Інформація з цього додатка потрапляє до Реєстру застрахованих осіб (як із додатка Д1). Вона дає змогу порахувати страховий стаж фізособи. А ще витяг із Реєстру тепер є замінником паперової трудової книжки (щоправда, тільки за періоди, коли фізособа сплачувала або за неї сплачувалися внески до Фондів соцстрахування та до ПФУ; стаж за попередні періоди треба буде підтверджувати іншими документами, зокрема і старою паперовою трудовою книжкою). Тож під час складання цих додатків будьте особливо уважні й обережні.
Додаток Д5 до Розрахунку подається, якщо протягом звітного періоду:
— укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізособою-підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань);
— укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
— особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;
— особу призначено на нову посаду;
— особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.
Якщо наведених вище подій у звітному місяці не було, додаток Д5 не подають!
Заголовна частина додатка Д5 має такий самий вигляд, як і в додатку Д1.
А от таблична частина, звісно, інша. У ній знову нумерація граф починається не з 1, а з 4, і те, що вище називалося рядками, в таблиці має назву граф. Як їх заповнювати, покажемо для зручності у таблиці 2.
Таблиця 2. Зміст граф рядків табличної частини додатка Д5
| Номер графи | Що в ній зазначають |
| 4 | Арабськими цифрами номер за порядком проведеного запису. |
| 5 | Громадянин України (1 — так; 0 — ні): Тобто для фізосіб, які є громадянами України, ставлять позначку «1». |
| 6 | Заповнюють лише для осіб, які у графі 7 зазначаються з кодом особи 3, тобто якщо з фізособою укладено договір ЦПХ. Якщо договір ЦПХ укладають із працівником і відносини між роботодавцем і працівником визначаються одночасно на підставі трудового договору (застрахована особа є основним працівником або сумісником) та на підставі цивільно-правового договору, в цій графі проставляють 1. Якщо ж договір ЦПХ укладають зі сторонньою фізособою, в цій графі проставляють 0. |
| 7 | Код категорії фізособи. Перелік цих кодів наведено у примітці до цієї графи: 1 — наймані працівники (з трудовою книжкою); 2 — наймані працівники (без трудової книжки); 3 — особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру; 4 — особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку; 5 — особи, яким надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами; 6 — особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; 7— особи із числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу, які отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами; 8 — особи з числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу; 9 — особи, які є гіг-спеціалістами за гіг-контрактом. Очевидно, що коди 7 та 8 — для військових частин, а не для звичайних роботодавців. А код 9 застосовують резиденти «ДіяСіті». |
| 8 | РНОКПП або серія та номер паспорта для тих фізосіб, хто офіційно відмовився від податкового номера. |
| 9 | ПІБ фізособи. |
| 10 | Дата початку та/або дата закінчення трудових відносин чи дії договору ЦПХ або аналогічна інформація щодо відпусток. Показуєте цю дату арабськими цифрами у форматі «ДДММРРРР». Тобто, наприклад, «06.01.2025». Якщо протягом звітного місяця з однією фізособою було розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір), а потім знову укладено, на таку фізособу роблять два записи у додатку Д5: перший — із зазначенням дати припинення трудових відносин, другий — дати початку трудових або цивільно-правових відносин. Якщо фізособі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці в додатку Д5 зазначаєте дату початку відпустки. Дату закінчення фіксуєте у додатку Д5 у звітності за місяць, в якому ця відпустка закінчилася. |
| 11 | Зазначаєте нечастий випадок, про який ПФУ теж має знати. Це випадок, коли працівник є внутрішнім сумісником, тобто коли він має два трудових договори з одним роботодавцем. Якщо він внутрішній сумісник, ставимо 1, якщо ні — то 0. Але хоча випадок і нечастий, заповнити цю графу треба щодо кожного працівника, інформація про якого міститься в додатку Д5, при його складанні! |
| 12 | Інформація про переведення працівника: на іншу посаду, до іншого відділу тощо. Тобто 1 — якщо це переведення і 0 — якщо ні. |
| 13 | Професійна назва посади працівника. |
| 14 | Код посади працівника. Його, як і професійну назву посади, зазначаєте згідно з державним Класифікатором професій. |
| 15 | А от у цій графі зазначаєте фактичну назву посади працівника. Вона, звісно, складається теж відповідно до згаданого Класифікатора, але може містити дозволені відхилення (розширення або скорочення). Назва посади має відповідати запису у паперовій трудовій книжці (за наявності)! |
| 16 | Внутрішній кадровий документ (наказ, розпорядження), згідно з яким відбувається подія, завдяки якій інформація потрапила до додатка Д5. Наприклад «Наказ від 06.01.2025 №5-К». |
| 17 | Нормативна підстава для звільнення, тобто та, яку передбачено законом. Записи про причини звільнення у додатку Д5 мають вноситися у точній відповідності з формулюванням КЗпП і з посиланням на відповідну статтю, пункт. Наприклад, «п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП». |
| 18 | Цю графу заповнюють лише ті, хто створив нове робоче місце і працевлаштував на ньому у звітному місяці працівника. При цьому дата (яка теж наводиться у форматі «ДДММРРРР») створення нового робочого місця може не збігатися з датою початку трудових відносин. Ще раз: показати в цій графі треба саме дату створення посади, а не дату працевлаштування. Але показуєте цю дату лише в місяці працевлаштування працівника на цю посаду (у рядку, де наводиться інформація про початок трудових відносин). Ця інформація потрібна ПФУ, щоб знати, що за рік (12 місяців) роботодавець зможе звернутися за компенсацією ЄСВ за такого працівника. |
| 19 | Цю графу заповнюють лише військові частини. |
| 20 | А ця графа потрібна лише для виправлення помилок. |
У додатку Д5 на останній сторінці проставляється дата подання цього додатка роботодавцем, підписи посадових осіб роботодавця, дані про підписантів та печатка (за наявності).