Облік доходів ФОПа — платника єдиного податку (неплатника ПДВ)

Для потреб оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань (п. 44.1 ПКУ). З’ясуймо, як мають вести облік фізособи — підприємці (ФОПи) — платники єдиного податку (ЄП) I — III груп, які не є платниками ПДВ.

Якщо немає типової форми, то навіщо ФОПу-«єдиннику» облік доходів?

Нагадаємо, що згідно з пп. 293.1 ПКУ ставки ЄП для платників:

— I групи встановлюються у відсотках (фіксовані ставки) до розміру прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом на 1 січня податкового (звітного) року;

— II групи — у відсотках (фіксовані ставки) до розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року;

— III групи — у відсотках до доходу (відсоткові ставки).

Для «єдинників» I та II груп ЄП розмір доходу не впливає на суму податку, який вони сплачують. Проте вони мають контролювати річний обсяг доходу, щоб він був у межах, установлених для відповідної групи ЄП.

А «єдинники» III групи ЄП мають контролювати не лише річний обсяг доходу, а й сплачувати податок (5%), що залежить від розміру такого доходу.

Нагадаємо, що згідно з п. 291.4 ПКУ для перебування на:

— I групі ЄП річний дохід не має перевищувати 167 розмірів мінзарплати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року (у 2025 році — це 1 336 000 грн);

— II групі ЄП річний дохід не має перевищувати 834 розміри мінзарплати, встановленої на 1 січня поточного року (у 2025 році — це 6 592 000 грн);

— III групі ЄП річний дохід не має перевищувати 1167 розмірів мінзарплати (у 2025 році — це 9 336 000 грн).

Які доходи треба обліковувати?

Доходом ФОПа — платника ЄП вважається дохід, отриманий протягом податкового (звітного) періоду в (п. 292.1 ПКУ):

— грошовій формі (готівковій та/або безготівковій);

— матеріальній або нематеріальній формі, визначеній п. 292.3 ПКУ (йдеться про безоплатно отримані товари (роботи, послуги)).

Отже, саме облік цих доходів і має вести ФОП — «єдинник» — неплатник ПДВ.

Не потрібно вести облік доходів:

— отриманих пасивних у вигляді процентів, дивідендів, роялті;

— страхових виплат і відшкодування;

— у вигляді бюджетних грантів;

— отриманих від продажу рухомого та нерухомого майна, яке належить на праві власності фізособі та використовується в її госпдіяльності.

Позаяк витрати ФОПів-«єдинників» не впливають на об’єкт оподаткування ЄП чи на право перебування на ЄП, то їх облік (принаймні для потреб оподаткування) вести не треба.

Форма обліку

ФОПи — платники ЄП I і II груп та платники ЄП III групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі за допомогою помісячного відображення отриманих доходів (п. 296.1 ПКУ).

Облік доходів можна вести у паперовому та/або електронному вигляді, зокрема через Електронний кабінет.

Нагадаємо, що Книга обліку доходів для фізичних осіб — підприємців — платників єдиного податку (неплатників ПДВ), а також Порядок її заповнення були затверджені наказом Мінфіну від 19.06.2015 №579. Але цей наказ втратив чинність ще з 01.01.2021 (згідно з наказом Мінфіну від 26.11.2020 №728).

Бланк Книги обліку доходів ви можете знайти на нашому сайті за посиланням.

Навіщо може знадобитися застаріла форма Книги? Річ у тім, що не така вже вона й застаріла!

ДПС надала в ІПК від 21.01.2022 №81/ІПК/20-40-24-06-09 роз’яснення, що такі ФОПи на підставі первинних документів ведуть облік у довільній формі у паперовому чи електронному вигляді (зокрема у форматі Excel) за допомогою помісячного відображення доходів. При цьому за бажанням вони можуть і надалі вести облік доходів у книгах за попередньо визначеними формами.

Тож багато хто з підприємців, користуючись таким роз’ясненням, й надалі ведуть облік доходів за «старою» формою.

Вона мала такий вигляд:

КНИГА
обліку доходів (для платників єдиного податку першої, другої та третьої груп, які не є платниками податку на додану вартість)

Утім, як наголошувалося вище, ФОП може вести облік доходів у довільній формі. Тобто самостійно визначити, яку саме інформацію в ній наводити з огляду на особливості його діяльності.

Зокрема, ФОП може не деталізувати вид доходів, а просто зазначати дату їх отримання та суму (адже має первинні документи, які можуть розшифрувати кожну таку суму або її зменшення). Ба більше, можна фіксувати одразу місячну суму отриманого доходу.

Але ми — за деталізацію. Адже ця облікова форма буде основою для заповнення декларації з ЄП, і що більша деталізація, то легше самому ФОПу і контролерам буде звіряти задекларовані суми з обліковими.

З якою періодичністю вносити записи до Книги?

Відповідно до скасованого порядку ведення Книги записи до неї треба було вносити за підсумками кожного робочого дня, протягом якого було отримано дохід.

Тепер такої вимоги немає і, як зазначалося вище, записи можна вести за допомогою «помісячного відображення доходів».

Але знову повторимося: що більша деталізація, то легше перевірити правильність ведення обліку.

Якщо ФОП отримує кошти на банківський рахунок або використовує РРО (ПРРО), то доходи доцільно відображати відповідно до дат їх виникнення. І такий облік варто підтверджувати банківськими виписками та денними Z-звітами РРО (ПРРО). Маючи такий облік та підтвердні документи, ФОПу буде нескладно пройти податкову перевірку.

Рекомендуємо такі графи в довільній формі обліку:

— дата отримання доходу;

— зміст операції/вид доходу. Тут варто коротко зазначити, за що саме отримано кошти. Важливо, щоб вид доходу відповідав видам діяльності за КВЕД, які зареєстровані за ФОПом у Реєстрі платників єдиного податку. Адже, провадячи «не свій» вид діяльності або види діяльності, які є забороненими для «єдинників», ФОП ризикує втратити право перебування на ЄП, та ще й повинен буде з доходу від таких видів діяльності сплатити 15% податку (п. 293.4 ПКУ);

— cума отриманого доходу — сума коштів, яка надійшла на рахунок у банку (якщо з цієї суми була утримана комісія, — збільшити суму доходу на суму такої комісії) або готівкою;

— примітки (назва документа) — тут можна уточнити спосіб отримання коштів (безготівковий, готівковий) та (за наявності) відповідний підтвердний документ — банківська виписка, чек РРО, Z-звіт тощо.

Як варіант, можна запропонувати нижченаведену форму Книги обліку доходів.

Книга обліку доходів ФОПа — платника ЄП — неплатника ПДВ

Відповідальність

За роз’ясненням податківців, за неведення обліку доходів ФОПи можуть бути притягнені до відповідальності за п. 121.1 ПКУ.

Згідно з цією нормою незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 грн.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2 040 грн.