Виникли такі ситуації:
1) нерезидентові помилково перераховано аванс не за тим договором. Підприємство написало лист нерезиденту про перекидання авансу на той договір, за яким будуть отримані товари (послуги);
2) перераховано кошти за послуги не за тим договором і надіслано листа про перекидання коштів за договором, за яким уже отримано послуги.
Тобто маємо два випадки оплати з неправильним призначенням платежу. Різниця між якими лише в тому, що у ситуації 1 це була передоплата (аванс), а в ситуації 2 — оплата за вже надані послуги.
Як бути в таких ситуаціях, чи можна зарахувати заборгованості між договорами і як це документально оформити?
Ситуація 1. Якщо гривневий еквівалент авансу перевищує 400 000 грн, ця операція може перебувати під валютним наглядом. Тож для банку потрібен пакет документів, який би пояснював долю зробленого авансу: чи був він закритий послугами.
Крок 1. Лист взаємного погодження
Скласти офіційний лист між сторонами (компанією-резидентом і нерезидентом), де зазначено:
— номер і дату платіжного доручення;
— помилковий договір, за яким пройшов платіж;
— правильний договір, за яким мають бути зараховані кошти.
Лист має бути погоджено обома сторонами: надіслано нерезидентові офіційно й отримано відповідь/підтвердження.
Приклад змісту листа:
«У зв’язку з технічною помилкою при здійсненні оплати за договором №___ від ___ повідомляємо, що оплата у сумі ___ EUR, здійснена платіжним дорученням №___ від, має бути зарахована як аванс за договором № від ___».
Копії листа, відповіді на нього (про зміну призначення платежу), а також договорів, про які йдеться у листі, надаються уповноваженому банку.
Крок 2. Внутрішній бухгалтерський документ
На підставі листа нерезидента та бухгалтерської довідки провести коригування у бухобліку.
Зверніть увагу, що це не буде зарахуванням заборгованостей, адже ще немає товарів або послуг, у рахунок яких можна списати аванс, сплачений із помилкою.
Це буде лише зміна субрахунку аналітичного обліку (договору з одним і тим самим контрагентом): Д-т 371/КонтрагентА/договір1 — К-т371/КонтрагентА/договір2, наприклад. Субрахунок синтетичного обліку і контрагент при цьому не змінюються.
Ситуація 2. Тут навпаки, послуги нерезидентом вже були надані. Але оплату він отримав із посиланням на інший, не той договір. І в нерезидента, і в резидента є тепер по дві заборгованості: дебіторська і кредиторська (найімовірніше, на однакову суму, не враховуючи курсових різниць у резидента).
Таким чином, ця операція вже має виглядати інакше:
— за договором, за яким була здійснена помилкова оплата, має бути вимога про повернення коштів, які помилково сплачені;
— за договором, за яким була надана послуга, але не оплачена, має бути вимога про оплату.
А далі за угодою сторін складають договір про зарахування зустрічних вимог.
Зобов’язання припиняється зарахуванням зустрічних однорідних вимог, строк виконання яких настав, а також вимог, строк виконання яких не встановлено або визначено моментом пред’явлення вимоги (ч. 1 ст. 601 ЦКУ).
Висновки
Аванс за ненадану послугу
Перекидання авансу правомірне на підставі листування з нерезидентом; треба оформити:
1) офіційний лист нерезидентові про зміну призначення платежу й отримати підтвердження від нерезидента;
2) внутрішню бухгалтерську довідку для бухобліку;
3) пакет документів для банку (контракти, лист, пояснення) при валютному нагляді.
Оплата за вже надану послугу
Перекидання не через простий лист, а як зарахування зустрічних вимог (ст. 601 ЦКУ); треба оформити:
1) вимогу повернення помилкової оплати;
2) вимогу оплати за наданою послугою;
3) договір про зарахування заборгованостей.