Єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ подають насамперед податкові агенти.
Податковим агентом визнається особа, на яку ПКУ покладається обов’язок з обчислення, утримання з доходів, що нараховуються (виплачуються, надаються) платникові, та перерахування податків до відповідного бюджету від імені та коштом платника податків (ст. 18 ПКУ).
Зокрема, податковий агент щодо ПДФО — це (пп. 14.1.180 ПКУ):
— юрособа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ);
— самозайнята особа (ФОП або фізособа, яка провадить незалежну професійну діяльність);
— представництво нерезидента-юрособи;
— інвестор (оператор) за угодою про розподіл продукції,
які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій чи негрошовій формі) зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету від імені та коштом фізособи з доходів, що їй виплачуються, вести податковий облік, подавати податкову звітність контролюючим органам та нести відповідальність за порушення норм ПКУ в порядку, передбаченому ст. 18 та розд. IV ПКУ.
Тобто, якщо ви нараховуєте/виплачуєте будь-які доходи фізособам, і не обов’язково навіть власним працівникам, ви маєте про це відзвітувати в єдиній звітності.
А ще єдину звітність мають подавати нотаріуси. І не тільки в тих випадках, коли вони є роботодавцями! Відповідно до п. 172.4, п. 173.4, п. 174.4 ПКУ нотаріус щомісяця у порядку, встановленому розділом ІV ПКУ, подає до контролюючого органу за місцем розташування державної нотаріальної контори або робочого місця приватного нотаріуса інформацію про засвідчені ним протягом звітного кварталу договори купівлі-продажу (міни) між фізособами, включаючи інформацію про ціну таких договорів та розмір сплаченого ПДФО за кожним договором.
Але в єдиній звітності відображають не лише доходи. Вона містить і кадрову інформацію!
Тому навіть якщо ви власник юрособи (або ФОП) і складаєте звітність, не маючи статусу працівника, а всі ваші наймані працівники перебувають у відпустці без збереження зарплати, тобто здається, що немає що декларувати! — подавати єдину звітність все ж таки треба. Адже навіть у такому разі ви маєте показати, що трудові відносини з цими працівниками тривали.
Отже, ви повинні подавати єдину звітність, якщо маєте найманих працівників.
Звідси і зворотне правило: якщо ви — ФОП, який працює сам-один, не маєте найманих працівників і не нараховували/не виплачували доходів стороннім фізособам, вам не потрібно подавати єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ!