Працівник тривалий час не з’являється на роботі і водночас не має наміру звільнятися за власним бажанням. У такому разі роботодавець стикається з проблемою: трудових відносин фактично немає, але юридично — трудовий договір із працівником не розірвано. Це створює труднощі з веденням кадрової документації, табелюванням, нарахуванням зарплати та ризики під час перевірок Держпраці. Тож розгляньмо, які варіанти вирішення питання нам пропонує законодавство.
Призупинення трудового договору
Такий вихід було створено на час воєнного стану (ст. 13 Закону №2136), але всіх проблем він не вирішує.
Про призупинення трудових договорів ми писали за посиланнями:
- Призупинення трудового договору: оформлення та наслідки
- Призупинення трудового договору по-новому: вже з 14 червня 2025 року
По-перше, призупинення трудового договору було запроваджено для тих випадків, коли звільняти працівника не хочеться, але й роботи для нього немає. Отже, для ситуації, коли робота є, але працівник не з’являється на робоче місце і не виконує трудових обов’язків, коли йому доводиться шукати заміну, призупинення трудового договору не є відповідним.
По-друге, навіть якщо через зміни в організації роботи підприємства потреби в такому працівникові вже немає, призупинення трудового договору діятиме лише протягом воєнного часу (або до чергової зміни законодавства). Далі однаково доведеться щось вирішувати, і, найімовірніше, рішенням буде звільнення зайвого працівника.
А поки працівник є, з ним треба буде підтримувати зв’язок. Для цього потрібно оновити інформацію про контактні дані. Докладно про це ми написали у статті за посиланням. У ситуації, коли працівник не виходить на зв’язок і не надав актуальних контактних даних, роботодавець опиняється хоч і у визначеному, але неприємному становищі. З одного боку, якщо свої контактні дані роботодавець в ЄДР оновив і працівник може у будь-який момент із ним зв’язатися, але не робить цього, — це не вина роботодавця, і наслідки мають бути лише у працівника. З іншого боку, всі запитання під час перевірок Держпраці та ДПС будуть адресовані до роботодавця.
Тож не дивно, що роботодавці часто розглядають можливість звільнення такого працівника. Але як це зробити так, щоб потім не довелося скасовувати звільнення?
Підстави для звільнення відсутнього працівника
Роботодавець з власної ініціативи може розірвати трудовий договір у разі:
1) прогулу без поважних причин (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП);
2) нез’явлення на роботі понад 4 місяці поспіль унаслідок тимчасової непрацездатності (п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП);
3) відсутності працівника на роботі та відсутності інформації щодо причин цього понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП).
Порядок звільнення за прогул
Прогул — це відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і понад три години безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (Постанова ВСУ №9 від 06.11.1992).
Наявність поважних причин може бути визнана у разі доведеної непрацездатності працівника, хай би вона й не була підтверджена лікарняним листком, відмови працівника від переміщення, якщо робота протипоказана працівникові за станом здоров’я.
Поважними можуть бути визнані і причини сімейно-побутового характеру, якщо вихід працівника на роботу за наявності таких причин міг би заподіяти працівникові або іншим особам шкоду, що значно перевищує ту шкоду, яка заподіяна власникові невиходом на роботу.
Оцінка причин порушення трудової дисципліни (в тому числі вчинення прогулу) як поважних може здійснюватися як безпосередньо власником або уповноваженим ним органом, так і органом, до якого оскаржується накладення дисциплінарного стягнення (комісією у трудових спорах, судом) або органом, який розглядатиме спір про звільнення за прогул (судом).
Лист Мінпраці від 20.11.2006 №270/06/187-06
Ключові моменти:
— звільнити за прогул можна лише за відсутності поважних причин. Тобто, якщо працівник перебував на лікуванні, у відпустці чи мав інші підтверджені підстави, про які роботодавець знав або дізнався пізніше, звільнення буде незаконне;
— законодавчо чітко визначено термін відсутності, який дозволяє звільнення працівника. Тому його потрібно буде задокументувати.
