Докладно про оформлення щорічних відпусток у 2026 році ми розповіли в «ДК» №14/2026. Тепер розгляньмо, як ці відпустки оплачувати!
Розрахунок відпусткових: базові та «воєнні» правила
Правила розрахунку середньої зарплати для оплати, зокрема, відпусток і компенсації за невикористані відпустки визначає Порядок №100. Під час війни до нього вносили зміни, але тільки тричі. Тобто змін небагато (востаннє — уточнили назву міністерства).
Істотні зміни були спричинені двома чинниками.
1) по-перше, тим, що під час війни у працівників часто «випадають» дні або й цілі місяці — в них працівники не звільнені, тобто робоче місце зберігається, але зарплату вони не отримують. Це трапляється через бойові дії, через міграцію населення як у країні, так і за кордон, через відпустки без збереження зарплати, простої та призупинення дії трудових договорів під час війни;
2) по-друге, у 2023 році змінили правила нарахування компенсації за невикористані відпустки, зароблені до 31.12.2023 включно.
Однак правила розрахунку звичайних відпусткових, за відпустки, якими працівник користується, порівняно з довоєнними, мало змінилися.
Базовий розрахунковий період для розрахунку відпусткових — це 12 календарних місяців перед початком відпустки. Якщо працівник не має 12 цілих відпрацьованих місяців, то розрахунковим періодом буде та кількість цілих місяців, які працівник фактично відпрацював.
Зверніть увагу!
Це правило діє попри теж відносно нещодавню новацію (див. чинну редакцію ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки). Відпусткові можна видавати не за 3 дні до початку відпустки, а просто до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Останнє формулювання дозволяє виплатити відпусткові навіть протягом самої відпустки або після її завершення — якщо роботодавець домовився про це з працівниками. Але правила розрахунку відпусткових не залежать від дати їх виплати!
Але про головну «воєнну» зміну роботодавці мають пам’ятати!
Оплату щорічної відпустки, тривалість якої розраховується в календарних днях, нараховують діленням сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством) (п. 7 Порядку №100). Одержаний результат множать на кількість календарних днів щорічної відпустки.
Тобто у мирний час діє правило: святкові та неробочі дні, які припадають на період відпустки, до розрахунку тривалості відпустки не включаються і не оплачуються.
Але під час воєнного стану завдяки ч. 6 ст. 6 Закону №2136 це правило не діє!
Саме тому, що Закон №2136 діє тимчасово, до п. 7 Порядку №100 зміни не внесли. Проте, і складаючи наказ про відпустку (визначаючи її тривалість), і рахуючи середню зарплату, пам’ятаймо: святкових і неробочих днів під час дії воєнного стану немає (ст. 73 КЗпП не діє).
Отже, рахуємо з того, що є, — з усіх календарних днів, без зменшення на свята. Але деякі періоди все ж таки з розрахунку доведеться вилучити…
Які періоди слід виключити з розрахункового періоду
Час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, з розрахункового періоду вилучають.
Тобто періоди неоплачуваних відпусток, періоди призупинення дії трудового договору — з розрахунку середньої зарплати для оплати відпустки вилучають.
Зокрема, це стосується і періодів оплачуваного простою, але не всіх. Якщо простій оплачувався у розмірі 2/3 окладу, цей період з розрахунку відпусткових виключають. А от якщо простій оплачувався з розміру цілого окладу, — підстав для вилучення немає.
А що як унаслідок такого вилучення вийде, що у працівника взагалі немає розрахункового періоду?
Пунктом 4 Порядку №100 визначено, що за відсутності заробітку в розрахунковому періоді не з вини працівника розрахунки здійснюють виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. Зверніть увагу, що йдеться про розмір окладу (ставки) на момент розрахунку відпусткових!
Але позаяк оклад тепер, завдяки ст. 6 Закону про оплату праці, може бути й менший за розмір мінімальної зарплати, щоб зберегти гарантії працівників, до п. 4 Порядку №100 впровадили таку норму.
Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної зарплати, середню зарплату розраховують з установленого розміру мінімальної зарплати на час розрахунку.
