Чи потрібно виплачувати добові?
Так, потрібно. Обов’язок роботодавця виплачувати добові встановлено ст. 121 КЗпП. Ця норма є імперативною (обов’язковою) для всіх роботодавців, незалежно від форми власності.
У ній на законодавчому рівні встановлено обов’язок саме роботодавця виплачувати працівникові добові. Те, що сторона, яка приймає, бере на себе, зокрема, харчування відряджених, не скасовує обов’язку роботодавця.
Зверніть увагу: в КЗпП і не сказано, що добові — це витрати на харчування відрядженого працівника. Так, по суті, добові — це кошти, призначені для фінансування особистих потреб працівника, але вони не мають цільового призначення і працівник не обмежений у напрямах їх використання.
Тому, якщо відрядження відбулося, принаймні добові обов’язково треба виплатити.
А от витрати на проїзд та проживання компенсуються працівникові лише в разі, якщо він надав документи, які підтверджують такі його витрати. Якщо таких документів немає (ці витрати взяла на себе сторона, що приймає), то роботодавець ці витрати не компенсує й у власному обліку не відображає.
Які документи потрібні роботодавцю для виплати добових?
Запрошення від сторони, що приймає, є важливим документом, який підтверджує мету та зв’язок відрядження з госпдіяльністю, але воно не підтверджує факту службової поїздки працівника (що вона не тільки планувалася, а й відбулася, та тривалість такої поїздки, час перебування за кордоном з метою оподаткування добових тощо.
Тому треба оформити і мати цілий пакет документів:
1. Наказ про відрядження, у ньому зазначити:
— ПІБ та посаду працівника;
— місце призначення (країна, місто);
— термін відрядження;
— мету відрядження (наприклад, проведення переговорів, участь у конференції тощо);
— можна зазначити, що проїзд та проживання забезпечуються стороною, що приймає (на підставі листа-запрошення від [дата, номер]);
— службове завдання і кошторис витрат. Навіть якщо більшість витрат покриває партнер, роботодавець однаково виплачуєте добові, тому потрібно розрахувати їх суму та бажано видати аванс.
2. Документи, що підтверджують зв’язок відрядження з діяльністю:
— запрошення від сторони, що приймає (обов’язково);
— договір із контрагентом (якщо такий є);
— програма заходу (конференції, семінару тощо).
3. Документи, які підтверджують, що відрядження відбулося:
— звіт про виконання службового завдання. Після повернення працівник має відзвітувати про досягнення мети відрядження. Це документ довільної форми, який підтверджує, що поїздка мала саме діловий, а не приватний характер;
— авансовий звіт (за потреби). Працівник зобов’язаний подати авансовий звіт, якщо використав готівку понад суму добових або якщо виникає оподатковуваний дохід. Навіть якщо звіт не є обов’язковим, його складання є доброю практикою для підтвердження відсутності витрат, що підлягають відшкодуванню (окрім добових);
— інші документи, які підтверджують факт і строки перебування у відрядженні: квитки, рахунки готелю, відмітки в паспорті про перетин кордону тощо.
Оцінка ризиків
Ризик невиплати добових
Це є порушенням мінімальних державних гарантій в оплаті праці (ст. 265 КЗпП). Щоправда, під час воєнного стану в разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланової перевірки Держпраці, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються.
Додаткові рекомендації
Договір із партнером: найкращий варіант — укласти договір зі стороною, що приймає, де буде чітко прописано, що у межах співпраці вона бере на себе зобов’язання з організації та оплати проїзду/проживання вашого спеціаліста для виконання конкретного завдання (наприклад, для участі у спільному проєкті).
Зберігайте всі документи: лист-запрошення, копії квитків та рахунків з готелю (навіть якщо вони оплачені не роботодавцем), щоб мати повне підтвердження перебування працівника у відрядженні.