Під сумовими помилками маємо на увазі ті, що призвели до викривлення показників доходу, ЄСВ, ПДФО та ВЗ. А несумові — це помилки в інших показниках.
Якщо ви забули зазначити у звіті якийсь дохід, нарахований фізособі, або зазначити його в неправильній сумі, або застосували до такого доходу неправильну ставку ЄСВ, це сумова помилка.
Діапазон несумових помилок значно більший. Це і неправильно зазначений звітний період, і викривлення інформації зі статистики працівників, і помилки в кадровій інформації щодо них.
Сумові помилки, як правило, виправити можна, і в Порядку №4 чітко прописано алгоритм, як це зробити. А от із несумовими помилками складніше. Через їх різноманітність Порядок №4 не прописує алгоритмів для виправлень щодо кожного рядка звітності. А податківці запевняють, що деякі з них виправити просто неможливо (посилаючись на відсутність чіткого алгоритму в Порядку №4).
Приклад 1: сумова помилка. Роботодавець забув показати в єдиній звітності нараховану в січні 2025 року суму лікарняних 10 000,00 грн. Як це виправити?
Варіант перший: виправлення з типом «Звітний новий».
До 20 лютого 2025 року (до закінчення строку подання єдиної звітності за січень 2025 року) це можна було виправити типом «Звітний новий» єдиної звітності.
У ньому в заголовній частині треба було зазначити, що це звіт за січень 2025 року (тип «Звітний новий»), дані про особу, яка подає цей звіт, і про орган ДПС, до якого він подається. По суті — переписати ці дані з раніше поданої єдиної звітності.
Єдина відмінність — це номер податкового розрахунку! Цей реквізит заповнюють у хронологічному порядку, незалежно від типу ПР. Отже, якщо подаємо перший «Звітний новий» до ПР за січень 2025 року, то номер у нього буде вже «2» (адже номер «1» мав «Звітний» ПР, поданий і прийнятий раніше).
Звісно, що треба заповнити і дані наприкінці ПР та додатків до нього щодо осіб, які підписуватимуть цю звітність. Далі у ПР треба зазначити лише ту інформацію, яка потребує виправлення. А ще не забудьте навести інформацію про додатки, які подаються разом із ПР, — і це мають бути додатки «Звітного нового» типу, лише ті, в яких робитиметься виправлення.
Тобто треба скласти:
— податковий розрахунок, у якому в розділі І показати лише суму цих лікарняних. Її показуєте в рядках 4.1 (адже помилка стосується лікарняних, до яких застосували ставку 22%) та 4. А ще показуєте суму пені в рядку 5 (про пеню — наприкінці цієї статті);
— додаток Д1, адже додану суму треба персоніфікувати! У табличній частині зазначаєте дані цього працівника.
Нагадаємо, що нараховані лікарняні відображають у додатку Д1 у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухобліку. Із зазначенням у графі 8 коду застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, якому ЄСВ на дохід нараховується за ставкою 22% (як у нашому випадку).
Суму лікарняних відображають окремо від інших виплат із розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. У графі 10 зазначають місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, уточнений у графі 10. Інші графи, де відображено лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку, крім однієї. Це графа 25, і її заповнюють тільки в додатку Д1 типів «Звітний новий» або «Уточнюючий». У ній відображають ознаку «0», — якщо рядок потрібно ввести, або ознаку «1», — якщо рядок потрібно вилучити. Позаяк вам треба додати новий рядок з інформацією про лікарняні, то в графі 25 проставляєте значення «0»;
— додаток 4ДФ, адже суму лікарняних треба не лише задекларувати, а й утримати з неї ПДФО та ВЗ. Під час заповнення цього додатка виконуються ті самі правила, що і стосовно додатка Д1. Тобто це має бути тип «Звітний новий», заголовну частину заповнюєте аналогічно до ПР (але тільки тими відомостями, які є у формі цього додатка), а в табличній частині нас цікавить лише Розділ І. У ньому заповнюєте лише один рядок, — в якому зазначаєте у звичайному порядку лікарняні та суму утриманих ПДФО та ВЗ. Відмінність буде лише одна — щодо графи 10. У ній треба проставити вже знайому нам ознаку «0» на додавання цього рядка до звітності за січень 2025 року.
Подавати «Звітний новий» додаток Д5 не потрібно, адже лікарняні в ньому не відображаються.
Варіант другий: виправлення з типом «Уточнюючий».
Якщо ви не встигли знайти цю помилку до 20 лютого 2025 року (включно), а знайшли її пізніше, то ви теж можете її виправити. Все треба буде зробити так само, але тип звітності буде вже «Уточнюючий».
Два основні правила:
— виправляєте помилки в раніше поданій єдиній звітності, як правило, у «Звітній новій» або в «Уточнюючій» звітності;
— складаєте «Звітну нову» та «Уточнюючу» звітність однаково. Тільки стежте за нумерацією податкових розрахунків!
Якщо треба не додати, а вилучити зайвий рядок, то робите те саме, але зазначаєте у графі 25 додатка Д1 й у графі 10 додатка 4ДФ ознаку «1». Якщо при цьому зменшиться сума ЄСВ, то в податковому розрахунку заповнюєте рядок 6 та його службові рядки.
