Новорічні подарунки дітям працівників-2025: від документів до оподаткування

Документальне оформлення

Наказ. Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів підприємства ухвалює його керівник. Отже, має бути оформлено наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає. Тож складають його у довільній формі відповідно до загальних правил діловодства.

Зокрема, в наказі потрібно зазначити:

1) розпорядження працівникові відділу кадрів (або іншій уповноваженій особі) скласти список працівників, які мають дітей. Такі списки формують на підставі даних працівників та інформації про наявність у них дітей. Як правило, про наявність дітей у відділі кадрів дізнаються із наданих працівниками копій свідоцтв про народження дитини (або інших документів, які підтверджують опіку, всиновлення тощо). Хто з працівників не надав таких документів, — ще є час (визначений у наказі) це зробити;

Обмеження щодо віку або кількості таких дітей роботодавець може встановити самостійно, адже закон не встановлює обов’язку роздавати новорічні подарунки, тож кому роздати подарунки, кожен роботодавець вирішує сам. Проте під дитиною чинне законодавство розуміє фізособу до 18 років, тому слід орієнтуватися на цей вік, не перевищуючи його!

2) що дарувати дітям працівників. Традиційно під новорічними подарунками маються на увазі набори, складені із солодощів. Проте дехто може вирішити подарувати іграшки, книжки тощо. Тож після того як кількість дітей буде відома, треба або придбати вже готові новорічні набори, або придбати те, з чого подарункові набори можна створити самостійно. У наказі зазвичай встановлюють і вартість кожного подарунка. Вона вплине на заплановану загальну суму витрат;

3) осіб, які відповідатимуть за закупівлю (формування) подарунків, а також за їх роздачу працівникам. А також строки, протягом яких цей наказ треба виконати.

Наказ доводять до відома працівників та посадових осіб, які мають його виконати.

Зразок 1. Наказ про надання новорічних подарунків (Завантажити)

Список працівників, які мають дітей

Для визначення потрібної кількості подарунків треба скласти список працівників, які мають дітей.

Але видачу подарунків, як правило, оформлюють відомістю, адже отримання подарунка треба підтвердити підписами працівників.

Ці документи містять дуже схожу інформацію, тому часто оформлюється лише відомість на роздачу новорічних подарунків працівникам, що мають дітей.

Звісно, наразі такі подарунки фізично можна дарувати лише тим працівникам, які працюють на своїх робочих місцях, і тим, які хоча й працюють дистанційно, але не перебувають за межами України. Отже, тих працівників, які не зможуть забрати подарунок, включати до відомості немає сенсу.

Типової форми таких відомостей немає. Тож застосовується довільна форма. Але така відомість також є первинним документом, а тому має містити всі обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік.

Отже, у відомостях на роздачу подарунків потрібно зазначити:

— назву роботодавця, який склав цю відомість;

— дату її складання (та дату/період видачі подарунків);

— ПІБ працівників та кількість подарунків, які вони отримали;

— підписи працівників, які отримали подарунки;

— посади, ПІБ та підписи тих осіб, які склали цю відомість та підтверджують результати видачі.

Ця відомість буде підставою для списання подарунків та визнання витрат на їх придбання (створення).

Зразок 2. Відомість на видачу подарунків (Завантажити)

Рахуємо вартість подарунків

Як ми зазначали вище, у наказі потрібно зафіксувати вартість одного подарунка.

Тобто перед складанням наказу — провести підготовчу роботу, а також аналіз ринку, що саме нині пропонують продавці.

І вже погоджена з керівником вартість подарунків у кількості, узгодженій за відомостями, сплачується продавцеві, чия ціна є прийнятною для роботодавця.

Придбання подарунків

Придбання подарунків теж оформлюють відповідними первинними документами. Так, якщо подарунки оплачуються:

— безготівково з рахунку підприємства, — факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку;

— за готівку довіреною особою, — така особа має надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додаються документи про проведені розрахунки (фіскальний чек, квитанція, товарний чек тощо).

Читайте також: Авансовий звіт: інструкція із заповнення та подання (+ зразок заповнення).

Оприбуткування подарунків відбувається на підставі накладної, фіскального або товарного чека тощо.

Роздача подарунків

Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості. Позаяк таку роздачу проводять з ініціативи роботодавця, то строки, протягом яких працівники можуть отримати подарунки, теж визначає сам роботодавець (у наказі, про який ми говорили вище).

На підставі остаточно оформленої відомості з підписами працівників, які отримали подарунки, після завершення роздачі можна (якщо це передбачено обліковою політикою підприємства) скласти ще й акт на списання подарунків. Хоча, якщо у відомості на їх видачу є всі обов’язкові реквізити первинного документа, потреби в додатковому первинному документі для списання подарунків з балансу немає.

Правила оподаткування

Новорічний подарунок — це зарплата?

