Заголовна частина цього додатка схожа на заголовну частину додатка Д1, але має свої особливості.
По-перше, в ній немає тих службових рядків 031 — 033, які наводяться в додатку 1, хоча рядок 3 із найменуванням податкового агента, який подає цей додаток, звісно, є.
У додатку 4ДФ — лише два службові рядки до рядка 3, це:
031 — в якому зазначають податковий номер або серію та номер паспорта податкового агента;
032 — код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо єдина звітність подається за відокремлений підрозділ (КАТОТТГ).
А далі знову наводяться «статистичні» дані про фізосіб, з якими мав справу податковий агент у звітному місяці:
— у рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляють кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, за якими здійснюється нараховування доходу за ознакою 101.
Увага! Якщо в окремому місяці кількість працівників змінювалась у зв’язку з прийняттям та звільненням з місця роботи, то у рядку 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» додатка 4ДФ зазначають максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця;
— у рядку 5 навпроти напису «Працювало за цивільно-правовими договорами» проставляють кількість фізосіб, які працювали за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, за якими здійснювалося нараховування доходу за ознакою 102.
Таблична частина додатка 4ДФ містить три розділи. При цьому роботодавцям цікавий лише розділ І. Адже саме в ньому відображають «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору».
Увага, податкові агенти!
У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а розділу І додатка 4ДФ є обов’язковим незалежно від того, виплачено такі доходи чи ні.
Нарахований і виплачений дохід відображають у додатку 4ДФ повністю, без вирахування ПДФО, суми податкової соціальної пільги за її наявності та військового збору (далі — ВЗ).
Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни наступного місяця, має бути відображена у додатку 4ДФ за той період, до якого входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у додатку 4ДФ за січень 2025 року відображають заробітну плату, яку нараховано у січні та виплачено в лютому 2025 року.
Щодо кожної фізособи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізособи потрібно заповнювати лише один рядок з обов’язковим заповненням графи, крім граф 7 — 9 додатка 4ДФ, які заповнюють одноразово.
У розділі I зазначають (щодо фізосіб та видів доходів) таку інформацію:
— у графі 1 — порядковий номер кожного рядка, що заповнюється;
— у графі 2 — РНОКПП або серія (за наявності) та номер паспорта фізособи;
— у графі 3а — (за звітний період місяць) дохід, нарахований фізособі відповідно до ознаки доходу, наведеної у розділі 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» (додаток 2 до Порядку №4;
— у графі 3 — суму фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом;
— у графі 4а — суму ПДФО, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку за звітний період;
— у графі 4 — фактичну суму перерахованого ПДФО до бюджету у звітному періоді;
— у графі 5а — суму ВЗ, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством;
— у графі 5 — фактичну суму перерахованого ВЗ до бюджету.
— у графі 6 — ознаку доходу, наведену у розділі 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» додатка 2 до Порядку складання єдиної звітності;
— у графі 7 — дату (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізособи на роботу. Наприклад, якщо дата прийняття — 6 січня 2025 року, то у графі 7 потрібно зазначити «06.01.2025». Графу 7 заповнюють лише на тих фізосіб, які були прийняті на роботу у звітному періоді;
— у графі 8 — дату звільнення фізособи з роботи і лише на тих фізосіб, які були звільнені у звітному періоді або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.
У разі неодноразового прийняття фізособи на роботу і її звільнення з роботи у звітному періоді про неї потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи трапляється у звітному періоді;
— у графі 9 — ознаку податкової соціальної пільги (за її наявності у працівника, інакше в електронній формі ця графа не заповнюється, а в паперовій — проставляється прочерк). Перелік таких ознак наведено у розділі 2 «Довідник ознак податкових соціальних пільг» додатка 2 до Порядку №4.
Графу 10 заповнюють лише у разі виправлення помилок.
В останньому рядку розділу I зазначають загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу — за графою 3, нарахованого ПДФО — за графою 4а, перерахованого ПДФО — за графою 4, суму нарахованого ВЗ — за графою 5а, суму перерахованого ВЗ — за графою 5.
І, звісно ж, наприкінці додатка 4ДФ треба зазначити дату подання єдиної звітності та проставити підписи осіб, уповноважених на підписання звітності у податкового агента (а також інформацію, яка дозволить їх ідентифікувати).