В ІПК від 08.08.2025 №4274/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК (див. «ДК» №34/2025) ДПС надає відповідь на різні запитання.
Платник податків провадить діяльність у сфері телевізійного мовлення і виробництва кіно- та відеофільмів, телевізійних програм, зокрема надання комплексу технічних послуг під час виробництва новин.
З метою виробництва/надання послуг працівники іноземного підприємства неодноразово скеровуються у відрядження до інших населених пунктів терміном на 1 робочий день для знімання сюжетів, репортажів, інтерв’ю тощо. До працівників платника податків можуть належати: оператори, журналісти, кореспонденти, ведучі, а також водії знімальної групи, які забезпечують доправлення таких працівників до місця знімань.
Такі знімання за специфікою часто:
— одноденні, що не передбачають оплату проживання;
— без придбання проїзних документів, тобто на автотранспортних засобах, що використовуються платником податків на праві власності або оренди, чи із залученням транспортного супроводу третьої сторони — надавача комплексу технічних послуг під час виробництва новин;
— відбуваються на вулицях, у громадських місцях, на відкритих (лісистих) місцевостях, тобто сторона, що приймає і могла б підтвердити прибуття на місце відрядження, — відсутня.
Запитання
1. Чи є наказ про відрядження (в якому зазначено відомості щодо мети відрядження, терміну, місяця, куди скеровується особа), подорожній лист (в якому зазначено службовий автомобіль та маршрут пересування) та/або звіт про відрядження (службова записка) у довільній формі, який погоджується безпосереднім керівником відповідного підрозділу, достатніми підтвердними документами для неоподаткування ПДФО і ВЗ добових у разі одноденних відряджень працівників?
2. Які інші варіанти документів можуть бути достатніми для неоподаткування ПДФО та ВЗ добових у разі одноденних відряджень працівників платника податків?
Відповідь
Спочатку, звісно, податківці нагадали про загальні норми ПКУ.
А вони поділяють витрати на відрядження на дві категорії
Категорія перша — документально підтверджені витрати
Так, згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку — фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому в установленому законодавством порядку витрат на відрядження у межах фактичних витрат, а саме на:
— проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
— оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);
— найм інших житлових приміщень;
— оплату телефонних розмов;
— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);
— обов’язкове страхування;
— інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО (а отже, і ВЗ) лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать:
— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Категорія друга — добові
Ось для цих витрат на відрядження не потрібні первинні документи, які підтверджують, що працівник справді витратив належні йому добові або на що він їх витратив.
Проте щодо добових є дві жорсткі умови:
— треба встановити фактичний час перебування працівника у відрядженні (адже добові, виходячи з їхньої назви, сплачуються працівникові за день);
— ПКУ встановлює граничний розмір добових, які не підлягають оподаткуванню.
Спочатку про другу умову. До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, з розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище за 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день.
А тепер про першу умову, яка і стала предметом коментованої ІПК. Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:
— запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту;
— інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
— документів, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Проте в ситуації, коли йдеться про дуже короткострокове відрядження, на один день, цих документів може й не бути. Ну, припустімо, що в ситуації, яка зазначена в запитанні, подекуди є третя сторона, що приймає, і листування з нею. Вона може підтвердити, зокрема, листом, що зазначені працівники справді були там, куди їх запрошували. А якщо такого «свідка» немає?
І це доволі поширена ситуація. В Україні багато великих і дрібних населених пунктів, дістатися до яких і повернутися на роботу можна протягом одного дня (іноді й кілька разів на день). З погляду Інструкції №59 кожна така службова поїздка є відрядженням, а отже, передбачає виплату добових. Та як підтвердити їх неоподатковуваність?
Тут у коментованій ІПК податківці йдуть назустріч роботодавцям та кажуть:
у разі скерування працівника юрособи у відрядження строком на один день сума добових витрат у межах України визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.
Зазначена позиція, як наголошує ДПСУ, погоджена з Мінфіном.
Проте такого винятку в ПКУ, на жаль, немає. Тож нагадуємо, що ІПК має індивідуальний характер і може бути використана виключно тим платником податків, якому її надано. І тільки його вона захищатиме під час податкової документальної перевірки. Тож, якщо ви бажаєте убезпечитися в таких випадках, — отримайте власну ІПК.