Документальне оформлення надання щорічних відпусток умовно можна поділити на 5 етапів:
- Створення графіка відпусток.
- Попередження про початок відпусток або написання заяви на відпустку.
- Наказ про надання відпустки.
- Табелювання відпусткових.
- Внесення інформації про відпустки до розділу V особової картки №П-2.
Створення графіка відпусток
Зазвичай такий графік створюють наприкінці року на наступний рік або на самому початку року (в січні) на поточний рік. Він узгоджується між роботодавцем та працівниками, і в ньому зазначають місяць, в якому той чи інший працівник планує піти у щорічну відпустку. А вже про конкретні дати початку та закінчення такої відпустки роботодавець повідомляє працівника за два тижні до початку відпустки.
Наявність графіка відпустки спрощує кадровий облік:
По-перше, він дає можливість контролювати використання працівниками відпусток та уникнути їх накопичення.
По-друге, графік відпусток замінює заяви про їх надання — позаяк про відпустку вже зазначено у графіку, який узгоджено між роботодавцем та працівником, то підставою для складання наказу про відпустку буде не заява, а сам графік. Отже, заяви на відпустку будуть потрібні тільки в тому разі, якщо працівник хоче скористатися нею поза графіком!
Про графік відпусток на 2026 рік ми вже писали докладну статтю, тож строки складання і затвердження, зразок форми, алгоритм його складання та всі подробиці його оформлення читайте за посиланням.
Попередження про початок відпустки
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Зверніть увагу, що форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Отже, повідомлення має довільний характер.
Те саме стосується і документа, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Та насправді, за наявності графіка відпусток, для цього достатньо і наказу про надання відпустки.
Зверніть увагу!
У період дії воєнного стану не застосовуються норми ч. 5 ст. 80 КЗпП (як і норми ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки).
Але призупинені на час воєнного стану норми кажуть:
«Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці».
Норми цих статей КЗпП та Закону про відпустки щодо перенесення / продовження відпустки не скасовані, і в них прямо зазначено про обов’язок роботодавця щодо їх виконання. Тобто ці правила діють і під час воєнного стану, про що свідчать актуальні консультації Держпраці, які ми наводили тут і тут.
Наказ про надання відпустки
Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки можна використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки». Бланк цієї форми є на нашому сайті за посиланням.
Важливо!
Форма №П-3 має рекомендований характер. Тож, на нашу думку, можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі.
За потреби наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників.
У наказі про надання відпустки мають бути такі реквізити:
1. Найменування юрособи вищого рівня (за наявності).
2. Найменування юрособи.
3. Код ЄДРПОУ.
4. Назва виду документа (НАКАЗ).
5. Дата (датою наказу є дата його підписання).
6. Місце складання.
7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.
8. Заголовок до тексту документа («Про надання (вид відпустки, власне ім’я, прізвище працівника)».
9. Текст:
- розпорядче слово (НАКАЗУЮ або НАДАТИ);
- прізвище, ім’я та по батькові працівника;
- назва посади та структурного підрозділу;
- вид відпустки (щорічна основна; щорічна додаткова; відпустка працівникам, які мають дітей; відпустка у зв’язку з навчанням; відпустка без збереження зарплати тощо);
- тривалість відпустки (у календарних днях);
- період відпустки;
- робочий рік, за який надаєте відпустку (для щорічної), календарний рік для відпусток, які надають щороку;
- дата початку відпустки.
10. Підстава для видання наказу (графік відпусток, заява, довідка-виклик навчального закладу тощо).
11. Підпис керівника.
12. Візи.
13. Відмітка про ознайомлення.
Не забудьте призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку! Це можна зробити як у наказі про відпустку, так і окремим кадровим наказом.
Табелювання відпускників
Типова форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець знову ж таки може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Докладно про складання табеля ми розповіли в статті «Табель обліку використання робочого часу (форма №П-5): інструкція із заповнення у 2026 році».
Але увага: в типовій формі табеля зазначають відмітку про відпустку працівника:
- щорічні основні відпустки — з кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
- щорічні додаткові — з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).
Чи треба зазначати використані відпустки в особовій картці №П-2?
Особова картка — це основний документ з обліку особового складу в організації.
Типову форму особової картки №П-2 було затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656, а бланк особової картки №П-2 є на нашому сайті за посиланням.
Зверніть увагу!
Мінекономіки в листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09 зазначило, що наказ №495 не встановлює прямого обов’язку для роботодавців вести особові картки саме за цією формою. Але ми й надалі рекомендуємо застосовувати її, бо це найбільш відомий і зрозумілий як для роботодавців, так і для контролерів вид групування інформації щодо працівника.
Особова картка працівника складається з 5 розділів, але зараз нас цікавить саме розділ V.
Цей розділ заповнюють безпосередньо для надання відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за власний рахунок та інших. Крім того, тут зазначають період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка.
Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників! Адже достовірний облік відпусток має бути окремо за кожною посадою. І саме за допомогою особової картки ведеться облік наданих відпусток.
Докладно про оформлення щорічної основної відпустки (зі зразками документів) ми розповіли тут.