По суті, додаток Д1 є основою для складання податкового розрахунку. В якому, як ми зазначили вище, наводять інформацію лише про нараховані доходи і про суми ЄСВ, які на них нараховані.
Наприклад, якщо йдеться про подарунки та додаткові блага, на які ЄСВ не нараховується, їх ані в цьому додатку, ані в податковому розрахунку відображати не треба. Вони з’являться лише в додатку 4ДФ!
Заголовна частина додатка Д1 містить дані, аналогічні тим, які зазначені в податковому розрахунку. Ми докладно розглянули, як заповнити заголовну частину, в попередній статті, тож зараз на цьому не спиняємося. Наголосимо лише, що заголовна частина в цьому додатку значно коротша. Вона не містить даних про кількість працівників. У ній наводять лише дані про:
— тип єдиної звітності в рядках 011 — 013 (звітний, звітний новий чи уточнюючий);
— звітний податковий період у рядку 02;
— повне найменування або ПІБ особи, яка складає єдину звітність у рядку 03. При цьому у службових рядках 031 — 033 наводять додаткові дані, які дозволяють ідентифікувати таку особу: податковий номер або серія та номер паспорта для тих самозайнятих фізосіб, які від податкового номера офіційно відмовилися, код філії, якщо єдину звітність подає головне підприємство за філію. Але рядки 032 та 033 заповнюють лише у разі подання єдиної звітності з типом «Уточнююча»!
Далі йде таблична частина. У ній наводимо дані про суми доходів та ЄСВ, підсумок яких переноситься до податкового розрахунку. Тобто податковий розрахунок відображає ці дані в загальних сумах, а в додатку Д1 наводиться повне розшифрування таких даних щодо фізосіб, яким вони нараховані. Це дозволяє і перевірити правильність складання податкового розрахунку, і порахувати страховий стаж працівникам. Тобто додаток Д1 водночас є підставою для складання Реєстру застрахованих осіб, що його веде ПФУ.
Суми доходів та ЄСВ відображають щодо:
— фізосіб, яким вони нараховані;
— місяця/року, за які вони нараховані;
— типу доходу (наприклад, відпусткові та різницю між фактичним доходом працівника та мінімальною зарплатою відображають в додатку Д1 окремо від звичайної зарплати).
Але це ще не все! Адже в Реєстрі застрахованих осіб фіксують не лише сухі цифри, а й кадрову інформацію про застрахованих осіб. Тому частково таку інформацію наводять у додатку Д1, а ще її беруть із додатка Д5 (про який поговоримо нижче).
Щодо кожного працівника або фізособи, яка працює на вас за договором ЦПХ, у додатку Д1 заповнюєте окремий рядок. Але щодо однієї особи може бути заповнено й кілька рядків.
Що ми зазначаємо в кожному рядку? Наведемо цю інформацію у зручній таблиці 1. Із цікавого: у Порядку складання єдиної звітності пронумеровані поля заголовної частини називаються рядками, а в табличній частині — вже графами. Хоча нумерація в табличній частині не починається наново, а продовжується. Тобто перша графа таблиці у додатку Д1 має номер 4, а не 1. Саме так ми зазначаємо і в нашій таблиці 1.
Таблиця 1. Зміст граф рядків табличної частини додатка Д1
| Номер графи | Що в ній зазначають |
| 4 | Рядки в табличній частині додатка Д1 нумеруються за порядком. Тобто перший рядок — це 1, наступний — 2, і так до останнього. |
| 5 | Дані про те, чи є фізособа, якій нараховано дохід, громадянином України. Якщо так, то в цій графі ставимо 1, якщо ні, то 0. |
| 6 | Ким є ця фізособа — жінкою (ставимо Ж) чи чоловіком (ставимо Ч). |
| 7 | РНОКПП або серія та номер паспорта цієї фізособи. |
| 8 | Код застрахованої особи. Перелік таких кодів ви можете побачити в додатку 1 до Порядку №4. Наприклад, для звичайного працівника код буде 1, проте якщо він отримує лікарняні, то це відображається окремим рядком, і код застрахованої особи буде вже 29. Для працівника з інвалідністю, коли показуєте зарплату, код буде 2, але якщо він отримує лікарняні — вже 36. Для осіб, які працюють за договором ЦПХ і отримують відповідну винагороду, код буде 26. Особи, яким нараховано допомогу по вагітності та пологах, мають код 42. |
| 9 | Графу 09 платник єдиного внеску заповнює лише у випадках, передбачених переліком кодів типу нарахувань 1 — 15: код типу нарахувань 1 зазначають лише для осіб, які отримують заробітну плату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць, а єдиний внесок нараховується на суму, що визначається діленням заробітної плати (доходу), виплаченої (виплаченого) за результатами роботи, на кількість місяців, за які вона (він) нарахована (нарахований), а також для осіб, яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час або згідно з рішенням суду — середню заробітну плату за вимушений прогул; коди типу нарахувань 2 — 9 зазначають лише у разі донарахування або зменшення суми єдиного та страхового внесків застрахованій особі. Якщо податкові органи донараховують або зменшують суму єдиного внеску на суму заробітної плати (доходу), нарахованої (нарахованого) у попередніх звітних (податкових) періодах, застосовуються коди типу нарахувань 11, 12. Ці коди ми докладно розглянемо у статті про виправлення помилок в єдиній звітності! Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, відображають із кодом типу нарахувань 10. Код типу нарахувань 13 призначений для відображення суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за звітний період. Тип нарахувань 13 застосовується для сум у звітному періоді за попередній звітний (податковий) період лише в таких випадках: — під час нарахування сум допомоги з тимчасової непрацездатності за попередні місяці; — під час нарахування сум у зв’язку з вагітністю та пологами за попередні місяці. Код типу нарахувань 14 призначений для аналогічної суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованої заробітної плати (доходу) за попередні періоди у зв’язку зі здійсненням перерахунку під час звільнення працівника за попередні періоди, пов’язані з уточненням днів використаної наперед відпустки (у зв’язку зі сторнуванням). |
