Для обліку та оподаткування такої операції треба оформити:
1. Наказ керівника про надання подарунка працівникові.
2. Акт приймання-передачі автомобіля.
3. Оцінку майна (для визначення ринкової вартості та бази ПДФО/ВЗ).
4. Договір дарування (із зазначенням, що майно передається безоплатно).
Правовому регулюванню операцій за договором дарування присвячені ст. 717 — 728 ЦКУ. Хоча нотаріальне посвідчення договору дарування транспортного засобу не є обов’язковим, для перереєстрації авто в сервісному центрі МВС сторонам потрібно або засвідчити договір нотаріально, або підписати його безпосередньо у присутності адміністратора сервісного центру (що є безкоштовною альтернативою нотаріусу). Докладніше див. роз’яснення ГСЦ МВС Перереєстрація ТЗ за договором дарування
ПДВ
Безоплатна передача товарів прирівнюється до їх постачання (пп. 14.1.191 ПКУ).
База оподаткування ПДВ для операцій з постачання необоротних активів не може бути нижча від їхньої балансової (залишкової) вартості за даними бухобліку, що склалася станом на початок звітного (податкового) періоду, протягом якого здійснюються такі операції (за відсутності обліку необоротних активів — виходячи зі звичайної ціни) (п. 188.1 ПКУ).
Позаяк балансова (залишкова) вартість автомобіля дорівнює нулю, то й нараховувати ПДВ нема на що.
У разі безоплатного постачання зазвичай оформлюють дві ПН: одну — на фактичну вартість (тобто 0 грн), другу — на суму перевищення бази оподаткування. Проте якщо перевищення бази немає, складають лише одну ПН — на фактичну (нульову) вартість.
ПДФО, ВЗ, ЄСВ
Позаяк ідеться про подарунок, то підприємство може зменшити базу оподаткування на 25% від мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного року (пп. 165.1.39 ПКУ). Тобто на 2 161,75 грн (8 647 грн х 25%). Сума перевищення звичайної ціни автомобіля оподатковується ПДФО за ставкою 18% (із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512 згідно з п. 164.5 ПКУ) та ВЗ за ставкою 5% (без коефіцієнта).
Підприємство може визначити звичайну ціну автомобіля в один із таких способів:
1. Середньоринкова вартість за даними Мінекономіки. Це офіційний показник, що його міністерство розраховує щокварталу для різних марок та моделей з урахуванням року випуску та пробігу. Перевірити вартість конкретного авто можна на офіційному вебсайті Мінекономіки. Податкові органи часто наполягають на використанні саме цього ресурсу для контролю бази оподаткування. Так, зокрема, в ІПК від 25.04.2018 №1854/6/99-99-13-02-03-15/ІПК вони зазначають, що в разі продажу автомобіля за ціною, нижчою від його ринкової ціни, визначеної на сайті Мінекономіки, підприємству-продавцю слід з різниці між цими цінами розрахувати та перерахувати до бюджету ПДФО та ВЗ.
2. Експертна оцінка. Визначення ринкової вартості сертифікованим оцінювачем відповідно до Закону України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні». Цей метод є найвагомішим аргументом у разі спору з податковою, особливо якщо автомобіль має значні пошкодження або технічні несправності, що істотно знижують його ринкову ціну порівняно з аналогами.
3. Порівняльний метод (ринкові ціни). Підприємство може самостійно проаналізувати ціни на ідентичні автомобілі у відкритих джерелах (спеціалізовані сайти з продажу авто). Проте цей метод є найменш захищеним, бо податківці можуть піддати сумніву вибір аналогів.
У додатку 4ДФ вартість подарунка відображають за ознакою доходу «160» (для неоподатковуваної частини) та «126» (сума перевищення як додаткове благо).
Зверніть увагу! На вартість подарунків, які видаються працівникам підприємства, краще нараховувати ЄСВ (адже цього вимагають податківці). Згідно з пп. 2.3.2 розд. 2 Інструкції зі статистики заробітної плати №5, одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі), відносять до фонду додаткової зарплати, тому ЄСВ на них нараховується.