Правила розрахунку середньої зарплати для оплати, зокрема, відпусток і компенсації за невикористані відпустки визначає Порядок №100. Під час війни до нього вносили зміни, але тільки тричі. Тобто змін небагато (востаннє — уточнили назву міністерства).
Істотні зміни були спричинені двома чинниками:
По-перше, тим, що під час війни у працівників часто «випадають» дні або й цілі місяці — в них працівники не звільнені, тобто робоче місце зберігається, але зарплату вони не отримують. Це буває через бойові дії, через міграцію населення як у країні, так і за кордон, через відпустки без збереження зарплати, простої та призупинення дії трудових договорів під час війни.
По-друге, у 2023 році змінили правила нарахування компенсації за невикористані відпустки, зароблені до 31.12.2023 включно. Зазначимо, що правила розрахунку звичайних відпусткових, за відпустки, якими працівник користується, порівняно з довоєнними, мало змінилися.
Базовий розрахунковий період для розрахунку відпусткових — це 12 календарних місяців перед початком відпустки. Якщо працівник не має 12 цілих відпрацьованих місяців, то розрахунковим періодом буде та кількість цілих місяців, які працівник фактично відпрацював.
Зверніть увагу!
Це правило діє попри теж відносно нещодавню новацію (див. чинну редакцію ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки). Відпусткові нині можна видавати не за 3 дні до початку відпустки, а просто до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим чи колективним договором. Останнє формулювання дозволяє виплатити відпусткові навіть протягом самої відпустки або після її завершення, — якщо роботодавець домовився про це з працівниками. Але правила розрахунку відпусткових не залежать від дати їх виплати!
Водночас про головну «воєнну» зміну роботодавці мають пам’ятати!
Відповідно до п. 7 Порядку №100 оплата щорічної відпустки, тривалість якої розраховується в календарних днях, нараховується діленням сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством). Одержаний результат множать на кількість календарних днів щорічної відпустки.
Тобто у мирний час діє правило: святкові та неробочі дні, які припадають на період відпустки, до розрахунку тривалості відпустки не включаються і не оплачуються.
Але під час воєнного стану завдяки ч. 6 ст. 6 Закону №2136 це правило не діє!
Саме тому, що Закон №2136 діє тимчасово, до п. 7 Порядку №100 зміни не внесли. Проте і складаючи наказ про відпустку (визначаючи її тривалість), і рахуючи середню зарплату, пам’ятаймо: святкових і неробочих днів під час дії воєнного стану немає (ст. 73 КЗпП не діє).
Отже, рахуємо з того, що є, — з усіх календарних днів, без зменшення на свята. Але деякі періоди все ж таки з розрахунку доведеться вилучити…
Які періоди слід вилучити з розрахункового періоду?
Час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток чи зберігався частково, з розрахункового періоду вилучається.
Тобто періоди неоплачуваних відпусток, періоди призупинення дії трудового договору — з розрахунку середньої зарплати для оплати відпустки вилучаються.
Зокрема, це стосується і періодів оплачуваного простою, але не всіх. Якщо простій оплачувався у розмірі 2/3 окладу, цей період з розрахунку відпусткових вилучається. А от якщо простій оплачувався з розміру цілого окладу, — підстав для вилучення немає.
Що робити, якщо внаслідок такого вилучення у працівника взагалі не буде розрахункового періоду?
Пунктом 4 Порядку №100 визначено, що за відсутності заробітку в розрахунковому періоді не з вини працівника розрахунки здійснюють виходячи з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. Зверніть увагу, що йдеться про розмір окладу (ставки) на момент розрахунку відпусткових!
Але позаяк оклад тепер завдяки ст. 6 Закону про оплату праці може бути й меншим за розмір мінімальної зарплати, щоб зберегти гарантії працівників, до п. 4 Порядку №100 впровадили таку норму.
Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної зарплати, середню зарплату розраховують з установленого розміру мінімальної зарплати на час розрахунку.
У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводять з розміру мінімальної зарплати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.
Які доходи враховувати для обчислення відпусткових?
Для обчислення середньої зарплати у всіх випадках її збереження враховуються (в їх нарахованому розмірі):
- основна зарплата;
- доплати і надбавки;
- виробничі премії та інші види премій;
- винагорода за підсумками річної роботи та вислугу років тощо.
На преміях спинімося окремо, адже щодо них до п. 3 Порядку №100 у 2021 — 2022 рр. було внесено зміни.
Суми нарахованої зарплати, крім премій (зокрема за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без вилучення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із зарплати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт.
Зверніть увагу!
Премії (зокрема за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої зарплати враховуються у заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.
Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період.
Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівник відпрацював частково, під час обчислення середньої зарплати враховують суму в розмірі не більше ніж фактично нарахована сума премії чи інша заохочувальна виплата.
Докладно і на прикладах про те, як застосовуються ці норми щодо премій та винагород за місяць, квартал або рік, ми розповіли тут:
- Як застосовувати нові зміни до Порядку розрахунку середньої зарплати №100: роз'яснення від Мінекономіки
- Правила врахування премій при розрахунку відпусткових від Мінекономіки
- Правила врахування премій в розрахунок відпусткових: що знову змінилося?
- З 29 квітня діють зміни до Порядку №100: аналіз на прикладах від редакції
Якщо дохід у розрахунковому періоді був у вигляді середнього заробітку
Обчислюючи середню зарплату для оплати за час щорічної відпустки, до фактичного заробітку включають і виплати за час, протягом якого працівникові зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
Тобто відпусткові та лікарняні, допомогу по вагітності та пологах, оплату роботи під час відрядження до розрахунку включають.
Які виплати не враховують в розрахунку відпусткових?
Їх повний перелік наведено у п. 4 Порядку №100.
Це, зокрема, такі виплати:
- за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять до обов’язків працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт і виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками);
- одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію тощо);
- компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових);
- вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;
- пов’язані зі святковими та ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;
- компенсація працівникам втрати частини зарплати у зв’язку з порушенням термінів її виплати.
Алгоритм розрахунку відпусткових
Він досить простий і короткий:
1. Визначаємо кількість календарних днів відпустки, на яку працівник має право.
Наприклад, якщо йдеться про щорічну основну відпустку за певний робочий рік, то робимо це так. Припустімо, що за робочий рік працівник має право на 24 календарні дні такої відпустки. Тому спочатку рахуємо стаж, який дає право на відпустку. А далі рахуємо кількість зароблених днів відпустки: 24 : 365 (366, якщо у лютому 29 днів) х кількість днів стажу в такому році. І віднімаємо кількість днів вже використаної відпустки за цей період. Різниця і буде кількістю днів відпустки, які працівник заробив, але не використав за певний робочий рік;
2. Оформлюємо відпустку.
3. Рахуємо середню зарплату для оплати відпусток, застосовуючи правила, зазначені вище.
При цьому визначаємо розрахунковий період і дохід, який припадає на цей розрахунковий період. Дохід ділимо на кількість календарних днів розрахункового періоду. Якщо ж розрахункового періоду зовсім немає, рахуємо середню зарплату виходячи з окладу (або мінімальної зарплати, якщо оклад менший за неї).
4. Множимо середню зарплату на кількість днів відпустки.
Приклади розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток у 2026 році ми навели тут.