- Бланк Накладної, особливості його складання, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Універсальну форму Накладної нормативними документами не встановлено, тому кожен суб’єкт господарювання може розробити власну форму.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Загальне зауваження щодо форми накладної
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» встановлює, що підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. Одним із таких ключових первинних документів є накладна, що підтверджує факт здійснення господарської операції, такої як відпуск чи отримання товарно-матеріальних цінностей. Важливо зазначити, що універсальної форми накладної, яка була б затверджена єдиним нормативним документом для всіх підприємств, в Україні немає.
Кожне підприємство має право розробляти власні форми первинних документів виходячи із загальних вимог до обов’язкових реквізитів, установлених статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». До таких обов’язкових реквізитів належать:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст й обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операції первинні документи можуть також містити додаткові реквізити, такі як печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо.
Далі розглянемо декілька поширених форм накладних, які використовуються в Україні, а також ті, що можуть бути за зразок. А наприкінці наведемо коротку інструкцію щодо заповнення загальнопоширеної форми накладної.
Просто — накладна
Ця форма накладної (див. на нашому сайті) часто трапляється на практиці та використовується багатьма підприємствами для оформлення операцій з реалізації товарів та матеріальних цінностей стороннім організаціям. Вона містить такі ключові розділи та поля:
- інформація про постачальника: назва, адреса, розрахунковий рахунок, код ЄДРПОУ, назва і МФО банку, телефон/факс;
- інформація про накладну: номер та дата складання;
- інформація про одержувача та платника: назва, адреса, банківські реквізити;
- підстава: номер договору, наряду тощо;
- через кого: ініціали, прізвище, номер та дата видачі довіреності особи, через яку здійснюється передача;
- деталізація товарів: таблична частина для переліку найменувань товару, одиниці вимірювання, кількості, ціни та суми;
- підсумкові дані: всього з ПДВ (літерами), разом, ПДВ 20%, всього з ПДВ;
- місце складання;
- підписи відповідальних осіб: відвантажив(ла) та отримав(ла).
Ця форма є гнучкою та може бути адаптована підприємствами під власні потреби, з дотриманням при цьому вимог Закону про бухгалтерський облік.
Покроковий алгоритм заповнення накладної
Розглянемо докладно, як заповнювати кожен реквізит накладної (див. зразок).
Розділ 1: «шапка» документа.
Це верхня частина накладної, де зазначають основну інформацію про сторони та сам документ.
НАКЛАДНА №___ від «__» _____________ р.
Номер. Зазначайте порядковий номер документа. Рекомендується вести наскрізну нумерацію протягом року для полегшення контролю та пошуку. Підприємство може внутрішнім документом запровадити реєстрацію накладних, наприклад, у Книзі чи Журналі реєстрації накладних.
Дата складання. Це дата фактичного відвантаження товару зі складу постачальника. Цей реквізит є критично важливим, особливо для платників ПДВ, бо саме на цю дату виникають податкові зобов’язання.
Постачальник. Впишіть повну назву вашого підприємства (або ПІБ для ФОПа) згідно з реєстраційними документами.
Адреса. Зазначте юридичну адресу постачальника.
Р/рахунок. Зазначте номер поточного рахунку постачальника у форматі IBAN.
«в». Назва банку, що обслуговує постачальника.
МФО. Раніше це був обов’язковий реквізит, але тепер код банку (МФО) є частиною стандарту IBAN, тобто для оплати МФО вже не потрібен. Тому цей реквізит варто забрати. Якщо у вашому бланку це поле залишилося, його можна не заповнювати або продублювати відповідні цифри з IBAN.
ЄДРПОУ. Внесіть унікальний код вашого підприємства з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (для юросіб) або реєстраційний номер облікової картки платника податків, скорочено РНОКПП (для ФОПів).
Тел./ф. Ваш контактний номер телефону/факсу.
Розділ 2: інформація про отримувача та підстави.
Тут ми деталізуємо, хто є покупцем і на основі чого відбувається операція.
Одержувач. Зазначте повну назву підприємства або ПІБ фізособи-підприємця, яка отримує товар. Інформація має точно відповідати реєстраційним даним покупця.
Платник. Зазвичай одержувач і платник — це одна й та сама особа. У такому разі просто дублюйте інформацію. Проте, якщо за товар платить одна особа, а отримує інша (наприклад, за тристороннім договором), у цьому полі фіксують реквізити саме тієї особи, що здійснює оплату.