Прогул є порушенням трудової дисципліни. Статтею 147 КЗпП України передбачено притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності. Дисциплінарних стягнень усього два види: догана або звільнення. Застосувати можна тільки одне дисциплінарне стягнення.
Покрокова процедура звільнення працівника за прогул
Обов’язкові умови:
1) звільнення допускається лише органом, уповноваженим на прийняття працівника на роботу;
2) потрібна згода виборного органу профспілки, якщо працівник є її членом (ст. 43 КЗпП). Утім, у період дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП не застосовуються, крім випадків звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону №2136);
3) звільнити працівника за прогул можна після здійснення прогулу, але:
— не пізніше місяця після виявлення прогулу;
— не пізніше шести місяців з дати здійснення прогулу;
— не пізніше одного місяця з дня отримання згоди профспілкового органу на звільнення
Алгоритм дій роботодавця
1. Фіксація відсутності працівника.
Факт прогулу має бути зафіксовано за допомогою складення акта, що є підставою для внесення відповідних відміток до табеля обліку використання робочого часу працівників. У табелі проставляють відмітку «пр» — прогул (Лист Міністерства соціальної політики України від 10.06.2014 №214/13/116-14).
Увага: жодним нормативним документом не визначено форму акта. Тому кожен роботодавець може визначити її самостійно.
- Бланк Акта про відсутність на роботі, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
До акта слід додати додаткові докази:
— табель обліку робочого часу;
— відомості автоматизованої системи проходу;
— журнали, де працівники позначали свій прихід.
Важливо розрізняти відсутність на робочому місці та відсутність на підприємстві. Прогулом вважається відсутність працівника поза територією підприємства або об’єкта, де він повинен виконувати обов’язки.
2. З’ясування причин та збір доказів.
Роботодавець повинен вжити заходів для з’ясування причин відсутності. Насамперед треба зв’язатися з працівником за контактними телефонами.
Якщо причини не з’ясовано або виникають сумніви, безпосередній керівник має написати доповідну записку на ім’я керівника підприємства з викладенням обставин.
Зразок 1. Доповідна записка (Завантажити)
Наступним етапом є отримання пояснень від працівника. Так, роботодавець зобов’язаний вимагати від нього письмових пояснень щодо причин відсутності (ст. 149 КЗпП). Пояснення працівник надає у довільній формі. Якщо працівник відмовляється надати пояснення, складають акт про відмову.
Зразок 2. Акт про відмову надання пояснень (Завантажити)
Якщо працівник так і не з’явився на роботі, доцільно провести службове розслідування. І ось тут є варіанти: можна окремим наказом зафіксувати, хто має що зробити, або поставити резолюцію на доповідній записці.
Зразок 3. Наказ про визнання причини (Завантажити)
Роль профспілки у звільненні за прогул
У мирний час, якщо працівник є членом профспілки, розірвання трудового договору з членом профспілки за прогул потребує попередньої згоди виборного органу первинної профспілкової організації (ст. 43 КЗпП). Роботодавець подає обґрунтоване подання на ім’я голови профспілки.
Профспілка розглядає подання протягом 15 днів у присутності працівника. Розгляд без присутності працівника можливий лише за його письмової згоди.
Профспілковий орган зобов’язаний повідомити роботодавця про своє рішення у триденний строк з моменту його ухвалення. Рішення про відмову має бути обґрунтоване.
Якщо триденний строк пропущено, вважається, що профспілка надала згоду.
Важливо: під час воєнного стану норми ст. 43 КЗпП не застосовуються, за винятком звільнення працівників, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
3. Оформлення звільнення
Рішення про звільнення оформлюють наказом про накладення дисциплінарного стягнення. Проєкт наказу готують на підставі зібраних документів:
— рішення роботодавця;
— документи, що підтверджують прогул;
— пояснювальна записка працівника (або акт про відмову);
— протокол засідання профспілки.
Зразок 4. Наказ про звільнення за прогул (Завантажити)
У день звільнення (останній робочий день):
— працівникові виплачують повний розрахунок (зарплату та компенсацію за невикористані відпустки);
— працівник ознайомлюється з оригіналом наказу про звільнення, і йому видають копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми;
— вносять запис до трудової книжки (в разі вимоги працівника) «Звільнено за прогул, п. 4 ст. 40 КЗпП».