У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводять з розміру мінімальної зарплати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.
Які доходи враховують для обчислення відпусткових?
Для обчисленні середньої зарплати у всіх випадках її збереження враховують (в їх нарахованому розмірі):
— основну зарплату;
— доплати і надбавки;
— виробничі премії та інші види премій;
— винагороду за підсумками річної роботи та вислугу років тощо.
На преміях спинимося окремо, адже щодо них до п. 3 Порядку №100 у 2021 — 2022 рр. було внесено зміни.
Суми нарахованої зарплати, крім премій (у тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховують у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без вилучення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із зарплати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт.
Премії (у тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої зарплати враховують у заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.
Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додають частину, яку визначають діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період.
Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівник відпрацював частково, під час обчислення середньої зарплати враховують суму в розмірі не більше ніж фактично нарахована сума премії чи іншої заохочувальної виплати.
Докладно і на прикладах про те, як застосовувати ці норми щодо премій та винагород за місяць, квартал або рік, ми розповіли за посиланням:
- Як застосовувати нові зміни до Порядку розрахунку середньої зарплати №100: роз'яснення від Мінекономіки
- Правила врахування премій при розрахунку відпусткових від Мінекономіки
- Правила врахування премій в розрахунок відпусткових: що знову змінилося?
- Правила врахування премій в розрахунок відпусткових: що знову змінилося?
А якщо дохід у розрахунковому періоді був у вигляді середнього заробітку?
Обчислюючи середню зарплату для оплати за час щорічної відпустки, до фактичного заробітку включають і виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
Тобто відпусткові та лікарняні, допомогу по вагітності та пологах до розрахунку включають. А що ж тоді не включають?
Які виплати не враховують у розрахунку відпусткових?
Їх повний перелік наведено у п. 4 Порядку №100.
Це, зокрема, такі виплати:
— за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять до обов’язків працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками);
— одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію тощо);
— компенсації на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових);
— вартість безоплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;
— пов’язані зі святковими та ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;
— компенсація працівникам втрати частини зарплати у зв’язку з порушенням термінів її виплати.
Алгоритм розрахунку відпусткових
Він досить простий і короткий:
1. Визначаємо кількість календарних днів відпустки, на яку працівник має право.
Наприклад, якщо йдеться про щорічну основну відпустку за певний робочий рік, то робимо це так. Припустімо, за робочий рік працівник має право на 24 календарні дні такої відпустки. Тому спочатку рахуємо стаж, який дає право на відпустку. А далі рахуємо кількість зароблених днів відпустки: 24 : 365 (366, якщо у лютому 29 днів) х кількість днів стажу в такому році. І віднімаємо кількість днів уже використаної відпустки за цей період. Різниця і буде кількістю днів відпустки, які працівник заробив, але не використав за певний робочий рік;
2. Оформлюємо відпустку.
Про те, як це зробити для різних видів відпусток, ми розповіли в статтях:
3. Рахуємо середню зарплату для оплати відпусток, застосовуючи вищенаведені правила. При цьому визначаємо розрахунковий період і дохід, який припадає на цей розрахунковий період. Дохід ділимо на кількість календарних днів розрахункового періоду. Якщо ж розрахункового періоду зовсім немає, рахуємо середню зарплату виходячи з окладу (або мінімальної зарплати, якщо оклад менший за неї).
Наведемо приклади нарахування виплати за дні щорічної відпустки в різних випадках та за різними категоріями працівників.
Приклад 1. Нарахування відпусткових працівникові, який відпрацював весь розрахунковий період.
Посадовий оклад працівника становить 20 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати він протягом розрахункового періоду не перебував.
Працівник іде у щорічну відпустку з 01.05.2026 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових виконуємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.05.2025 до 30.04.2026 включно): 240 000 грн = (20 000 грн х 12 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 365 к. д., на святкові і неробочі дні розрахунковий період не зменшуємо;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 657,53 грн = 240 000 грн : 365 к. д.;
4) сума відпусткових становить: 6 575,30 грн = 657,53 грн х 10 к. д.