Пояснення під полями «Одержувач» та «Платник» («назва, адреса, банківські реквізити») підказує, що тут потрібно навести повну інформацію про контрагентів.
Підстава. Це документ, що є юридичною підставою для відвантаження товару. Найчастіше це номер і дата укладеного договору купівлі-продажу, замовлення тощо. Наприклад: договір №123 від 15.07.2025.
Через кого. Тут зазначають дані особи, яка безпосередньо приймає товар від імені одержувача. Обов’язково потрібно вписати прізвище, ініціали, а також номер і дату видачі довіреності, що підтверджує повноваження цієї особи. Наприклад: Іваненко О. П., довіреність №45 від 20.07.2025.
Розділ 3: таблична частина (номенклатура товарів)
Це серце накладної, де перелічуються всі товари. Заповнюйте її максимально уважно.
№. Порядковий номер запису в таблиці.
Найменування товару. Повна і точна назва товару, яка має збігатися з назвою у договорі та інших супровідних документах. Уникайте скорочень, якщо вони можуть призвести до неоднозначного тлумачення.
Одиниця вимірювання. Одиниця, в якій обліковується товар (напр., шт, кг, м, л, послуга).
Кількість. Цифрами зазначте кількість товару, що відвантажується.
Ціна. Ціна за одну одиницю товару без урахування ПДВ.
Сума. Загальна вартість товару за цією позицією без ПДВ (кількість х ціна).
Розділ 4: підсумкові розрахунки
Після заповнення таблиці підбивають фінансові підсумки.
Разом. Сума всіх значень з колонки «Сума». Це загальна вартість усіх товарів без ПДВ.
ПДВ 20%. Від суми в полі «Разом» розраховують податок на додану вартість (сума «Разом» х 0,20). Це поле заповнюють лише платники ПДВ. Причому тут наведено найпоширенішу ставку ПДВ — 20%. Але якщо застосовується інші ставка (7%, 14%, 0%), то зазначають цю останню. Якщо ж товар передається без ПДВ, у цьому рядку можуть зазначати «Без ПДВ».
Всього з ПДВ. Загальна сума до сплати, що включає вартість товарів та ПДВ (сума «Разом» + сума ПДВ).
Всього з ПДВ (прописом). Треба прописати літерами загальну суму до сплати (з копійками). Це робиться для уникнення виправлень та шахрайства.
Розділ 5: фіналізація документа
Завершальні реквізити, що засвідчують операцію.
Місце складання. Зазначте назву міста або населеного пункту, де була виписана накладна, наприклад «м. Полтава». У листі Мінфіну від 26.08.2011 №31-08420-07-25/21247 роз’яснено:
— наводячи інформацію про місце складання первинного документа, зазначають населений пункт, у якому його складено;
— якщо первинний документ оформляють за межами населеного пункту, в місці, в якому здійснено господарську операцію, слід зазначати відповідну адміністративно-територіальну одиницю;
— у разі оформлення первинним документом господарської операції, здійсненої за межами України, також зазначають назву країни.
Відвантажив(ла). Посада, підпис та ПІБ особи з боку постачальника, відповідальної за відпуск товару (комірник, менеджер тощо).
Отримав(ла). Посада, підпис та ПІБ особи з боку одержувача, яка прийняла товар (та сама особа, що зазначена в полі «Через кого»).
Накладну складають у двох примірниках: один залишається у постачальника, інший передається покупцеві. Обидва примірники мають бути підписані відповідальними особами. Печатка на документі не є обов’язковою, якщо інше не передбачено внутрішніми правилами підприємства або договором.
Зразок Накладної (Завантажити)
А які ще є варіанти?
Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма №М-11).
Раніше широко застосувалася Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів за формою №М-11 (див. на нашому сайті), затверджена наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996 №193. Ця форма була призначена для:
— обліку руху матеріальних цінностей всередині підприємства;
— їх відпуску господарствам свого підприємства, розташованим за межами його території;
— відпуску матеріалів стороннім організаціям.
Накладна-вимога №М-11 виписувалася у двох примірниках і підписувалася головним бухгалтером або уповноваженою особою.
У разі відпуску матеріалів підрозділам підприємства один примірник передавався одержувачам (цеху, дільниці), а другий — складу, який потім передавався до бухгалтерії.
Для внутрішнього переміщення матеріалів накладну-вимогу складала матеріально відповідальна особа складу (цеху), що здає цінності, при цьому один примірник був підставою для списання цінностей, а другий — для оприбуткування.