Звісно, що про звільнення працівника треба буде повідомити ПФУ, ТЦК тощо, а також зазначити в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Але в цьому жодних відмінностей від звичайного звільнення працівника, про яке ми вже писали неодноразово.
Читайте також:
- Звільнення працівника, який не виходить на роботу: за прогул чи за власним бажанням?
- Працівник відсутній на робочому місці: чи обов’язково мати пояснення причин для звільнення за прогул?
- Звільнення за прогул: як це робиться під час війни
- Звільнити за прогул без визначення робочого місця неможливо!
- За яких умов на керівника може бути покладена матвідповідальність у разі звільнення працівника?
- Як виконати судове рішення про поновлення на роботі?
- Правила застосування дисциплінарних стягнень до працівників
- Звільнення працівника у 2025 році від А до Я: які підстави та як документально оформити?
Покрокова процедура звільнення працівника через тривалу непрацездатність
Звільнення за цією підставою теж є правом, а не обов’язком роботодавця.
При звільненні працівника роботодавець повинен мати обґрунтовані докази того, що звільнення зумовлене виробничою потребою. Під виробничою потребою мається на увазі ситуація, коли заміщення тимчасово непрацездатного працівника є критично необхідним, а можливості перерозподілу його обов’язків між іншими працівниками або тимчасового прийняття нового працівника — немає. За відсутності таких обґрунтувань звільнення може бути визнане судом незаконним.
Законодавство України дозволяє працівникові перебувати на лікарняному тривалий час, навіть довше ніж 4 місяці. Право на страхові виплати виникає з настанням страхового випадку. Допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується:
— до відновлення працездатності застрахованої особи;
— до встановлення інвалідності (ч. 2 ст. 15 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV).
Якщо працівник безперервно хворіє понад 4 місяці, його скеровують на медогляд до експертної команди. Залежно від результату огляду період тимчасової непрацездатності може бути подовжено або припинено (фізособі може бути встановлено інвалідність).
Важливо: для працівників, які втратили працездатність у зв’язку з трудовим каліцтвом чи професійним захворюванням, місце роботи (посада) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності, незалежно від тривалості непрацездатності.
Також не можна звільняти за цією підставою пільгові категорії працівників, перелічені у ст. 184 та 186-1 КЗпП (вагітні жінки, жінки, що мають дітей до 3 років, одинокі матері з дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю тощо).
Обов’язкові умови:
— відсутність має тривати більше ніж 4 місяці поспіль. Перебіг цього строку переривається, якщо працівник виходить на роботу хоча б на один день;
— не можна підсумовувати періоди нез’явлень, тривалість яких менша за 4 місяці;
— 4-місячний період має закінчитися повністю. Звільнити працівника можна лише першого дня п’ятого місяця непрацездатності;
— відсутність на роботі має бути підтверджена листками непрацездатності.
Винятки з правила:
— відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами не враховується при обчисленні строку (звільнення в цей період за цією підставою неможливе).
— законодавством можуть бути встановлено довші строки збереження робочого місця для окремих захворювань (наприклад, туберкульоз, онкологічні хвороби тощо).
Читайте також: «Коли роботодавець може звільнити працівника через тривалу хворобу?»
«Воєнна» особливість
У період дії воєнного стану допускається звільнення працівника з ініціативи роботодавця у період його тимчасової непрацездатності, із зазначенням дати звільнення, яка є першим робочим днем, наступним за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність (ч. 1 ст. 5 Закону №2136).
Тобто під час воєнного стану звільнити працівника через тривалу непрацездатність можна — але трудовий договір буде розірвано лише після закінчення тимчасової непрацездатності (тобто, якщо працівник одужає або отримає інвалідність).