Згідно з пп. 14.1.48 ПКУ заробітна плата для потреб розділу IV ПКУ складається з основної та додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, які виплачуються (надаються) працівникові у зв’язку з відносинами трудового найму.

А от за пп. 2.3.2 Інструкції №5 до інших заохочувальних та компенсаційних виплат належать одноразові заохочення, не пов’язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі).

Тож негрошова форма доходу не є достатньою ознакою, яка дозволяє сказати — це не зарплата, а подарунок. Адже зарплата за ст. 23 Закону про оплату праці може надаватися як у грошовій, так і негрошовій (натуральній) формі.

Але за нормою ст. 5 Закону про оплату праці організація оплати праці здійснюється на підставі, зокрема, колективних або трудових договорів. Тож подарунки вважаються зарплатою, якщо їх обумовити у таких договорах як обов’язкові і як частину фонду оплати праці. А за відсутності колективного договору — у трудовому договорі з працівником або наказі керівника про надання подарунків.

А якщо подарунок зазначений як складова фонду оплати праці в колективному або трудовому договорі (чи в наказі про його надання працівникові), він і оподатковується як зарплата.

Подарунок-зарплата, незалежно від його вартості, оподатковується ПДФО та ВЗ. При цьому оподаткування ПДФО (18%) відбуватиметься із застосуванням коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ (у 2025 році — 1,2195). А нарахування ЄСВ (8,41% — для осіб з інвалідністю та 22% — для решти працівників) та утримання ВЗ за ставкою 5% відбувається без застосування коефіцієнта за загальними правилами.

Саме як зарплату такий подарунок треба буде показати і в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Тобто за своєю номінальною вартістю (без «натурального» коефіцієнта) він має бути показаний і в податковому розрахунку, і в додатку 1 до нього, загальною сумою з рештою зарплати працівника. З коефіцієнтом як суму нарахованого та виплаченого доходу такий подарунок (разом із рештою зарплати працівника) показують у додатку 4ДФ.

Якщо ж колективним або трудовим договором обов’язковість надання подарунків не передбачено, а в наказі подарунок зазначено саме як подарунок для дітей і обумовлено, що він не належить до фонду оплати праці, то цей дохід оподатковують як подарунок.

Якщо новорічний подарунок — не зарплата

Ще до ПКУ роботодавці знали, що з 15 листопада до 15 січня діє спеціальний Закон №2117 щодо оподаткування дитячих святкових подарунків. Він діє і тепер. Навіть щодо оподатковуваного доходу батьків у цьому законі є пільга.

Але цю пільгу зручно перекрила інша, зазначена у ПКУ.

Наразі ст. 165 ПКУ встановлено перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) — у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (з розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ). У 2025 р. — це 2000 грн.

Якщо вартість подарунків перевищує 2000 грн, то сума такого перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо, з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ.

Адже новорічні дитячі подарунки надаються у негрошовій формі. А відповідно до п. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування ПДФО є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлено ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

де:

К — коефіцієнт;

Сп — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Позаяк до таких подарунків застосовується ставка ПДФО 18%, то у 2025 р. «натуральний» коефіцієнт становить 1,2195.

Сума понад 2000 грн підлягає оподаткуванню і військовим збором (поки що за ставкою 5%). Проте з метою утримання ВЗ вартість подарунка збільшувати на «натуральний» коефіцієнт не потрібно.

Позаяк подарунок не є базою для нарахування ЄСВ, то в єдиній «зарплатній» звітності в додатку 1 його не відображають. Проте його обов’язково треба показати в додатку 4ДФ!

Ознака доходу у 4ДФ

Неоподатковувану вартість новорічних подарунків у додатку 4ДФ до єдиної звітності відображають за ознакою доходу «160». А оподатковувану суму перевищення — за ознакою доходу «126» (як додаткове благо).

Зверніть увагу!

Хоча подарунки і видаються на дітей, отримує їх від роботодавця працівник. Отже, у 4ДФ такий дохід відображають сумарно (вартість усіх подарунків, які отримав працівник на всіх його дітей) і з номером фізособи — платника податків працівника (а не його дітей).

Доля нарахування ЄСВ на подарунки

Якщо вартість подарунка працівникові не є частиною його зарплати, то, як ми вже зазначили, ЄСВ нараховувати не потрібно. Але під час перевірок цей факт треба буде доводити податківцям.

Проте часто їм не подобається поділ подарунків на зарплатні та незарплатні, і вони вважають, що вартість усіх подарунків, безоплатно наданих працівникам, є базою нарахування ЄСВ. Незалежно від того, чи передбачені вони колдоговором або трудовими договорами як частина фонду оплати праці, чи ні.

Але тут у роботодавця є аргумент: за п. 8 розд. ІІ Постанови КМУ №1170 ЄСВ не нараховують на вартість розданих подарунків, якщо такі подарунки надаються працівникам для їхніх дітей до свят.

