Відповідно до пп. 296.1 ПКУ, фізособи-підприємці (ФОПи) — платники єдиного податку другої групи зобов’язані вести облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
Таким чином, бухгалтерський облік ФОПи на ЄП групи ІІ не ведуть. Вони ведуть виключно облік своїх доходів (не витрат). Облік ведуть, повторимося, в довільній формі.
Наприклад, це може бути табличка в Ексель чи звичайний учнівський зошит, де підряд, рядок за рядком записують доходи від підприємницької діяльності: дата отримання доходу, сума доходу тощо.
Схожу відповідь читаємо у відповіді ДПС на запитання в «ЗІР» (107.01.06): «Чи повинні ФОПи — платники ЄП першої — третьої груп, які не є платниками ПДВ (крім е-резидентів), вести облік доходів та витрат?».
ДПС відповідає, що повинні вести у довільній формі облік доходів. Ведення обліку витрат не передбачено.
Наступне запитання в «ЗІР» (107.01.06): «Чи передбачена відповідальність до ФОПів — платників ЄП (першої — третьої груп), які не є платниками ПДВ, за неведення або неналежне ведення обліку доходів у довільній формі (у тому числі за невідображення помісячно отриманих доходів)?».
ДПС відповідає, що відповідальність за неведення або неналежне ведення обліку доходів у довільній формі нормами ПКУ та Кодексу України про адміністративні правопорушення не передбачено.
При цьому в разі незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених строків їх зберігання передбачено відповідальність, установлену пп. 121.1 ПКУ.
Тобто за неведення обліку відповідальності немає, а за незберігання первинних документів відповідальність є. Штраф за пп. 121.1 ПКУ — 1020 грн.
Наступне запитання в «ЗІР» (107.01.06): «Чи повинні ФОПи — платники ЄП першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ (крім е-резидентів), зберігати первинні документи та чи передбачено відповідальність за їх не зберігання?».
ДПС відповідає, що ФОПи повинні зберігати первинні документи. Причому штраф за незберігання первинних документів за пп. 121.1 ПКУ не застосовується щодо первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг. А застосовується тільки щодо первинних документів, які підтверджують отримання доходів.
Мінімальні строки зберігання документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, установлені ст. 44 ПКУ.
За нормами пп. 44.3 ПКУ загальний строк зберігання первинних документів для ФОПів — 1095 днів.
Строки зберігання документів та інформації, визначені пп. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — з дня здійснення відповідної госпоперації (для відповідних дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії).
У разі ліквідації платника податків, зокрема, документи, визначені пп. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Щоправда, на період карантину та воєнного стану до 01.08.2023 ці строки були призупинені. Але ФОПа, який щойно починає діяльність у 2025 році, ці періоди припинення строку не стосуються.
Чи можна застосовувати електронні документи і не друкувати їх?
Так, можна. Але для податкової перевірки потрібно друкувати паперові копії таких документів. І краще не чекати перевірки, а робити паперові копії одразу і зберігати їх в окремій папці, в хронологічному порядку.
Доречно в цій самій папці зберігати і зошит, в якому ведеться облік доходів, чи видрук сторінки Ексель, якщо облік ведеться в цій таблиці тощо.