
2) датою отримання доходу платника єдиного податку є дата підписання платником єдиного податку акта приймання-передачі безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).
Стосовно сплати ПДФО при придбанні у громадян зазначимо таке. Вимога підтвердити статус продавця товарів, робіт, послуг, придбаних підприємцем, є правомірною, бо підприємець (або інший податковий агент), який нараховує (виплачує) дохід, не утримує ПДФО зі сум, що виплачуються (нараховуються), тільки у разі якщо особа, яка отримує дохід, надає копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію як суб'єкта підприємницької діяльності (п. 177.8 ПКУ). У разі виявлення факту неутримання ПДФО з виплати доходу громадянам за відсутності документів, що підтверджують підприємницький статус контрагента, до підприємця-покупця застосовуються штрафні санкції як до податкового агента:
1) штраф у розмірі 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету, за ті самі дії повторно протягом 1095 днів — 50%, втретє — 75% суми податку (п. 127.1 ПКУ);
2) на суму податкового боргу нараховується пеня після закінчення строків погашення узгодженого грошового зобов'язання (пп. 129.1.1 ПКУ).
При цьому згідно з абзацом сьомим п. 127.1 ПКУ відповідальність за погашення суми ПДФО покладається на податкового агента. Платник податку — отримувач таких доходів звільняється від обов'язків погашення цієї суми. Тобто, крім штрафу, приватному підприємцю доведеться сплатити ще й суму ПДФО.
Проте у разі якщо покупець взагалі не має будь-яких документів про купівлю, якщо не встановлено продавця та вартість придбання, донарахування ПДФО не буде правомірним, адже не буде жодної інформації про базу донарахування таких зобов'язань.
I хоча є випадки, коли вищезазначені претензії знаходили своє відображення в актах перевірок, такі санкції ДПС цілком реально «відбити» у суді. Але годі й сумніватися, що краще запобігти такій ситуації, аніж обстоювати свою, навіть і законну, позицію у суді.
Відповідальність за облік товару «єдинником»
До речі, вимоги щодо документального обліку товарів встановлено також Законом про РРО, який поширюється на всіх СГД, які здійснюють розрахункові операції при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. Пункт 12 ст. 3 Закону про РРО зобов'язує всіх «вести у порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів на складах та/або за місцем їх реалізації, здійснювати продаж лише тих товарів, які відображені в такому обліку, за винятком продажу товарів особами, які відповідно до законодавства оподатковуються за правилами, що не передбачають ведення обліку обсягів реалізованих товарів (наданих послуг)». Санкції за порушення цієї вимоги встановлено ст. 20 Закону про РРО — це штраф у розмірі подвійної вартості необлікованих товарів, які не обліковані за місцем реалізації та зберігання, за цінами реалізації, але не менше 10 н. м. д. г.
Проте цю санкцію неправомірно застосовувати до платників єдиного податку, бо правила обліку, визначені для них ПКУ та Порядком №1637, не передбачають ведення обліку товарів. Вимога заповнення розділу II Книги щодо понесених витрат «спрощенцями» — платниками ПДВ також не передбачає ведення обліку товарів, що реалізуються. Аналогічні висновки наводяться у судових рішеннях (докладніше див. «ДК» №47/2012).
«Спрощенці» — платники ПДВ
Підприємці — платники єдиного податку, які є одночасно платниками ПДВ (3-ї та 5-ї групи спрощеної системи), повинні приділяти значно більше уваги документообігу, ніж «спрощенці» — неплатники ПДВ. Їхні обов'язки з оформлення та зберігання первинної документації (податкових накладних) та реєстрів отриманих і виданих податкових накладних нічим не відрізняються від обов'язків платників податку на загальній системі оподаткування. Отже, всі дані стосовно податкового зобов'язання та податкового кредиту, що включаються до Декларації з ПДВ, мають бути документально підтверджені у порядку, передбаченому розділом V ПКУ, Порядком заповнення податкової накладної1, Порядком ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних2.
Для «спрощенців» — платників ПДВ також передбачено окрему Книгу обліку доходів і витрат (для платників єдиного податку 3-ї групи, які є платниками податку на додану вартість) та окремий Порядок її ведення3. У додатковому розділі II «Витрати» (порівняно з Книгою для «спрощенців» — неплатників ПДВ) «спрощенці» повинні відображати витрати, пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг), витрати на оплату праці (у разі використання найманої праці), суми сплаченого єдиного соціального внеску, а також суму інших витрат, понесених у зв'язку з провадженням господарської діяльності (витрати на зв'язок, сплату орендних та комунальних платежів тощо). Зазначені витрати не впливають на розмір єдиного податку, що сплачується підприємцем, та не відображаються у Декларації платника єдиного податку. Отже, відсутність документів, що підтверджують ці витрати, та недбале заповнення Книги з точки зору сплати єдиного податку загрожує тільки адміністративною відповідальністю за ст. 163-1 КУпАП (5 — 10 н. м. д. г.). Щоправда, застосування до підприємця такої відповідальності також під запитанням, адже ця стаття поширюється виключно на керівників та інших посадових осіб підприємств.