Приклад 2. Нарахування відпусткових працівникові, який відпрацював не весь розрахунковий період.
Працівника прийнято на роботу з 01.12.2025. Його посадовий оклад становить 20 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати він протягом розрахункового періоду не перебував.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2026 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових виконуємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 8 місяців розрахункового періоду (з 01.12.2025 до 31.07.2026 включно): 160 000 грн = (20 000 грн х 8 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 243 к. д. = 31 к. д. + 31 к. д. + 28 к. д. + 31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 658,44 грн = 160 000 грн : 243 к. д.;
4) сума відпусткових становить: 6 584,40 грн = 658,44 грн х 10 к. д.
Приклад 3. Нарахування відпусткових працівникові, якщо у розрахунковому періоді він мав відпустку без збереження зарплати.
Працівник, який працює на підприємстві вже 5 років, іде у щорічну відпустку з 01.06.2026 на 10 к. д.
Посадовий оклад працівника становить 30 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. Але він перебував у відпустці без збереження зарплати у січні — березні 2026 року — 90 к. д.
Розрахунок відпусткових виконуємо так:
1) визначаємо кількість календарних днів розрахункового періоду, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 275 к. д. = 365 к. д. - 90 к. д. відпустки без збереження зарплати;
2) розраховуємо фактичний заробіток працівника протягом розрахункового періоду: 270 000 грн = (30 000 грн х 9 календарних місяців);
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 981,82 грн = 270 000 грн : 275 к. д.;
4) сума відпусткових становить: 9 818,20 грн = 981,82 грн х 10 к. д.
Приклад 4. Нарахування відпусткових працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною віком до трьох років.
Працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною віком до трьох років, після якої у липні 2026 р. одразу вирішила використати щорічну основну відпустку (12 к. д.). Її посадовий оклад станом на 01.07.2026 становить 24 000 грн.
Розрахунок відпусткових виконуємо так:
1) розраховуємо заробіток працівниці за 12 місяців розрахункового періоду на підставі окладу за штатним розписом: 288 000 грн = (24 000 грн х 12 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д., святкові та неробочі дні не віднімаємо;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 789,04 грн = 288 000 грн : 365 к. д.;
4) сума відпусткових становить: 9 468,48 грн = 789,04 грн х 12 к. д.
Увага!
За таким самим принципом рахують середню зарплату для оплати відпусток (та компенсації за невикористані відпустки) і для будь-якого працівника, в якого з якихось причин немає розрахункового періоду. Наприклад, якщо працівник останні 12 місяців перебував у відпустці без збереження зарплати.
Приклад 5. Нарахування відпусткових працівниці відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Працівниця перебувала у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами з 01.01.2026 до 06.05.2026. Її посадовий оклад станом на 01.05.2026 дорівнює 15 000 грн. Нарахована сума допомоги по вагітності та пологах становить 62 000 грн. Працівниця вирішила з 07.05.2026 піти у зароблену раніше щорічну основну відпустку на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових виконуємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівниці за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.05.2025 до 30.04.2026 включно). Фактично відпрацьовано було 8 місяців, а 126 днів тривала відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, за яку працівниця отримала відповідну допомогу. Така відпустка і допомога входять до розрахунку не повністю, а лише в тому розмірі, який припадає на розрахунковий період (до кінця квітня).
Тому дохід рахуємо так: (15 000 грн х 8 міс.) + (62 000 грн : 126 х 120 к. д.) = 120 000 грн + 59 047,62 грн = 179 047,62 грн;
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 490,54 грн = 179 047,62 грн : 365 к. д.;
4) сума відпусткових становить: 4 905,40 грн = 490,54 грн х 10 к. д.
Приклад 6. Нарахування відпусткових працівникові, якщо протягом розрахункового періоду були підвищення окладу і місячні премії.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2026 на 10 к. д. Посадовий оклад працівника з 01.07.2025 до 31.08.2025 становив 15000 грн. З 01.09.2025 було підвищено оклади за штатним розписом на 10%. Отже, його оклад став 16 500 грн. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати протягом розрахункового періоду він не перебував.
