Правомірність оплати з корпоративної картки
Використання корпоративної картки для оплати господарських потреб, зокрема електронних послуг нерезидентів, є цілком законним. Про це ми писали тут. Корпоративні платіжні інструменти призначені для розрахунків, пов’язаних із господарською діяльністю підприємства, а не лише для відряджень.
Проте є валютні обмеження. Здійснювати розрахунки з нерезидентом за допомогою корпоративної картки дозволено, якщо операція за одним зовнішньоекономічним договором в один операційний день не перевищує незначний розмір, тобто 400 000 грн або еквівалент в іноземній валюті за курсом НБУ на дату операції (ст. 20 Закону «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів», пп. 7 п. 2, п. 109 Положення НБУ №5).
Оформлення підтвердних документів
Кошти, витрачені з корпоративної картки, є підзвітними. Працівник, на ім’я якого емітовано корпоративну картку (у вашому випадку — директор), повинен відзвітувати про використані з корпоративного рахунку кошти та підтвердити витрати, здійснені за ці кошти.
Квитанція на ім’я директора: ключовий момент при такій оплаті — це те, для кого і для чого придбаються зазначені послуги.
Якщо йдеться про використання цих послуг зі службовою метою на службовому комп’ютері (ноутбуці тощо), то виходить, що юрособа-нерезидент надає послуги юрособі-резиденту. Тож між цими двома сторонами має бути укладено зовнішньоекономічний договір (ст. 1, 6 Закону про ЗЕД). І потрібно, щоб усі документи за таким договором були складені нерезидентом на юрособу-резидента.
Утім, аж ніяк не всі нерезиденти погоджуються складати документацію за вимогами українського законодавства, тим більше якщо йдеться про малі суми правочину.
Тож на практиці квитанція на ім’я директора — держателя корпоративної картки є прийнятною. Вона підтверджує факт отримання послуги.
Ключовим документом, що підтверджує оплату з корпоративного рахунку компанії, є виписка банку з корпоративного карткового рахунку.
Отже, для підтвердження витрат потрібно надати до бухгалтерії квитанцію від постачальника послуг та виписку з банківського рахунку (пп. 170.9.2 ПКУ).
Оподаткування ПДВ (імпорт послуг)
Послуги доступу до хмарних сервісів, таких як Google Workspace та Office 365, класифікуються як електронні послуги (пп. 14.1.56-5 ПКУ).
Місцем постачання електронних послуг вважається місцезнаходження їх отримувача (пп. 186.3-1 ПКУ).
І тут знову постає запитання: кому юрособа-нерезидент надає ці електронні послуги на території України — юрособі чи фізособі?
Бо якщо фізособі, то ПДВ за себе має платити сама юрособа-нерезидент.
Якщо ж юрособі, то ПДВ за нерезидента платить замовник послуг.
Ось чому важливо, щоб хоч якийсь документ — інвойс, квитанція, електронний договір тощо, — доводили, що замовником послуг була саме юрособа-резидент (а не директор як приватна особа).
Позаяк ваша компанія (ТОВ) є резидентом України, місце постачання розташоване на митній території України, і така операція є об’єктом оподаткування ПДВ.
Отримувач послуг від нерезидента є особою, відповідальною за нарахування та сплату ПДВ до бюджету (пп. 180.2 ПКУ).
Податкові зобов’язання виникають за правилом «першої події».
З наведеного вище випливає, що на дату списання коштів ви повинні:
— нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ за ставкою 20% на договірну вартість послуг, перераховану в гривні за курсом НБУ на цю дату (пп. 190.2 ПКУ);
— скласти податкову накладну на себе (тип причини «14 — Складена отримувачем (покупцем) послуг від нерезидента») та зареєструвати її в ЄРПН.
І в місяці такої оплати відобразити нараховані ПЗ у декларації з ПДВ. Вчасно зареєстрована податкова накладна дає право відобразити ПК у тому самому звітному періоді.
Про ПДВ та облікові аспекти роботи з картками можна почитати тут, тут, тут.