1 Затверджений наказом Мінфіну від 01.11.2011 р. №1379.
2 Затверджений наказом Мінфіну від 17.12.2012 р. №1340.
3 Чинна сьогодні форма Книги та Порядок її ведення, затверджені наказом Мінфіну від 15.12.2011 р. №1637, не змінювалися із запровадженням нової, 5-ї групи спрощеної системи, яка також дозволяє одночасну сплату ПДВ на єдиному податку.
Проте все ж таки платникам ПДВ варто бути уважними і до заповнення Розділу II Книги, і до документального підтвердження відображених у ній витрат. Адже ці дані свідчать про використання у господарській діяльності товарів, робіт і послуг, придбаних з ПДВ та включених до складу податкового кредиту в Декларації з ПДВ.
Iнші податки
Виключний перелік податків та зборів, від сплати яких звільнено «спрощенців», наведено у п. 297.1 ПКУ. Отже, решта податків та зборів сплачується платниками ЄП на загальних підставах. Це саме стосується обов'язку подання звітності з цих податків, а відповідно і документального підтвердження бази нарахування цих податків. Так, «спрощенці» не звільняються від нарахування і сплати, зокрема:
— плати за користування надрами;
— збору за користування радіочастотами;
— збору за спеціальне використання води;
— збору за користування лісовими ресурсами;
— податку на нерухомість;
— збору за паркування;
— туристичного збору.
Так, наприклад, платники єдиного податку є одночасно платниками збору за спеціальне водокористування, якщо вони використовують воду в господарській діяльності. Для нарахування цього податку потрібні дані про обсяг використаної підприємцем води протягом звітного періоду. Отже, в обліку мають бути належним чином зафіксовані ті показання вимірювальних приладів, на підставі яких робиться розрахунок податкового зобов'язання та які відображаються у Декларації. У деяких випадках підтвердженням обсягу використаної води можуть бути виписані постачальником води рахунки, де, серед іншого, зазначаються показники лічильника на початок та кінець періоду.
Зарплата працівників та кадровий облік
Стосовно документів, пов'язаних із використанням найманої праці, «спрощенці» також не мають жодних привілеїв. Облік трудових відносин, нарахування та виплати зарплати, податків та соціальних внесків, пов'язаних із зарплатою, «спрощенець» повинен організувати аналогічно до інших роботодавців. Табелі використання робочого часу, відомості нарахування та виплати зарплати та інші документи повинні бути оформлені належним чином та зберігатися протягом встановленого терміну (про це нижче).
Строки зберігання первинних документів
За загальним правилом п. 44.3 ПКУ, первинні документи, пов'язані зі сплатою податків та зборів, і Книги обліку зберігають не менше 1095 днів з дня подання декларації, для складання якої вони використовувалися. Виняток становлять документи, пов'язані з трудовими відносинами та нарахуванням зарплати найманим працівникам. Строки зберігання таких документів встановлено Переліком типових документів, із зазначенням строків їх зберігання1. Окремі з них ми навели у таблиці. Ці строки вже пов'язані не з нарахуванням податків та зборів, а із захистом прав громадян-працівників щодо заробітної плати та пенсії.
1 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
Таблиця
Строки зберігання документів, пов'язаних із трудовими відносинами та нарахуванням заробітної плати
|
Номер статті Переліку №578/5
|
Види документів
|
Строк зберігання документів, років
|
|
363
|
Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про наявність вакантних посад, вивільнення працівників, прийняття працівників |
5
|
|
401
|
Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень |
5*
|
|
498
|
Характеристики працівників, які не мають особових справ |
Доки не мине потреба
|
|
499
|
Особові картки працівників (у т. ч. тимчасових та працівників за сумісництвом) |
75**
|
|
417
|
Документи (довідки, доповідні записки, акти) про контроль за дотриманням правил нормування праці, витрачання фонду заробітної плати, законодавства про працю |
5
|
|
515
|
Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати |
1
|
|
516
|
Заяви про надання додаткових відпусток у зв'язку з навчанням |
1
|
|
517
|
Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо |
3
|
|
678
|
Відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік)*** |
75
|
| * У разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці — 75. ** Після звільнення. *** З 2011 року це звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов'язкове соціальне страхування (персоніфікований облік). |
||
У разі втрати, знищення або зіпсуття документів платник податку має право письмово заявити про це органу ДПС та здійснити заходи, необхідні для поновлення таких документів. Письмова заява має бути надіслана до/або разом із поданням звіту за відповідний період. У разі неподання такої заяви платник податку несе відповідальність за відсутність документів незалежно від підстав, за яких їх втрачено.
Наталія КАТЕРИНЕЦЬ, «Дебет-Кредит»