У січні 2026 року нараховано премію за грудень 2025 року у сумі 5 000,00 грн.
У лютому 2026 року нараховано премію за січень 2026 року у сумі 3 200,00 грн.
У січні працівник відпрацював 23 день, у грудні — 22 дні, у лютому — 20 днів (умовно).
Розрахунок відпусткових виконуємо так:
1) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д., святкові та неробочі дні не віднімаємо;
2) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.07.2025 до 30.06.2026 включно).
При цьому найбільшу складність становитиме врахування премій. Адже до заробітку січня включається премія за грудень, а до заробітку лютого — премія за січень. Проте в якому розмірі?
Розрахуємо суму премії, яка належить до заробітку кожного з місяців зазначеного періоду:
Включаємо до січня: 5 000 грн : 22 відпрацьовані дні у грудні × 23 відпрацьовані дні у січні = 5 227,27 грн.
Зверніть увагу!
Унаслідок розрахунку премія, нарахована в січні за грудень, вийшла більша за фактично нараховану.
І є обмеження, встановлене Порядком №100: для розрахунку середньої зарплати можна враховувати премію в розмірі, не більшому за фактичний.
Але стосується це обмеження лише випадку, якщо період, за який премія була нарахована, відпрацьовано не повністю (частково).
У нашому прикладі грудень працівник відпрацював повністю. Тому беремо до розрахунку відпусткових премію в отриманому більшому за фактичний розмірі!
Включаємо до лютого: 3 200,00 грн : 23 відпрацьовані дні у січні х 20 відпрацьованих днів лютого = 2 782,61 грн.
Отже, загальна сума заробітку для розрахункового періоду становитиме: 203 009,88 грн = (15 000 грн х 2 календарні місяці) + (16 500 грн х 10 календарних місяців) + 5 227,27 + 2 782,61;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 556,19 грн = 203 009,88 грн : 365 к. д.;
4) сума відпусткових становить: 5 561,90 грн = 556,19 грн х 10 к. д.
Приклад 7. Нарахування відпусткових працівникові, якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково.
Посадовий оклад працівника на 01.08.2026 становить 45 000 грн. Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2026 на 10 к. д. У березні 2026 року він 16 к. д. був у відпустці без збереження зарплати (відпрацював лише 11 днів, за які йому було нараховано 25 000 грн умовно).
Розрахунок відпусткових виконуємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.08.2025 до 31.07.2026 включно).
При цьому зазвичай працівникові зарплату нараховували тільки за окладом, за одним винятком: у квітні 2025 року нараховано премію за березень 2026 року в сумі 20 000,00 грн.
У березні працівник відпрацював 11 днів, у квітні — 22 дні (умовно). До заробітку квітня включаємо премію за березень. Проте в якому розмірі?
20 000,00 грн : 11 відпрацьованих днів у березні х 22 відпрацьовані дні квітня = 40 000,00 грн.
Але до розрахунку можна взяти лише 20 000,00 грн — не більше ніж фактична сума!
Отже, загальна сума заробітку за розрахунковий місяць становитиме: 540 000 грн = (45 000 грн х 11 календарних місяців) + 25 000 грн + 20 000 грн;
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 349 = 365 к. д. - 16 к. дн.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 1 547,28 грн = 540 000 грн : 349 к. д.;
4) сума відпусткових становить: 15 472,80 грн = 1 547,28 грн х 10 к. д.
Приклад 8. Нарахування відпусткових працівникові, якщо він протягом розрахункового періоду деякий час перебував на лікарняному.
Посадовий оклад працівника становить 15 000 грн. У жовтні 2025 року він перебував на лікарняному 10 к. д. Сума нарахованих лікарняних за період хвороби — 5 000 грн, нарахована зарплата за жовтень 2025 року — 8 000 грн умовно.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2026 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових виконуємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.07.2025 до 30.06.2026 включно): 178 000 грн = (15 000 грн х 11 календарних місяців + 5 000 грн + 8 000 грн);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 365 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 487,67 грн = 178 000 грн : 365 к. д.;
4) сума відпусткових становить: 4 876,70 грн = 487,67 грн х 10 к. д.