Правовий статус корпоративної картки
Корпоративна платіжна картка є платіжним інструментом, призначеним для використання у господарській діяльності підприємства (п. 22 Положення №164).
При цьому:
- кошти на рахунку належать підприємству;
- працівник є лише користувачем картки;
- перелік уповноважених осіб визначається підприємством і подається банку (п. 107 Положення №164).
Тобто підприємство ініціює випуск корпоративної картки, а працівник отримає її вже у відділенні банку.
Для належного оформлення підприємству доцільно:
- видати наказ про закріплення корпоративної картки за працівником із визначенням напрямів використання;
- за потреби затвердити внутрішнє положення про використання корпоративних карток.
Матеріал за напрямом: Корпоративна картка на підприємстві: правила використання та обліку.
Звітування працівника та первинні документи
Якщо працівник використовує корпоративну картку виключно для безготівкових розрахунків і не отримує оподатковуваного доходу, обов’язку подавати авансовий звіт немає (п. 170.9 ПКУ).
Якщо звіт не подається, то постає логічне запитання, як зафіксувати факт отримання документів, адже працівник повинен надати:
- фіскальні чеки РРО/ПРРО з АЗС — як підтвердження придбання пального;
- подорожній лист або інший документ обліку пробігу — для підтвердження використання пального у госпдіяльності.
Важливо враховувати, що:
- банківська виписка підтверджує лише факт списання коштів;
- саме первинні документи (чеки, подорожні листи) підтверджують цільове використання коштів.
Строк подання документів — до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ), якщо внутрішніми документами не встановлено коротшого строку.
Витрати визнають саме після отримання первинних документів, адже без них підприємство не може підтвердити господарський характер витрат і відсутність додаткового блага.
На думку консультанта, якщо звіт про використання коштів не подають, то доцільно затвердити внутрішній документ — наприклад, акт приймання-передачі документів або реєстр підтвердних документів, який працівник подає бухгалтерії. Такий документ дозволяє зафіксувати факт передачі первинних документів і визначити дату, на яку витрати вважаються підтвердженими.
Бухгалтерський облік
Кошти на корпоративній картці залишаються коштами підприємства і не вважаються виданими під звіт до моменту їх використання.
Далі наведемо основні бухгалтерські проведення.
До подання звіту / реєстру документів
На цьому етапі кошти вже витрачено, але їх цільове використання ще не підтверджено:
- перерахування коштів на картковий рахунок: Д-т 311/КР — К-т 311;
- оплата пального карткою (за банківською випискою): Д-т 372 — К-т 311/КР.
На цьому етапі:
- сума обліковується як підзвітна;
- витрати ще не визнаються, бо немає первинних документів;
- податковий кредит також не формується.
Після подання звіту / реєстру документів
Після отримання від працівника підтвердних документів (чеків, подорожніх листів) та їх перевірки:
- оприбуткування пального: Д-т 203 — К-т 372;
- відображення податкового кредиту (за наявності підстав): Д-т 641/ПДВ — К-т 372;
- списання пального на витрати (за фактичними даними, з урахуванням норм витрат, та подорожніми листами): Д-т 23, 91, 92, 93 — К-т 203.
Саме на цьому етапі витрати визнають у бухобліку.