Обов’язкові реквізити та загальний вигляд акта
Попри спрощення, акт виконаних робіт залишається первинним документом, тому він повинен містити базовий набір реквізитів, визначених законодавством. До них належать:
- назва документа та дата його складання;
- повне найменування підприємства (виконавця), яке склало документ;
- зміст, обсяг та одиниця виміру виконаної роботи;
- посади та прізвища осіб від виконавця, відповідальних за проведення операції;
- особистий підпис або інші дані для ідентифікації особи, яка брала участь у виконанні робіт з боку виконавця.
Для робіт, на відміну від послуг, важливо також фіксувати матеріальний результат, бо вони регулюються нормами про підряд (глава 61 ЦКУ). В акті доцільно зазначати інформацію про якість робіт, гарантійні строки та, за потреби, звіт про використання матеріалів замовника.
Умови для відсутності підпису замовника
Головна новація Закону №4791-IX полягає у можливості визнання акта дійсним без підпису, посади та прізвища замовника. Це дозволено для небюджетних організацій за умови одночасного дотримання трьох обов’язкових критеріїв:
- наявність часових показників: акт має містити чітку дату або період, у який виконувалися роботи;
- письмова домовленість: у письмовому договорі між сторонами має бути прямо передбачено такий спрощений порядок документування (можливість складання акта без підпису замовника);
- своєчасність обліку: господарська операція має бути відображена виконавцем у бухобліку саме в тому періоді, коли вона була фактично здійснена.
За відсутності хоча б однієї з цих умов акт без підпису замовника не вважатиметься належним первинним документом.
Обмеження щодо застосування спрощеної форми
Слід враховувати, що нові правила діють не для всіх видів робіт. Навіть у комерційному секторі не можна використовувати акт без підпису замовника у таких випадках.
Будівельний підряд.
Для робіт з нового будівництва, капітального ремонту чи реконструкції підпис замовника залишається обов’язковим (зокрема, для типової форми №КБ-2в).
Проєктно-вишукувальні роботи.
Операції, пов’язані з підготовкою до будівництва, під дію новації не підпадають.
Публічні кошти та державне майно.
Якщо оплата здійснюється за кошти бюджету або об’єктом договору є державне чи комунальне майно, спрощення не застосовується.
Приклад структури акта за новими правилами
Нижче наведено зразок акта, адаптований до вимог Закону №4791-IX для приватного сектору (на основі загальних форм та нових норм):
Висновки
1. Легітимність без підпису: з 1 квітня 2026 року акт виконаних робіт може бути одностороннім (без підпису замовника), якщо це зафіксовано у письмовому договорі та в документі уточнено період виконання робіт.
2. Сфера застосування: спрощений порядок ідеально пристосований для дрібних ремонтів та комерційних послуг, проте категорично заборонений для будівельного підряду та проєктних робіт.
3. Ризики перехідного періоду: нові правила не мають зворотної сили, тому для договорів, укладених до квітня 2026 року, треба оформити додаткові угоди із зазначенням нової процедури підписання актів.