Якщо треба замінити показники, наприклад збільшити або зменшити суму доходу, ЄСВ та ПДФО і ВЗ, то щодо такої фізособи заповнюєте два рядки: один — на вилучення неправильних даних, а другий —– на додавання правильних. Відповідно, у податковому розрахунку показуєте підсумок: суму, на яку треба зменшити або збільшити дохід та/або ЄСВ.
Втім, є і третій варіант!
Якщо сумову помилку виявили під час складання єдиної звітності за наступний звітний період, чи можна її виправити просто в цій, «Звітній» формі?
Можна, але тільки помилку в додатку Д1 (та в податковому розрахунку, бо ці дві форми взаємопоєднані). Якщо помилка стосується і додатка 4ДФ, її доведеться виправляти в «Уточнюючій» звітності.
За допомогою кодів типу нарахувань КТН «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати/видалити рядки без сумових показників, які були пропущені/зайво зазначені в раніше поданому Д1. Причому виправити такі помилки можна:
— варіант 1 — за допомогою податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку. Він міститиме безпосередньо сам розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
— варіант 2 — у складі ПР за поточний місяць із типом «Звітний».
Незалежно від обраного варіанта порядок виправлення буде однаковий.
У Д1 формуєте рядок на працівника, щодо якого допущено помилку, зазначаючи серед іншого у графі 10 — місяць і рік, за який виправляється помилка, а в графі 09:
— КТН «2» — якщо донараховується база та/або ЄСВ чи додається рядок, який не було зазначено в поданому Д1;
— КТН «3» — якщо зменшується база та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок із раніше поданого Д1.
Зверніть увагу: при зменшенні бази/суми ЄСВ показники у графах 16 — 20 зазначають без знака «мінус». Адже КТН «3» сам по собі каже про те, що треба зменшити базу та/або ЄСВ у раніше поданому Д1. Інші графи заповнюють у загальному порядку.
Приклад 2: ще одна сумова помилка. Роботодавець застосував щодо суми зарплати працівника з інвалідністю ставку ЄСВ 22% замість 8,41%. Зарплата була нарахована та відображена в єдиній звітності в січні 2025 року, сума зарплати — 10000,00 грн. Категорія застрахованої особи була зазначена правильно («2» — особа з інвалідністю). Як це виправити у звітності за лютий?
Одразу наголосимо: в додатку 4ДФ помилки не було, сума ПДФО та ВЗ з цієї зарплати була утримана і відображена в єдиній звітності правильно. Тобто виправлення треба зробити лише у ПР та Д1. І це можна зробити й у «Звітній» єдиній звітності поточного звітного періоду, наприклад за лютий 2025 року.
Почнімо з додатка Д1.
У ньому показуєте дані за лютий і окремим рядком — зменшення суми ЄСВ за січень. Ще раз звертаємо вашу увагу: двох рядків у цьому випадку не буде (графа 25 не заповнюється)! Буде один рядок, і показати треба лише різницю! Зробимо це з повторенням «недохідних» даних про працівника, із зазначенням у графі 09 коду типу нарахувань «3», у графі 10 — місяця та року, в якому здійснено нарахування (тобто 01.2025), у графі 16 і 17 — нічого не зазначаємо, а у графі 20 — суму зменшення ЄСВ (10 000 х 22% - 10 000 х 8,41% = 1 359,00).
У Податковому розрахунку треба буде зазначити дані за лютий, а ще — заповнити рядки 6 та 6.1, в яких показати суму зменшення ЄСВ (1 359,00). Позаяк відбулося зменшення суми ЄСВ, про штрафні санкції можна не думати і рядок 5 (про пеню) точно не заповнювати.
Виправлення несумових помилок
Аналогічно виправляють і більшість несумових помилок: додаванням, вилученням або заміною неправильних даних на правильні. Ось тільки розділ І податкового розрахунку буде порожній, адже суми доходів та ЄСВ у цьому разі не зміняться.
Така сама за значенням графа 20 є й у додатку Д5. У ній теж проставляють значення «1» — на вилучення рядка з неправильними даними або значення «0» — на додавання рядка з правильними даними.
А от щодо помилок у заголовній частині єдиної звітності (наприклад, щодо кількості працівників) податківці консультують, що їх виправити неможливо. Адже в цих рядках немає графи на вилучення неправильних даних та на додавання правильних! Та й у Порядку №4 про коригування цих рядків нічого не сказано.
На думку автора, відсутність алгоритму виправлення не означає повну заборону такого виправлення. І можна спробувати подати «Звітний новий» або «Уточнюючий» ПР із правильними даними у заголовній частині (і з порожнім розділом І). Можна додати до такого виправлення й доповнення у довільній формі — лист, у якому пояснити, для чого цей звіт подається і які виправлення в ньому зроблено. Адже якщо поточна форма не дає адекватної можливості відобразити або виправити показники, п. 46.4 ПКУ дозволяє платнику податків подати таке доповнення. А наприкінці ПР є й окремий рядок для відображення інформації про його подання.
Проте чи приймуть податківці таке виправлення та чи врахують його, наразі сказати важко.