Відпускаючи матеріали господарствам, розташованим за межами території підприємства, або стороннім організаціям, накладну-вимогу виписували на основі договорів та нарядів.
Важливо: наказ Міністерства статистики України від 21.06.1996 №193, що затверджував типову форму №М-11, втратив чинність. Але, незважаючи на це, форма №М-11 може бути використана як зразок для розроблення власної внутрішньої накладної, бо вона містить усі необхідні реквізити для фіксації господарських операцій з переміщення матеріалів та її структура залишається зручною та зрозумілою.
Поля форми №М-11 включають: назву підприємства, ідентифікаційний код ЄДРПОУ, код за УКУД, номер та дату документа, код виду операції, коди відправника та одержувача, підставу, інформацію про одержувача та особу, через яку передаються матеріали.
Таблична частина містить дані про матеріальні цінності (найменування, сорт, розмір, марка, номенклатурний номер), одиницю вимірювання, кількість (затребовано, відпущено, прийнято), ціну, суму, інвентарний номер (якщо облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться за інвентарними номерами) та порядковий номер запису за складською картотекою. Підписи на формі передбачаються для особи, що дозволила відпуск, головного бухгалтера, особи, що здала/відпустила, та особи, що прийняла/одержала.
Спеціалізовані форми для сільськогосподарських підприємств: ВЗСГ-7 та ВЗСГ-8.
Для сільськогосподарських підприємств Міністерством аграрної політики України наказом від 21.12.2007 №929 були затверджені Методичні рекомендації щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку виробничих запасів. Ці рекомендації розроблено з метою забезпечення методологічних принципів ведення бухобліку виробничих запасів у сільськогосподарських підприємствах. Хоча ці форми є спеціалізованими для сільського господарства, їхня структура та логіка можуть бути корисні і для інших підприємств під час розроблення власних документів.
Товарна накладна (форма №ВЗСГ-7).
Форма №ВЗСГ-7 є Товарною накладною, рекомендованою для обліку відпуску (реалізації) продукції та матеріальних цінностей стороннім організаціям та підприємствам.
Вона виписується бухгалтерією у двох примірниках на підставі договорів (контрактів), нарядів та інших документів, а також при пред’явленні одержувачем довіреності.
Перший примірник залишається у матеріально-відповідальної особи на складі, яка провела відпуск, а другий — в одержувача (покупця).
Накладна підписується керівником підприємства, головним бухгалтером, особою, яка відпустила цінності, та одержувачем і засвідчується печаткою.
Ця форма включає: назву сільгосппідприємства, ідентифікаційний код ЄДРПОУ, номер та дату накладної, дані про особу, через яку здійснюється відпуск, кому відпущено, платника, відправника, дані довіреності. Таблична частина містить порядковий номер, найменування, одиницю виміру, кількість, ціну без ПДВ, суму без ПДВ. Окремо виділяються поля для загальної суми, транспортних витрат та ПДВ. Внизу зазначається загальна сума відпущених цінностей літерами.
Накладна (внутрігосподарського призначення) (форма №ВЗСГ-8).
Форма №ВЗСГ-8 є накладною (внутрігосподарського призначення). Її рекомендується застосовувати для:
— відпуску продукції, товарно-матеріальних цінностей зі складів сільськогосподарських підприємств відділенням, фермам, бригадам та іншим виробничим підрозділам;
— реалізації за готівку своїм працівникам;
— оприбуткування продукції та інших товарно-матеріальних цінностей, що надійшли з виробництва або були придбані за готівку.
Ця накладна є зручною для внутрішнього обліку та переміщення цінностей. У ній зазначають назву продукції, код синтетичного обліку, одиницю вимірювання, кількість відпущених (прийнятих) цінностей, ціну, суму, а також підписи відповідальних осіб, які здійснили господарську операцію.
Зокрема, форма №ВЗСГ-8 містить: назву сільгосппідприємства, ідентифікаційний код ЄДРПОУ, структурний підрозділ, через кого (кому), призначення. Таблична частина дозволяє деталізувати назву, сорт, розмір цінностей, код синтетичного обліку, одиницю вимірювання, кількість (затребувано, відпущено, прийнято), ціну та суму (дебет, кредит). Форма передбачає підписи таких осіб: затребував, дозволив, перевірив бухгалтер, відпустив, прийняв, прийняв від водія.
Використання цих форм, розроблених Мінагрополітики, допомагає сільгосппідприємствам вести детальний облік виробничих запасів, що є одним з елементів бухобліку оперативних господарських операцій.