Таким чином, гарантується, що навіть якщо працівника звільняють через його тривалу непрацездатність, роботодавець буде зобов’язаний нарахувати і виплатити лікарняні (перші 5 днів власним коштом і коштом ПФУ починаючи з 6-го дня непрацездатності) за весь період до відновлення працездатності або встановлення інвалідності, незалежно від дати складання наказу про звільнення.
Процедура оформлення звільнення
Для звільнення працівника роботодавець повинен:
1. Зібрати документи, що підтверджують непрацездатність.
2. У мирний час отримати згоду профспілки (якщо працівник є її членом) (ст. 43 КЗпП). Але, як ми зазначили раніше, на період дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП не застосовуються, за винятком звільнення працівників, обраних до профспілкових органів.
3. Видати наказ про припинення трудового договору.
4. Провести остаточний розрахунок із працівником у день звільнення (ст. 116 КЗпП).
5. Заповнити трудову книжку (якщо цього вимагає працівник). Про звільнення роблять запис: «Звільнено у зв’язку з нез’явленням на роботі протягом більш як чотирьох місяців поспіль унаслідок тимчасової непрацездатності, п. 5 ст. 40 КЗпП».
Зразок 5. Наказ про звільнення через тривалу непрацездатність (Завантажити)
Також читайте:
Покрокова процедура звільнення працівника після відсутності понад 4 місяців без зв’язку з працівником
Обов’язкові умови, які мають виконуватися одночасно:
— відсутність працівника на роботі понад чотири місяці поспіль;
— відсутність будь-якої інформації про причини нез’явлення.
Ключові моменти:
— не має значення причина нез’явлення на роботу — поважна чи неповажна. Але роботодавець не повинен знати цю причину;
— якщо працівник повідомив про причину, — застосувати п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП вже не можна;
— наявність кількох подібних періодів, які в сумі дорівнюють або перевищують 4 місяці, не є причиною для застосування п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
Алгоритм дій роботодавця
1. Фіксація відсутності (понад 4 місяці).
Роботодавець повинен спробувати зв’язатися з працівником усіма відомими йому способами (телефон, електронна пошта, месенджери, поштова кореспонденція з повідомленням про вручення тощо).
Факт відсутності та неможливості зв’язку треба зафіксувати в актах або декількох актах, бажано складених у різні дні.
У табелі обліку робочого часу слід позначати відсутність працівника позначкою «НЗ» (відсутність з нез’ясованих причин).
2. Оформлення наказу про звільнення.
Наказ видають не раніше ніж після закінчення 4-місячного терміну відсутності працівника з невідомих причин.
У наказі зазначають усі документи, що підтверджують відсутність працівника і відсутність інформації про причини цього.
Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, до неї вносять відповідний запис: «Звільнено у зв’язку з відсутність працівника на роботі та відсутність інформації щодо причин такої відсутності понад чотири місяці поспіль, п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП».
Зразок 6. Наказ про звільнення після 4 місяців відсутності зв’язку (Завантажити)
3. Повний розрахунок та надсилання документів.
Роботодавець повинен здійснити повний розрахунок у день звільнення, якщо це можливо (наприклад, на активну банківську картку).
Позаяк особисте вручення документів неможливе, у день звільнення треба надіслати працівникові листа з повідомленням про вручення. У листі слід повідомити про звільнення, можливість отримання виплат та необхідність забрати трудову книжку.
Переваги цієї підстави:
— не є дисциплінарним стягненням;
— не потребує пояснень від працівника;
— не потребує згоди профспілки;
— немає значення, чи мала відсутність поважні причини.
Висновки і поради роботодавцю
1. Завжди фіксуйте відсутність документально: акти, службові записки, табель.
2. Надсилайте письмові запити працівникові (рекомендованим листом із повідомленням).
3. Не зволікайте зі строками при застосуванні дисциплінарного стягнення.
4. Зберігайте копії листування та доказів (скріншоти повідомлень, акти).
5. Використовуйте правильну підставу:
— є контакт з працівником → звільнення за прогул;
— контакту немає понад 4 місяці → звільнення за п. 8-3 ч. 1 ст. 36;
— працівник хворіє понад 4 місяців поспіль → звільнення за п. 5 ст. 40 КЗпП.