У ст. 11 Закону України «Про відпустки» передбачено: щорічна відпустка підлягає перенесенню на інший період або продовженню у разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку.
Водночас настання обставин, перелічених у пп. 1 — 4 ч. 2 ст. 11 Закону, не означає, що працівник може самостійно визначити, коли саме використати невикористану частину відпустки (зокрема одразу після одужання). Невикористана частина щорічної відпустки надається роботодавцем на підставі наказу, виданого за наявності листка непрацездатності та заяви працівника (лист Мінсоцполітики від 31.01.2012 №30/13/133-12).
Якщо причина перенесення виникла під час відпустки, невикористана її частина:
— надається після припинення дії причин, які перервали відпустку, або
— за згодою сторін переноситься на інший період із дотриманням вимог ст. 12 Закону України «Про відпустки».
Мінсоцполітики також наголошувало: питання продовження або перенесення невикористаної відпустки вирішується за погодженням між працівником і роботодавцем, а надання невикористаної частини оформлюється наказом керівника на підставі листка непрацездатності та заяви працівника (лист Мінсоцполітики від 11.07.2018 №1213/0/101-18/284).
Алгоритм дій:
— отримати заяву працівника про продовження або перенесення щорічної відпустки;
— видати наказ про продовження / перенесення відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (підстава: листок непрацездатності + заява);
— внести зміни до графіка відпусток (за потреби — із фіксацією нових дат);
— відкоригувати табель обліку робочого часу (за потреби);
— внести уточнення до особової картки П-2 (зміна дат / періоду відпустки, примітки щодо підстави).
Що робити з відпустковими працівника
У вашій ситуації, позаяк дата продовженої або перенесеної відпустки в будь-якому разі припадає на наступний місяць після первинного надання, потрібно розрахувати нову середню зарплату відповідно до Порядку №100.
Діємо так:
1) сторнуємо суму відпусткових, що припадає на дні тимчасової непрацездатності працівника;
2) нараховуємо допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
3) нараховуємо відпусткові за календарні дні продовженої / перенесеної відпустки виходячи з нової середньої зарплати (ці нарахування будете проводити у лютому або в іншому місяці, залежно від того, чи буде перенесено відпустку на інші місяці чи продовжено у лютому);
4) як зазначено в рекомендаціях Мінсоцполітики у листі від 21.03.2019 №369/0/206-19, при цьому потрібно:
— визначити новий розрахунковий період для обчислення відпусткових;
— включити допомогу по тимчасовій непрацездатності за період з 07.01 до 31.01.
Відображення відпусткових та лікарняних у додатку Д1
Відпусткові.
Відпусткові у Д1 відображаємо в тому місяці, в якому їх фактично нараховано в бухобліку. Показуємо їх окремими рядками за кожен місяць, за який вони нараховані.
У рядках з відпустковими зазначаємо:
— графа 8 — той самий код категорії застрахованої особи, що й для зарплати цього працівника;
— графа 9 — код типу нарахувань (КТН) «10»;
— графа 10 — місяць і рік, за який нараховано відпусткові.
Лікарняні.
Суму лікарняних відображаємо у Д1 за той звітний місяць, в якому їх фактично нараховано у бухобліку. Правила такі:
1. Лікарняні показуємо окремо від інших виплат працівнику. У рядку з лікарняними в графі 8 проставляємо код категорії застрахованої особи:
— «29» — якщо застосовується ставка ЄСВ 22%;
— «36» — якщо працівник має належно підтверджену інвалідність (ЄСВ 8,41%).
2. У графі 10 зазначаємо місяць та рік, за який нараховані лікарняні.
3. Якщо лікарняні нараховані за кілька місяців, у Д1 відображаємо їх із розбиттям за місяцями.
4. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, що припали на місяць, зазначений у графі 10, проставляємо у графі 12 додатка Д1.
У вашій ситуації.
За працівником у Д1 у січня 2026 року буде відображено три рядки:
1) зарплата (із запитання випливає, що працівник працював 1 — 2 січня);
2) відпусткові (фактична відпустка 5 — 6 січня);
3) лікарняні — починаючи з 07.01.2026.