| 10 | Місяць і рік, за який нараховано дохід. Їх зазначають арабськими цифрами, і їх обов’язково треба навести, навіть для доходів поточного звітного місяця! |
| 11 | ПІБ працівника або фізособи, якій виплачується винагорода за договором ЦПХ. |
| 12 | Цю графу заповнюють у рядку, в якому відображають лікарняні. У ній зазначають цифрами кількість днів тимчасової непрацездатності у місяці, за який нараховано лікарняні. Тобто якщо нараховані в поточному місяці лікарняні охоплюють кілька місяців, то їх суму треба показати кількома рядками з відповідною кількістю календарних днів, за які цей лікарняні нараховано в кожному з таких місяців. |
| 13 | Цю графу заповнюють щодо працівників, які у звітному місяці перебували у відпустці без збереження зарплати — зазначають цифрами кількість днів такої відпустки у звітному місяці. Тобто якщо відпустка охоплює кілька місяців, інформацію про неї треба буде окремо відобразити в додатках Д1 кожного такого звітного місяця. |
| 14 | Кількість днів перебування у трудових відносинах або у цивільно-правових відносинах у звітному місяці. Щодо договору ЦПХ це зробити досить просто — ця інформація є в самому договорі, з якої дати він починає діяти і коли закінчується. Просто треба взяти кількість календарних днів, які припадають на поточний звітний місяць. А от щодо кількості днів перебування у трудових відносинах треба пам’ятати, що ПЗ у податківців та ПФУ сумує значення граф 12 — 15. Це стара особливість: загальна кількість зазначених у них днів не може перевищувати кількість календарних днів у звітному місяці! Якщо ви показали фактичні дані, але у квитанції система видає вам помилку, у графі 14 щодо найманого працівника доведеться зазначити не фактичну кількість днів, яку він перебував з вами у трудових відносинах, а різницю між такою кількістю та кількістю днів лікарняних, декретної відпустки або відпустки без збереження зарплати (за наявності). Наприклад, якщо працівник був у відпустці без збереження зарплати цілий місяць і ви це вже показали у графі 13, то в графі 14 ви нічого не зазначаєте. Заповнюєте графу 14 лише в рядку, в якому відображається зарплата працівника (за наявності). |
| 15 | Кількість календарних днів перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами в певному місяці. Отже, ця графа тільки для тих рядків, у яких відображається нарахування працівниці відповідної допомоги в розрізі місяців, за які таку допомогу нараховано. Позаяк така допомога нараховується наперед, то в наступних звітах показати те, що така працівниця перебувала з вами у трудових відносинах (у графі 14), технічно можливо, але не обов’язково. ПЗ візьме цю інформацію для Реєстру застрахованих осіб із графи 15. |
| 16 | Сума нарахованого доходу працівника за такими доходами. Окремо відображаєте зарплату, винагороду за договором ЦПХ, лікарняні, декретні, відпусткові. |
| 17 | У цій графі дублюєте інформацію з графи 16, але у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Нагадаємо, що у 2025 році така величина становить 160 000 грн на місяць. |
| 18 | Якщо ж, навпаки, нарахований за місяць дохід працівника за основним місцем роботи, який не має інвалідності і перебував із вами у трудових відносинах цілий календарний місяць, менший за мінімальну зарплату, різницю зазначаєте у графі 18. Нагадаємо, що розмір МПЗ у 2025 році — 8000 грн. |
| 19 | Цю графу заповнюєте лише для виправлення помилок минулих періодів, тож зараз її не розглядаємо. |
| 20 | Сума ЄСВ, нарахованого на певний вид доходу. |
| 21 | Тут зазначаєте, чи зберігається у вас трудова книжка працівника (1 — якщо так, 0 — якщо ні). Власне, враховуючи, що паперова трудова книжка вже не є обов’язковою для ведення, ця графа — застаріла. По суті, вона визначає, чи є це місце роботи для працівника основним, чи ні. І ви зазначаєте 1, якщо так, і 0 — для сумісників. Цю графу треба заповнювати щодо кожного рядка! |
| 22 | Цю графу заповнюєте щодо всіх фізосіб. У ній наводимо інформацію, чи працює працівник у режимі неповного робочого часу (1 – якщо так, 0 — якщо ні). |
| 23 | Цю графу теж заповнюєте щодо всіх фізосіб. У ній зазначаєте інформацію щодо наявності спеціального страхового стажу (1 — якщо так, 0 — якщо ні). |
| 24 | Цю графу заповнюєте лише один раз — у місяці, в якому ви працевлаштували працівника на нове робоче місце (1 — якщо так, 0 — якщо ні). Ця інформація потрібна тим, хто претендує на компенсацію ЄСВ з бюджету за такого працівника. |
| 25 | Цю графу заповнюєте лише для виправлення помилок. |
| 26 | Тут показуєте, чи укладено з фізособою трудовий договір з нефіксованим робочим часом (1 — якщо так, 0 — якщо ні). Її теж треба заповнювати щодо кожного рядка. |
У Додатку Д1 на останній сторінці проставляється дата подання цього додатка роботодавцем, підписи посадових осіб роботодавця, дані про підписантів і печатка (за наявності).