Бухоблік і податок на прибуток

У бухобліку придбані подарунки можна відображати на рахунку 28 «Товари». Але позаяк вони не призначені для продажу, на думку автора, краще обрати субрахунок 209 «Інші матеріали».

При роздачі подарунків нараховані податкові зобов’язання з ПДВ потрібно відобразити на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Позаяк подарунки можуть як належати до зарплати працівників, так і ні, такий дохід працівника треба провести через рахунок 66:

— якщо подарунки надаватимуться як частина зарплати, їх видачу оформлюватимуть проведенням Д-т 661 К-т 209;

— якщо ж ні, то проведенням Д-т 663 — К-т 209.

Зверніть увагу: згідно з пп. 134.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухобліку. І спеціальних податкових різниць щодо таких подарунків, наданих фізособам, ПКУ не передбачено (пп. 140.5.10 ПКУ у цьому разі не застосовується).

Щодо ПДВ

Оподаткування ПДВ новорічних дитячих подарунків регулює спеціальний Закон №2117, який діє лише в ці святково-казкові дні: щороку в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року.

Відповідно до ст. 2 цього Закону, від оподаткування ПДВ звільняються операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків, а також квитків на новорічно-різдвяні заходи для дітей, що закуповуються коштом Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, профспілкових комітетів підприємств та організацій, інших неприбуткових організацій. При цьому суми податку, сплачені виробниками дитячих святкових подарунків за придбання сировини та матеріалів для їх виробництва, відносять до складу валових витрат і до податкового кредиту не включають.

Тобто ця пільга стосується окремого кола осіб, а саме профспілок та неприбутківців. Щодо застосування для звичайних підприємств, які не мають статусу неприбуткових, у Законі нічого не сказано. Тож якщо роботодавець не має профспілки або не долучив її до придбання таких подарунків, то звільнення від ПДВ не відбувається.

На звичайного роботодавця — платника ПДВ продавець святкових дитячих подарунків складе та зареєструє в ЄРПН ПН за ставкою 20%.

І наостанок наголосимо, що під дитячими святковими подарунками в цьому Законі маються на увазі набори товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти загальною вартістю не більше ніж 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року. Тож пільгу з ПДВ у 2025 році передбачено для тих новорічних подарунків, вартість яких не перевищує: 3 028 грн х 8% = 242,24 грн. Але пільга не діє на всіх роботодавців.

А от надання подарунків працівникам є операцією з постачання товарів і оподатковується ПДВ на загальних підставах (п. 185.1 ПКУ). Адже постачанням товарів є будь-яка передача права на розпоряджання товарами як власник, у тому числі продаж, обмін чи дарування такого товару (пп. 14.1.191 ПКУ).

База оподаткування ПДВ залежить від того, в який спосіб було отримано подарунки: придбання чи виробництво. У разі передачі подарунків, придбаних на стороні, базою оподаткування є вартість їх придбання.

При цьому визнаватиметься таке ПЗ з ПДВ лише один раз (як постачання). Застосовувати одночасно ще й норми п. 198.5 ПКУ (визнавати «умовне» ПЗ) у цій ситуації буде не потрібно (навіть якщо подарунки придбавалися з ПДВ).

Щодо складення ПН при роздачі подарунків

У разі безоплатної роздачі договірна ціна дорівнює нулю, тобто база оподаткування перевищує договірну ціну. І підприємство оформлює дві ПН (Порядок №1307):

— першу — на договірну (тобто нульову) вартість. При цьому діє правило, що ПЗ з ПДВ виникають на дату оформлення відомості, що підтверджує факт передачі подарунків фізособам. Отже, ця ПН має бути складена датою такої відомості. У графі 7 та у графі 10 зазначають «0», графу 11 (сума ПДВ) не заповнюють. Інші графи такої ПН заповнюють у загальному порядку;

— другу зведену — на суму перевищення. У ній замість позначки «Х» буде код ознаки 3 і тип причини 15. У рядках, відведених для даних покупця, постачальник (продавець) зазначає власні дані.

У табличній частині:

— у графі 2 — опис (номенклатура) товарів/послуг постачальника (продавця), крім опису (номенклатури) товарів/послуг. Також зазначають «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання»;

— графи 3.1, 3.2.1, 3.2.2, 3.3, 4, 5 не заповнюють.

— інші графи заповнюють без особливостей.

Зразок 3. Податкова накладна на нульову вартість подарунків (Завантажити)

Зразок 4 Податкова накладна на суму перевищення (Завантажити)

Приклад. Для дітей працівників придбано новорічні подарунки кількістю 10 шт. у ПП «Солодка мрія» за ціною 540 грн/шт. (з ПДВ).

Вартість подарунків менша за 2000 грн, тому оподаткуванню ПДФО та ВЗ вона не підлягає.